Verslo procesų auditas: kada ir kaip jį atlikti? Verslo procesai - pavyzdžiai

Norint išgyventi nuožmioje konkurencijoje, šiuolaikinei įmonei gyvybiškai svarbu greitai reaguoti į rinkos pokyčius ir racionaliai naudoti turimus išteklius. Tačiau laikui bėgant efektyvumas mažėja - dalis veiksmų ir procedūrų pasensta, skyriai pradeda dubliuoti vienas kito užduotis. Štai kodėl toks svarbus yra verslo procesų savalaikis auditas. Žinodama įmonės trūkumus, vadovybė gali imtis tinkamų priemonių ir optimizuoti darbą.

Apibrėžimai

Verslo procesas yra logiškai sujungtų, periodiškai pasikartojančių operacijų grandinė, kurios metu organizacijos ištekliai naudojami objektui apdoroti (faktiškai ar fiziškai). Kitaip tariant, tai yra tam tikras įmonės darbo segmentas, kurio rezultatai yra realūs, išmatuojami.

Verslo procesų vidaus auditas yra visų rūšių įmonės analizė: gamybinė, komercinė, socialinė. Jos užduotis yra nustatyti, kaip efektyviai funkcionuoja pagrindiniai įmonės struktūriniai padaliniai ir informacijos perdavimo kanalai.

Kada leisti

1. Įvedę naują dokumentaciją ir instrukcijas. Pavyzdžiui, diegiant kitą programinę įrangą. Tokiu atveju geriau atlikti auditą ne iš karto, bet po kurio laiko, būtiną „įsilaužimui“ ir testavimui. Patikrinimo gylis priklauso nuo pokyčių masto ir šio proceso svarbos įmonei.

2. Suplanuotas auditas. Tai vykdoma pagal nustatytą grafiką, mažiausiai 1 kartą per metus.

3. Nenumatytas auditas. Tai organizuojama vyresniosios vadovybės arba vadovo, atsakingo už konkretų verslo procesą, prašymu. Toks poreikis gali kilti, jei:

• įvyko didelis gedimas;
• periodiškai gaunami proceso klientų (išorinių ir vidinių) skundai;
• Yra pasiūlymų ir idėjų, kaip patobulinti procesą.

Apibendrindami galime pasakyti, kad verslo procesų auditas yra būtinas visais atvejais, kai įmonėje įvyksta kokių nors pokyčių.

Verslo procesų tipai

Šiuolaikinėje vadybos teorijoje procesai skirstomi į pagrindinius ir pagalbinius. Pirmąją grupę sudaro viskas, kas leidžia organizacijai uždirbti pinigų ir pasiekti tam tikrus tikslus:

• prekių gamyba / paslaugų teikimas;
• rinkodara ir pardavimas;
• logistikos ir pristatymo paslaugos;
• bendravimas su tiekėjais ir tarpininkais;
• mokesčių apskaita;
• klientų aptarnavimas.

Savo ruožtu palaikantys yra tie procesai, kurie užtikrina branduolio įgyvendinimą, suteikia reikiamus išteklius ir informaciją. Tai yra vidinės funkcijos, tokios kaip personalo valdymas, apskaita ir objekto saugos užtikrinimas.

Verslo procesai: pavyzdžiai ir aprašymas

Svarbu pažymėti, kad kiekviena konkreti įmonė turi savo verslo procesų sąrašą, atsižvelgiant į jo dydį ir veiklos specifiką.

Pagrindiniai bet kurio PSU elementai yra šie:

• įvesties duomenys;
• ištekliai (žmonės, įranga, infrastruktūra, programinė įranga);
• kriterijai (klientų reikalavimai, standartai, įstatymai);
• dokumentai ir įrašai (mokėjimai, paraiškos, užsakymai, kvitai, sąskaitos faktūros);
• išvestiniai duomenys (produktas, jo dalis arba būtina informacija);
• rezultatų matavimas (auditas, stebėjimas, analizė).

Be to, kiekviename procese turi būti paskirtas savininkas, atsakingas už galutinį rezultatą.

Pažiūrėkime, kaip galima apibūdinti verslo procesus. Mes paėmėme pavyzdžius iš dviejų visiškai skirtingų sričių savo esme.

