Asmens dokumentai yra valstybės institucijų išduoti dokumentai, kuriuose yra biografinė informacija savininkui identifikuoti. Jie reikalingi sudarant operacijas su nekilnojamuoju turtu, gaunant paskolas, perkant bilietus. Taip pat darbo santykių registravimas.
Dokumentų klasifikacija
Dokumentams klasifikuoti pagal kilmės ir panašumo principus.
Pagal kilmę yra dokumentų tipai:
- privatus
- oficialus.
Privačios kilmės dokumentas yra asmens asmeniniame gyvenime sukurta popierinė laikmena, nesusijusi su jo darbo sfera ar viešosiomis pareigomis. Tokie dokumentai yra laiškai, privataus pobūdžio atsiminimai, dienoraščiai, nuotraukų albumai.
Oficialus dokumentas yra informacijos šaltinis, kurį sukuria juridinis asmuo, individualus verslininkas, norėdamas atlikti įstatymais numatytas užduotis ir paveikti socialinę bei darbo sritį.
Dokumentų rūšys
Tarp oficialiųjų išskirkite šias asmens dokumentų rūšis:
- asmens tapatybės kortelės;
- patvirtinantys specialybę, išsilavinimą, kvalifikaciją;
- patvirtinantys darbo stažą;
- asmeninis.
Neįmanoma rasti darbo, jei aukščiau išvardyti dokumentai nepateikti personalo tarnybai. Ši darbuotojo pareiga yra reglamentuojama Rusijos Federacijos darbo kodekso 65 straipsnyje. Pagrindinis asmens tapatybę įrodantis dokumentas yra pasas.
Bet, be paso, yra ir daugybė dokumentų, kurie prireikus gali jį pakeisti, asmens tapatybę. Tai jūreivio, kariškio pažymėjimas, karinis asmens pažymėjimas, leidimas gyventi, gimimo liudijimas, užsienio pasas ir kt.
Įdarbinimo dokumentai
Užimtumas nebus leidžiamas, jei pareigose numatyti profesiniai įgūdžiai, o kandidatas neturi išsilavinimo dokumento. Medicinos darbuotojams tai yra, be medicinos instituto diplomo ir stažuotės, pažymos apie aukštesnįjį išsilavinimą ir pažymėjimo už teisę teikti medicinos paslaugas tam tikroje specialybėje.
Asmeninio pobūdžio dokumentus sudaro skundai, skundai, pretenzijos raštu, aiškinamieji.
Asmeninis failas
Nomenklatūros reikalų sąrašą tvirtina organizacijos vadovas. Asmeninė byla įmonėms nėra privaloma. Išimtis vyriausybinėms organizacijoms, kai jos išduodamos visiems. Darbdavys savarankiškai nusprendžia, ar kurti, ar ne. Apčiuopiama nauda: asmeninės bylos suteikia greitą, savalaikę ir išsamią informaciją apie kiekvieną darbuotoją. Tikrinant tikrinančias institucijas, kai gali būti skubiai reikalingi daugybė darbuotojų dokumentų, tokių atvejų atlikimas labai supaprastina procedūrą. Visus aplankams sukurti reikalingus dokumentus pateikia pats darbuotojas, tačiau kartais darbdavys savarankiškai renka informaciją naujai pasamdytam darbuotojui patikrinti, pavyzdžiui, charakteristikas ir rekomendacijas.
Darbo metu darbuotojas įtraukiamas į darbo procesą: galima jį perkelti į kitus skyrius ar į kitas pareigas, skiriant drausmines nuobaudas ar apdovanojimus. Visa tai lydi skelbiant personalo dokumentus, kurie papildo darbuotojo asmens bylą. Jis uždaromas nutraukus darbo santykius su darbuotoju. Darbuotojų, atleistų iki 2003 m. Sausio 1 d., Asmens bylų saugojimo laikotarpis yra 75 metai, o po 2003 m. Organizacijos vadovų, bet kurio lygio pavaduotojų, apdovanojimų ir titulų turinčių darbuotojų bylos saugomos neribotą laiką.
Teisinė dokumentų struktūra
Asmens bylų sudarymą reglamentuojančio teisės akto nėra. Darbdaviai dokumentų sąrašą nustato savarankiškai, remdamiesi organizacijos specifika. Gaunami dokumentai yra suskirstyti į kelias kategorijas.
Yra asmens dokumentai, kurių reikėjo sudarant darbo sutartį. Jų pagrindu pildoma darbo sutartis, informacija įrašoma į „1C“ programą. Neįmanoma išsiversti be darbo sutarties, paso, darbo įrašo, TIN, SNILS.
Jei kandidatas pretenduoja į pareigas, kurioms reikalingas profesinis išsilavinimas, tada diplomas. Jei kandidatas yra atsakingas už karinę tarnybą, tada karinė kortelė. Kai kurių kategorijų darbuotojams privaloma medicininė ataskaita, pagrįsta medicininės apžiūros rezultatais.
Kita kategorija yra dokumentai, kurie buvo sukurti darbo organizacijoje laikotarpiu. Tai apima pavedimų dėl pervedimų kopijas, rinkos uždarymą.
Ir paskutinė kategorija yra dokumentai, kurie buvo sudaryti pasibaigus darbo sutarčiai. Atsižvelgiant į atleidimo pagrindus, tai yra atsistatydinimo laiškas, pranešimas apie atleidimą iš darbo, mirties liudijimo kopija ir įsakymo atleisti iš darbo kopija.
Darbo eiga
Darbuotojai, paskirti generalinio direktoriaus įsakymu, atsakingi už personalo darbo eigos palaikymą, yra asmeniškai atsakingi už dokumentų saugumą. Jei informacija apie darbuotoją pasikeičia, asmeninė byla papildoma, tačiau seno dokumento negalima pašalinti. Aplankai su dėklais turėtų būti specialioje metalinėje spintelėje arba seifuose. Pasiekus tvarkymo tikslus, draudžiama saugoti darbuotojų asmens dokumentus. Kai bus pasiektas tikslas, dėl kurio buvo reikalaujama dokumentų, jie turėtų būti pašalinti iš bylos ir grąžinti savininkui pasirašius. Jei nėra galimybės grįžti, tada juos sunaikina specialiai paskirta komisija.