Virksomheder skal tage højde for, hvor lang tid alle ansatte i virksomheden faktisk arbejder i løbet af dagen eller skiftet. Dette kræver vedligeholdelse af en tidsplan for medarbejderne. Dette dokument er udarbejdet i en særlig form. Hver virksomhed og individuel iværksætter skal udfylde denne dokumentation. For at gøre dette skal man bruge T-12 og T-13 registreringsformularer udviklet af statsstatistikudvalget. Udfyldning af tidsplanen er ganske enkel, men til dette skal nogle regler og krav tages i betragtning, så rapporten er korrekt. Fra dets indhold afhænger af den korrekte beregning af lønningen for medarbejderne.
Dokument koncept
Rapportens særlige form blev godkendt i 2004 af Goskomstat. Håndtering af tidsplaner i organisationer udføres af medarbejdere i personaletjenesten eller regnskabsafdelingen.
Baseret på denne formular kan virksomhedsledelsen udføre forskellige handlinger:
- tage hensyn til alle de arbejdstimer, som hver enkelt ansat i virksomheden har arbejdet
- overvåge disciplin på arbejdspladsen;
- afspejler alle medarbejderes fremmøde og fravær;
- registrere det faktum, at hver specialist er for sen;
- besidde oplysninger, der giver dig mulighed for at bestemme, hvor fuldt ud arbejdet blev udført af en specialist i virksomheden;
- bruge disse oplysninger til kompetent lønningsliste;
- indtast data i statistiske former.
Dette dokument bruges ofte af medarbejdere i regnskabsafdelingen, når de beregner den optimale løn, bonusser og godtgørelser til andre ansatte i virksomheden. Ved at vedligeholde en tidsplan for medarbejdere til personaltjenesten kan du kontrollere deltagelse og forsinkelse. Hvis der opdages overtrædelser, holdes de relevante ansatte i virksomheden ansvarlige, og forskellige typer disciplinære sanktioner kan anvendes.
Nuancerne ved brug af dokumentet
Skattekoden indeholder oplysninger om, at hver person, der officielt arbejder i et selskab, ved afskedigelse kan anmode om en tidsplan sammen med andre dokumenter, der inkluderer arbejdsbogen. Disse oplysninger er angivet i art. 84.1 Skattekode.
Siden 2013 kan virksomhedsledere ikke bruge forenede formularer, når de opretholder en tidsplan for medarbejderne, da de er aflyst. Men normalt bruger virksomhedens specialister netop disse dokumenter. Et eksempel på en tidsplan er nedenfor.
Det er tilladt, at specialisterne i regnskabsafdelingen eller personaleafdelingen uafhængigt foretager forskellige ændringer af dette dokument. De afhænger af specificiteten af hele virksomheden og antallet af ansatte i staten.
Formen introduceret af Goskomstat betragtes som praktisk, så den let kan behandles og ændres. Ofte bruges det uden ændringer.
Hvilke former er praktiske?
Der er tre former for dokumenter, der betragtes som nemme at bruge. Du kan nemt foretage forskellige justeringer af dem. Valget afhænger af virksomhedens retning og antallet af stillinger i virksomheden.
Vedligeholdelse af en tidsplan kan udføres ved hjælp af tre formularer som basis:
- T-13. Denne formular bruges normalt af virksomheder, hvori der installeres en drejebænk eller andet udstyr ved indgangen, baseret på hvilken det automatisk registreres, når en bestemt specialist kommer på arbejde.Dokumentationen udfyldes både ved manuel metode og ved hjælp af forskellige computerprogrammer.
- T-12. Denne mulighed er en universel form. Det udfyldes normalt manuelt af firmaets specialister. Det har et ekstra afsnit, hvor oplysninger om betalingsbeløbet for det udførte arbejde kan indtastes.
- 0504421. Denne formular betragtes som specifik, da den kun bruges af budgetorganisationer. Den mest relevante blandt lærere eller lærere, der arbejder i forskellige uddannelsesinstitutioner.
