Prieš sudarydami pranešimą, turite atsiminti, kaip skiriasi verslo laiško ir asmeninio laiško etiketas. Svarbiausia yra stebėti pasitikėjimo lygį pateikiant pasirinktą temą. Adresatas yra labiau linkęs į tai ar tą problemą ir bandys įsitraukti į iškilusių klausimų sprendimą, jei jaučiasi gyvas bendravimas laiško eilutėse. Štai kodėl tie, kurie išmano šiuolaikinį verslo rašymo etiketą, neįtraukia į tekstą tokių anachronizmų, kaip „remiantis faktu“, „jūs turėtumėte“ ar dar labiau pamiršote „Aš jus informuoju“.
Svarbiausi bruožai
Išsaugotas verslo orientacija ir aiškus tikslo apibrėžimas, faktų išdėstymo nuoseklumas, pasiūlymų ir prašymų specifika bei pranešimų apie veiksmus ir poelgius informacijos turinys. Verslo laiškai buvo pradėti rengti ramesniais būdais, tačiau jie neįgijo atvirų emocinių išraiškų, epitetų ir palyginimų iš asmeninio susirašinėjimo bruožų, čia vis dar vyrauja senasis verslo rašymo etiketas. Ir tik todėl, kad tokios žinutės tikslas, kaip ir anksčiau, yra pateikti pasiūlymą, į kurį būtinai turi būti atsakyta konkrečiai, verslo laiško autoriaus įtaka turėtų būti labai didelė, nes tai motyvuoja adresatą atlikti konkretaus pobūdžio veiksmus. Be to, tekstas yra sudarytas taip, kad autoriaus požiūris atspindėtų ne jo paties požiūrį į problemą, o abipusiai naudingus jos sprendimo interesus.
Verslo laiško etiketas nurodo nenaudoti įvardžio „aš“, kaip įprasta asmeniniame susirašinėjime, tačiau čia taip pat tinka pabrėžti kitą įvardį - „tu“. Jei verslo pranešimas parašytas be klaidų, tiksliai atspausdinamas, tekstas dedamas pagal visas taisykles ir galiojančius reikalavimus, todėl yra ne tik lengvai skaitomas, bet ir malonus, susirašinėjimas tikrai turės tą patį. Nors šiandien labai dažnai reikia iššifruoti keistokai susuktas frazes, ieškant dalyko ir predikato, kad įsigilintum į jų prasmės prasmę. Verslo rašymo taisyklės dabar labai greitai keičiasi. Koks geras tonas buvo rašyti ranka. Tada buvo galima įsitikinti, kad pranešimas nebuvo padarytas naudojant kopiją. Kiek asmenybės buvo galima įžvelgti šioje žinutėje, o pagarba visada buvo pridedama adresato ir autoriaus santykiams. Gaila, kad šis paprotys yra visiškai pasenęs, ir beveik visos raidės dabar tapo elektroninėmis.
Šiuolaikinės taisyklės
Verslo laiškas, kurio pavyzdys bus pateiktas žemiau, atspindi atitikimą šiuolaikiniam civilizuotam aktui. Šiandien nėra mažiau įvairių taisyklių, kurių reikia laikytis. Nors, palyginti su oficialia kalba, egzistavusia šalyje prieš penkiasdešimt metų, šios taisyklės atrodo labiau kaip niuansai ar specialios subtilybės. Pirmiausia, kaip diktuoja verslo rašymo taisyklės, prieš pradėdami rašyti tekstą, turite naudoti sveikinimą savo asmeniniame adrese. Nors korporacijos ir visos ne tokios mažos organizacijos dabar turi vidinį ISQ formato ryšį, kai atsakymas pateikiamas po klausimo, klausimas po atsakymo ir šiame greitame susirašinėjime, adresuoti vardu nereikia kiekvieną kartą. Tačiau teisingas verslo laiško vykdymas reiškia individualų dėmesį, todėl būtinas asmeninis kreipimasis.
Laiško tema šiuolaikinėje korespondencijoje paprastai dedama į atskirą lauką, ir jis turi būti tinkamai užpildytas, tai yra, atsižvelgiant į turinį.Teisingai suformuluokite laiško temą - gaukite pusę sėkmės, nes tai yra pirmas dalykas, kurį mato adresatas. Tiksli formuluotė padės jam tinkamai nusiteikti ir greitai ir išsamiai suvokti gautą informaciją. Ir jūs tikrai turite informuoti adresatą apie jo atsakymo gavimą - tai geras tonas, rodantis pagarbą kolegoms ir partneriams, tai buvo padaryta prieš šimtą dvidešimt metų, o tada jūs neskubėjote gyventi ir tiksliai žinojote, kaip parašyti verslo laišką. Šiandien reikia greitai reaguoti į pranešimą, o tai padeda el. Paštu - bendravimas vyksta labai greitai. Jei negalite iškart atsakyti, vis tiek turite nusiųsti pranešimą apie atsakymo gavimą, kur nurodote kitos komunikacijos sesijos laiką.
