Organizacijų vadovams svarbu organizuoti darbuotojų darbą taip, kad jis atneštų didžiausią grąžą ir visiškai atskleistų jų galimybes. Norėdami tai padaryti, turite žinoti, kaip praktiškai perduoti įgaliojimus, kurie naudojami pagerinti įmonės veiklą nepakenkiant dabartinei situacijai.
Apibrėžimas
Delegavimas pasireiškia kaip vienodas teisių ir pareigų pasidalijimas tarp sistemos subjektų. Jos principus XX amžiaus pradžioje suformulavo P. M. Keržentsevas.
Delegavimas - tai įgaliojimų suteikimas atsakingam asmeniui vykdyti užduotis tuo pačiu metu jam paskiriant atsakomybe už rezultatą. Delegavimas leidžia teisingai paskirstyti užduotis tarp darbuotojų ir yra naudojamas norint pasiekti aukščiausius organizacijos tikslus.
Atsakomybė yra darbuotojo įsipareigojimas atlikti darbą kokybiškai ir tinkamai jį baigti. Darbuotojai yra atsakingi už savo veiklą aukštesnėms institucijoms.
Įgaliojimai (galios) veikia kaip ribotos teisės naudoti išteklius tam tikroms užduotims atlikti. Kiekviena pozicija organizacijoje lydi specifinių galių. Pareigų pakeitimas taip pat lemia darbuotojo kompetencijų pasikeitimą.
Taikymas
Delegavimas yra tam tikrų įgaliojimų ir atsakomybės perdavimas įmonės darbuotojams ir tolygus įvairių funkcijų paskirstymas tarp jų. Atliekamas veiksmas, kuris apibrėžia oficialų delegavimo užduotį kaip vadovą, kuris sugeba greitai išspręsti visus aktualius klausimus ir sumaniai pasitelkti darbuotojus, kurie geriausiai sugeba susidoroti su kiekviena konkrečia užduoties rūšimi.
Tikslai
Įgaliojimų delegavimas naudojamas siekiant tam tikrų organizacijos tikslų, tokių kaip:
- „žmogiškojo faktoriaus“ ryšys - žemesnio lygio darbuotojų aktyvumo ir susidomėjimo didinimas;
- darbuotojų efektyvumo (efektyvumo) padidėjimas dėl jų kvalifikacijos kėlimo ir naujų įgūdžių įgijimo;
- vyresniosios vadovybės iškrovimas ir laisvas laikas strateginiams, veiklos ir vadybos klausimams spręsti.
Užduočių delegavimas
Šių rūšių užduotys yra tinkamos perduoti:
- rutina;
- nesvarbios problemos;
- parengiamasis darbas;
- specializuotas darbas.
Tačiau ne visos užduotys gali būti perduotos paprastiems darbuotojams. Kiekvieno vadovo pareiga yra išspręsti tas užduotis, kurios gali paveikti būsimą organizacijos veiklą.
Tai yra pasitikėjimo pobūdžio ir nestandartinės strateginės problemos bei netikėtos situacijos, kurias reikia skubiai išspręsti.
Todėl neperduota:
- tikslų nustatymas;
- pavaldinių valdymas;
- rizikingas užduotis;
- neįprastas darbas;
- priimant strateginius ir vadybinius sprendimus;
- Konfidencialios užduotys
- organizacijos politikos plėtra.
Reikalavimai delegavimo subjektams
Perduodant instrukcijas tiek vadovai, tiek darbuotojai gali susidurti su daugybe sunkumų.Efektyvus valdžios įgaliojimų valdymas yra įmanomas tik išanalizavus visas esamas ir tikėtinas kliūtis, darančias įtaką dabartinės veiklos administravimui ir stebėjimui.
Problemos, kurios kartais kyla dėl direktoriaus ar departamento vadovo ir kliudo delegacijai:
- baimė prarasti dabartinę poziciją ir su ja susijusią galią;
- abejonės dėl kitų darbuotojų pasirengimo, žemos jų veiklos įvertinimo savybės;
- perdėtas savęs vertinimas, per didelis ambicija;
- abejojimas savimi, baimė, kad jo veiksmai bus nesuprasti.
