Definition af udtrykket
Det antages, at i Rusland for første gang i sammenligning med udenlandsk praksis blev der oprettet et dokumentstyringssystem, hvis formål er at etablere proceduren for dokumentation af forvaltningsaktiviteter i staten. I 1973 blev et sådant system kaldet Unified State Customs Service, der står for ”en samlet stat. journalføringssystem. " I alt udviklede USSR 16 forenede systemer.
Standardiseringen af dokumenter er resultatet af omorganiseringen af dokumentstrømmen for det pågældende system, der opfylder visse standarder. Reduktion af korrespondance og reduktion af kompleksiteten ved at samle dem samt ønsket om at undgå duplikering af data betragtes som presserende spørgsmål, der skal løses i ledelsesarbejdet. Et effektivt resultat kan opnås gennem forening og standardisering af information om indholdet og formen.
Standardiseringen af dokumenter er dannelsen af de samme standardformularer til protokoller, der er ens med det formål, hvilket hjælper mere effektiv brug af papir til udskrivning af handlinger og beslutninger. Standardisering letter regnskabsmæssig arbejdsgang og arkiverer dokumentation.
Lignende terminologi
En praktisk taget lignende definition er "forening", som er processen med at bringe noget, herunder dokumenterede handlinger, ind i en enkelt form eller et fælles system, hvilket fører til en reduktion i det oprindelige sæt af de pågældende objekter. Enhed, standard og standardisering af dokumenter fører til dannelse af rationel ensartethed inden for ethvert aktivitetsområde, især inden for dokumentation. Reduktionen af den uberettigede række af dataformer og oprettelsen af en enkelt struktur sker gennem sprogstrukturer, detaljer, regnskabsoplysninger og dens lagring. Overskydende dokumentkæder fjernes over tid for at undgå unødvendig duplikering af elementer.
Foreningen af dokumenter giver dig mulighed for at oprette et enkelt billede af formerne af administrative dokumenter, der udfører funktionerne og opgaverne i det ledelsesformat. Denne fremgangsmåde vil føre til arbejde med en stor mængde dokumenter for at normalisere dem i produktionssystemet samt fremskynde udvekslingen af forretningsdata.
Forøg effektiviteten
Et enkelt gejstligt system fremmer operationel behandling, reducerer tiden, der bruges på at arbejde med dokumenter, der påvirker hele det geistlige personale: fra almindelige medarbejdere til ledere.
Objekterne med standardisering af dokumenter kan være deres sammensætning og former. Enheden om sammensætningen af dokumenter er fordelingen og konsolideringen af det samlede antal dokumenter, der er nødvendige for at løse ledelsesopgaver. Som et resultat af sådanne handlinger forventes det at reducere sammensætningen af dokumenter.Enhed af formularer er udvælgelse og konsolidering af informationsindikatorer, herunder detaljer, der svarer til formålet med dokumenterne, samt definitionen af generelle krav til deres oprettelse og udførelse. I kontorarbejde kan forening forekomme både som en standardiseringsfase og som en uafhængig proces.
Essensen af standardisering
Den føderale lov "Om teknisk regulering" nr. 184 specificerer definitionen af princippet: standardisering af dokumenter er et holistisk arbejde, der tager sigte på at etablere regler for deres frivillige brug, hvilket resulterer i, at information skal strømline inden for produktion og cirkulation af produkter samt øget konkurrenceevne tjenester.
"Standard" kan kaldes et dokument, der angiver produkternes karakteristika, reglerne for implementering af forskellige processer i produktionen, de karakteristiske træk ved transport og opbevaring, arbejde eller tjenester. Standarden indeholder visse krav til terminologi, mærkning, symbolik, emballering, etiketter.
Normative dokumenter om standardisering indeholder optimale regler og krav til design, klargøring, opbevaring og bogføring af forretningsdokumenter, som blev godkendt på den foreskrevne måde og anbefalet til gentagen brug i kontorarbejde. Standardisering (med enkle ord) er dannelse og godkendelse af ensartede regler, der præsenteres for dokumenter for at strømline dem.
