Krovinių gabenimo paslaugos laikomos gana populiariomis, tačiau joms teikti įmonės privalo teisingai sudaryti įvairius transporto dokumentus. Jei jo nėra, tai gali tapti problemų su kelių policija ar mokesčių inspekcija pagrindu. Visos paslaugos, susijusios su prekių gabenimu, yra krovinių ekspedijavimas. Jų teikimui reikia, kad klientas, kuriam atstovauja krovinio gavėjas arba krovinio siuntėjas, ir ekspeditorius sudarytų ekspedicijos sutartį, kuriai taikomi Art. 801 civilinis kodeksas. Prie jo turi būti pridėtas ekspedijavimo kvitas, kuriame yra informacija apie gabenamas prekes. Kiekvienas tokio susitarimo dalyvis turi suprasti, kam skirtas persiuntimo kvitas, kaip jis surašomas, kas jį pasirašo ir kokią informaciją jame pateikia.
Dokumento koncepcija
Ekspedijavimo kvitą pateikia dokumentai, sugeneruoti klientui perduodant prekes ekspeditoriui. Gyventojai dažnai klausia savęs, ar reikia persiuntimo kvito. Tai privaloma registruoti, nes tai yra būtina prekių vežimo sutarties dalis.
Dokumentus užpildo tiesioginis ekspeditorius, tačiau tuo pat metu jis turi turėti ir siuntėjo parašą. Kodėl man reikia persiuntimo kvito? Tai yra įrodymas, kad ekspeditorius tikrai priėmė prekes, todėl privalo tik laiku pargabenti į nurodytą vietą.
Be to, šis dokumentas yra įrodymas, kad ekspeditorius tam tikrą laiką yra gabenamo krovinio savininkas. Būtent jis privalo pasirūpinti, kad jokios aplinkybės nepakenktų gabenamų daiktų vientisumui. Už krovinį atsakingas ekspeditorius, todėl jei jis yra sugadintas, tada specialistas turės padengti klientui padarytą žalą.
Dokumentų siuntimo rūšys
554 patvirtintų ekspedijavimo veiklos taisyklių 5 punkte išvardyti visi dokumentai, kurie turėtų būti ekspeditoriui prieinami. Tai apima:
- tiesioginio persiuntimo kvitas;
- ekspeditoriui skirtas užsakymas, kurį surašė siuntėjas;
- sandėlio kvitas.
Kodėl man reikia persiuntimo kvito? Jos sąskaita krovinių vežėjas gali patvirtinti, kad iš kliento gavo konkrečias prekes. Pervežęs daiktus, jis nustoja už juos atsakingas.
Ar ją privaloma sudaryti?
Sudarant transporto ekspedicijos sutartį, prie jos privaloma pridėti papildomus dokumentus. Dažnai operacijos dalyviams kyla klausimas, ar reikia persiuntimo kvito. Tai yra būtinas dokumentas, parengtas raštu ir pasirašytas abiejų proceso šalių.
Jei šio dokumento nėra, tada, atsižvelgiant į gabenimo kainą, kiltų sunkumų. Tai sukels nesugebėjimą teisingai apskaičiuoti pajamų mokesčio.
Taisyklių 6 punkte teigiama, kad vietoj ekspedijavimo kvito gali būti naudojami kiti dokumentai, patvirtinantys konkretaus krovinio priėmimą ir gabenimą. Šie dokumentai yra sudaromi raštu ir juose yra visų ekspeditoriaus gabenamų prekių sąrašas. Tarp dviejų sandorio šalių sudarytoje sutartyje turėtų būti nurodyta, kokie papildomi dokumentai pridedami prie sutarties.
Kas piešia?
Ekspedijavimo kvito užpildymas laikomas paprastu procesu, ir pats ekspeditorius turi su tuo susitvarkyti. Specialistas gali susisiekti su klientu dėl papildomos informacijos apie gabenamas prekes.
Jis išduodamas klientui priėmus visas prekes. Remdamasis šiuo dokumentu ekspeditorius turi teisę turėti prekes iki gabenimo pabaigos. Todėl važtaraštis ir persiuntimo kvitas yra svarbiausi bet kurio vežėjo dokumentai. Remiantis šiais dokumentais, bet kurioje įmonėje yra užtikrinama tinkama apskaita.
Ar vietoj sąskaitos faktūros galima naudoti kvitą?