Problemos, kurias darbuotojai kartais nustato vykdydami paskirtas užduotis:
- abejonės dėl priimtų sprendimų teisingumo;
- patirties stoka;
- esminiai nesutarimai su viršininku;
- nenoras vadovauti kitiems atlikėjams, ypač dėl baudų.
Iškilus sunkumams, kompetentingas vadovas pirmiausia turi išspręsti asmenines kliūtis, trukdančias efektyviai reglamentuoti darbą, o tada atidžiai išnagrinėti pavaldinio problemas. Situacijos analizė parodys galimas valdymo klaidas ir leis priimti pagrįstus ir pagrįstus sprendimus, pavyzdžiui, atsižvelgiant į atlikėjo pakeitimą ar atleidimą nuo nereikalingo krūvio arba psichologinio pobūdžio sunkumų įveikimo tiek mūsų, tiek atlikėjo atžvilgiu.
Delegavimo procesas
Kiekvienas vadovas turėtų stengtis užtikrinti, kad organizuodamas darbo procesą jis tolygiai suplanuotų visos komandos komandą, naudodamas galią ir neatsisakydamas atsakomybės už užduočių atlikimo procesą.
Delegavimas organizacijoje yra padalintas į kelis etapus:
I etapas - nurodymų perdavimas vykdytojui;
II etapas - rangovui suteikti įgaliojimai ir ištekliai;
III etapas - darbuotojo įsipareigojimų, nurodančių būtiną įgyvendinimo rezultatą, formuluotė.
Kontroliuojant pavaldinių veiklą, svarbus yra vidurys. Pernelyg didelė globa gali sukelti stagnaciją ir darbuotojo iniciatyvos stoką. Jei nekontroliuosite proceso, rezultatas bus kritiškai toli nuo norimo dėl nekoordinuoto darbo srauto. Būtina iš anksto nustatyti grįžtamąjį ryšį ir pasiekti pagarbą bei aukštą autoritetą tarp darbuotojų.
Dažnai administratoriai nusideda, perkeldami nepageidaujamą ir neįdomų darbą savo pavaldiniams, ypač jei jie patys yra tik paviršutiniškai susipažinę su šia tema. Bet tai ne visada teisinga, nes viršininkas vis tiek yra atsakingas už darbų srautą. Jei pats vadovas neturi supratimo, kokių rezultatų reikėtų tikėtis išėjus, kaip jis galės kontroliuoti pavaldinio veiklą? Atsakymas akivaizdus.
Patyrę vadovai nori patikėti darbuotojams užduotis, kurios yra šiek tiek sudėtingesnės, nei jie anksčiau atliko. Tokios užduotys padeda išsamiausiai atskleisti pavaldinių galimybes. Tačiau tokiu atveju geriau išleisti užsakymus popieriuje, kad padidėtų darbuotojų motyvacija.
Skirstant kompetencijas organizacinėje sistemoje, labai svarbu atsižvelgti į šiuos aspektus:
- įgaliojimai turėtų visiškai atitikti nustatytą užduoties planą, būtent tikslas lemia galių apimtį, o ne atvirkščiai;
- visų darbuotojų galios turėtų būti kompetentingai sujungtos į vieną kompleksą be prieštaravimų ir užtikrinti visos struktūros pusiausvyrą;
- visa valdžia turėtų būti aiški ir konkreti, kad darbuotojai visada suprastų, ko iš jų reikalaujama ir kokie ištekliai jiems prieinami.
Teisingas valdžios elgesys padidina visos organizacijos efektyvumą. Darbuotojai aiškiai supranta jiems priskirtą darbą ir jiems keliamus tikslus, ir tokiu būdu pasiekiami geriausi rezultatai.
Privalumai
Apskritai delegavimo procesui būdingi du teigiami aspektai:
- Galvos laikas yra išleidžiamas problemoms, kurioms reikia asmeninio dalyvavimo, spręsti. Yra galimybė susikoncentruoti planuojant įmonės augimo perspektyvas ir administravimo strategiją.
- Delegavimas yra vienas geriausių būdų motyvuoti kūrybingai išsivysčiusius ir aktyvius darbuotojus, norinčius augti ir mokytis. Jis gali būti naudojamas treniruotėms prieš užimant aukštesnę poziciją. Padeda ugdyti darbuotojams naujas žinias, įgūdžius ir gebėjimus, naudojamus sėkmingesnei veiklai.