Standardisering indebærer opførelse af de grundlæggende krav til dokumenter i en juridisk norm. Takket være denne proces forekommer dannelsen af adskillige dokumenter i henhold til en regel, hvilket er lettere for modtagerne at opfatte. Standardiseringen af dokumenter er resultatet af enhed eller dens højeste form.
Typiske proceselementer
Transformationer kan relateres til bestemte typer dokumenter (GOST angives med et nummer), struktur- og designregler, elementer i et samlet dokumentationssystem (DCL). Et sådant system består af en kombination af indbyrdes forbundne former for dokumenter, der giver en informativ idé om nogle typer økonomiske og ledelsesmæssige aktiviteter. USD er baseret på ensartede regler og krav, har de nødvendige data til at styre ethvert aktivitetsområde.
Det sædvanlige dokumentationssystem er organiseret på en sådan måde, at det opfylder behovene for at dokumentere visse aktiviteter, og standardiseringssystemets dokumenter er resultatet af processen med at bringe dokumenter til en enkelt form og system, når ensartethed hersker, og et uberettiget sæt af dokumentskabeloner, deres detaljer og indikatorer reduceres. I standardiseringsprocessen er der en overgang til rationel ensartethed i arbejdsgangen.
Godkendelsesniveau og beslægtede kategorier
Standardisering er en form for juridisk godkendelse af resultaterne af forening, som er en kombination af stat. standarder og en enkelt form for dokumenter inkluderet.
USD er opdelt i:
- tilstand. standarder;
- standardiserede former for dokumenter;
- retningslinjer for deres anvendelse.
Detaljerne i det forenede dokument anvendes i overensstemmelse med den målopgave og det godkendte niveau. Der er en opdeling af standardiseringsdokumenter i Den Russiske Føderation i kategorier:
- Afdelings (afdeling efter afdelinger). De bruges til at dokumentere styringsprocesser, der er fælles for alle virksomheder, uanset aktivitet og juridiske normer. Godkendelse finder sted på føderalt niveau.
- Former for dokumenter fra virksomheder, organisationer og virksomheder. Defineret lokalt.
- Alrussiske. Oprettelsen af sådanne former er det føderale arkivagentur, det russiske finansministerium, den føderale statstjeneste. statistik, Den Russiske Føderations centralbank.Disse former for dokumenter er obligatoriske til brug i alle organisationer, uanset formen for ejerskab og underordnelse (f.eks. Regnskabsregnskaber til regnskab og vederlag, som blev godkendt ved afgørelse truffet af RF-statskomiteen den 5. februar 2004).
- Former for dokumenter fra sammenslutningsenheder i Føderationen. Deres godkendelse finder sted på regionalt, regionalt eller lokalt niveau. Sådanne former er almindelige inden for det relevante emne i Den Russiske Føderation.
Oplysninger om informationssupport
Foruden de tværfaglige dokumenthåndteringssystemer bruges dokumentformer for det nationale standardiseringssystem, der afspejler kendetegnene for specifikke brancher. Sådanne funktioner er opdelt i:
- Yderligere datakrav til løsning af ledelsesfunktioner i en typisk plan (for eksempel afskedigelse / optagelse af uddannelse eller sundhedspersonale).
- Andre aktiviteter til drift af en lignende branche og dens styringsregler. Specifik dokumentation kan omfatte:
- opskrifter;
- medicinsk historie;
- sygefravær;
- vidne ark;
- guider;
- opgørelse af sager (arkiv);
- kort;
- brønnsager (efterforskningsproduktion);
- erklæringer om præstationer;
- tidsplan (træningsdokumentation).
Definition af dokumentation
Dette spørgsmål behandles af særlige autoriserede afdelinger og organisationer, for eksempel den russiske stat. biblioteket sørger for at bestemme sammensætningen af den dokumentation, der er tilgængelig i alle biblioteker i landet. Sektorformularer af dokumenter er normative, hvis de er inden for rammerne af et afdelingssystem (såsom et notarialt eller retsligt), lignende skabeloner bruges også i specifikke organisationer, der beskæftiger sig med lignende aktiviteter (for eksempel medicinsk eller forsikring).
