Kaip sutvarkyti daiktus aplankuose? Kodėl reikalinga nomenklatūra ir ką ši sąvoka paprastai supranta? Kaip saugoti failus, aplankus ir kaip dar galite organizuoti dokumentaciją įmonėje? Šiuo metu darbas biure yra toks užduočių kompleksas, kuriam reikalingas sistemingas požiūris ir maksimalus tikslumas. Apie tai, kas yra reikalų nomenklatūra ir kam ji skirta, turėtų žinoti ne tik darbuotojai, atsakingi už darbo eigą įmonėje, bet ir visi vadovaujantys darbuotojai, suinteresuoti palaikyti organizacijos darbo procesų kontrolę.
Bendroji terminija
Atsižvelgiant į tai, kokia yra bylų nomenklatūra, visų pirma būtina atkreipti dėmesį, kad šis terminas vartojamas tokiam sisteminimo metodui žymėti, kuris apima įmonėje ir įstaigoje iškeltų bylų sąrašo sudarymą. Kiekvienam iš jų yra aiškiai nustatyti laikymo laikotarpiai, kartu atkreipiant dėmesį į taisykles, įsigaliojančias dabartiniais mūsų šalies įstatymais.
Teorija ir kasdienis gyvenimas
Kokia bylų nomenklatūra yra praktikoje? Tai yra tokia paskirstymo schema, kuri padeda sugrupuoti vykdomą dokumentaciją, taip sukuriant atvejus. Norėdami tai padaryti, įmonė patvirtino schemą, klasifikaciją, tada pritaikė ją praktikoje. Taip pat įvedamas indeksas rodyklėms, dokumentams. Turite nurodyti saugojimo trukmę ir nustatyti kortelės rodyklės dizainą, naudojamą kaip pamatinė medžiaga ir ieškant dokumentų pagal neišpildytų skaičių. Atsakant į klausimą, kokia yra bylų nomenklatūra, pažymėtina, kad terminas vartojamas tokiam apskaitos dokumentui žymėti, kuris reglamentuoja už kanceliarijos darbą atsakingų skyrių, archyvų darbą. Nomenklatūra aiškiai apibūdina visus tuos atvejus, saugojimo trukmė yra per dešimtmetį, tai yra tie, kurie priklauso laikinojo saugojimo dokumentų skaičiui.
Kodėl to reikia?
Kas turi žinoti, kas yra bylų nomenklatūra, kaip ją pritaikyti praktikoje? Visų pirma, tai yra asmenys, atsakingi už darbo eigos organizavimą įmonėje, taip pat įstaigos vadovas, juridinis asmuo. Nomenklatūra padeda greitai rasti reikalingą dokumentą, jei rūšis ar turinys žinomi. Bylų nomenklatūros sudarymo, vykdymo kokybė lemia, kaip greitai bus galima dirbti su dokumentais įstaigos sienose. Šiuo metu nomenklatūros prieinamumo faktas yra nustatytas kaip privalomas bet kuriam juridiniam asmeniui, nesvarbu, ar tai įstaiga, ar organizacija, įmonė.
Valstybiniu lygmeniu buvo priimta Vieninga valstybinė muitinės tarnyba - tai tokia sistema, apibrėžianti dokumentų tvarkymo taisykles. Jo prieduose galite rasti šiuo metu aktualų bylų nomenklatūros pavyzdį. Be to, toks vieno valstybės sistemingas informacijos šaltinis surinko visas nuostatas, kuriomis reikia vadovautis rengiant ir įgyvendinant metų nomenklatūrą įstaigoje ar įmonėje.
Klausimo ypatybės
Šiuo metu biuro darbe nomenklatūra yra sudėtinga sąvoka, apimanti kelis dokumentų tipus ir grupes. Įprasta kalbėti apie tipišką, apytikslę, specifinę nomenklatūrą.Asmenys paprastai supažindinami visos institucijos ir atskiro struktūrinio padalinio lygiu.
Reikalaujama, kad tipinė nomenklatūra derintų dokumentus, kurie yra panašaus pobūdžio ir sudėties. Šis modelis taip pat reglamentuoja specifinę indeksavimo sistemą, naudojamą tam tikroje agentūroje. Būtina taikyti tokį bylų pavadinimų sąrašą. Tačiau apytikslis yra patariamojo pobūdžio, nors paprastai jo laikytis yra pagrįsta ir patogu, nes tai padeda supaprastinti visą įmonėje kaupiamą oficialių dokumentų kiekį.
