Verslo keliones apibūdina verslo kelionės, kurių metu įmonės darbuotojai išsprendžia svarbius organizacijos klausimus. Kelionės gali vykti Rusijoje ar kitose šalyse. Jas moka darbdavys, už kurias darbuotojas parengia komandiruotės išlaidų ataskaitą. Šiame dokumente yra informacijos apie tai, kiek pinigų buvo išleista kelionei. Remdamasis šia ataskaita buhalteris privalo pervesti darbuotojui reikiamą lėšų sumą patirtoms išlaidoms padengti.
Dokumento koncepcija
Verslo kelionėms 2017 m. Išankstinė ataskaita buvo sudaryta AO-1 forma. 2018 m. Šio dokumento forma liko nepakitusi. Šį dokumentą patvirtina statistikos institucijos, tačiau kiekviena įmonė turi galimybę papildyti šią ataskaitą.
Galite ne tik pridėti naujų stulpelių, bet ir pašalinti kai kurias eilutes, kurios laikomos nereikalingomis. Verslo kelionės išlaidų ataskaita pateikiama pirminiame apskaitos dokumente. Tai patvirtina, kad darbuotojui už kelionę skirtos lėšos buvo išsiųstos vienu ar kitu tikslu.
Kompiliacijos niuansai
Sudaryti išlaidų ataskaitą apie komandiruotę yra gana paprasta. Šį procesą vykdo atskaitingas asmuo arba darbuotoją atstovaujantis asmuo, kuris iš įmonės vadovo gavo tam tikrą pinigų sumą už kelionę. Norėdami įsitikinti, ar šios lėšos iš tikrųjų buvo panaudotos komandiruotės metu, sudaroma ataskaita ir perduodama įmonės buhalteriui.
Ataskaitą tikrina vyriausiasis buhalteris, tada perduoda direktoriui pasirašyti. Jei darbuotojas išleido daugiau nei sumokėjo prieš kelionę avanso forma, tada jis gali gauti kompensaciją. Jis išduodamas grynaisiais iš organizacijos kasos. Už tai pilietis pirmiausia gauna kasos išlaidų orderį, kuriame nurodoma, kokiam tikslui lėšos buvo išleistos.
Kokias formas galiu naudoti?
Rengdami išlaidų ataskaitą, įmonių darbuotojai gali naudotis šiais dokumentais:
- Statistikų patvirtinta AO-1 forma;
- forma, specialiai sukurta tam tikros įmonės remiantis AO-1 forma;
- elektroninis dokumentas, jei įmonė naudoja elektroninį dokumentų valdymą.
Jei įmonė nusprendžia sukurti savo formą, svarbu į ją įvesti reikiamą informaciją. Jei jų nėra, tai gali sukelti tam tikrų problemų mokesčių inspektoriams.
Kaip jis pagamintas?
Visi įmonės darbuotojai, vykstantys į komandiruotes, turėtų suprasti, kaip užpildyti komandiruotės išlaidų ataskaitą. Naudodamiesi šiuo dokumentu jie galės patvirtinti patirtų išlaidų pagrįstumą ir teisėtumą. Projektavimo taisyklės apima:
- apskaitos skyriaus ekspertas darbuotojui išduoda ataskaitos formą;
- Dokumentaciją galite užpildyti patys arba padedami buhalterio;
- duomenys įvedami iškart po kelionės;
- tam tikra informacija tinka įmonės buhalteriams.
Prie tokios ataskaitos darbuotojas privalo pridėti kitus dokumentus, kurie patvirtina tam tikras išlaidas. Jie pateikiami skirtingais čekiais, kvitais ar kitais mokėjimo dokumentais.
Kelionės išlaidų ataskaitos pavyzdį galite rasti žemiau.
Kokia informacija yra įtraukta?
Šis dokumentas pildomas remiantis oficialiais dokumentais, prieinamais įmonės darbuotojui, atvykusiam iš komandiruotės.Jei skaičiavimai buvo atlikti grynaisiais, tada prie ataskaitos pridedami skirtingi mokėjimo dokumentai. Jei buvo naudojamos nepiniginės išlaidos, reikės išrašo iš banko.
