Šiandien darbo veikla struktūros administracinėje tarnyboje dažnai suvokiama kaip pradinis karjeros etapas arba kaip darbas pirmakursiams, kuriems, kaip taisyklė, nereikia rimto pasiruošimo. Ką reiškia sąvoka administracijos darbuotojai? Kas yra susiję į atitinkamą kategoriją? Kodėl? Atsakymus į šiuos ir kitus vienodai svarbius klausimus galima rasti perskaičius šį straipsnį.
Bendros savybės
Nepaisant to, kad administracijos darbuotojai dažnai reiškia tik augimo pradžią, daugelis žmonių kuria sėkmingą karjerą ir gauna šios srities profesinį pripažinimą. Tokie darbuotojai nepavadins šio darbo, kuriam nereikia tinkamos kvalifikacijos, ir ypač lengvo. Kokias pareigas paprastai vykdo tarnyba? Administracijos darbuotojai atlieka daugybę užduočių, susijusių su pagrindinių verslo procesų organizavimu. Tarp jų yra šie elementai:
- Įrašų tvarkymas.
- Kontrolė vykdant įvairių departamentų ir padalinių vadovų pavedimus ir įsakymus.
- Administracijos darbuotojai teikia socialines, buitines, ekonomines ir materialines bei technines pastato paslaugas.
- Organizavimas ir tolesnis remontas biure, jei reikia.
- Perkėlimo organizavimas.
- Administracijos darbuotojai yra darbuotojai, kurie privalo bendrauti su operacijų tarnybomis.
- Sąveika su dvarininkais.
- Įmonių renginių organizavimas ir vėlesnis rengimas. Svarbu pridurti, kad šiuo atveju administracijos darbuotojai teikia tik papildomą pagalbą.
Svarbu pažymėti, kad šis sąrašas gali būti konkretizuotas ir papildytas atsižvelgiant į įmonės poreikius ir užduotis.
Praktinis klausimo aspektas
Kaip paaiškėjo, administracijos darbuotojai yra darbuotojai, kurių veiklos sritis apima vadybinių funkcijų įgyvendinimas arba darbų, susijusių su organizacijos vadybos klausimais, atlikimas technine prasme.
Taigi vyriausybinėse organizacijose personalo skyrius, kuris valdo personalą ir atrenka personalą, dažnai įtraukiamas į administracinį skyrių, verslo administravimo skyrių ir pan. Tačiau tokia praktika didelės apimties privačios nuosavybės organizacijose nėra paplitusi - čia valdymo skyrius yra savarankiška struktūra, žinoma, vadovaujama vadovo. Svarbu pažymėti, kad administracijos darbuotojai dažnai neįtraukiami asmeniniai vadybininkų padėjėjai ir skyrių padėjėjai. Taigi, jie paprastai yra susiję su tam tikro struktūrinio padalinio darbuotojais ir yra pavaldūs atitinkamam vadovui. Jų užduotys yra sumažintos tiesiogiai sprendžiant šio skyriaus problemas. Būdingas tas pats administracijos darbuotojų grupė kolegos išsprendžia visos organizacijos problemas.
Pažymėtina, kad įmonės administracijos darbuotojų skaičius daugiausia priklauso nuo vidinės struktūros, dydžio ir veiklos srities. Pavyzdžiui, daugelis valstybinių asociacijų, stambių įmonių valdymo įmonės ar dideli ūkiai atskiria administracijos personalą į savarankišką skyrių. Paprastai jis vadinamas administraciniu arba bendruoju departamentais.Skyrius yra sudėtinga organizacija, kurios vadovą organizuoja personalo valdymas ir atsiskaito įmonės vadovui.
Valstybės institucijos
Valstybinės institucijos administracinį skyrių gali sudaryti šie savarankiškos veiklos būreliai:
- Dokumentacijos palaikymas.
- Protokolas-organizacinis.
- Kontrolės skyrius.
- Namų ūkio parama.
- Valstybės tarnyba ir pan.
Svarbu pažymėti, kad didelėse komercinėse struktūrose darbas. Administracijos darbuotojai šiuo atveju atstovauja verslo departamentui. Tai apima biurų vadovus, sekretorius, priežiūros darbuotojus (vairuotojus, valytojus, kurjerius). Atitinkamos kategorijos vadovas yra visiškai atsakingas už skyriaus darbą.
Įmonėse, kurių struktūra sudėtinga ir apima kelis biurus, administracinis ir techninis personalas, kaip taisyklė, yra suformuotas pagal vieną schemą. Jo darbą prižiūri administracijos direktoriaus veikla. Jos uždaviniai apima visos administracinės struktūros veiklos valdymą ir koordinavimą. Administracijos direktorius yra pavaldus administracijos padalinių vadovams, taip pat struktūrinių padalinių ir nepriklausomų biurų vadovams.