Sistema kaip užsakymo pagrindas
Bet kuri šiuolaikinė įmonė turi susisteminti dabartinę dokumentaciją, ir būtent nomenklatūra parodo tokį klasifikavimo vadovą, kuris gali išspręsti organizacijos problemas. Tai yra dokumentas, kuriame visų įmonės reikalų, kuriuos galima pradėti, pavadinimai nurodomi eilutėmis. Tuo pat metu aiškiai nurodoma, kiek laiko reikia laikyti popierių. Apskaitos, personalo paslaugų, visos įmonės nomenklatūrą turi patvirtinti jos vadovas.
Pagrindiniai nomenklatūros įvedimo tikslai
Toks oficialus dokumentas supaprastina vidaus darbo eigos susisteminimą. Tiesą sakant, tai yra toks planas, kuriame aiškiai išdėstoma, kokie algoritmai turėtų būti naudojami paskirstant vykdomus dokumentus, o kokiais klausimais jie turėtų būti sudėti. Tai sudaro įmonės archyvų sistemą ir palengvina orientavimąsi sukauptais popieriaus ištekliais.
Tuo pat metu personalo reikalų, apskaitos ir bendrojoje įmonės nomenklatūroje yra aiškus laiko intervalų apibrėžimas, atsižvelgiant į skirtingas dokumentacijos kategorijas. Struktūrizuota sistema tiksliai nurodo, kiek laiko reikia saugoti dokumentus, išdėstytus konkrečiu atveju. Kurdami dėklą naudodamiesi vykdomais dokumentais, turite nedelsdami manyti, koks bus galiojimo laikas. Šis etapas vadinamas pirminiu tyrimu, kuris leidžia nustatyti dokumentų vertę.
Rodyklė, sistema ir pagrindinė informacija
Bylų nomenklatūra oficialiai deklaruoja, pagal kokią sistemą būtina indeksuoti bylas. Ši informacija yra svarbi registracijai, nes nomenklatūros nustatytas rodyklė yra registracijos numerio, priskirto kiekvienam atskiram įmonės dokumentui, elementas. Nomenklatūra yra informacinė nuoroda, leidžianti greitai išanalizuoti konkretaus juridinio asmens struktūrinius ypatumus.
Dokumentacija naudojama, kai reikia sudaryti bylų sąrašą. Tai svarbu vertybiniams popieriams, kurių terminas pagal įstatymą galioja daugiau nei dešimtmetį, įskaitant nuolatinį saugojimą. Taigi bylų nomenklatūra tampa pagrindiniu apskaitos dokumentu, naudojamu departamentuose, atsakinguose už kanceliarijos darbą įmonėje.
Apskaita ir tolesnė plėtra
Dažnai bylų nomenklatūra yra patogiausias dokumentas, per kurį įmonėje įdiegiama apskaitos sistema, leidžianti kontroliuoti laikinus reikalus, tai yra, skirti saugoti dešimtmetį.
Kitas svarbus bylų nomenklatūros tikslas yra jos pritaikymas formuojant informacinių kortelių bylą, būtiną palaikyti svarbią informaciją apie vykdomus dokumentus. Klasifikavimo sistema, naudojama formuojant nomenklatūrą, tampa pagrindu kuriant bylų spintelę, kurioje pateikiama nuoroda apie dokumentų srautus organizacijoje.
Kaip tai atrodo?
Bylų nomenklatūra gali atrodyti taip.
Rengiant dokumentus būtina nurodyti savo įmonės pavadinimus, padalinius, kuriuose įrašyta nomenklatūra, taip pat dabartines datas.
Tai svarbu!
Verslininkui kartais atrodo, kad esant palyginti nedidelei darbo eigai nomenklatūros įvedimas yra tik nepatogumas, per didelis „popierizmas“, kuris neatneš realios naudos. Šis požiūris į klausimą yra kategoriškai neteisingas. Kiekvienoje šiuolaikinėje įmonėje būtina pristatyti teisingą, tinkamą, atsižvelgiant į konkrečios organizacijos nomenklatūrą. Kuriant dokumentą, būtina įsitikinti, kad jis apima visą įmonės darbo proceso apimtį, įskaitant kūrimo etapus. Būtina, kad visi įmonės veiklos, procesų ir veiklos sektoriai atsispindėtų nomenklatūroje.
Galite perskaityti visuotinai priimtus tokio normatyvinio dokumento rengimo reikalavimus valstybės lygiu priimtuose teisės aktuose. Tam yra skirtos įmonių archyvų darbo taisyklės, standartinės instrukcijos, reglamentuojančios įmonių dokumentų apyvartą. 1988 m. Buvo sukurta valstybinė dokumentų palaikymo sistema, kuri vis dar aktuali ir šiandien. Dokumentai, reguliariai priimami valstybiniu lygiu, baigiami rengti atsižvelgiant į šių dienų realijas, įskaitant elektroninių kompiuterių naudojimą, o pagrindinės sisteminimo ir klasifikavimo teorijos išlieka tos pačios.