Ši informacija įtraukta į dokumentus:
- informacija apie keliavusį pilietį;
- duomenys apie buhalterį, kuris užpildo keletą šios ataskaitos pastraipų;
- organizacijos, kurioje pilietis dirba, pavadinimas;
- personalo skaičius;
- išankstinio mokėjimo paskirtis, parodyta namų ūkio ar pramogų išlaidoms padengti;
- informacija apie išlaidų viršijimą ar grynųjų pinigų likučius;
- išvardija dokumentus, patvirtinančius piliečio išlaidas komandiruotėje;
- Bendra suma, kurią įmonės darbuotojas išleido komandiruotės metu
- piliečio parašas.
Ištyręs šią ataskaitą buhalteris deda savo parašą. Be to, jie nurodo ataskaitos numerį ir datą. Nurodomos apskaitomos išlaidos, taip pat apskaitos sąskaitų numeriai. Teisingai surašytas ir patikrintas dokumentas perduodamas įmonės direktoriui tyrimui ir pasirašymui.
Žemiau pateikiamas išlaidų ataskaitos apie verslo kelionę pildymo pavyzdys.
Kokie dokumentai pridedami?
Įmonės darbuotojas komandiruotės metu privalo išsaugoti visus mokėjimo dokumentus, patvirtinančius tam tikras išlaidas. Jie įrašomi į ataskaitą, ją baigiant. Ši dokumentacija gali būti pateikiama įvairiomis formomis. Todėl prie pranešimo pridedami šie dokumentai:
- kasos čekiai buvo laikomi įprasčiausiais dokumentais;
- griežtos ataskaitų formos;
- grynųjų pinigų orderiai;
- kvitai;
- važtaraščiai;
- kiti mokėjimo dokumentai.
Visi šie dokumentai turėtų būti atidžiai tikrinami ir laikomi tinkamiausiomis sąlygomis. Jei jie bus pamesti, darbuotojas negalės įrodyti, kad iš tikrųjų iš darbdavio gautas lėšas išleido būtiniems tikslams. Tokiu atveju buhalterija gali atsisakyti kompensuoti išlaidas.
Jei lėšos išleidžiamos organizacijose ir parduotuvėse, kuriose neišduodamas kasos čekis, turėsite paprašyti prekių čekių.
Kokie sunkumai?
Vykdant išlaidų ataskaitą apie komandiruotę, gali kilti įvairių sunkumų. Tai apima:
- jei asmuo siunčiamas į kitą šalį, tada jis privalo patvirtinti išlaidas su mokėjimo dokumentais, gautais iš užsieniečių, tačiau jei jis nemoka užsienio kalbos, jis gali neturėti skirtingų kvitų ir čekių;
- dažnai, iškart po tokios kelionės, pilietis eina atostogauti, todėl neturi laiko iš karto po atvykimo surašyti ataskaitos, tačiau taip pat gali tekti suformuluoti dokumentus iškart po poilsio laiko;
- visi dokumentai, gauti iš užsieniečių, turės būti išversti į rusų kalbą.
Ar teisingai bus kompensuotos išlaidos piliečiui, priklauso nuo to, ar teisingai užpildyta ataskaita ir rengiami kiti dokumentai.