Mažos įmonės
Administracijos darbuotojai mažose įmonėse, turinčiose komercinius tikslus, paprastai susideda iš vieno darbuotojo. Jo pareigos nurodomos kaip biuro vadovas ar sekretorius. Jei to nėra, tam tikros administracinės funkcijos (pvz., Dokumentų tvarkymas, dokumentų tvarkymas ar biuro užsakymas) tam tikram jaunesniam darbuotojui priskiriamos kaip papildoma našta.
Tradiciškai administracijos darbuotojai apima sekretorių, padėjėjų skyrių, asmeninį vadovo padėjėją, administracinio skyriaus vadovą. Be to, šiame sąraše yra biuro vadovas ir administracijos direktorius. Svarbu pažymėti, kad tai apima nemažai techninės priežiūros darbuotojų (pvz.,, administracinis ir techninis personalas, atsakingas už elektros saugą) Tolesniuose skyriuose bus tikslinga apsvarstyti dažniausiai pasitaikančius administracinius postus.
Biuro vadovė
Kaip paaiškėjo, apibūdinantis administracijos darbuotojai suskirstytas į administracinę ir techninę sritis. Biuro vadovas priklauso pirmajai grupei. Kitaip jis vadinamas administracijos vadybininku arba vyresniuoju administratoriumi. Biuro vadovas atsiskaito įdarbinančiam direktoriui arba vykdomajam direktoriui. Jo pavaldinių rate yra tik darbuotojai, palaikantys struktūros funkcionavimą. Pagrindinis vyresniojo administratoriaus tikslas yra užtikrinti tinkamą biuro darbą ir sklandų jo darbą. Biuro vadovė kaip administracinės pagalbos personalas atlieka šias funkcijas:
- Biuro įrangos prieinamumo ir veikimo kontrolės užtikrinimas.
- Biudžeto išlaidos biuro palaikymui.
- Laiku gautos tiek gaunamos, tiek siunčiamos korespondencijos tvarkymas, jos pristatymas pagal paskirtį.
- Dalyvavimas biurų turto kompleksų inventorizavime.
- Kontroliuoti vertybinių popierių įvykdymo terminus ir kompetentingai juos įvykdyti.
- Pavaldžių darbuotojų, tarp kurių paprastai būna telefonų operatoriai, sekretoriai, vairuotojai, valytojai ir apsaugos darbuotojai, darbo organizavimas ir kontrolė.
- Įmonės failų sistemos valdymas ir palaikymas.
- Bilietų užsakymas, vizų palaikymo ir kambarių užsakymas įmonės darbuotojams.
Biuro vadovui yra svarbūs šie reikalavimai dėl patirties ir kvalifikacijos:
- Tinkamas išsilavinimas (vidurinis specialusis arba aukštesnysis).
- Pageidaujamos vienos ar kelių užsienio kalbų žinios.
- Puikios kompiuterinių technologijų žinios.
- Biuro technologijos išmanymas.
- Mažiausiai metų darbo patirtis administracinėje srityje.
- Socialumas, atsparumas stresui, gebėjimai organizaciniuose reikaluose.
Teisės skyriaus vedėjas
Šio skyriaus vadovas atsiskaito išimtinai generaliniam direktoriui. Jo pavaldiniai apima visus teisinio skyriaus darbuotojus. Viršininko veiklos tikslas yra suformuoti ir toliau valdyti įmonės teisinę tarnybą. Aptariamas darbuotojas atlieka šias funkcijas:
- Teisininkų pareigūnų atranka ir kvalifikacijos kėlimas.
- Įmonės organizacinės struktūros legalizavimas.
- Vidinių korporacijų standartų formavimas.
- Darbo eigos sukūrimas pagal sukurtus įmonių teisinius standartus.
- Teisinių mokymų organizavimas įmonės darbuotojams.
- Įvairių teisinės dokumentacijos projektų, kurių rengimas atliekamas įmonėje, teisinė ekspertizė.
- Išvadų rengimo organizavimas atsižvelgiant į teisinius klausimus, kylančius struktūros metu.
- Atstovaujame įmonės interesus teisminėse institucijose, taip pat visuomeninėms ir valstybinėms asociacijoms tiriant teisinius klausimus.
- Stebėti ir imtis priemonių išieškoti skolas pagal anksčiau įvykdytas sutartis.
Reikalavimai specialistui atsižvelgiant į kvalifikaciją ir patirtį:
- Teisinis išsilavinimas (pageidautina aukštesnis).
- Patirtis atitinkamoje specialybėje daugiau nei penkerius metus.
- Anglų kalbos žinios vidutiniu lygiu.
- Patirtis derybų ir ikiteisminio klausimų sprendimo srityje.
- Pasirengimas kelionėms ir verslo kelionėms.
- Žinios šiose teisės srityse: civilinėje, mokesčių, administracinėje, įmonių, arbitražo ir kitose teisės srityse.
Elektros saugos administracinis personalas
Elektros darbuotojai, atliekantys darbus su elektros įrenginiais, skirstomi į šias kategorijas:
- Administraciniai ir techniniai darbuotojai yra vadovai ir specialistai, atliekantys pareigas, susijusias su elektros įrenginių eksploatavimo ir techninės priežiūros, įrengimo, taisymo ir paleidimo organizavimu.