Prekės formos
Klasikinėje versijoje šis dokumentas sudaromas kaip lentelė. Indeksai, klasifikacijos tampa įmonėje sugeneruotų dokumentų registravimo procesų pagrindu, pereinant nuo įmonės prie išorinių gavėjų ir priimtini tvarkyti iš išorinių šaltinių. Gerai sudaryta nomenklatūra yra patogus įrankis formuojant kitus klasifikatorius, kurie būtinai lydi bet kurios šiuolaikinės įmonės biuro darbo procesą. Taigi, norint išankstinę dokumentacijos peržiūrą, dažnai reikia klasifikuoti klausimus, diskusijų sritis. Taip pat vykdomajai dokumentacijai reikalingi specialūs klasifikatoriai. Įvedant elektroninę sistemą, būtina sukurti navigatorius, reprezentacijas, atspindinčius skirtingus struktūrinius vienetus ir atlikėjus. Be to, remdamiesi bylų nomenklatūra, galite sukurti sistemą, leidžiančią tvarkyti dokumentus, kuriems taikoma speciali kontrolė, taip pat kitus tipus.
Nomenklatūra priklauso planavimo dokumentų kategorijai. Jame galite rasti siūlomų planavimo, apskaitos skirtingų veiklos krypčių, ekonominės įmonės veiklos sričių antraštes. Bendrovei priskirtos funkcijos matomos iš nomenklatūros. Dokumentas yra parengtas kitiems metams, todėl būtina jame išdėstyti ne tik turimas darbo eigos galimybes ir poreikius, bet ir artimiausiu metu suplanuotus. Pageidautina, kad sudarant nomenklatūrą būtų galima gana tiksliai numatyti dokumentų tvarkymo sistemos poreikius įmonėje ateinantiems penkeriems metams, nors tai ne visada įmanoma esant dabartinėms sunkioms ekonominėms sąlygoms, verčiančioms įmones prisitaikyti.
Realybė ir planas
Taikant praktiką, bylų nomenklatūra dažniausiai laikoma apskaitos dokumentais, nes yra numeris, kiekvienos išvardytos antraštės rodyklė. Galutinis nomenklatūros įrašas, kuriame apibendrinami metų rezultatai, leidžia daryti išvadą apie per praėjusį laikotarpį iškeltų bylų skaičių ir kategorijas. Be ypatingų pastangų ir veltui negaišdami laiko, taip pat galite apskaičiuoti per pastarąjį laiką iškeltų bylų skaičių ir apimtis. Čia pateikiamas kiekybinis dokumentų fondo, darbo eigos sistemos, aprašymas. Tokios analizės poreikis iškyla tiek atskirame struktūriniame vienete, tiek visoje organizacijoje.
Nomenklatūra, veikianti kaip apskaitos įrašai, gali būti naudojama perduodant failus į archyvą.Tai pirmiausia pasakytina apie tuos, kurie skirti laikinam saugojimui - ne ilgiau kaip dešimtmetį. Nomenklatūra taip pat suteikia patogų pagrindą inventoriui sudaryti, apimant atvejus, skirtus nuolatiniam ar laikinam saugojimui, jei laikotarpis viršija dešimtmetį. Nomenklatūra yra patogi, kai sudaromas bylų sąrašas, kuriame yra įmonės personalo dokumentai, taip pat aktai, nustatantys dokumentų sunaikinimą, dokumentų, kurių nereikia arba kurių negalima laikyti, paskirstymą.
Tam tikrų tipų organizacijų specifika
Privaloma priemonė bus nomenklatūros sudarymas bet kuriai valstybės institucijai. Šis dokumentas turi būti savivaldybių, pavaldžių teritorinių juridinių asmenų. Tokia privaloma procedūra atsiranda dėl to, kad organizacijose, įstaigose sugeneruoti dokumentai perduodami saugoti savivaldybės ar federalinio lygio archyvuose.
Jei mes kalbame apie privačią organizaciją, tai taip pat būtina formuoti nomenklatūrą, tačiau jai taikomi reikalavimai yra daug mažiau griežti. Viena vertus, dokumentas taip pat yra daugiafunkcinis - jis nepriklauso nuo valstybės dalyvavimo įmonėje. Nomenklatūrą rekomenduojama kurti tuo metu, kai tik kuriamas juridinis asmuo. Perėmimo, susijungimo metu būtina iš naujo suformuoti tokią dokumentų srautų klasifikavimo sistemą, jei tuo pat metu formuojamas naujas juridinis asmuo. Remiantis taisyklėmis, nomenklatūros kūrimas yra ypač prioritetinis uždavinys, ir su ja reikia dirbti dar prieš formuojant instrukcijas, apibūdinančias darbo eigos taisykles.