Gennemførelse af personlige arkiver over medarbejdere: dannelse, regler for adfærd

En personlig fil indeholder som regel særlig dokumentation, der afspejler information om en medarbejder og hans arbejde i en bestemt periode, eller om en studerende og hans studier i en bestemt videregående uddannelsesinstitution. Typisk udføres dannelse og udførelse af personlige filer over ansatte over en lang periode. På en eller anden måde er de inkluderet i antallet af dokumenter på personale. Hvad er rækkefølgen af ​​denne begivenhed i dag? Hvilke oplysninger indeholder medarbejderens arkivfil? Hvorfor? Svar på disse og andre lige så alvorlige spørgsmål kan findes i processen med at læse denne artikel.

Generelle spørgsmål

Til at begynde med skal det dog bemærkes, at håndtering af personlige arkiver over medarbejdere ikke er en obligatorisk proces i forhold til absolut alle kategorier af arbejdsgivere. I overensstemmelse med russisk lovgivning skal personlige anliggender kun føres for borgere, der udfylder stillinger i public service. Det er nødvendigt at supplere, at den tilsvarende procedure er reguleret af præsidentdekretet "Om ordenen vedrørende forvaltningen af ​​anliggender for personer, der udfylder de russiske statspositioner i udnævnelsesordenen, samt statens holdning vedrørende den føderale tjeneste" dateret 01.06.1998.

Forpligtelsen, herunder dannelse og vedligeholdelse af personlige arkiver over medarbejdere, kan overdrages til arbejdsgiveren - en statsvirksomhed (organisation) også gennem en branche-normativ handling. For eksempel: ordren fra den russiske forbrugerkontrol dateret 16. marts 2005, der godkender reglerne for den føderale civile service, der vedrører tilsyn inden for beskyttelse af forbrugerrettigheder og menneskelig velvære (i henhold til pkt. 7.7 i dette papir, er personlige anliggender overdraget til administrationen af ​​anliggender), såvel som beslutningen " Vedrørende Federal Customs Service ”dateret 21. august 2004, hvorigennem forordningen om FCS godkendes. På grundlag af dette dokument blev forordningen om GUK (hovedpersonel) oprettet og sat i omløb. I overensstemmelse med stk. 15 i forordningen er FCS GUK overdraget vedligeholdelsen af ​​personlige filer for alle servicemedarbejdere.

Derudover kan proceduren for styring af personlige filer over medarbejdere ordineres af administrationsselskabet (med andre ord af en højere organisation). I andre virksomheder og organisationer har ledelsen ret til at træffe beslutninger om behovet for at gennemføre den undersøgte proces og også (i tilfælde af en beslutning i positiv retning) - til hvilke kategorier af ansatte det tilrådes at føre personlige anliggender. Forordningen om udførelse af personlige sagsakter for medarbejdere foreskriver, at den analyserede procedure som regel finder anvendelse på følgende kategorier af borgere:

• Medarbejdere, der arbejder i ledende stillinger (direkte leder af strukturen, hans assistenter (stedfortrædere), ledelse i relation til strukturelle enheder osv.).
• Virksomhedens ansatte, for hvilke der er etableret ansvar i henhold til den nuværende russiske lovgivning (for eksempel hovedkontor, hans stedfortrædere, kasserer osv.).

Reglerne for udførelse af personlige arkiver over medarbejdere, som det viste sig, indebærer ikke en bestemt forpligtelse. Imidlertid sørger mange private virksomheder for at udføre personlige anliggender over for absolut alle dens ansatte.Dette afhænger ikke af status og rang såvel som af de udførte arbejdsaktiviteter (forresten, det er grunden til at også teknisk personale er inkluderet her). Hvorfor? Faktum er, at vedligeholdelse af personlige filer af ansatte er en meget bekvem informationskilde. Derudover gælder denne bestemmelse for absolut enhver medarbejder. Den enkelte mappe indeholder de vigtigste kopier af ordrer til medarbejderen, hans personlige dokumentation samt andre nødvendige papirer. Det er vigtigt at bemærke, at det er instruktionen for udførelse af personlige filer af medarbejdere af personlig karakter, der tjener som et værktøj til at konsolidere information.

Oprettelse af en personlig fil

I dag udføres oprettelsen af ​​anliggender af personlig art til en organiseret gruppering af dokumenterede data om en medarbejder, som arbejdsgiveren overfører til ham, når han overfører eller accepterer et job. Instruktionen i proceduren til vedligeholdelse af personlige arkiver fra medarbejdere antyder, at alle relevante operationer, på en eller anden måde, tildeles en specielt autoriseret specialist eller et personaleorgan, der er individuelt ansvarlig for at organisere korrekt behandling af sådan dokumentation.

