Atsakant į klausimą: "Kas yra EDI?" pateikiama trumpa pažintis su darbo eigos istorija, nustatomos vidinės ir išorinės organizacijos dokumentų apyvartos rūšys ir paskirtis. Atskleisti EDI sistemų diegimo sėkmės veiksniai įmonėje ir elektroninių dokumentų valdymo, kaip pirkimo optimizavimo priemonės, vaidmuo. Elektroniniai parašai, sertifikavimo centrai ir operatoriai laikomi pagrindiniais EDI komponentais. Darbo eigos su vyriausybinėmis agentūromis organizavimas pristatomas kaip priemonė sumažinti laiką ir išlaidas. Maskvos vyriausybės EDM sistema pateikiama kaip elektroninio darbo srauto diegimo megalopolio mastu pavyzdys.
Kas yra EDO?
Dokumentų srautas - organizacijos dokumentų judėjimas nuo jų sukūrimo ar gavimo iki jų įvykdymo ar išsiuntimo pabaigos; darbo su dokumentais kompleksas: priėmimas, registracija, išsiuntimas paštu, vykdymo kontrolė, bylų formavimas, dokumentų saugojimas ir pakartotinis naudojimas, informaciniai darbai. Elektroninio dokumentų valdymo koncepcija yra įtvirtinta valstybiniame standarte. Pateiktas griežtas, bet siauras apibrėžimas:
Elektroninis dokumentų valdymas (EPF) yra vienintelis darbo su elektronine forma pateiktais dokumentais mechanizmas, įgyvendinant „elektroninių dokumentų tvarkymo“ sąvoką.
(GOST R 7.0.8-2013).
Darbo eiga: nuo molio tablečių iki „Industry 4.0“
Pirmosios dokumentų valdymo sistemos atsirado išradus rašymą, tiksliau - simbolinį rašymą. Šeimos galva su išpjovomis ant medinės etiketės pažymėjo surinktų grūdų maišų skaičių ir gimusių ėriukų. Tai gali būti laikoma įmonės vidaus darbo eigos pradžia.
Asirų kunigai ir senovės Kinijos karalysčių valdininkai, gavę išradėjų raštus, nedelsdami pritaikė juos viešojo administravimo uždaviniui - rinkti mokesčius, kodifikuoti įstatymus, siųsti pavedimus valdytojams ir diplomatijai. Ši darbo eiga buvo daugiau ar mažiau įforminta.
Tai jau buvo tarpvalstybinis ir net tarpvalstybinis dokumentų srautas.
Tobulėjant civilizacijai, keitimosi informacija laikmenoje taisyklės tapo sudėtingesnės. Pirmoji darbo eigos revoliucija įvyko išradus prieinamą popierių. Raštininkai, užrašę svarbiausius pergamentų ritiniuose, buvo padauginti iš skaičiaus ir sudarė žemesnio rango pareigūnų - ne sprendimų priėmėjų - masę, o kopijuodami kitų žmonių dokumentus, darydami kopijas, išduodami pažymėjimus, rašydami prašymus, atsižvelgdami į dokumentus, kurie tekėjo į žurnalus, ir pristatydami svarbius dokumentus į kitą skyrių.
Ir tą pačią akimirką kurjeriai, kurjeriai, kurjeriai ... jūs galite įsivaizduoti tik trisdešimt penkis tūkstančius kurjerių!
A. Griboedovas
Biurokratija, kaip valdymo technologija, įgijo didžiulę galią. Kartais tai niokojo valstybę, ekonomiką ir visuomenę.
Antroji revoliucija kilo su mašinėlių išradimu. Valdymo technologija nepasikeitė, padidėjo biurokratų produktyvumas ir jų galia.
Trečioji - atsiradus kompiuteriams ir el. Pirmajame etape, kuris baigiasi šiandien, pasikeitė dokumentų gamybos ir pateikimo technologijos. Valdymo technologijos beveik nepakito. Biurokratija suardė šią revoliuciją. Būtent šiame etape atsirado EDI koncepcija. Iš pradžių elektroninis dokumentų valdymas kruopščiai atkartojo visus tvarkymo procesus, procedūras ir tradicinės dokumentų apyvartos kelius.