Laikas ir vieta
Reikia prisiminti, kad psichologiškai atsako kritinė reikšmė laiko atžvilgiu yra keturiasdešimt aštuonios valandos. Tai yra, jei nėra atsakiklio funkcijos. Praėjus dviem dienoms, adresatas jau yra įsitikinęs, kad jo laiškas liko be priežiūros arba geriausiu atveju pamestas. Verslo laiško taisyklėse yra šis punktas: niekada nevėluokite atsakyti, nes tai yra nepakeičiamas kliento praradimas, o partneris pradės nerimauti ir galvoti apie visų rūšių santykių nutrūkimą. Bet kokiu atveju tai yra šiurkštus verslo korespondencijos etikos pažeidimas. Jei jums reikia siųsti tą pačią informaciją, galite tiesiog išplėsti adresų sąrašą. Visų adresų įdėjimas į vieną „iki“ lauką labai sumažina pristatymo laiką, o partnerystėse išlaikomas skaidrumas: kiekvienas asmuo, gavęs laišką, mato sudarytą sąrašą.
Puikus pažadas tęsti partnerystę yra mandagi frazė „ačiū iš anksto“. Kaip parašyta dalykiniame laiške ir į kurią dalį įdėta - kiekvienas nusprendžia pats. Be abejo, adresatas tai turėtų pamatyti po to, kai jau bus gauta informacija ir impulsas veikti. Laiško pabaigoje, prieš kontaktinį bloką, yra geriausia vieta pasakyti šią frazę. Beje, apie kontaktinę informaciją: ji turėtų būti kiekviename laiške, ne tik pirmoje. Autoriaus telefono numeriai, pareigos ir visa kita negali būti verčiami ieškoti. Verslo laiško sudarymas nepriklauso nuo susirašinėjimo trukmės. Visada reikia laikytis taisyklių. Ir kad negalėtumėte atspėti, ar gavėjas gavo laišką, yra užklausos funkcija. Tik tokiu atveju galite būti tikri, kad jis yra perskaitytas. Turi būti išsaugota korespondencijos istorija, negalima rašyti atsakymo nauju pranešimu. Tačiau siunčiant visą ryšių juostą tam tikram klausimui išspręsti reikia atsiminti ne tik pavaldumą, bet ir konfidencialumą. Jei korespondencijoje yra asmeninės informacijos, ji turi būti ištrinta prieš skaitant tretiesiems asmenims.
Pirmasis variantas ir įžanga
Kaip parašyti verslo laišką, kad adresatas tuoj pat susidomėtų šia žinia, o jo susidomėjimas neišnyktų iki pat skaitymo pabaigos? Yra trys taškai, kurie beveik stebuklingi tiems, kurie jais naudojasi. Visų pirma, tai yra tema, kurią žmogus mato prieš atidarydamas el. Laišką. Nuo jos priklauso, ar tai įvyks, ar adresatas nori susipažinti su žinia. Antras punktas yra pirmoji įžanginė frazė, kuri priverčia žmogų skaityti. Ir, žinoma, svarbu pabaiga. Frazė „ačiū iš anksto“ veikia labai gerai. Kaip rašoma verslo laiške, pabaiga yra svarbiausias momentas, yra daugybė variantų, kaip pasakyti baigiamąsias frazes, svarbiausia - pasirinkti tinkamą toną. Iš demokratinio „Ką tu sakai?“ į oficialų „Kokia bus tavo nuomonė šiuo klausimu?“
Dabar pabandykime detaliai išanalizuoti verslo pavyzdžio laišką.
1 variantas
Tema: Verslo laiškas
Data: birželio 02 d., Penktadienis
Iš: Ivanas Petrovas
Kam: Anna Sidorova
Labas, labas!
Kviečiame į pokalbį su darbdaviais birželio 12 d. 14 val. Kadangi bus ir kitų pretendentų, o darbdaviai planavo surengti susitikimą tik dviem valandoms, geriau nevėluoti.
Linkėjimai
Ivanas Petrovas.
Antrasis variantas ir papildomas žodis
Tema: Verslo laiškas. Susitikimas su darbdaviais
Data: birželio 02 d., Penktadienis
Iš: Ivanas Petrovas
Kam: Anna Sidorova
Labas, labas!