Oprettelse af sager af personlig karakter udføres umiddelbart efter modtagelse eller overførsel af en medarbejder til en lederstilling eller stilling, i overensstemmelse med hvilken lovgivningen er fastsat for ansvar. Proceduren for vedligeholdelse af medarbejderes personlige filer udelukker ikke en anden stilling, når det ordineres gennem instruktioner om proceduren for udførelse af visse handlinger på de personlige filer af ansatte.

I henhold til metodologiske henstillinger fra Moskva Byarkiv samt VNIIDAD FAS fra Den Russiske Føderation inkluderer personlige filer, på en eller anden måde dokumentation, der er leveret af ansatte under ansættelse, samt dannet i processen med deres efterfølgende professionelle aktivitet hos en bestemt virksomhed eller organisation. Så dette inkluderer følgende papirer:

• Personligt ark i henhold til personalet eller den tilsvarende profil.
• Tilføjelse til ansøgningsskemaet eller det personlige ark.
• Medarbejders selvbiografi.
• Kopier af uddannelsesdokumentation.
• Den anden kopi af ansættelseskontrakten.
• Kontrakt vedrørende ansvar.
• Anbefalingsbreve fra tidligere arbejdssteder (egenskaber).
• Ansøgning om ansættelse (overførsel til den rette stilling).
• Kopier af ordrer eller uddrag fra dem svarende til ansættelse eller flytning til en anden position.
• Uddrag fra dokumentationen (eller kopier af papirer) vedrørende medarbejdernes tildeling eller disciplinærhandling.
• Kopier (uddrag) af certificeringsdokumentation (certificeringsark, anmeldelser osv.).

Sikkerhed for personlige filer

Bestemmelsen om styring af personlige arkiver for ansatte antyder, at de for at organisere deres absolutte sikkerhed og lette håndtering er placeret (nemlig syet med en tråd og en nål til fire punkteringer) i en separat mappe under processen med at forme papir.

Det er vigtigt at bemærke, at ud over dokumentationen, der er anført ovenfor, kan nogle andre papirer også placeres i personlige filer (for eksempel dokumenter vedrørende medarbejderen, der har bestået en konkurrence i forbindelse med udfyldelse af en ledig stilling; kopier af papirer vedrørende medarbejderens belønning, tildeling af ærestitler og så videre). Derudover placeres certificerede fotografier af medarbejderens certifikat i personlige filer, men de er ikke arkiveret.

Rækkefølgen af ​​udførelse af personlige filer over medarbejdere indebærer også deres oprindelige registrering. På denne måde:

• Hver personlige fil tildeles et individuelt kontonummer.
• De relevante positioner udfyldes på ryggen på den personlige fil og på forsiden.
• En intern opgørelse er nødvendigvis inkluderet i en personlig fil.

Vedligeholdelse af arbejdsbøger og personlige filer over medarbejderne

Det skal bemærkes, at forretning af personlig karakter ikke stopper i hele arbejdsperioden for hver af de ansatte i en bestemt struktur, når dens regler ikke er i modstrid med dette. Opførelsen af ​​personlige anliggender giver således under alle omstændigheder følgende punkter:

• Føre journal i de nødvendige sektioner af sagen.
• Lokalerne for dokumentationen, der skal gemmes som en del af den personlige fil.
• Beslaglæggelse af dokumentation, hvis behov er gået.
• Periodisk kontrol af status for den personlige fil i overensstemmelse med sikkerhedsemnet for de papirer, der er inkluderet i den.

At opretholde en personlig registrering af en medarbejder i en organisation forudsætter, at posterne foretages i dokumentationen til en personlig optegnelse på grundlag af visse dokumenter eller deres bekræftede kopier. Det er vigtigt at tilføje, at den autoriserede embedsmand kan afklare de nødvendige nuancer for udførelsen af ​​proceduren, inden han foretager specifikke poster under en personlig samtale med medarbejderen. Absolut alle poster, der er relevante i forhold til dokumentation, når du udfører personlige filer, udarbejdes for hånd med en kuglepen eller fyldpen i blå, sort eller lilla. Forordningen om udførelse af personlige sagsakter for medarbejdere indebærer udelukkelse af korrektioner i dokumentationen og hensigtsmæssigheden af ​​læselig håndskrift. Når der opstår et reelt behov, bekræftes disse poster ved underskrift af en autoriseret embedsmand fra personaleadministrationstjenesten. Derudover er virksomheden stemplet.