Pirmoji įmonė parduoda franšizes.Jos darbe su klientais galima išskirti 4 pagrindinius verslo procesus. Savo ruožtu kiekvieną iš jų sudaro kelios operacijos.

1. Kvalifikacija. Užduotis: apdorokite programą. Šis etapas leidžia jums sukurti kanalą ir įvertinti rinkodaros efektyvumą. Darbuotojas apdoroja gautą prašymą ir perduoda jį statusui „Kvalifikuotas“ arba „Atsisakymas“. Visos tinkamos programos iš karto patenka į BP-2.
2. Parduodamas. Uždaviniai: padaryti pristatymą, dirbti su prieštaravimais, gauti indėlį ir perduoti projektą kuratoriui. Siekiant pagerinti darbo efektyvumą, kuriama darbuotojų motyvavimo sistema, planas ir pardavimo prognozė. Operacijos automatiškai gaunamos iš BP-1 arba jas rankiniu būdu sukuria valdytojas. Po perkėlimo kuratorei projektas atitenka BP-3.
3. Paleisti. Uždaviniai: kuratoriaus paskyrimas, darbo pradžia ir ataskaitos parengimas. Šis verslo procesas suteikia galimybę palaipsniui pradėti franšizę. Pridėtos naujos funkcijos: dokumentų taisymas, pranešimai klientams, naujų darbuotojų ir rangovų pritraukimas.
4. Royalty. Užduotis: laiku gauti indėlį (honoraras). Iškart po paleidimo automatiškai sukuriamas naujas verslo procesas ir paskirta kito mokėjimo data. Taip pat sudaromas franšizės gavėjo paramos planas.

Antrasis pavyzdys yra viso ciklo reklamos agentūra, gaminanti spausdinimo produktus, lauko reklamą, lipnias medžiagas, taip pat viešbučių aksesuarus. Čia yra 3 pagrindiniai procesai:

1. Paieška. Būtina surasti potencialius klientus, užmegzti ryšius ir suorganizuoti susitikimą. Be to, turite išsiaiškinti, iš kur atsirado klientas (iš duomenų bazės, interneto ar kitų šaltinių), planuojamos kampanijos mastą (tūkstančiais rublių) ir, jei reikia, atsisakymo priežastis.
2. Parduodamas. Gavus prašymą, išsiunčiamas komercinis pasiūlymas, tada išrašoma sąskaita faktūra. Nurodoma mokėjimo forma (100 proc., Vėlesnis apmokėjimas, garantinis raštas). Tada užsakymas eina į gamybą (BP-3). Išsiųsdami ir gavę atsiliepimą, pagrindinis tikslas yra maksimaliai pakartoti pardavimus.
3. Gamyba. Gavęs užsakymą, gamybos vadovas patvirtina terminą (terminą). Atliekamos technologinės operacijos - priešspausdinimas, spausdinimas, apdorojimas po spaudos. Jei klientas yra patenkintas rezultatu, projektas grįžta į BP-2, kitu atveju grįžta į proceso pradžią, kad būtų atnaujinta.

Patogiausia įmonės verslo procesus pavaizduoti schematiškai, parodant pagrindinius ryšius tarp jų (pavyzdžiui, perėjimą nuo pirmojo pristatymo iki pardavimo etapo). Taip pat galite pateikti informaciją lentelės formatu:

Dokumentacija

Auditą sudaro šios pagrindinės pozicijos:

1. Elgesio tvarka. Šį dokumentą patvirtina vyresnioji vadovybė ir jame pateikiama informacija apie audito priežastis (planuojamą / nenumatytą), tikslus, galimybes, komisijos narius. Nedelsiant paskiriamas audito vadovas, taip pat nustatomos programos rengimo ir tvirtinimo sąlygos.

2. Auditorių darbo dokumentai. Tai apima visas pastabas, kurias auditoriai padaro audito metu, taip pat užpildytas anketas, apklausos rezultatus, interviu formas, testus ir kt. Be to, įmonėje saugomi norminiai dokumentai, kuriuose nurodomi reikalavimai darbo dokumentams. Juose turėtų būti:

• sudarymo data ir vieta, inspektoriaus vardas, pavardė;
• informacijos šaltiniai ir būdai (interviu, stebėjimas, klausimynai);
• išsamus tiriamų verslo procesų aprašymas;
• visų ankstesnių auditų rezultatai.