Ketvirta - ateina ir beldžiasi į duris. Jos esmė ta, kad programos ir įrenginiai pradeda keistis duomenimis ir priimti sprendimus be žmogaus įsikišimo. Šaldytuvas užsako produktų pristatymą, RTE klasės sistema (realiojo laiko įmonė) priima užsakymus, perka žaliavas, pertvarko gamybos liniją ir siunčia produktus klientui. Šiame etape žmonija gauna galimybę atsikratyti tarnautojų, kurie nepriima sprendimų ir nesukuria pridėtinės vertės, armijos. Pažangios įmonės ir valstybės tai jau daro.
EDI sistemų vieta tarp informacinių sistemų
Atsižvelgiant į informacinės sistemos brandos laipsnį įmonėje ar įstaigoje, EDI sistema gali būti:
- Atskirai įdiegtas programinės įrangos produktas kartais sąsajomis ar rankiniu būdu keičiasi duomenimis su kitais posistemiais.
- Atskira programinė įranga, giliai integruota su įmonės valdymo sistema, keitimasis duomenimis organizuojamas internetu arba įvykus tam tikram įvykiui.
- Didelės įmonės valdymo sistemos modulis (klasės ERP arba PLM).
Tarp pasaulinėje rinkoje pristatomų sistemų EDI sistemos užima vietą tarp darbo eigos ir įrašų valdymo sistemų.
Rusijos įmonėje (organizacijoje) tiesioginis elektroninių dokumentų valdymo, paremto vakarietiškomis sistemomis, įgyvendinimas retai būna sėkmingas. Verslo modelių ir paslaugų modelių pasaulėžiūra ir etiniai skirtumai yra per dideli. Nepaliečiama kliūtis yra ir liečianti rusų meilė biurokratijai, ne kaip technologijoms ir priemonėms, bet kaip savarankiškam tarnautojo ar pareigūno tikslui.
Elektroninis dokumentų valdymas: rūšys ir paskirtis
Įmonės ar organizacijos dokumentų apyvarta yra padalinta į dvi pagrindines rūšis - išorinę ir vidinę. Istoriškai pirmiausia vystėsi vidaus darbo eigos automatizavimas.
Tinkamai sukurtoje įmonės ar organizacijos informacinėje aplinkoje visi dokumentų tvarkymo posistemiai yra sujungti, keičiasi duomenimis tarpusavyje ir yra aprūpinti kryžminių nuorodų sistema. Taigi, pavyzdžiui, galutinis sutartas sutarties tekstas yra prieinamas logistikai formuojant paraiškas dėl apmokėjimo, finansininkams - kontrolei, technologams ir dizaineriams - atsižvelgiant į darbo sąlygas ir pan.
Pagrindinis vidinės EDI sistemos tikslas yra suteikti sistemos dalyviams jų darbui reikalingą informaciją ir priimti valdymo, techninius, finansinius ir personalo sprendimus. Organizuoti priimtų sprendimų įgyvendinimo kontrolę taip pat yra viena iš svarbiausių EDI funkcijų. Elektroninis dokumentų valdymas taip pat yra elektroninio archyvo tvarkymo priemonė.
Išorinis EDI turi papildomų funkcijų - tai leidžia organizacijoms komunikacijos priemonėmis keistis teisiškai ir finansiškai reikšmingais dokumentais. Svarbų vaidmenį čia vaidina elektroninis parašas, kuris leidžia atpažinti siuntėją dar patikimiau nei įprasti parašai ir antspaudai ant tradicinių dokumentų.
Darbo eigos automatizavimas įmonėje
Priimant sprendimą dėl automatizavimo, įmonėje veikia popierinė darbo eigos sistema. Darbuotojai kuria dokumentus įvairiomis programomis, siunčia vieni kitiems el. Paštu. Jis turi tam tikrą brandos lygį ir atsispindi norminiuose dokumentuose: nuostatuose, instrukcijose ir nuostatuose.
Komanda, kuri dalyvaus automatizavime, būtinai turėtų išstudijuoti šių dokumentų rinkinį, suprasti, kiek jie atspindi verslo procesus, kurie iš tikrųjų susiformavo organizacijoje. Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje kiekvienas informacijos srautas turėtų atspindėti tikrąjį srautą:
- medžiaga;
- finansiniai;
- darbo jėga.
Ir tarnauti konkrečiam verslo procesui.
Tokios analizės pagrindu sukurtas verslo modelis turėtų būti ne tik įdiegtas informacinėje sistemoje, bet ir atsispindėti atnaujintoje norminėje dokumentacijoje.
