Kokios yra pagrindinės darbo eigos taisyklės?

Dokumentų tvarkymas yra viena iš svarbių vadybinio darbo su dokumentais sričių. Kad jie galėtų eiti trumpiausiu keliu ir kuo greičiau pasiekti galutinį kelionės tikslą, darbo eiga turėtų būti tinkamai organizuota pagal nustatytas darbo eigos taisykles.

Koncepcija

Dokumentų tvarkymu suprantamas procesas, kurio rezultatas yra rinkimas, derinimas, priėmimas ir perdavimas, jų siuntimas.

Kita vertus, tai reiškia vertybinių popierių judėjimą ir judėjimą nuo jų atsiradimo momento iki jų išsiuntimo į archyvą (arba gavimo).

Visą dokumentaciją galima suskirstyti į tris kategorijas:

• gaunamas iš išorinės aplinkos;
• išeinantis patenka į išorinę aplinką;
• vidinis yra sukurtas pačioje įmonėje ir išlieka savo galimybių ribose.

Pateiktos kategorijos nulemia dokumentų srautus skirtingose ​​orientacijose (horizontalioje ir vertikalioje) įmonėse.

Tarp pagrindinių darbo eigos formų galimos šios.

Pagrindiniai principai

Yra 4 pagrindiniai darbo eigos principai.

Bent vieno iš principų pažeidimas sunaikina visą dokumentų apyvartos sistemą.

Pagrindinė taisyklė

Apsvarstykite pagrindinę darbo eigos taisyklę.

Jos valdymas yra sudėtingas technologinis procesas, kuriam būdingi įvairūs parametrai, susiję su visu organizacijos darbu. Pagrindinis darbo eigos bruožas yra judėjimo kelias, apimantis visas situacijas dokumento judėjimo kelyje nuo jo sukūrimo (arba nuo priėmimo) iki pritaikymo momento. Labai svarbus laikas, praleistas perduodant dokumentus šiuo keliu. Taigi pagrindinė organizacijos darbo eigos palaikymo taisyklė: tikrasis jų perkėlimas trumpiausiu ir tiesiausiu keliu, atliekant kuo mažiau laiko.

Kitos taisyklės

Organizuodami darbą, turite laikytis šių pagrindinių darbo eigos organizavimo taisyklių:

• didžiausias nereikalingų ir neracionalių dokumentų perdavimo atvejų sumažėjimas (dėl to, kad neįtraukiamos popieriaus perdirbimo ir tvarkymo vienetų technologinės operacijos, kurios nėra pačios įmonės verslo poreikių pasekmė);
• didžiausio dokumentų grąžinimo atmetimas ar apribojimas (tvarkant - vykdant ir išduodant, juos rengiant - tikrinant ir tvirtinant ir pan.);
• didžiausias pagrindinių kategorijų dokumentų sutelkimo ir tvarkymo nuoseklumas, su sąlyga, kad turėtų būti nustatytas kiekvienas jų judėjimas.

Šių principų įgyvendinimas leidžia įkūnyti pagrindinį įmonės organizacinį mechanizmą - specializaciją, galimybę centralizuotai atlikti vienarūšes technologines operacijas.

Atitikimas bendroms darbo eigos taisyklėms leidžia geriau apdoroti valdymo aparato dokumentus:

• įprasta darbo eiga, ciklinių operacijų, susijusių su dokumentų paruošimu ir tvarkymu, pašalinimas;
• dokumentų srautą, užtikrinant vienodą jų judėjimą ir skatinant proporcingą darbo krūvį.

1 taisyklė - centralizuotas priėmimas ir išsiuntimas

Tarp dokumentų ir darbo eigos taisyklių svarbiausias yra centralizacijos poreikis. Kitaip tariant, bet koks organizacijos popierius, tiek gaunamas (nepriklausomai nuo pristatymo būdo), tiek išeinantis (išskyrus tuos, kurie gaunami ar siunčiami faksu ir el. Paštu ir sujungti su konkrečiais atlikėjais), turi būti tvarkomi vienoje atsakingoje tarnyboje - sekretoriate ar administracijoje. padalinys (biuras). Todėl galite išspręsti kelias problemas vienu metu:

• išlaisvinti likusias organizacijos tarnybas ir departamentus nuo techninių veiksmų (gaunamų dokumentų tikrinimas, vokų atidarymas ar užklijavimas, pašto ar faksogramų žymėjimas)
• padidinti biuro įrangos biure (kopijuoklio, fakso, žymėjimo ir kitų dokumentų tvarkymui naudojamų mašinų) produktyvumą.

Centralizuotoje biuro darbo formoje popieriaus apdirbimas koncentruojamas biuro tarnyboje, o struktūriniai padaliniai atleidžiami nuo biuro funkcijų (registravimo ir apskaitos, bylų saugojimo ir kt.).

Decentralizuota darbo eigos forma reiškia, kad organizacijos struktūriniuose padaliniuose yra biurų darbas su jais. Paprastai ši forma yra pateisinama teritorinio organizacijos susiskaidymo atveju.