Hvert dokument har sine egne egenskaber, derfor udfyldes det på en bestemt måde.
Hvem udfylder tidsplanen?
Specifikt bør virksomheden udpege en bestemt person, der er ansvarlig for at vedligeholde tidsplanen. Normalt vælges en personaleansvarlig eller revisor til dette. For at gøre dette skal der oprindeligt udstedes en ordre, på grundlag af hvilken de tilsvarende beføjelser overføres til specialisten.
På tidsskemaet skal underskrives af den person, der er ansvarlig for at vedligeholde tidsskemaet og lederen for personaleafdelingen. Det er ikke nødvendigt, at virksomheden separat tildeler en stilling til en sådan medarbejder, da hver person, der er udstyret med ledelsen af virksomheden med den relevante myndighed, kan klare opgaven. Forpligtelsen til at føre en tidsplan overføres på grundlag af en ordre. Det angiver, hvilken medarbejder i virksomheden der er ansvarlig for at vedligeholde dette dokument.
En separat klausul skal tilføjes til ansættelseskontrakten for den valgte specialist. Det indikerer, at en borger har specifikke beføjelser. Hvis denne proces ikke er afsluttet, kan specialisten nægte yderligere arbejde.
Den person, der er valgt til at vedligeholde tidsplanen, skal indtaste oplysninger i hele måneden, hvorefter dokumentationen overføres til chefen for personaleafdelingen. Afdelingsdirektøren kontrollerer oplysningerne med andre kilder og underskriver derefter formularen. Det overføres derefter til regnskabsafdelingen for at beregne lønnen for hver enkelt ansat i virksomheden.
Udfyldningsregler
En medarbejder i virksomheden, der er autoriseret til at udfylde dette dokument, skal forstå nuancerne i processen med at indtaste oplysninger. Reglerne for vedligeholdelse af en tidsplan betragtes som enkle og forståelige. Det tilrådes at forstå dem godt indledningsvis, hvilket vil gøre det praktisk og let at arbejde med rapporten. Produktiviteten for ikke kun personaltjenesten, men også regnskabsafdelingen afhænger af dette. Baseret på korrekt indtastede data vil medarbejdere i regnskabsafdelingen være i stand til korrekt at beregne vederlaget til hver enkelt ansat i virksomheden.
De grundlæggende regler for udfyldning af et dokument inkluderer følgende:
- helt fra starten vælges den aktuelle form for vedligeholdelse af et tidsark korrekt;
- dokumentet udfyldes kun i en kopi;
- det er tilladt for dette manuelt at indtaste data eller bruge en computer;
- den medarbejder, der er involveret i denne proces, skal have den rette myndighed, som arbejdsgiveren først afgiver en ordre til;
- udarbejde tidsplanen i begyndelsen af den nye måned;
- information om virksomhedens navn og eksisterende afdelinger indtastes på titelsiden;
- datoen for begyndelsen af regnskab er angivet;
- i slutningen af måneden indstilles rapporteringsdatoen;
- tidsarkets hovedark er repræsenteret af en tabel, hvor data om hver enkelt medarbejder i organisationen indtastes, og det er vigtigt at indtaste alle navnene korrekt for at undgå forvirring eller fejl;
- sikkert skal der foreligge pålidelige oplysninger om hver enkelt medarbejder, og det nummer, der er tildelt specialisten, som kan tages i en personlig fil, registreres også;
- timesheetskolonner er repræsenteret med specifikke dage i måneden;
- modsatte efternavne er der celler, hvor oplysninger om alle arbejdstimer eller skift indtastes;
- hvis der er weekender eller helligdage, skal disse oplysninger angives med særlige mærker;
- information fra den ansvarlige person skal indtastes dagligt, hvor specialisten styres af officielle dokumenter, som inkluderer forskellige ordrer, erklæringer, sygefravær eller instruktioner fra virksomhedens ledelse;
- hvis der er registreret forsinkelse eller fravær, fastgøres de med specielle koder, der består af tal og bogstaver.
