Vykdydama savo veiklą, organizacija parengia labai įvairius dokumentus, kurių kiekvienas turi savo semantinę apkrovą. Teisingą nurodytos informacijos užpildymą, išsamumą ir išsamumą reglamentuoja įstatymai. Mažos apskaitos ir atskaitomybės organizacijos daro apčiuopiamą nuolaidą iš mokesčių tarnybos. Didesnės įmonės padengia visą mokesčių naštą. Kas gali pasirašyti pirminius dokumentus ir kitas rūšis, kaip tinkamai juos sudaryti ir atspindėti apskaitoje - ši ir kita informacija bus nagrinėjama šiame straipsnyje.
Dokumentų tipai organizacijoje
Įmonės kasdien vykdo verslo operacijas, kurios turi būti nedelsiant atspindimos apskaitoje, valdyme ir mokesčių apskaitoje. Kas yra pirminiai dokumentai? Tai yra tik šių operacijų atspindys, įrodantis, kad jos buvo įvykdytos. Tuomet analizės, sisteminimo, kontrolės, prognozavimo ir kitų ekonominių procedūrų įgyvendinimo tikslais visi operacijų dokumentai registruojami specialiuose kataloguose ir žurnaluose - apskaitos registruose. Ataskaitinio laikotarpio pabaigoje, remiantis informacija apie visas operacijas, parengiama ataskaitinė dokumentacija, kuri yra galutinis įmonės veiklos atspindys tam tikru laikotarpiu.
Kas yra pagrindinis dokumentas
Pirminio dokumento esmė yra atliktos operacijos fakto fiksavimas. Dokumentas yra išrašomas jį padarius arba iškart po jo. Tai atspindi daugybę detalių, būtinų operacijos realumui patvirtinti, joje dalyvaujantiems asmenims nustatyti, taip pat jos sudėčiai. Organizacija turi atitikti visus įstatymų ir reguliavimo institucijų nustatytus reikalavimus, susijusius su pirminiais dokumentais. Reikalavimai apima klausimą, kas gali pasirašyti pirminius dokumentus. Teisės aktuose yra išleista pakankamai nurodymų, dekretų ir įstatymų. Svarbiausiu teisės aktu, reglamentuojančiu pirminių organizacijų registraciją, laikomas Art. 9 402-FZ „Dėl apskaitos“.
Pirminės dokumentacijos pavyzdžiai
Kiekvieną dieną įmonė imasi tam tikrų veiksmų: perka prekes, išrašo sąskaitas, pristato produktus, sumoka už pirkinius ir mokesčius, ateina ir išleidžia grynuosius pinigus kasoje. Visos šios operacijos yra užfiksuotos pirminiuose dokumentuose. Norint tiksliai atspindėti šiuos veiksmus, naudojamos šios dokumentų formos:
- TORG-12 arba važtaraštis;
- sąskaita
- kredito ir debeto grynieji orderiai;
- darbo ir atliktų paslaugų aktai;
- materialiojo turto perdavimo aktai;
- važtaraštis;
- mokėjimo nurodymai ir banko ataskaitos;
- reikalavimas išduoti materialųjį turtą.
Į šį sąrašą galite įtraukti daugybę pirminės dokumentacijos, kurią naudoja įmonė, pavyzdžių. Pagrindinis skirtumas nuo apskaitos registrų ir ataskaitų teikimo yra dokumentų tvarkymas operacijos metu arba su nedideliu vėlavimu.
Nuostatai
Pirminių dokumentų pavyzdžius tvirtina Valstybinis statistikos komitetas, Finansų ministerija ir apskaitos įstatymas. Taip pat galioja regioniniai reikalavimai ir reglamentai. Svarbiausias buhalterio darbą reglamentuojantis teisės aktas yra 402-FZ. Menas 9 detalizuotos dokumentų tvarkymo taisyklės.
Beveik kas ketvirtį įstatymų leidybos organai išleidžia galiojančių reglamentų, naujų norminių teisės aktų pakeitimus ir skelbia įrašų tvarkymo ir ataskaitų teikimo pakeitimus. Štai kodėl buhalteriai nuolat kelia kvalifikaciją, prenumeruoja specializuotus teminius leidinius ir stengiasi neatsilikti nuo visų mokesčių ir apskaitos naujienų. Nesilaikant reikalavimų, gali būti skiriamos didelės baudos, daug esamų ataskaitų taisymai ir kitos sankcijos.
Informacija apie dokumentus
Teisės aktai numato privalomus pirminių dokumentų duomenis, kuriuos turi nurodyti organizacija. Jų buvimas lemia, ar į dokumentus atsižvelgiama galutinėse ataskaitose, kai atskaitomos sumos iš mokesčio bazės, ar pripažįstamas verslo sandorio faktas, ar Federalinė mokesčių tarnyba teigia, kad sandoriai yra teisėti.