Mišrią formą dalį dokumentų tvarko raštinės tarnyba, dalį - padaliniai. Dažniausiai mišrioje formoje kai kurie dokumentai registruojami, stebimi, sudedami į verslą ir saugomi biuro tarnybų. Tai daugiausia vertybiniai popieriai, kuriuos įsigyja vadovybė ir kurie yra iš jo gaunami. Dokumentai skyrių kompetencijai priklausančiais klausimais yra registruojami, kontroliuojami, vykdomi ir saugomi įmonės struktūriniuose padaliniuose.

Taisyklė Nr. 2 - neįtraukti nepagrįsto grąžinimo

Dokumentų srautas turėtų būti organizuotas taip, kad jie negrįžtų į tarnybą (skyrių), kuri jau praėjo. Vienintelės išimtys yra situacijos, kurias pateisina verslo būtinumas. Pavyzdžiui, vadovo parašui skirtas dokumentas neišvengiamai praeina per jo sekretorių du kartus, nes jis yra tarpininkas tarp vadovo ir vadovų.

Darbo eigos taisyklė Nr. 3 - išankstinis gaunamų duomenų tyrimas

Bendroje gaunamų dokumentų masėje turite pasirinkti svarbiausią ir svarbiausią organizacijai bei pirmiausia juos išstudijuoti. Jei juose esančią informaciją gali įvertinti pavaduotojas ar kitas kompetentingas darbuotojas, geriau tiesiogiai nusiųsti jam dokumentą, apeinant vadovą. Kad perkėlimo būdas būtų tiksliai nustatytas, juos turi ištirti kompetentingas biuro darbuotojas, žinantis apie organizacinę struktūrą, padalinių funkcijas ir vadovų bei darbuotojų kompetencijas.

Taisyklė numeris 4 - dokumentų registracija vyksta vieną kartą

Jei jis pateko į verslo vadybos skyrių (sekretoriatą), buvo įregistruotas, o ištyręs vadybininkas (arba jo pavaduotojas) buvo viename iš skyrių, jo iš naujo registruoti nereikia. Jei popierius, apeidamas vadovybę, pateko į skyrių, jis taip pat vieną kartą registruojamas skyriuje. Kitaip tariant, bet kuriam dokumentui gali būti priskirtas tik vienas registracijos numeris apskaitos tarnyboje arba tiesiogiai padalinyje.

Taisyklė Nr. 5 - dokumento rezoliucijoje tiksliai nurodomos datos, vykdytojai ir atsakingi asmenys

Nepaisant to, kad sprendimus priima įmonės vadovai, sekretorius privalo kontroliuoti šį procesą ir tam tikra prasme daryti įtaką.Kitaip tariant, jis turėtų įsitikinti, kad sprendimo tekstas pateikiamas kuo teisingiau, neįtraukiant galimų atlikėjo klausimų.

Taisyklė Nr. 6. Dokumentų srautų atskyrimas

Dokumentų srautas yra to paties maršruto vieno tipo ar paskirties vietos rinkinys. Paprastai skirstomi trys srautai: gaunamasis, išeinantis ir vidinis (nesukurtas peržengti organizacijos ribų). Kiekviename dokumentų sraute paprastai yra papildomų lygių (antrojo lygio srautai). Pavyzdžiui, srautą „Gaunami dokumentai“ sudaro trys tipai: pagrindinės įmonės, padalinių ir atstovybių, taip pat įmonių partnerių dokumentai, žmonių apeliacijos ir kt.

Siunčiamų ir vidinių dokumentų eigoje sub-lygiai paskirstomi vienodai. Riboti dokumentai (komercinė paslaptis, paslaptis ir kt.) Paprastai yra pateikiami atskirai. Organizacijos saugos tarnyba kontroliuoja jų darbą.

Apskaitos procesai

Apsvarstykite pagrindines apskaitos darbo eigos taisykles.

Jos dydis išreiškiamas bendru vertybinių popierių, kuriuos organizacija gavo ir vykdė tam tikrą laikotarpį, skaičiumi. Darbo eigos dydis reiškia galiojančių gautų vidaus dokumentų kopijų skaičių. Skaičiuojant darbo eigos dydį, atsižvelgiama ir į dokumentų, pagamintų įdiegiant įvairias technines priemones, kopijas.

Apskaitos rodikliai sudaromi kaip suvestinė, orientaciniai duomenys apie dokumentų dydį. Jų formą plėtoja organizacija. Pavyzdžiui, organizacija gali nustatyti bet kokį dokumentų skaičiavimo periodiškumą: kiekvieną mėnesį, kartą per savaitę, kartą per metus, kiekvieną ketvirtį. Galima priimti tiek kokybinį, tiek kiekybinį darbo proceso tyrimą.

Rodikliai, gauti apskaičiuojant darbo eigos dydį, naudojami nustatant darbuotojų skaičių ir dokumentų tvarkymo tarnybos struktūrą. Taip pat ištirti kai kurių perkančiųjų organizacijų ir struktūrinių padalinių darbo krūvį.

Taigi šiame straipsnyje buvo apsvarstytos pagrindinės darbo eigos organizavimo taisyklės, kurias taiko įmonės.