Dokumentet er fastgjort med underskrift fra lederen af virksomheden. Uden denne signatur betragtes den ikke som gyldig. Proceduren for vedligeholdelse af en tidsplan betragtes som enkel, derfor kan enhver medarbejder i personaletjenesten klare denne proces. Hvis der opdages fejl eller overtrædelser, er det den udpegede specialist, der er ansvarlig for disse oplysninger.
Nuancerne ved at indtaste forskellige oplysninger
Udfyldning af dette dokument er faktisk ganske enkelt. For at gøre dette behøver du kun at forstå formålet med hver enkelt celle. Ansvarlige personer med autoritet til at udfylde dokumentationen skal have en god forståelse af dokumentets sammensætning. Funktioner ved påfyldningsprocessen inkluderer:
- tilladt at øge antallet af kolonner;
- timens udgiftskoder vises øverst, og bunden viser, hvor meget specialist faktisk har arbejdet på en bestemt dag;
- hver medarbejder i organisationen skal have et personligt nummer i tidsplanen, der bruges til at beregne lønninger og udføre andre handlinger;
- to numre tildeles deltidsansatte;
- det kræves at angive både de arbejdede dage og antallet af timer, der faktisk blev arbejdet af en specialist hver dag;
- i slutningen af hver måned overleveres rapportkortet til personaleafdelingen, og specialisterne på denne afdeling kontrollerer rigtigheden af forberedelsen af dokumentet, og sørger også for, at de arbejdstider, som de ansatte ikke har mistet, ikke er fravær;
- hvis nogen specialist forlader, bruges hans nummer ikke fra den næste måned, når tidsplanen udfyldes;
- Angiv data om fravær, fridage og også om fravær, ferier, forretningsrejser eller andre grunde, som der ikke er nogen specialist på arbejdspladsen.
Hvis arbejdsdagen er angivet i timer, er det ikke nødvendigt at fastsætte ufuldstændige timer.
Specifikationer for budgetorganisationer
Virksomheder, der er budgetmæssige, bruger en anden form under driften. Det kaldes nr. 0504421. Denne form har nogle forskelle fra standardformen T-12 eller T-13. Dette skyldes det faktum, at det afspejler alle nuancer i arbejdet i en budgetorganisation. I tabellen kan du indtaste forskellige koder, der angiver en weekend under træning eller studieferie.
De vigtigste nuancer ved at opretholde en tidsplan for ansatte i den offentlige sektor inkluderer følgende:
- det er vigtigt at medtage ikke kun institutionens navn, men også den tildelte digitale kode på titelsiden;
- Hvis du har brug for at foretage visse ændringer i dokumentet, foreskrives korrektionskoden;
- der er grafer, hvor du har brug for at indtaste oplysninger om undertotalerne.
Når du bruger denne formular, er det ikke nødvendigt at registrere yderligere beregninger. Ved udfyldning af et dokument bruges standardregler.
Hvilke koder bruges?
Når du udfylder dette dokument, skal du have oplysninger om, hvilke koder der skal indtastes. De består af tal og bogstaver. På forsiden af denne rapport er et udskrift af alle koder. Ofte er det påkrævet at indtaste yderligere koder, for hvilke der er udstedt en særlig bestemmelse af lederen af virksomheden om vedligeholdelse af en tidsplan.
De vigtigste koder, der bruges til at udfylde dette tidsark inkluderer:
- varigheden af dagsskiftet - Я01;
- natarbejde - Н02;
- de aktiviteter, som medarbejderne skal udføre i weekender eller helligdage - PB03;
- overtidsopgaver - С04;
- afsendelse af en specialist på forretningsrejse - K06;
- registrering af obligatorisk betalt orlov - OT9;
- at give specialisten ekstra betalt orlov - OD10;
- at finde en sygeorlov - B19;
- registrering af midlertidigt handicap uden betaling - T20.