Yderligere oplysninger

Den formodende ordre, udførelsen af ​​medarbejdernes personlige fil er sikret i henhold til følgende regel: når dokumentationen er akkumuleret, er den underlagt obligatorisk distribution i den personlige fil i overensstemmelse med sektionerne. Derudover er papirafsnittene arrangeret i kronologisk rækkefølge. Det er vigtigt at bemærke, at individuelle dokumenter, der er arkiveret i en personlig fil, på en eller anden måde, er underlagt nummerering. Oplysninger om disse værdipapirer (under hensyntagen til sidenummerering), inden for hvilke grænser det ligger i en personlig fil, afspejler under alle omstændigheder den interne opgørelse.

Standardinstruktionen om udførelse af personlige sagsakter for ansatte i Republikken Hviderusland siger, at medarbejderne forpligter sig til at give information til personaltjenesten på rettidig måde. Denne information fortolker som regel ændringer i individuelle data, som er inkluderet i sammensætningen af ​​den personlige fil. Dette skrives normalt skriftligt som en erklæring. Derudover fungerer dokumentationen, der bekræfter ændringerne, som en applikation. Lidt senere, når alle poster er indtastet i den personlige fil, returneres dokumentationen på en eller anden måde til medarbejderen. Forresten, om nødvendigt, kopieres først af disse dokumenter og certificeres, som derefter vedhæftes den personlige fil.

Opbevaring og bogføring af personlige filer

Når behandlingen af ​​personlige filer af ansatte er undersøgt fuldt ud, anbefales det at overveje spørgsmålet om opbevaring og regnskab. Så disse procedurer er organiseret til en umiskendelig og hurtig søgning efter personlige anliggender, der sikrer deres absolutte sikkerhed, samt fortroligheden af ​​oplysningerne i dokumentationen fra uautoriseret adgang.

Det er vigtigt at bemærke, at personalets personlige filer er inkluderet i personaleenhedens nomenklatur i overensstemmelse med det generelle navn ”Personlige filer”. Derudover er deres opbevaringsperioder angivet der. Som regel når opbevaringstiden for værdipapirer femogtresogtyve år.

Dekretet om udførelse af personlige sagsakter for medarbejdere foreskriver, at dokumentationen er gemt i personaleafdelingen (normalt er det til sådanne formål, at lokalerne er arrangeret der) separat fra andre papirer. Det skal tilføjes, at personaltjenesten kun gemmer de relevante medarbejders personlige filer. Tilfælde af afskedigede arbejdstagere overføres efter proceduren fastlagt ved lov til opbevaring til strukturens arkiv eller til det territoriale arkiv.

Det skal bemærkes, at opbevaringsbetingelserne på en eller anden måde skal sikre den absolutte sikkerhed for direkte personlige filer såvel som dokumentationen (information), der er placeret i dem fra videregivelse eller tyveri. Derfor anbefales det i dag at sikre opbevaring af personlige filer gennem pengeskabe (skabe) og placere dem i lodret position på hylderne (med rødderne ude).

Hvad ellers?

Forresten, inden i skabet eller pengeskab på døren kan placeres kortfattede beskrivelser i forhold til de gemte personlige filer. Det er vigtigt, at adgang til information udelukkende er autoriserede embedsmænd såvel som deres ledere. Når antallet af personlige filer derefter overskrider det tilladte, registreres de i et specialiseret register eller journal. Systematisering af sager udføres ved en af ​​følgende metoder:

• I overensstemmelse med rækkefølgen af ​​numre.
• I overensstemmelse med den direkte alfabetiske rækkefølge.
• I overensstemmelse med sektionerne i henhold til navnene på de strukturelle enheder i henhold til bemandingstabellen, inde i sektionerne, i alfabetisk rækkefølge på den direkte konto eller i rækkefølge af numre.

For at reducere det samlede antal regnskabsenheder kan personlige filer gemmes som en del af de såkaldte outfits - alfabetiske grupper til opbevaring. Således forud for absolut hver personlig fil, der er inkluderet i ordren, et ark papir med medarbejderens navn. Det er nødvendigt at tilføje, at personlige anliggender, der består i ordren, også er grupperet i overensstemmelse med den alfabetiske rækkefølge. I begyndelsen af ​​tøjet er en oversigtsliste over personlige filer inkluderet i det.