Brug af standardiseringsdokumenter i virksomheder gør det muligt at reducere omkostningerne ved udarbejdelse, behandling, fremstilling, behandling af dokumenter og overførsel heraf. Således fremskyndes dokumentstrøm i organisationen. Omorganisering af indholdet af dokumenter forbedrer kvaliteten af administrationsopgaver. Dokumentets sammensætning fastlægges i formulararket (et enkelt forskriftsdokument, der består af en liste over dokumenter, der er nødvendige for gennemførelsen af opgaverne i firmaets ledelsesaktivitet, der har juridisk status), og dokumentformtransformationer er fastlagt i dokumentalbummet. Tidsplanen organiserer dokumentationsprocessen, skaber et visuelt skema til regnskab for alle typer aktiviteter. Rapportkortet er udformet således, at der fastlægges visse regler for fastsættelse af sted og tid samt beslutningstagere.
Fremtrædende funktioner
Typer af standardiseringsdokumenter vedrørende album med dokumentformularer (en samling skabeloner til forenede formularer, der er nødvendige til dokumenthåndtering i en institution) præsenteres:
- en referenceprøve (på papir), der er gemt på kontorafdelingen eller kontoret;
- elektronisk modstykke tilgængelig på enhver arbejdsplads.
Karakteristiske træk ved dannelsen af disse dokumenter er:
- ensartethed i oprettelsen af regulering af indholdet af dokumenter, udelukkelse af duplikatoplysninger;
- fælles terminologi og konventioner, som giver dig mulighed for at sammenligne indikatorer fra forskellige forvaltningsniveauer og de systemer, der overvejes;
- dannelse af ensartede modeller til konstruktion af specifikke former for dokumenter.
Principper og grundlæggende elementer i dokumentstandardisering
CMEA-Kommissionen beskrev en sammensat standardisering, hvor der er en målrettet etablering og anvendelse af et system med relaterede krav til både et objekt og dets elementer for at give en optimal løsning på et specifikt problem. Godkendelse af dokumenter er baseret på kravene i staten.standarder og regler for CMEA, ISO og andre internationale organisationer, der arbejder inden for forening og standardisering af dokumenter.
En kraftig ændring i det sædvanlige indhold af dokumenter kan have negativ indflydelse på den psykologiske omstrukturering af medarbejderne i organisationen. Konverteringsprocessen bør derfor foregå glat og kun påvirke de mest nødvendige ændringer, mens reglerne og grundlaget for de nationale standardiseringsdokumenter opretholdes, uden at der skabes økonomisk skade. Først introduceres minimale ændringer, og derefter radikale ændringer. Faset konvertering af standarder gør det muligt for alle deltagere i processen at standardisere deres arbejdsgang fuldt ud.
Information behandling
At finde fælles i dokumenter og oprette en enkelt almindeligt accepteret skabelon forenkler manuelle metoder til databehandling, arbejdet bliver mere effektivt, omkostningerne til den økonomiske plan reduceres, og den tid, der tidligere blev brugt til at uddanne ledere reduceres, hvilket resulterer i en ubestridelig positiv dynamik. Det er vigtigt at være opmærksom på overholdelsen af de generelle krav til styringsdokumenter under betingelserne for, at automatiserede kontrolsystemer fungerer, når effekten af enhed og standardisering af alle dokumenter kraftigt øges.
Arkivering, der studerer de teoretiske og praktiske fundamenter inden for arkivvidenskab, påvirker forbedringen af dokumentformer. Automatisering af standardiseringsprocesser begyndte med klassificeringen af dokumentskemaet i den nationale økonomi og fortsatte derefter på forvaltningsområdet, hvor det nåede sin nuværende effektive form. Nu påvirker denne proces internationale og nationale organisationer, 10 udenlandske organisationer arbejder for at forenkle arbejdsgangen for udenrigshandelforhold, herunder Udenrigshandelskommissionen, ECE's handelsudviklingsudvalg, Den Internationale Standardiseringsorganisation osv.