Privalomame pirminių dokumentų aprašyme yra ši informacija:
- Tiekėjo, pirkėjo, gavėjo ir mokėtojo vardai už gabenimą;
- banko duomenys, TIN, fizinis ir juridinis įmonių adresas;
- dokumento numeris ir data;
- nomenklatūra, kuri buvo perkelta, perkama ar parduota operacijos metu;
- daikto matavimo vienetai, kiekybinė ir vertės išraiška;
- bendra suma visoms dokumento pozicijoms;
- atsakingų asmenų parašai, pareigos, atšaukimai;
- markė, automobilio numeris, vairuotojo duomenys gabenimo metu;
- vietų skaičius, vežamo krovinio svoris ir kategorija;
- dokumento vykdymo pagrindas, sutarties numeris ir data, informacija apie specifikaciją, pažymėjimai, tyrimai, jei tokių yra.
Kas gali pasirašyti pirminius dokumentus
Didelis dėmesys skiriamas dokumentų pasirašymui. Labai svarbu, kad tiems, kurie liudija pagrindinį, būtų suteikta teisė atlikti šį veiksmą. Kita privaloma parašų registravimo sąlyga yra ta, kad visi asmenys, kurie kažkodėl yra įsitraukę į verslo operacijos procesą ir yra atsakingi asmenys, būtinai turi pasirašyti dokumente. Taigi kas gali pasirašyti pirminius dokumentus:
- Įmonės generalinis direktorius arba individualus verslininkas;
- vyriausiasis buhalteris;
- prekes išleidęs sandėlininkas;
- vairuotojas, kuris priėmė prekes gabenimui;
- krautuvo savininkas, kuris prekes nuvežė į sandėlį;
- specialistas, priėmęs dokumentus;
- trečiosios šalies vežėjas, jei jis dalyvavo pristatymo procese.
Įgaliojimas pasirašyti
Teisę pasirašyti pirminius dokumentus galima perduoti įgaliotam asmeniui. Tai gana įprasta praktika įmonėse, kuriose prekiaujama dideliais kiekiais prekių ir gaunamos kvitai, o direktorius užsiėmęs kitais dalykais, kelionėmis ir kita su organizacijos funkcionavimu susijusia veikla. Norint patikėti pirminės dokumentacijos pasirašymą kitam asmeniui, reikia laikytis daugybės taisyklių. Taigi dokumentus patvirtinantis darbuotojas turi būti oficialiai įdarbintas įmonėje vykdant darbo sutartį ir įrašą darbo knygoje. Bendrovė privalo saugoti visus darbuotojui reikalingus duomenis. Natūralu, kad jis turi turėti specialų išsilavinimą, suprasti dokumentų prasmę ir taisykles. Paskutinis ir svarbiausias dalykas - įgaliojimas turi būti tinkamai vykdomas.
Konkrečiam darbuotojui išduodamas įgaliojimas nurodant jo paso duomenis, gyvenamąją vietą, faktinę gyvenamąją vietą ir pareigas organizacijoje. Jie išrašo tam tikram laikotarpiui. Jei darbo sutartis yra skubi - jos galiojimo laikotarpiui. Jei darbuotojas dirba be sutarties sąlygų, įgaliojimas išduodamas metams.
Ankstesnėje versijoje buvo svarstomas pavyzdys su apskaitos bazės operatoriumi arba buhalteriu, kurio pareigose yra pirminių organizacijų pasirašymas per visą darbo laiką.Yra situacijų, kai įgaliojimas yra išrašomas kitiems pareigūnams - vairuotojui, ekspeditoriui, inžinieriui, mechanikui. Tokio atvejo pavyzdys yra iš tiekėjo teritorijos nupirktų prekių vairuotojas. Norėdami surašyti dokumentus, gauti teisę rinkti krovinius ir juos gabenti, organizacija išrašo įgaliojimą. Jį sudaro dvi dalys - pats dokumentas ir jo stuburas. Pirmoji dalis lieka tiekėjui, stuburą perima įmonė. Toks įgaliojimas išduodamas ne ilgesniam kaip 10 dienų laikotarpiui nurodant įmonę, kurioje darbuotojas privalo gauti prekes ir medžiagas.
Elektroninis parašas
Pagrindinis gali būti pasirašytas kitu būdu - elektroniniu būdu. Sąlyga yra elektroninis dokumentų tvarkymas, tinkamos programinės ir techninės įrangos prieinamumas bei elektroninio parašo sertifikatas. Taip pat būtina išduoti įgaliojimą asmeniui, kurio vardas ir pavardė nurodomi pažymėjime. Atlikęs visas elektroninio dokumentų tvarkymo ir parašų nustatymo ir vykdymo procedūras, darbuotojas galės įforminti savo parašą, remdamasis įgaliojimu, o ne vyriausiojo buhalterio, direktoriaus ir kitų asmenų, kuriuos numato įgaliojimas, parašu.