Atidžiai peržiūrėjome jūsų gyvenimo aprašymą ir kviečiame į pokalbį su darbdaviais birželio 12 d. 14 val. Kadangi bus apklausiami ir kiti kandidatai, o darbdaviai planuoja surengti susitikimą tik dvi valandas, geriau nevėluoti. Prašome atsakyme nurodyti, ar atvyksite, taip pat iš anksto įspėti, jei šiuo metu negalite aplankyti mūsų.
Linkėjimai
Ivanas Petrovas.
Čia yra tipinis verslo laiškas apie susitikimą ir, remiantis dviem pateiktais variantais, iš karto tampa aišku, kuris iš jų yra efektyvesnis. Antrame variante adresatas atkreipia laiško temą ir jis iškart supranta, kas bus aptariama. Be to, jis lengvai suras šį laišką per dešimt dienų, iki susitikimo, paprasčiausiai peržvelgdamas temą, net jei kasdien gauna nuo penkiasdešimt iki šimto laiškų. Tema puikiai atpažįsta pranešimą. Tai yra, šis laiškas yra būtent apie susitikimą, o ne apie dokumentus, ne apie mokėjimus, ne apie klientus ir panašiai - viskas aiškiai nurodyta. Įžanginė frazė šiek tiek apibūdina situaciją, pridėdama abipusę pagarbą pašnekovams: pirmasis gerbė ir rašė „atidžiai apsvarstęs“, o rezultatas - interviu, o antrasis turėtų būti dėkingas. Jame taip pat nurodoma laiško priežastis. Paskutinė frazė įpareigoja adresatą parašyti atsakymą.
Verslo padėtis
Bendros verslo laiškų rašymo taisyklės taikomos bet kokiai korespondencijai, nesvarbu, ar tai laiškas, kuriame deramasi dėl susitikimo, ar tai yra atsisakymo laiškas partneriui, kuriam nepavyko. Struktūra beveik visada yra ta pati, ją galima tiesiog atsiminti, tačiau turinys apibūdina autorių, o jo asmenyje - įmonę, kurią jis atstovauja kaip civilizuotą, teisingą ir kompetentingą pašnekovą. Korespondencija labai dažnai yra emociškai brangus ir sudėtingas darbas, nes bendravimas elektroninėmis priemonėmis tapo viena iš pagrindinių ir iš principo neatsiejamų verslininko darbo dalių.
Jie rašo kolegoms apie darbą, rašo vadovybei, verslo partneriams ir klientams. Jie rašo visiems gerai pažįstamiems žmonėms ir tiems, kuriems, greičiausiai, niekada nereikės kažko pamatyti. Verslo laiškų sudarymui pagal vieną modelį iš esmės nėra jokių reikalavimų, vadovėliai dar nėra parašyti, tačiau verslo komunikacijos etika jau yra išplėtota, nes būtent tai ir yra sėkmingo verslo variklis. Vizitinis laiškas yra įmonės vizitinė kortelė, atspindinti jos oficialią poziciją. Nuo korespondencijos priklauso, ar bendradarbiavimas bus patogus ir produktyvus, ir ar jis apskritai vyks. Todėl kiekvienos žinutės laikymasis gerų manierų taisyklių yra raktas į sėkmę.
Verslo susirašinėjimas
Verslo korespondencijos elektroniniu būdu taisyklės ir normos yra visiškai tokios pačios, kaip verslo bendruomenė veikia bet kurioje iš jos sąveikų - tai telefoniniai pokalbiai, derybos ir panašiai. Yra keletas skiriamųjų bruožų, kurie elektroninę korespondenciją prilygina seniai nusistovėjusiems verslo komunikacijos būdams, o svarbiausia - tai yra to meto būtinybė. Tačiau principai išlieka tie patys ir visiškai nepriklauso nuo to, kaip vykdomas verslo susirašinėjimas - ar tai būtų elektroninis laiškas, ar popierius.
1. Priešininkai turi abipusiai gerbti tiek asmeninę, tiek verslo padėtį.
2. Oponentai visada dėmesingi vieni kitų verslo interesams.
3. Visada gerbiamas konfidencialumas.
4. Keisdamiesi informacija turi būti punktualumas.
Ar šių principų laikomasi, jei laukas Tema nėra suprojektuotas arba nėra aiškiai ir teisingai suformatuotas? Ne. Siuntėjas neįvertina adresato laiko ir pakankamai greitai neatlieka savo užduoties. Nurodytos temos klientas ar partneris iškart įvertins žinutės turinį ir skaitymo prioritetą. Taip pat svarbu žinoti, kaip pradėti verslo laišką. Tai asmeninis sveikinimas. Tai lemia pašnekovų pasitikėjimą, suteikia tam tikro asmeninio dėmesio. Nepaisyti gavėjo vardo yra nepriimtina, nes jis laikomas neteisingu.