- Operatyviniai darbuotojai - darbuotojai, prižiūrintys ir valdantys elektros instaliaciją. Tai apima patikrinimą, darbo vietos paruošimą, darbo perjungimą, darbuotojų priėmimą ir vėlesnę priežiūrą, darbo atlikimą pagal dabartinę operaciją.
- Remonto personalas - personalas, teikiantis remontą ir techninę priežiūrą, paleidimą, montavimą ir įrangos testavimą.
- Eksploatavimo ir remonto personalas - remonto personalas, kuris yra specialiai apmokytas ir apmokytas aptarnauti tam tikrus tam skirtus elektros įrenginius.
Teisininkas
Dažnai advokatas teisininku vadinamas kitokiu būdu. Jis atsiskaito generaliniam direktoriui arba atitinkamo departamento vadovui. Advokato pavaldiniai yra šio skyriaus tarnautojai. Pagrindinis jo veiklos tikslas - teikti paramą teisinio skyriaus darbui. Pagrindinės specialisto užduotys yra šios:
- Teisinės dokumentacijos kūrimas.
- Pateikti metodinius nurodymus įmonės teisinei veiklai.
- Priemonių, skirtų sustiprinti finansinę, sutartinę ir darbo drausmę, įgyvendinimas.
- Konsultacijos su struktūros personalu profesiniais klausimais, pagalba rengiant dokumentus ir norminius aktus, susijusius su turtu.
Teisės patarėjas atlieka šias funkcijas:
- Dalyvavimas kuriant teisinę dokumentaciją ir sutartis.
- Dalyvavimas teisiniuose ginčuose.
- Teikti patarimus darbuotojams ir įmonės vadovybei atsižvelgiant į teisinius aspektus.
- Dalyvavimas tikrinant dokumentų, taip pat sutarčių raštingumą teisiniu požiūriu.
- Sutarčių bylų sistemos palaikymas.
- Teikti pagalbą atitinkamo skyriaus darbuotojams rengiant įvairius projektus.
Dispečeris
Dispečeris atsiskaito tiesiogiai gamybos vadovui, tačiau pavaldinių neturi. Pagrindinis jo darbo tikslas yra gamybos proceso ir kitos struktūros veiklos operatyvinis reguliavimas. Dispečeris atlieka šias funkcijas:
- Stebime atsargų, reikalingų nenutrūkstamam įmonės padalinių gamybos procesui, atsargas (komponentai, medžiagos, transportas, įranga).
- Gamybos proceso operatyvinės kontrolės, gatavo produkto pristatymo, darbų ar paslaugų atlikimo organizavimas pagal gamybos proceso grafiką.
- Dispečerinio žurnalo vedimas, ataskaitų ir kitų techninių dokumentų, susijusių su gamybos procesu, formavimas.
Dispečeriui yra svarbūs šie reikalavimai dėl kvalifikacijos ir patirties:
- Vidurinio profesinio išsilavinimo buvimas.
- Žinios gamybos planavimo srityje įmonėje.
- Atsparumas stresui, socialumas.
Generalinis sekretorius
Kitaip tariant, pareigos gali būti nurodytos kaip asmeninis padėjėjas arba sekretorius-referentas. Darbuotojas atsiskaito Žmogiškųjų išteklių direktoriui arba Generaliniam direktoriui. Generalinio sekretoriaus pavaldinių nėra. Pagrindinis sekretorės-referentės darbo tikslas yra teikti aukštos kokybės administracinę paramą direktoriaus struktūrai. Asmeninis padėjėjas atlieka šias užduotis:
- Tinkamo darbo eigos užtikrinimas.
- Režisieriaus dienos organizavimas darbo plane.
Sekretoriaus padėjėjas dažniausiai atlieka šias funkcijas:
- Planavimas generaliniam direktoriui, verslo susitikimų ir verslo kelionių organizavimas.
- Verslo laiškų ir dokumentų taisymas, vertimas ir vykdymas.
- Įeinančios korespondencijos ir telefono skambučių valdymo užtikrinimas.
- Verslo laiškų, ataskaitų, kitos dokumentacijos paruošimas ir vykdymas.
- Direktoriaus ir kitų struktūros darbuotojų sąveikos organizavimas.
- Kokybės tikrinimas, pateikimas pasirašyti tiesiogiai organizacijos direktoriui, paruošimas, teisingas kompiliavimas, vėlesnis derinimas ir patvirtinimas.
- Generalinio direktoriaus priėmimo darbo organizavimas.
- Individualių galvos nurodymų vykdymas.
- Galvos palydėjimas į komandiruotes.
Faktiniai reikalavimai šiuo atveju yra:
- Aukštojo mokslo buvimas.
- Užsienio (pageidautina anglų) kalbos mokėjimas.
- Puikus kompiuterio naudojimas.
- Aukšti verslo etiketo standartai.
- Bent dvejų metų darbo patirtis.
- Pateikiama išvaizda, socialumas.