Delegavimo principai
Patartina laikytis žemiau pateiktų principų, jei reikia struktūrizuoto požiūrio į įgaliojimų delegavimą. Priešingu atveju dėl jų nesėkmės gali kilti sunkumų valdyme ir dėl to visos sistemos netinkamas veikimas.
Funkcinio apibrėžimo principas
Tai grindžiama tuo, kad kiekvienas vadovas visiškai ir aiškiai supranta organizacijos struktūrinį vientisumą: kokias teises ir pareigas turi kiekvienas sistemos subjektas, kokie informacijos ir paslaugų ryšiai yra sukurti tarp jų, kokia jų darbo kryptis ir rezultatai. Kitaip tariant, patyręs administratorius visada žino, ko tikėtis ir iš ko tiksliai.
Skaliarinis principas
Jis grindžiamas aiškiu pareigų atskyrimu. Kiekvienas rangovas turėtų žinoti, kam jis turėtų tiesiogiai atsiskaityti už savo darbo rezultatus ir kieno veiklą jis turėtų savarankiškai reguliuoti. Šis principas nurodo oficialių santykių tarp pavaldinių ir visos organizacinės sistemos vadovų grandinę. Kuo išraiškingesnė ši linija, tuo efektyvesnis valdymas ir bendravimas tarp darbuotojų. Bet kuriam pavaldiniui reikia tiksliai suprasti, kas jam deleguoja valdžią ir kam perduoti dalykus, kurie nepriklauso jo kompetencijai.
Institucijos lygio principas
Derina du aukščiau išvardintus principus. Kiekvienas darbuotojas turėtų aiškiai žinoti apie jam pavestų įgaliojimų apimtį ir pats išspręsti problemas, atitinkančias jo galios lygį, o ne nukreipti šiuos klausimus aukštesnei vadovybei.
Priešingu atveju gali atsirasti aklavietė, kai vadovai vėl bus priversti spręsti problemas, kurios jau buvo pavestos pavaldiniams. Taikant šią taisyklę, turėtų būti vykdomas ne tik galių perdavimas, bet ir atsakomybės perdavimas.
Principas, pagrįstas laukiamais rezultatais
Parodo, kad visą organizacijos veiklą reikia kruopščiai planuoti. Visose užduotyse turėtų būti aiškiai apibrėžti tikslai ir konkretūs numatomi rezultatai. Priešingu atveju vadovas paprasčiausiai nesugebės kompetentingai paskirstyti užduočių tarp darbuotojų, nesuvokdamas, ar pavaldiniai turi pakankamai įgaliojimų atlikti jiems pavestą darbą.
Įsakymo vienybės principas
Tai pagrįsta glaudžiais rangovo ir vadovo santykiais. Kuo aukštesnis bendradarbiavimo lygis, tuo stipresnis pavaldinio asmeninės atsakomybės jausmas ir tuo mažesnė tikimybė sulaukti prieštaringų įsakymų. Svarbu, kad užduotį darbuotojui deleguotų tik vienas viršininkas, kad būtų išvengta painiavos ir situacijos, kai „kairioji ranka nežino, ką daro dešinė ranka“.
Besąlyginės atsakomybės principas
Nors deleguojant nurodymus pavaldiniui, įgaliojimai ir atsakomybė už atlikto darbo rezultatus perduodami tuo pačiu metu, tai nėra priežastis pašalinti iš galvos jam nustatytus įpareigojimus. Būtent viršininkas nusprendžia pavesti užduotį, todėl jis vis tiek yra atsakingas už pavaldinių darbą ir užduoties vykdymą. Atlikėjai yra atsakingi už atliktą darbą, o vadovai - už pavaldinių veiksmus.Šis principas yra ypač svarbus deleguojant valstybines galias ir kitus, turinčius aukštą galią.
Valdžios ir atsakomybės sąsajos principas
Nurodo, kad įgaliotoji institucija privalo vykdyti pavaldiniui prisiimtus įsipareigojimus. Jei įgaliojimai yra mažesni nei atsakomybė, rangovas negalės pilnai atlikti jam perduoto darbo;
Kiekvienas administratorius turi kompetentingai organizuoti įgaliojimų ir atsakomybės perdavimą. Pirmiau aptarti principai jam padės.