Dažnai piliečiams kyla klausimas, ar reikia sąskaitos faktūros, jei yra kvitas. Skirtingų dokumentų sudarymo ypatybės:
- jei rangovas veikia kaip ekspeditorius, jo transportavimo išlaidas patvirtina atitinkami ekspedijavimo dokumentai;
- ekspeditoriui nereikia surašyti važtaraščio, tačiau jis yra privalomas dokumentas vežėjui, kuris dažnai susijęs su tiesioginiu prekių gabenimu;
- šie dokumentai yra visiškai skirtingi ir negali pakeisti vienas kito.
Jei ekspeditorius savarankiškai užsiima gabenimu, todėl jis nedalyvauja trečiosios šalies vežėjui, jam nereikia sąskaitos faktūros, todėl pakanka tik kvito. Klientas gali sekti prekes ekspedijavimo kvite taip pat, kaip ir kituose transporto dokumentuose.
Kaip ji teisingai nubrėžta?
Svarbu ne tik suprasti, kam skirtas persiuntimo kvitas, bet ir kaip teisingai jį sudaryti, kad jis tikrai būtų naudojamas kaip oficiali dokumentacija. Sudarant šį dokumentą, atsižvelgiama į taisykles:
- būtinai nustatykite kvitų surašymo datą;
- dokumento numerio lentelė yra įregistruota;
- nurodoma informacija apie siuntėją ir gavėją;
- išvardijami kiti asmenys, kurie dalyvauja krovinių gabenimo procese;
- Įvedama informacija apie tiesioginį ekspeditorių, kuris yra atsakingas už krovinį gabenimo metu.
Visi proceso dalyviai gali būti tiek asmenys, tiek skirtingos įmonės. Jei organizacija veikia kaip dalyvė, tada jos vardas ir kontaktinė informacija įrašoma kvite. Jei asmuo veikia kaip sandorio šalis, tuomet reikia užregistruoti piliečio vardą, pavardę, telefono numerį ir paso duomenis.
Dokumento rūšis ir turinys
Nėra griežtos formos persiuntimo kvitų, todėl dokumentus galima sudaryti standartiniame A4 formato lape arba ant transporto organizacijos blanko. Tam galima naudoti spausdintą ar ranka rašytą versiją.
Ekspedijavimo kvito pavyzdys yra žemiau.
Ekspeditoriaus parašas būtinai įtraukiamas į dokumentą, kuris patvirtina, kad visa dokumente įrašyta informacija yra patikima, o specialistas tikrai priėmė krovinį saugoti. Kvita sugeneruojama tik dviem egzemplioriais, nes vienas lieka organizacijos klientui, o kitas perduodamas tiesiai ekspeditoriui.
Jei reikia, galima padaryti papildomų kopijų, kurias būtinai pasirašo ekspeditorius. Be jo parašo jie laikomi negaliojančiais. Kai tik krovinys pristatomas į paskirties adresą, kvitas iš kliento negrąžinamas ekspeditoriui, o lieka siuntėjui. Todėl dokumentas yra nediskutuotinas.
Dokumentų pildymo tvarka
Ekspedijavimo kvito pateikimas laikomas paprastu procesu. Norėdami tai padaryti, pakanka tam tikros informacijos įvesti iš eilės. Todėl rekomenduojama naudoti šį algoritmą:
- iš pradžių data nustatoma tada, kai suformuojamas kvitas, ir ji turi atitikti tą dieną, kai ekspeditorius gauna prekes iš kliento;
- dokumentams priskiriamas konkretus numeris, kuriam atsižvelgiama į konkrečios transporto organizacijos vidaus dokumentų srauto ypatybes;
- duomenys apie klientą, kuriuos pateikė jo F. I. O., ir paso duomenys yra įvedami į formą, o jei jis yra įmonė, tada nurodomas jos pavadinimas, rekvizitai, juridinis adresas ir kontaktinė informacija;
- pateikiami duomenys apie tiesioginį vežėją, o jei jis yra privatus asmuo, būtina pateikti jo paso duomenis;
- nurodoma prekių kilmės šalis;
- yra pateiktas krovinio identifikavimo numeris arba prekės kodas, kad inspektoriams būtų galima pateikti šią informaciją sustabdžius transporto priemonę;
- ant žymėjimo pateikiama informacija, leidžianti tokiomis sąlygomis nustatyti, kurios prekės turi būti gabenamos, kokių sąlygų turi būti laikomasi, ir paprastai ženklinimas žymimas skirtingais holografiniais ženklais, simboliais ar kitais ženklais;
- nurodomas pakuotės tipas, nes tai gali būti plastikinė tara, kartoninė dėžutė, krepšys ar kiti daiktai;
- nustato, kiek vietos krovinys užima gabenant;
- nurodomas krovinio svoris, tiek grynasis, tiek bruto;
- įvedami duomenys apie gabenamų daiktų tūrį ir matmenis;
- visa krovinio vertė nurodoma remiantis turimais mokėjimo dokumentais, gautais iš kliento;
- ypač didelis dėmesys skiriamas gabenimo sąlygoms, kurios parodo ekspeditoriaus įsipareigojimus užtikrinti krovinio saugumą jo gabenimo metu;
- specialioms sąlygoms sukuriama eilutė, kai galima įvesti skirtingą informaciją, jei abi šalys sutinka, kad jos būtų prieinamos;
- pabaigoje ekspeditoriaus parašas su nuorašu dedamas ant kvito.