Organizacijos darbuotojai didžiąją dalį dokumentų elektronine forma kuria įvairiose programose, siunčia vieni kitiems el. Dokumentų forma yra reglamentuojama, tačiau tokio išsiuntimo taisyklės, laikas ir reakcijos turinys nėra labai formaliai išdėstyti. Embrioninio išsivystymo lygiu tai jau gali būti vadinama EDI sistema. Dabar galime kalbėti apie elektroninių dokumentų valdymo automatizavimą - sukurti elektroninių dokumentų kūrimo, pildymo, apdorojimo, nukreipimo sistemą. Svarbus sistemos papildymas bus veiklos stebėjimo ir ataskaitų teikimo posistemis.
Jei procesų brandumas įmonėje yra pakankamas, yra visi šansai, kad perėjimas prie elektroninio dokumentų valdymo bus sėkmingas. Pagrindinis sėkmės faktorius įgyvendinant projektą yra įmonės darbuotojai. Jie taip pat yra pagrindinė rizika.
Organizuodamas elektronines dokumentų valdymo sistemas, diegimo komanda turi derinti ne tik dokumentų formas ir standartinius patvirtinimo kelius, bet dažnai - ir pagrindinę sistemos logiką. Priešingu atveju neįmanoma patenkinti kliento, kuris įsitikinęs, kad verslo procesai, kurie istoriškai susiklostė jų organizacijoje, negali būti patobulinti ir jų negalima paliesti.
Dėl tokio kompromiso kyla tiek paties diegimo, tiek sistemos palaikymo kaina - kiekvienas pardavėjo naujinių diegimas virsta miniatiūriniu diegimu. Sistemos kokybė sumažėja.
Kaip parodė „Gartner Group“, tikrai unikalių verslo procesų, tokių kaip tie, kurie suteikia įmonei konkurencinį pranašumą, pirmaujančiose įmonėse yra net mažiau nei 1-5%. Likę procesai, nepažeidžiant organizacijos, gali būti (ir turėtų) būti pakeisti standartiniais iš pagrindinės sistemos konfigūracijos.
Iš tikrųjų pagrindinė konfigūracija yra apibendrinta sėkmingiausių pramonės įmonių patirtis. Dėl perėjimo prie standartinių verslo procesų sumažėja operacijų išlaidos ir padidėja bendras verslo efektyvumas. Elektroninis dokumentų tvarkymas bus lengvas ir patogus. Tai visiškai atsipirks už vienkartines organizacinių pokyčių, reguliavimo reguliavimo ir darbuotojų mokymo pastangas. Mokymų metu būtina kantriai ir nuosekliai paaiškinti vartotojams, kas yra EDI, kaip tai pakeis jų ir visos įmonės gyvenimą į gerąją pusę.
EDI tarp įmonių. Darbo eigos sistemos
EDI (elektroninio duomenų apsikeitimo) sistemos Vakaruose pasirodė XX a. 70-aisiais.
Jie vykdė elektroninį dokumentų cirkuliavimą tarp organizacijų, leido įmonėms pateikti ir gauti užsakymus rinkoje, organizuoti pagamintos produkcijos siuntimą klientui ir elektronine forma generuoti tinkamus logistinius ir finansinius dokumentus.
Prireikus mėnesio ar ketvirčio pabaigoje buvo surašomi popieriniai dokumentai, jų formavimas, pristatymas, priėmimas, pristatymas atgal nesulėtino komercinio ir gamybos proceso. Tuo pačiu metu buvo suformuotas EDI duomenų mainų standartas, kuris išliko įgyvendinant XML.
Prisijungimas prie elektroninės dokumentų valdymo sistemos EDI labai paspartino komercinę ir gamybinę įmonių veiklą.
EDI su vyriausybe
Taip pat kilęs iš Vakarų. Praėjusio amžiaus pabaigoje finansinės ir ekonominės veiklos subjektai galėjo pateikti pajamų deklaraciją elektronine forma. Dvidešimtame amžiuje rusų aktoriai taip pat gavo šią galimybę. Pastaraisiais metais privaloma pateikti informaciją mokesčių inspekcijai, pensijų fondui (pensijų fondui), darbo inspekcija elektronine forma - pirmiausia didelėms, po to vidutinėms, o paskutiniais etapais - mažoms įmonėms ir organizacijoms.