Darbo dokumentai užpildomi tiek savavališkai, tiek iš anksto nustatyta forma - pavyzdžiui, lentelių, grafikų, teksto ir kt. Forma.

3. Audito planas. Jį sudaro keli pagrindiniai skyriai: informacijos rinkimas ir apibendrinimas, nuodugni analizė, išvadų rengimas, pasiūlymų ir rekomendacijų rengimas, ataskaitos sudarymas ir rezultatų pristatymas. Audito pradžioje nurodomas jo tikslas, ištirtų verslo procesų aprašymas, taip pat etapai ir pagrindinės tikrinimo veiklos. Kiekvienam etapui būtina nustatyti pagrindines užduotis, duomenų rinkimo ir analizės metodus, terminus, išteklius ir asmenis, atsakingus už rezultatą.

4. Pranešimas. Šiame dokumente apibendrinamas nuveiktas darbas, nurodomos stipriosios ir silpnosios įmonės pusės. Pirmame skyriuje pateikiamos bendros išvados, o antrame - išsami informacija apie panaudotus išteklius ir rezultatus.

5. Auditoriaus išvada. Parodo svarbiausias išvadas ir rekomendacijas verslo procesų optimizavimui.

Nariai

Atsižvelgiant į organizacijos sudėtingumą, struktūrą, darbuotojų skaičių ir verslo specifiką, priklauso nuo to, kas atliks auditą. Apsvarstykite reikalingus audito dalyvius.

1. Iniciatorius ir asmuo, tvirtinantis auditą. Paprastai tai yra vienas iš įmonės vadovų ar jų pavaduotojų.
2. Revizijos komisija. Privalomi dalyviams keliami reikalavimai - aukštasis išsilavinimas ir bent jau nurodyto laikotarpio darbo patirtis.
3. Komisijos vadovas. Ši pareigybė skiriama vieno iš nepriklausomų įmonės padalinių darbuotojams (padaliniams, kurie yra tiesiogiai pavaldūs įmonės savininkui ir nedalyvauja pagrindiniame verslo procese - apsaugos tarnyboje, strateginės plėtros tarnyboje ir kt.). Kartais dalyvauja trečiųjų šalių ekspertai.
4. Audituoti asmenys. Tai gali būti bet kurie organizacijos darbuotojai, turintys patikrinimui reikalingą informaciją.

Gerbiamose įmonėse audito kontrolei dažnai sudaromos specialios komisijos.

Procedūra

Verslo procesų auditas atliekamas pagal aiškiai apibrėžtus reikalavimus. Ištirti pagrindiniai įmonės verslo ciklai - tiekimas, gamyba, pardavimas, investicijos (investavimas į modernizavimą ir plėtrą), taip pat valdymas.

1 etapas: Bendrųjų modelių studijavimas

Vidaus auditas prasideda pagrindinės informacijos apie įmonės veiklą, jos struktūrą ir padalinių veiklą rinkimu. Iš esmės jis gaunamas iš įmonės dokumentų - strateginio plano, valdymo taisyklių, pareigybių aprašymų, kodų ir kt. Visi duomenys įvedami į ataskaitą, kurioje nurodoma:

• organizacijos struktūra;
• pagrindinių verslo procesų sąrašas;
• padalinių darbo aprašymas: vardai, pavardės, funkcijos, gaunami ir išeinantys dokumentai, veiklos rezultatai.

Dažnai po pranešimų vyksta pokalbiai su darbuotojais. Tai leidžia aptikti netikslumus ankstyvajame etape, pamatyti skirtumą tarp tikrosios daiktų būklės ir to, kaip patys darbuotojai atstovauja organizacijai.

2 etapas: išsami verslo procesų analizė

Šiame etape būtina apibūdinti įvairių įmonės operacijų seką ir ypatybes. Patogumui sudaromos lentelės, apibūdinančios kiekvieną verslo procesą atskirai.

Be to, sudaromos išsamios diagramos ir veiklos diagramos, atspindinčios įmonės organizacinę struktūrą, darbo instrukcijų seką, sąveiką tarp vieno skyriaus ir skirtingų skyrių darbuotojų. Visa procedūra turėtų būti dokumentuojama. Jei įmanoma, rekomenduojama organizuoti garso ir vaizdo įrašus.