Kreipimasis
Čia viskas turėtų būti apgalvota iki mažiausios detalės. Laukai „Kam“, „Kopijuoti“ arba - dar svarbiau - „Neišsaugota kopija“ yra svarbiausios etiškos komunikacijos ir jos efektyvumo priemonės. Šiuolaikinė verslo aplinka jau sukūrė pagrindinius principus, susijusius su šių sričių naudojimu. Jei vardas yra tiesiogiai laukelyje „į“, adresatas privalo atsakyti į šią raidę, šio atsakymo siuntėjas laukia, nes laiškas tikriausiai uždavė klausimų. Jei tame pačiame lauke yra keli vardai, tai reiškia, kad siuntėjas gaus atsakymus iš kiekvieno gavėjo. Jei vardas yra lauke „Kopijuoti“, atsakyti nereikia, tiesiog siuntėjui reikia būti atnaujintam. Tačiau jei laiško medžiaga sudomino ir verčia jus dalyvauti susirašinėjime, pradžioje jums reikia specialios frazės, kuri pasitarnaus kaip gero skonio ženklas. Verslo laiško frazių pavyzdžiai, jei laukelyje „kopija“ nurodomas adresato vardas: „Leisk man kalbėti ir šia tema ...“, „Leisk man prisijungti prie diskusijos ...“ arba, demokratiškiau kalbant, „Atsiprašau kištis ...“.
Etiketas ypač subtiliai nurodo situaciją, kai laukelyje „Neišsaugota kopija“ nurodomas adresato vardas. Šiuo atveju verslo etika yra labiau pažeidžiama nei bet kada, nes tai suvokiama kaip slaptos informacijos ir kontrolės priemonė. Šių gavėjų niekas nemato. Ir jie mato visus ir viską. Daugybė įmonių susirašinėjimo įmonių draudžia šią priemonę, nes jos skrupulingai laikosi verslo etikos. Vienintelis laikas tai leidžiama per masinius kvietimus (sukaktis, įmonės renginys, svarbus susitikimas ar derybos); tokiu atveju prekės bus siunčiamos daugeliu adresų, tačiau joks gavėjas nematys kažkieno el. Pašto adreso. Natūralu, kad gavėjai iš „cccc “lauko niekada nebendrauja.
Informatyvumas
Formatas, struktūra, apimtis, kalba - visa tai susiję su teisingu darbu su informacija. Jo pateikimo ypatumas ir pobūdis taip pat yra įrankis, noro susirašyti rodiklis ir galimybė sudaryti kompetentingą laiško tekstą - pagarbiai ir teisingai, kiek tai įmanoma adresato atžvilgiu. Tekstas geriausiai suvokiamas kaip tūris, kuris telpa viename ekrane, tai yra, A4 formato lapo formatas. Prie laiško siunčiami priedai neturėtų viršyti trijų megabaitų, nes gavėjo pašto serveris jų gali nepraleisti. Išsiųsti failai nesukels problemų gavėjui, jei bus naudojami universalieji „rar“ arba „ZIP“ kodavimai. Atsakymo tekstas turėtų būti dedamas viršuje, o ne apačioje, tai yra laiško pradžioje, kuris išgelbės gavėją nuo paieškų.
Atsakymas, kaip jau minėta aukščiau, negali būti parašytas kaip naujas laiškas. Turite išsaugoti korespondencijos istoriją, kad adresatas neieškotų originalaus pranešimo. Verslo kalba turėtų būti kuo paprastesnė ir suprantamesnė, kuo mažiau vartojant vidinį įmonės, profesinį žodyną, slengą, angliškumą, akronimus ir santrumpas. Vis dėlto visa tai įmonėje įmanoma pritaikyti susirašinėjimo metu, nes tokiu būdu žymiai padidėja efektyvumas ir bendravimo greitis, todėl jis laikomas priimtinu ir visiškai etišku. Vidinį susirašinėjimą paprastai sudaro sutrumpinimai, o slengas - beveik visiškai. Tačiau bendraujant su išorės partneriais ar verslo klientais tokių atvejų beveik niekada nebūna.
Šiek tiek apie terminus
Kartais neįmanoma išsiversti be terminijos, ypač specializuotose įmonėse. Kitas klausimas yra tas, kad reikia paaiškinti į verslo kontekstą įvestus būtinus žodžius, o pašnekovas turi būti išmokytas juos vartoti. Pvz., Klientas nori reklamuoti savo produktus internete, o šias paslaugas parduodantis vadybininkas rašo frazes, kurios pašaliniam asmeniui yra visiškai nesuprantamos, su tokiais posūkiais kaip „raktiniai žodžiai“, „kontekstinė antraštė“ ir pan. Tačiau jūs negalite išsiversti be jų, todėl turite išmokyti klientą.