Savybės keliaujant į užsienį
Verslo keliones galima vykdyti ne tik per Rusiją, nes dažnai reikalaujama aplankyti užsienio partnerius, todėl reikalinga verslo kelionė į užsienį. Kaip tokiu atveju išduoti išlaidų ataskaitą? Tam atsižvelgiama į ypatybes:
- grįžęs iš kelionės, darbuotojas per tris darbo dienas turi surašyti ataskaitą;
- jei pinigai buvo išleisti užsienio valiuta, tai tikrai nurodoma dokumentuose;
- informacija apie išlaidas užsienio valiuta turi būti įvesta nepervedant rublio kurso;
- jei tam tikras išlaidas patvirtinantys dokumentai yra surašyti užsienio kalba, turėsite pasirūpinti jų vertimu į rusų kalbą;
- vertimo procesą gali atlikti tiesioginis įmonės darbuotojas arba specializuotų įmonių darbuotojai;
- Jei bilietai skirtingoms transporto priemonėms yra kuriami užsienio kalba, būtinai reikia perduoti duomenis, kuriuos nurodo visas vardas ir pavardė.keleivis, atvykimo vieta, skrydis, išvykimo ir atvykimo data, taip pat bilieto kaina;
- nebūtina versti jokios reikšmės neturinčios informacijos, pavyzdžiui, tai apima skrydžio taisykles ar bagažo gabenimo ypatybes;
- nereikia perduoti, jei pilietis turi elektroninį bilietą, nes visa informacija yra užpildoma remiantis Unified International Codifier reikalavimais;
- reikia pervesti visus kitus patvirtinamuosius dokumentus, įskaitant viešbučio sąskaitą arba čekį už automobilio nuomą.
Tik tada, kai bus atsižvelgiama į visus aukščiau išvardintus reikalavimus, įmonės darbuotojas galės patvirtinti tikslą išleisti iš darbdavio gautus pinigus. Jei perkėlime dalyvauja specializuotų įmonių darbuotojai, tokių paslaugų išlaidos įtraukiamos į kitas įmonės išlaidas.
Ar darbuotojas gali išvykti atostogauti po kelionės?
Verslo kelionės dažnai trunka pakankamai ilgai, todėl iškart po tokios kelionės darbuotojui reikia poilsio. Po tokios kelionės leidžiama iš karto pasiimti atostogas. Tam nebūtina atvykti į darbą ir nedelsiant perduoti išankstinę ataskaitą apie komandiruotę.
Dokumentaciją leidžiama rengti iš karto po atostogų, o ne per tris dienas po grįžimo iš kelionės.
Pristatymo terminai
Dokumentą galima išsinuomoti per tris dienas. Skaičiavimas prasideda šiais punktais:
- grįžimas iš komandiruotės;
- išėjimas iš atostogų;
- grįžti iš nedarbingumo atostogų.
Todėl skaičiavimas per tris dienas prasideda nuo to momento, kai pilietis grįžta į darbą tęsti savo karjeros. Jei pažeidžiami komandiruotės išankstinio pranešimo perdavimo terminai, tai lemia, kad darbuotojas negauna pinigų iš įmonės, kad padengtų jo patirtas išlaidas. Be to, ši situacija gali tapti pagrindu patraukti bendrovę atsakomybėn, jei mokesčių inspektoriai nustato pažeidimus.
Kokia instaliacija naudojama?
Norint patvirtinti teisingai užpildytą verslo kelionės išankstinės ataskaitos formą, reikia į apskaitos įrašus įvesti atitinkamus duomenis. Norėdami tai padaryti, buhalteris naudojasi įrašais, kad atspindėtų pajamų ar išlaidų operacijas. Išlaidos įrašomos į 71 sąskaitą.
Jei pilietis kelionėje praleido daugiau, nei gaudavo iš darbdavio, jis gali tikėtis tokių išlaidų kompensacijos. Norėdami tai padaryti, jis privalo juos patvirtinti oficialiais dokumentais. Tik tokiu atveju reikalingą informaciją buhalteris įveda į įmonės apskaitą.
Išvada
Dėl įvairių priežasčių verslo kelionių gali reikalauti bet kuri įmonė. Jie gali būti vykdomi Rusijoje ar kitose šalyse. Verslo kelionėse dirbantys darbuotojai gali tikėtis gauti kompensaciją už savo išlaidas. Norėdami tai padaryti, jie turi išsaugoti mokėjimo dokumentus, patvirtinančius patirtas išlaidas.
Po komandiruotės įmonės darbuotojas parengia išankstinę ataskaitą. Jame yra informacija apie visas kelionės metu patirtas išlaidas. Kitus prie jo pridedamus dokumentus nagrinėja buhalteris ir įmonės direktorius. Remiantis šia ataskaita, reikalingi duomenys įrašomi į įmonės apskaitą.