Pagal Rusijos įstatymus darbo knygos priklauso griežtoms ataskaitų formoms. Šiuos dokumentus tvarko darbuotojas, kuris paskiriamas vadovo įsakymu. Jūs tiesiog negalite imti ir duoti darbo. Yra specialus darbo knygų priėmimo ir perdavimo aktas, kurio pavyzdys bus svarstomas.
Teisinė sistema
Darbų registravimo ir jų saugojimo tvarką nustato įstatymų normos, visų pirma Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu 225. Čia patvirtinta darbo knygos forma, taip pat jos pildymo instrukcijos.
Be to, dokumente pateikiamos darbo jėgos judėjimo kontrolės taisyklės. Iš darbuotojo reikalaujama saugoti tokius žurnalus:
- Knyga apie darbo ir pamestus lapus jiems.
- Formų pajamų ir išlaidų knyga.
Paskutiniame žurnale atidaromos naujos formos, įsigytos pagal grynųjų pinigų orderį. O buhalterinė knyga seka dokumentų, susijusių su darbuotojų priėmimu ir atleidimu, judėjimą.
Kodėl tai būtina?
Kaip jau minėta, už medienos ruošą yra atsakingas įgaliotas darbuotojas, paskirtas specialiu organizacijos įsakymu. Bet gali atsitikti taip, kad šis darbuotojas suserga, eina atostogauti arba įmonė reorganizuojama per priklausymą. Taigi darbas bus patikėtas trečiajai šaliai. Ir šiuo atveju nepakaks paprasčiausiai surašyti įsakymą dėl laikino pareigų vykdymo HR administracijai. Reikės surašyti darbo knygų ir intarpų priėmimo ir perdavimo aktą.
Tokiomis aplinkybėmis visos šalys yra suinteresuotos perduotų duomenų patikimumu. Organizacijos nurodymu, už dokumentų saugumą atsakingi siunčiantys ir gaunantys asmenys, o už netinkamą saugojimą ir priežiūrą numatyta administracinė atsakomybė.
Būtent dėl šios priežasties šalys turėtų atidžiai patikrinti darbuotojų skaičių ir jų intarpus su įrašais žurnale.
Tarpininkavimas
Kadangi įstatymai nereglamentuoja konkrečios darbo perkėlimo iš vieno darbuotojo į kitą formos, darbo knygų priėmimo ir perdavimo aktas (pavyzdys bus pateiktas vėliau) gali būti išduodamas bet kokia forma, tačiau išsamiai nurodant visus duomenis.
Jei reikia, pavedimu perduokite personalo dokumentus organizacijai, sudaroma speciali komisija, kuri perims bylą ir patikrins visus žurnaluose nurodytus duomenis.
Komisiją sudaro šie darbuotojai:
- Žmogiškųjų išteklių vadovas.
- Teisininkas.
- Direktoriaus pavaduotojas
- Žmogiškųjų išteklių pareigūnas perduoda bylas.
- Žmogiškųjų išteklių pareigūnas, šeimininkas.
Be to, remiantis kita įsakymu, yra parengtas dokumentas apie komisijos darbą, kuriuo bus vadovaujamasi perduodant darbo knygų formas ir formuojant aktą.
Kompiliacija
Priėmimo į darbą aktas, nors ir neturi nustatytų formų, turi atsižvelgti į keletą privalomų sąlygų. Išsamiau apsvarstykite dokumento turinį ir formą. Akte turi būti pateikta ši informacija:
- išsami informacija apie organizaciją ir dokumento pavadinimas;
- dokumento sudarymo data ir organizacijos buvimo vieta;
- įrašo serijos numeris;
- duomenys apie kiekvieną darbuotoją, kurio darbo knyga saugoma personalo skyriuje, taip pat turi būti nurodyta kiekvieno darbuotojo pareigos;
- darbo knygos serija ir numeris, taip pat intarpas, jei jis egzistuoja;
- darbuotojo priėmimo į darbą dienos ar darbo knygos įregistravimo data;
- pastabos apie informaciją apie dokumentą (pavyzdžiui, paklausos trūkumas nutraukus darbo sutartį).
Toliau pateikiami duomenys, apibendrinantys: kiek iš viso yra fiksuotų darbo knygelių, jų intarpų. Po to sudaroma kita lentelė, kurioje atsispindi informacija apie nenaudojamas darbo formas, taip pat įdėklai, kurie įgyjami prarandant ar sugadinant dokumentus.
Pabaigoje užregistruojamas tiek darbo knygų, tiek įdėklų, tiek pačių žurnalų perdavimo faktas: išvardytų dokumentų judėjimas ir jų apskaita.
Toliau pateiktas darbo knygų priėmimo ir perdavimo aktas - dokumento pavyzdys.
Parašai
Surašius aktą dėl perduotų dokumentų, jį turi pasirašyti visi komisijos atstovai, esantys dokumentų inventorizacijos metu. Taigi komisijos nariai patvirtina sutikimą dėl visos darbo jėgos prieinamumo įmonėje.
Be to, darbo knygų priėmimo ir perdavimo aktą (pavyzdys pateikiamas anksčiau) turi pasirašyti darbuotojai, perduodantys ir gaunantys dokumentus. Jų parašai yra stulpelyje „perduota-gauta“, taip nurodant, kad reikiami įgaliojimai buvo pašalinti ir perduoti.
Tie darbuotojai, kurių dokumentai yra inventorizuoti, nepasirašo.
Akto forma, aišku, yra tik parašyta. Tai padės išvengti galimų papildomų klausimų ir dvejopų situacijų. Svarbiausia, kad šis aktas atleis darbuotojus nuo galimos atsakomybės už netinkamą personalo dokumentų tvarkymą.