Reikalaujama, kad įmonės sudarytų susitarimą su FŽP dėl elektroninio dokumentų valdymo. Gyventojai taip pat gavo galimybę versti savo bendravimą su mokesčių inspekcija elektroniniu formatu. Kiekvienais metais tokių paslaugų populiarumas auga.
Išorinių EDI sistemų elementai
Klientas - organizacija ar asmuo, dalyvaujantis EDI ir turintis elektroninį parašą. EDI operatorius suteikia savo klientams platformą dokumentų mainams.
Elektroninis parašas (ES) - specialiai suformuotas duomenų rinkinys, leidžiantis unikaliai identifikuoti dalyvio EDI. Šis rinkinys pridedamas prie elektroninio dokumento ir patvirtina jo autentiškumą.
Elektroninis parašas - informacija elektronine forma, pridedama prie kitos informacijos elektronine forma (pasirašyta informacija) arba kitaip susieta su tokia informacija ir naudojama informacijos pasirašytojui nustatyti (2011 m. Balandžio 6 d. Federalinis įstatymas Nr. 63-FZ „Dėl elektroninio parašo“). ")
Rusijos Federacijoje priimamos trys elektroninio parašo klasės. Jie skiriasi apsaugos lygiu ir tikslu.
- Paprastas parašas - patvirtina, kad dokumentą atsiuntė konkretus asmuo - šio parašo savininkas. Jis naudojamas patvirtinti el. Laiško siuntėjo tapatybę įvairių lygių oficialių institucijų ar konkrečių pareigūnų adresu.
- Patobulintas nekvalifikuotas parašas - patvirtina tiek konkretaus asmens elektroninio dokumento siuntimą, tiek tai, kad dokumentas nuo pasirašymo momento nebuvo pakeistas. Jis naudojamas tvirtinant dokumentus, kuriuos spausdinti neprivaloma. Šis parašas generuojamas naudojant šifravimo įrankius, leidžiama naudoti neakredituotos sertifikavimo institucijos išduotus sertifikatus.
- Patobulintas kvalifikuotas elektroninis parašas (CEP) - generuojamas naudojant FSB sertifikuotą šifravimo programinę įrangą. CEP naudoja akredituotos sertifikavimo institucijos pažymėjimą, kuris yra parašo autentiškumo garantas. CEP pasirašytas ED turi lygias teises su asmeniniu parašu patvirtintu dokumentu popieriuje. Protestuoti CEP galima tik teismo nutartimi. CEP naudojamas sąveikai tarp vyriausybinių agentūrų, naudojantis valstybės informacinėmis sistemomis
Sertifikavimo institucija (CA) - valstybinė ar visuomeninė organizacija, išduodanti elektroninius parašus (sertifikatus).
CA reputaciją pripažįsta visos elektroninių dokumentų apyvartoje dalyvaujančios šalys. CA išduoda pažymėjimus organizacijoms ir asmenims - apyvartos dalyviams. Sandorių metu CA patvirtina tam tikro elektroninio parašo autentiškumą.
Akredituotas sertifikavimo centras palaiko sutartinius santykius su pagrindine CA ir privalo atitikti visus vietos, kurioje yra buveinė, teisės aktų reikalavimus.
EDI operatorius - komercinė organizacija, teikianti dalyviams EDI diegimo technologinę platformą. Atidėjimas vykdomas komerciniais pagrindais sudarant sutartį. Operatorius EDI turi būti privalomai sertifikuotas valstybinėse įstaigose
Elektroninė prekybos platforma (ETP) yra ryšių kanalų, programinės ir aparatinės įrangos kompleksas, skirtas prekybai tarp komercinių ir valstybinių organizacijų, taip pat privačių asmenų organizuoti.
Elektroninė prekybos platforma vienija įvairių produktų ir paslaugų pardavėjus ir pirkėjus vienoje informacinėje aplinkoje, teikdama jiems daugybę susijusių paslaugų. Daugybė pasaulinio tinklo išteklių siūlo paslaugas, kad suburtų tiekėjus ir vartotojus, padėtų jiems sudaryti sandorį ir didesniu ar mažesniu mastu veiktų kaip tokio sandorio garantas.
Norėdami sumažinti savo išlaidas, pirkėjai gali organizuoti elektroninius kainų siūlymus tiesioginių ir atvirkštinių aukcionų, konkurencinių pirkimų, kainų pasiūlymų ir pasiūlymų forma, optimizuodami sąnaudas.Pardavėjai gauna lengvą, greitą ir patogų priėjimą prie rinkos bei patogią platformą savo produktams reklamuoti.