Udstedelse af personlige filer til tiden

Udstedelse af personlige anliggender til medarbejdere i en bestemt struktur til midlertidig brug, så de kan gøre sig bekendt med de oplysninger, der er indtastet der, sker normalt kun med tilladelse fra personaleafdelingen. En bekendtgørelse af en medarbejder med sin egen personlige fil ved modtagelse udføres normalt direkte i nærværelse af en officiel officer, der er ansvarlig for at håndtere dokumentationen til en sådan plan.

Det skal bemærkes, at medarbejderne er bekendt med personlige anliggender mindst en gang i løbet af året såvel som i overensstemmelse med anmodningen fra disse personer i andre tilfælde oprettet ved russisk lov. Når man gør sig bekendt med personalets personlige anliggender, er det strengt forbudt:

• Foretag eventuelle rettelser i allerede foretagne poster over personlige filer.
• Foretag nye poster i dine personlige filer.
• Uddrag dokumentationen der fra personlige filer, eller læg nye i dem.
• Opbevar personlige filer ud over den periode, der er leveret af autoriserede personer.

Vigtige nuancer

I tilfælde af, at der findes unøjagtigheder i posterne, eller hvis forældet dokumentation findes i en personlig sag, har medarbejderen ret til at ansøge om personalets service i strukturen i denne henseende. Det skal tilføjes, at der skal vedlægges papirer til ansøgningen, hvorefter det ville være hensigtsmæssigt at foretage visse ændringer i tidligere foretagne poster eller kopier af visse enheder af dokumentation for at erstatte dem.

Det er vigtigt at vide, at udstedelse af et personligt anliggende til midlertidig brug udføres nøjagtigt i det tidsrum, der er nødvendigt for at udføre de nødvendige handlinger, i henhold til listen over personer, der har ret til at modtage personlige sagsakter, som er godkendt af ledelsen af ​​strukturen. Forresten, det faktum at udstede en sag af personlig karakter, på en eller anden måde, registreres i et kontrolkort (journal).

Det er vigtigt at vide, at fortrolighed (arbejde) med personlige filer udføres i et rum, der er specielt designet til disse formål. Derudover er tidspunktet for fortrolighed (arbejde), på en eller anden måde, begrænset til arbejdsdagen.Så efter arbejdsdagens afslutning skal den medarbejder, der er ansvarlig for håndtering af personlige anliggender, sørge for, at alle personlige filer, der blev udstedt til midlertidig brug, blev returneret til opbevaringsstedet. Om nødvendigt forpligter tjenestemanden sig til at træffe passende foranstaltninger for at vende tilbage eller søge efter dokumentation.

Overførsel af personlige filer eller individuelle papirer i deres sammensætning til midlertidig brug til andre institutioner (organisationer, virksomheder) udføres udelukkende i tilfælde af tilladelse fra ledelsen af ​​strukturen på grundlag af en korrekt udført anmodning.

Det er vigtigt at vide, at der dannes en handling vedrørende udstedelse af en personlig fil, hvoraf en kopi, på den ene eller den anden måde, overføres sammen med den personlige fil eller et separat dokument til den anmodende parts autoriserede person. Den anden kopi gemmes i forhold til strukturen umiddelbart inden returnering af den personlige fil eller et separat dokument til det oprindelige lagersted.

Fjernelse af papirer fra en personlig fil

Det er vigtigt at bemærke, at fjernelse af visse enheder af dokumentation fra en personlig fil udelukkende udføres efter tilladelse fra ledelsen, forudsat at den tilsvarende post er placeret i kolonnen “Note” i den interne opgørelse. I tilfælde af midlertidig beslaglæggelse af papir på sin plads (nemlig mellem arkene til nabopapirer) indsættes der ifølge reglerne et erstatningskort (med andre ord et erstatningscertifikat), der angiver dato og årsag til beslaglæggelsen med underskrift af den person, der har udstedt dokumentet, samt underskrift af det den medarbejder, der modtog den i overensstemmelse med reglerne for midlertidig brug, der er relevante for strukturen.

For at sikre absolut kontrol over sikkerheden ved personlige filer i en bestemt institution (organisation, virksomhed) årligt (dvs. senest i første kvartal, der følger efter den rapporterende), kontrolleres deres status og tilgængelighed. Du skal vide, at de mangler og mangler, der er identificeret under kontrolprocessen, registreres under alle omstændigheder i handlingen, der umiddelbart efter godkendelse af kommissionsformanden forelægges organisationens ledelse til behandling og efterfølgende beslutningstagning om mistet eller unøjagtig dokumentation.