Šiuolaikinio biuro valdymo sąlygomis teisingam daugelio dokumentų vykdymui naudojami tokie antspaudų gaminių tipai kaip spausdinimas ir antspaudai. Kiekvienas iš jų turi savo tikslą ir taikymo sritį. Norėdami teisingai vykdyti verslo dokumentus, turite aiškiai suprasti, kuo spausdinimas skiriasi nuo antspaudo ir kodėl šie įrenginiai neturėtų būti painiojami vienas su kitu. Tai turėtų būti išnagrinėta išsamiau.
Antspaudo ir antspaudo paskirtis
Šiais laikais sunku įsivaizduoti bet kurios organizacijos darbą nenaudojant antspaudų gaminių. Tokie įrankiai kaip antspaudai, numeracija, antspaudai ir dateriai jau seniai tapo neatsiejamu bet kurio juridinio asmens veiklos atributu. Kiekvienas iš šių elementų turi individualią informaciją ir turi specifinę taikymo sritį.
Nepaisant to, gana dažnai žmonėms kyla klausimas: kuo spausdinimas skiriasi nuo antspaudo ir kokiais atvejais reikėtų naudoti vieną ar kitą įrankį? Atsakymai į tokius klausimus slypi jau pačiame kiekvieno prietaiso apibrėžime. Jūs galite suprasti, kuo spausdinimas skiriasi nuo antspaudo, tik tada, kai galite išsiaiškinti, kokie jie yra. Pirmiausia verta priminti, kad spausdinimas yra įrankis, susidedantis iš dviejų dalių:
- speciali klišė, kuri yra reljefinė plokštė, skirta spausdinti ant popieriaus;
- korpusas (snapas), kurio viduje jis pritvirtintas.
Šis prietaisas yra naudojamas įvairiems dokumentams sertifikuoti, siekiant patvirtinti jų tikrumą. Antspaudas iš tikrųjų yra ypatinga spausdinimo rūšis. Jame yra informacijos, kuri dažnai naudojama darbe. Pasirodo, antspaudas leidžia paprasčiausiai pakeisti dalį ranka rašyto teksto.
Iš čia aišku, kuo antspaudas skiriasi nuo antspaudo. Skirtumas yra įrankių paskirtis. Vienas iš jų reikalingas svarbių dokumentų galiojimui ir sertifikavimui patvirtinti, o kitas skirtas tik mechaniškai atvaizduoti informacijos kopijas.
Taikymo sritis
Biurų valdymą atliekantys specialistai gali pateikti dar keletą argumentų, iš kurių paaiškės, kuo antspaudas skiriasi nuo antspaudo. Galų gale, tai yra jų darbo dalis, susijusi su verslo dokumentų vykdymu.
Čia galime išskirti kelis skirtumus:
- Privaloma. Pagal Rusijos įstatymus antspaudas turi būti ant kiekvieno oficialaus dokumento. Tuo pačiu metu antspaudas uždedamas tik juridinio asmens prašymu.
- Taikymo taisyklės. Antspaudas visada yra lapo apačioje, ant atsakingo asmens individualaus parašo. Antspaudas paprastai yra formos viršuje.
- Pakankamumas. Spaudoje esančioje informacijoje yra visi jai reikalingi duomenys. Priešingai, antspaudas kartais reiškia tam tikrus papildymus, kurie paprastai dedami rankiniu būdu.
Sužinoję, kuo spausdinimas skiriasi nuo antspaudo, galime daryti išvadą, kad be dokumento tipo, reikia atkreipti dėmesį ir į kiekvieno iš šių įrenginių ypatybes.
Įrankio forma
Daugelis žmonių mano, kad skirtumas tarp spausdinimo ir antspaudo skiriasi tuo, kad šie gaminiai turi ypatingą formą. Iš tiesų tokiame teiginyje yra tam tikra tiesa. Dauguma ruonių paprastai būna apvalios arba ovalios. Tai apima:
- antspaudas;
- gydytojo antspaudas;
- teisininkas;
- pirminiai ir antriniai antspaudai juridiniam asmeniui ar individualiam verslininkui.
Kai jie atspausdinami, jie suteikia atvaizdą, kurio dalis informacijos yra perimetre.
Antspaudai šia prasme yra labai įvairūs. Jie yra stačiakampio, kvadrato, deimanto formos, ovalo ir trikampio formos. Kiekvienas iš šių pavyzdžių turi savo taikymo sritį.
Yra keletas antspaudų tipų:
- Kampas arba adresas. Joje yra pagrindinė įmonės informacija ir ji naudojama, jei nėra firminių blankų.
- Skubu. Populiariausi iš jų yra „Mokama“, „Gauta“, „Išpirkta“.
- Laisvos prieigos apribojimo antspaudas.
- Registracija (gaunamiems dokumentams).
- Žymėjimas.
- Dateris.
- Skaičiuoklė.
- Knygelė.
- Kiti („Kopija teisinga“, „Išregistruota“ ir kiti).
- Faksimilė.
Daugelis jų (išskyrus pastaruosius) yra stačiakampiai.
Teisinė galia
Kuo skiriasi tokie įrankiai kaip antspaudas ir spausdinimas? Skirtumas yra dokumento, ant kurio dedamas tas ar tas atspaudas, teisinis statusas.
Abu šie įrenginiai šiuo atveju atlieka skirtingas funkcijas:
- Spausdinimas dažniausiai naudojamas teisiniam dokumentų patvirtinimui. Jie įgyja visišką teisinę galią. Be to, tuo pačiu metu patvirtinamas konkretaus įgalioto asmens pateiktas parašas.
- Antspaudas naudojamas tik verslo dokumentams standartizuoti, jei reikia. Iš esmės tai padeda optimizuoti darbo eigą įmonėje. Nebūtinai privalomas atributas, antspaudai naudojami tik vadovybės prašymu, siekiant palengvinti pavaldinių darbą.
Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad antspaudas, būdamas privalomu atributu, yra griežtai kontroliuojamas valstybinių įstaigų. Jei jis prarandamas, turite nedelsdami susisiekti su atitinkamomis institucijomis, kad atnaujintumėte įrenginį. Tuo pačiu metu, jei nėra antspaudo, rūpi tik įmonės darbuotojai, kuriems teks ieškoti kitokio būdo, kaip pritaikyti reikiamą informaciją.