Institucijų tipai
Organizacijos sistemoje, atsižvelgiant į dabartinius tikslus ir reikalavimus, galima išskirti įvairius autoritetus. Juos lemia skyrių veikla ir bendras jų funkcionalumas.
Linijinis
Šie įgaliojimai tiesiogiai iš vadovo perduodami rangovui ir toliau pagal schemą. Linijinis valdytojas gali priimti sprendimus neperžengdamas savo kompetencijos ribų iš anksto suderinęs su kitais viršininkais. Šių galių nuosekli schema sudaro administravimo lygių hierarchiją.
Be to, įgaliojimai ir atsakomybė perduodami tik tada, kai atsižvelgiama į vadovavimo vienovės principą ir kartu į valdymo principus. Kalbant apie vadovavimo vienybės principą, jis buvo svarstomas aukščiau.
Šis principas rodo, kad kiekviename darbe dominuoja tik vienas vadovas, o darbuotojas atsiskaito tik savo tiesioginiam viršininkui. Valdomumo laipsnis yra darbuotojų, atsiskaitančių tam tikram vadovui, skaičius.
Tačiau pastebimai padidėjus grandinių skaičiui lyderystės schemoje, labai sulėtėja operatyvinis keitimasis informacija. Dėl šios priežasties į organizacijos struktūrą reikia įtraukti kitus įgaliojimus.
Buveinė
Norėdami nustatyti, kokios personalo galių kategorijos egzistuoja, pirmiausia turite išanalizuoti personalo aparatų tipus, iš kurių išskiriami:
- Patariamasis aparatas naudojamas sprendžiant specializuotas užduotis. Jis gali dirbti tiek laikinai, tiek nuolat.
- Attendantas - naudojamas nurodytoms paslaugoms atlikti (pavyzdžiui, žmogiškųjų išteklių skyrius).
- Asmeninis - aptarnaujančio įrenginio pakategorė. Susidaro, kai samdo vadovo padėjėją ar sekretorių. Visi nariai čia turi aukštą oficialų autoritetą.
Atitinkamai, galios, kurias galima perduoti bet kuriam iš prietaisų, yra padalijamos:
- Patariamasis - naudojamas patariamojoje būstinėje, kurios teises riboja profesinės rekomendacijos.
- Privalomi patvirtinimai - apima vadovų apsvarstymą dėl jų sprendimų kartu su aparatu.
- Lygiagrečiai - naudojami tais atvejais, kai įrenginys gali panaikinti vadovybės sprendimus, naudojami siekiant užkirsti kelią šiurkščiams pažeidimams. Pavyzdžiui, lygiagrečių galių naudojimas yra pateisinamas perkant dideles sumas, kai reikia dviejų parašų.
- Funkciniai - yra aukščiausio lygio, gali leisti ir tam tikrus veiksmus, ir atšaukti. Jie plačiai naudojami, ypač tokiose srityse kaip užimtumo kontrolė ir apskaitos metodai.
Papildomų prietaisų naudojimas padeda žymiai supaprastinti valdymo struktūrą įmonėse, kuriose dirba daug darbuotojų. Dėl glaudžios ir tinkamai struktūruotos visų įmonės subjektų sąveikos padidėja visos organizacijos efektyvumas. Efektyviam vadovavimui reikia atsižvelgti į kitus aspektus: valdžios įgaliojimų suteikimo principus, reikalavimus, ypatybes, rūšis ir kt.
Pasinaudoti delegacija yra svarbu bet kuriam vadovui.Tai padeda kompetentingai organizuoti darbo procesą, aiškiai paskirstant visų darbuotojų teises ir pareigas. Atlikėjams daug lengviau dirbti, kai jie žino, ko iš jų reikalaujama ir kokių rezultatų jie turėtų pasiekti. Be to, delegavimas yra svarbus veiksnys, naudojamas siekiant padidinti kiekvieno darbuotojo efektyvumą ir atlaisvinti papildomą laiką vadovui strategiškai svarbių užduočių sprendimui, o tai atitinkamai lemia visos sistemos produktyvumo ir produktyvumo padidėjimą.