Nebūtina patvirtinti dokumento su organizacijos antspaudu. Persiuntimo kvito pavyzdys pateiktas žemiau.
Kiti niuansai
Kvitas nepateikiamas su apyvartiniu dokumentu, todėl įmonės klientas neturėtų grąžinti jo ekspeditoriui įvykdęs įsipareigojimus pagal galiojančią sutartį.
Klaidos dokumente neleidžiamos ir taisomos. Jei ekspeditorius daro klaidą ruošdamas dokumentus, tada jam tereikia vėl pradėti ruošti kvitą. Daugelis šio dokumento laukų yra skirti tiesiogiai kroviniui apibūdinti, todėl jį lengva identifikuoti. Tai būtina ne tik pačiam ekspeditoriui, bet ir eismo inspektoriams, kurie gali sustabdyti sunkvežimį apžiūrai. Paprastai jie tiria informaciją, kurią turi sąskaitos faktūros ir ekspedijavimo kvitas. Šiuose dokumentuose duomenys turi būti tapatūs.
Kiti ekspedijavimo dokumentai apima sandėlio kvitą ir užsakymą, sugeneruotą tiesiogiai ekspeditoriui. Remdamasis šiais dokumentais, ekspeditorius prisiima atsakomybę ne tik už krovinio gabenimą, bet ir už jo apsaugą, kad gabenimo metu jis liktų nepažeistas. Būtent už šias paslaugas numatomas specialisto mokestis.
Prireikus rangovas gali pasitelkti trečiųjų šalių organizacijas užduotims atlikti. Dažniausiai tam naudojamos vežėjo paslaugos.
Ar įmanoma susekti krovinį?
Kitas unikalus kvito tikslas yra kliento galimybė tiksliai nustatyti, kur yra jo krovinys. Norėdami tai padaryti, galite naudotis įvairiomis paslaugomis, esančiomis internete.
Krovinio sekimas pagal ekspedijavimo kvitą laikomas paprastu procesu, nes pakanka įvesti dokumento ir krovinio numerį, taip pat paraiškos numerį pasirinktoje tarnyboje. Remdamasis įvesta informacija, klientas galės tiksliai suprasti, kur yra jo krovinys, taip pat, kaip greitai ekspeditorius įvykdys sutarties sąlygas.
Teisinės konsultacijos
Persiuntimo kvitas laikomas svarbiu dokumentu ne tik pačiam klientui, bet ir tiesioginiam ekspeditoriui.Taip yra dėl to, kad dokumentas yra naudojamas mokesčių apskaitoje apskaičiuoti išlaidas, patirtas specialistui gabenant prekes. Todėl jis turi būti parengtas kruopščiai, atsižvelgiant į daugybę reikalavimų ir be klaidų. Jei nustatomi skirtingi dėmės ar netikslumai, tai gali tapti pagrindu Federalinės mokesčių tarnybos darbuotojams atsisakyti jį naudoti mokesčių bazei sumažinti.
Kvite yra duomenys tik apie susitarimo šalis ir krovinį. Jame nėra informacijos apie krovinių gabenimo laikotarpį. Todėl papildomai būtina atskirai išrašyti ir apmokėti sąskaitą faktūrą apmokėjimui. Ekspeditorius privalo pasirūpinti važtaraščio formavimu.
Visas dokumentų paketas reikalingas ne tik tiesioginiam rangovui, bet ir užsakovui. Tai leis jums lengvai susitvarkyti su mokesčių apskaičiavimu ir buhalterine apskaita.
Išvada
Persiuntimo kvitas laikomas svarbiu dokumentu visoms organizacijoms ir asmenims, kurių specializacija yra prekių gabenimas. Remiantis tuo, atsakomybė už konkrečias prekes perduodama ekspeditoriui.
Reikia užpildyti ir užpildyti tokį kvitą atsakingai. Jame turėtų būti nepaprastai patikima ir tiksli informacija. Tai leis ateityje nenumatytais atvejais patvirtinti, kad prekes priėmė ir pristatė konkreti transporto įmonė į paskirties vietą.