- ETP, skirtas pateikti valstybinį užsakymą, yra ETP, kurį RF ekonominės plėtros ministerija ir FAS pasirenka atviriems aukcionams elektronine forma.
- Skolininkų turto pardavimo bankroto ETP. Jie tapo visomis elektroninėmis svetainėmis, vykdančiomis viešuosius pirkimus.
- ETP užsakymams pateikti po 223-ФЗ.
- ETP komerciniams klientams - komercinės įmonės čia teikia pasiūlymus pagal lankstesnes taisykles.
- Konkrečiai korporacijai sukurti komerciniai specializuoti ETP. Pavyzdžiui: „Gazprom“ svetainė naftos produktams parduoti.
- Komercinės daugiadalykės elektroninės prekybos platformos su universaliu produktų ir paslaugų rinkiniu.
Tokie ETP kaip „Aliexpress“ ir „E-bay“ yra plačiai žinomi.
Jiems vartotojų teises gina tiek platformų taisyklės, tiek vertinimo sistema - kiekvienas pirkėjas įvertina pardavėją.
Vyriausybės paslaugos
Valstybinių paslaugų svetainė sujungia daugelio vyriausybinių agentūrų ir tarnybų interneto portalus į vieną konsoliduotą portalą. Ji buvo sukurta plėtojant valstybinę „vieno lango“ koncepciją, siekiant supaprastinti piliečių bendravimą su valstybės valdžia. Kartą prisijungęs naudodamasis kvalifikuotu elektroniniu parašu, Rusijos Federacijos pilietis gali gauti informaciją apie savo:
- Turtas.
- Mokesčiai.
- Išsilavinimas.
- Pensijų išmokos.
- Vežti.
- Prie dokumentų.
Ir daug kitų svarbių punktų.
Galite patikrinti ir sumokėti mokesčius, baudas ir valstybės rinkliavas. Pilietis taip pat turi galimybę prašyti išduoti bet kokį oficialų dokumentą, pažymėjimą, pasą, vizą, pažymėjimą ir pan. Tam jam nereikia vykti į pačią įstaigą ar net į daugiafunkcį centrą - paraiška teikiama elektroniniu būdu, pateikiama ta pati forma. reikalingų dokumentų kopijos.
Parengęs prašomą dokumentą, pakanka vieno apsilankymo MFC, kur dokumentai bus patikrinti, biometrinių parametrų įrašas (jei reikia) ir reikiamo dokumento išdavimas. Šis elektroninis dokumentų tvarkymo būdas sutaupo daug laiko tiek piliečiams, tiek įstaigų darbuotojams - jiems nereikia skirti laiko pirminiam piliečių ir dokumentų priėmimui, o asmeniniams papildymams ir taisymams taip pat nereikia asmeninio buvimo.
Maskvos vyriausybės elektroninė dokumentų valdymo sistema
Sostinėje suformuota „MosEDO“ sistema, kuri sėkmingai veikia nuo 2011 m. Elektroninį dokumentų platinimą su jo pagalba vykdo vyriausybinės įstaigos, tarnybos, komercinės ir visuomeninės organizacijos. Sistema yra gerai sukurta ir yra pelnytai pripažinta maskviečių.
Sistema yra įdiegta ir prižiūrima „Electronic Moscow OJSC“ ir vienija daugiau nei 78 000 vartotojų iš 3000 organizacijų. Maskvos vyriausybės kanceliarinis, organizacinis, administracinis ir valdymo procesas yra visiškai perkeltas į MosEDO sistemą. Didžiausio miesto vyriausybės elektroninė dokumentų apyvarta yra puikus EDI sistemų perspektyvų ir gyvybingumo įrodymas vyriausybinėse įstaigose.
Tobulėjant technologijoms, elektroninis dokumentų valdymas ateinančiais metais panaikins tradicinę. Pagrindinės EDI palaikymo priežastys yra jos pateikiamos:
- Greitis.
- Maža kaina.
- Patogumas visiems dalyviams.
- Aukštas saugumas.
- Veiksminga kontrolė.
Jau dabar didžioji dalis šalies pirkimų vykdoma naudojant EDI. Tradicinė dokumentacija sudaroma atlikus operacijas. Netrukus popieriniai dokumentai bus išduodami tik svarbiausiais, išimtiniais atvejais ir klausimu „Kas yra EDI?“. pagaliau praranda savo aktualumą.