3 etapas: modeliavimas

Šio etapo tikslas yra susisteminti informaciją apie įmonę ir jos procesus vaizdine grafine forma. Modelis turėtų parodyti verslo procesų struktūrą, jų įgyvendinimo ypatybes, taip pat darbo eigos seką.

Pirmiausia parengiamas struktūrinis modelis, kuris parodo departamentų sąveiką, dokumentaciją, verslo procesų struktūrą (nuo bendrųjų grupių iki privačių užduočių). Be to, tai parodo, kaip duomenys, šaltiniai ir dokumentai perkeliami tarp pagrindinių dalyvių.

Gatavą modelį suderina architektai, pagrindiniai organizacijos programuotojai ir specialistai.

Šiame etape parengiama išsami darbo eigos schema. Tam kiekvienam dokumentui priskiriamas unikalus registracijos numeris / kodas. Supaprastinta forma atrodo taip:

Jei patikrinimo metu nustatomi nukrypimai, būtina aiškiai nustatyti jų priežastį. Tai gali būti tiek išorinis, tiek vidinis, objektyvus arba subjektyvus (pavyzdžiui, žemos darbuotojų motyvacijos).

4 etapas: Ataskaitos parengimas ir rezultatų pristatymas

Remdamasi gauta informacija, Komisija turėtų parengti rekomendacijas ir pasiūlymus procesams tobulinti. Tokiu atveju būtina atsakyti į pagrindinius klausimus:

• Su kokiu neigiamu šalutiniu poveikiu galiu susidurti?
• Ar reikia atnaujinti visą dokumentaciją?
• Kiek laiko prireiks pamatyti pokyčių poveikį?

Tada vadovas parengia ataskaitą ir išvadą bei rezultatų pristatymą. Taigi verslo procesų auditas leidžia įmonės savininkams sužinoti apie organizacijos „silpnybes“ ir problemas. Tuo pačiu metu iškart atsižvelgiama į 2 pusių požiūrį - tikrinama ir patikrinama.

Verslo procesų tobulinimas ir plėtra gali apimti priemones papildomam darbuotojų mokymui, programinės įrangos kūrimui, siūlymams skatinti personalą ir personalo pokyčius.

Audito metodai ir informacijos šaltiniai

Verslo pradžiai ir bet kokiems reikšmingiems pokyčiams įmonėje reikia naudoti tiksliausią ir patikimiausią informaciją. Tai daugiausia yra matematinės prognozės, duomenų palyginimas ir perskaičiavimas. Duomenų šaltiniai yra dokumentai:

• sąmatos, darbų vykdymo žurnalai;
• užsakymų pateikimo dokumentai;
• tiekimo sutartys;
• sąskaitos faktūros;
• gamybos savikainos skaičiavimo kortelės;
• inventoriaus kortelės;
• apskaitos registrai;
• materialinių išteklių atvykimo ir išdavimo ataskaitos, sandėlio apskaitos kortelės;
• banko išrašai, kreditiniai / debetiniai grynųjų pinigų dokumentai ir kt.

Taip pat būtina rinkti informaciją apie proceso rodiklius - ne tik tikslias vertes, bet ir tai, kaip apskaičiuojamos apskaičiuotos vertės, kokių priemonių imamasi esant nukrypimams. Šie duomenys gali būti gaunami stebint darbo eigą, taip pat pokalbiams su darbuotojais, klientais ir tiekėjais.

Pagrindiniai veiklos rodikliai

Priklausomai nuo to, kokiu tikslu atliekamas verslo procesų auditas, naudojami įvairūs kriterijai ir vertinimo metodai.

Naudodami subalansuotą rezultatų kortelę galite iš karto pamatyti, kuriose darbo vietose kyla problemų. Sunkiausias laikotarpis šiuo atžvilgiu yra verslo pradžia, kai nėra ko lyginti rodiklių. Štai kodėl daugelis jaunų įmonių į auditą įtraukia išorės ekspertus, kurie gali įvertinti galimą riziką dar ilgai, kol jie rimtai nesikiša į įmonės darbą.