Normalt er standardkoder, der er indført ved lov, nok til at udfylde et dokument korrekt.
Hvilke fejl begår man ofte?
Der er nogle almindelige uregelmæssigheder, der forårsager betydelige fejl i dokumentet. Disse inkluderer:
- kun medarbejdernes initialer er angivet, og på samme tid er der ingen oplysninger om den stilling, de besætter;
- Ferie registreres som arbejdsdage;
- på dagen før ferien, bemærkes det ikke, at arbejdsskiftet reduceres med en time.
Hvis en borger har et deltidsjob hos virksomheden, skal man være meget opmærksom på den nøjagtige varighed af hans arbejdsdag. Ofte rejser specialister på forretningsrejse, og under sådanne forhold bruges K06-koden simpelthen, så det er ikke nødvendigt at angive, hvor mange timer en medarbejder arbejder om dagen.
Hvordan er det fyldt med stykkearbejdsbetaling?
Virkelig ofte bruger virksomheder lønninger, som fører til vanskeligheder med at udfylde tidsplanen. Instruktioner til vedligeholdelse af en tidsplan for arbejdsgivere er som følger:
- vederlag afhænger af mængden af arbejde udført af en specialist;
- dokumentet skal tage hensyn til output for hver medarbejder i virksomheden;
- det er tilladt at måle arbejdskraft i timer, for eksempel er det påkrævet i skoler eller andre uddannelsesinstitutioner, derfor bør tidsskemaet skrives i tidsskemaet;
- i andre situationer bruges kode I01, så det er ikke nødvendigt at udfylde den sidste linje i denne dokumentation;
- arbejde på helligdage betales særskilt, og betalingsbeløbet afhænger af informationerne i kollektivaftalen.
Selv med en stykrente-lønningsformular er det således ganske enkelt at udfylde en tidsplan.
Ansvar for fejl
En bestemt virksomhedsspecialist er autoriseret til at føre en tidsplan, som arbejdsgiveren afgiver en passende ordre til. Han skal have en god forståelse af, hvordan han placerer tabellen korrekt. For at forenkle processen bruges ofte et specielt program til at vedligeholde en tidsplan. Det er nok at indtaste relevante data i de nødvendige linjer, hvorefter dokumentet udskrives og underskrives. Hvis det er nødvendigt, skal du blot foretage forskellige ændringer.
Hvis der identificeres fejl i dette dokument af tilsynsmyndighederne, vil virksomheden blive holdt ansvarlig. Oftest afslører inspektøren, at der er uoverensstemmelser i de oplysninger, der er angivet i timesedlen med dataene i de primære dokumenter. Ofte adskiller lønoplysninger sig fra dataene i afviklingsdokumentationen.
Hvis det konstateres, at der er overtrædelser, holdes virksomheden administrativt ansvarlig, og derfor betaler den en bøde på 5 tusind rubler. Hvis der afsløres et fuldstændigt fravær af dette dokument, øges bøden til 50 tusind rubler, og den opkræves af virksomhedens leder på grundlag af bestemmelserne i art. 5.27 i kodeksen for administrative lovovertrædelser. For at forhindre denne situation skal virksomhedsledelsen overvåge rigtigheden og aktualiteten af udarbejdelsen af et tidsplan.
konklusion
Derfor er vedligeholdelse af en tidsplan for medarbejderne obligatorisk for hver organisation. Denne proces udføres af en ansvarlig specialist, udstyret med den relevante myndighed ved at udstede en særlig ordre af virksomhedslederen.
Det er vigtigt at forstå reglerne for udfyldning af alle celler i dette dokument. Hvis det indeholder fejl eller er helt fraværende fra virksomheden, kan tilsynsmyndighederne holde virksomheden administrativt ansvarlig.Baseret på oplysningerne fra tidsplanen foretages beregningen af vederlag for specialister. Det er optimalt for dokumenthåndtering at bruge specielle computerprogrammer, der forenkler denne proces.