I vores tid bevæger papirarbejde (dokumenthåndtering) sig gradvist fra en papirform til en digital. I denne forbindelse skal enhver moderne uddannet person have en idé om begrebet "elektronisk dokument" og funktionerne i dets anvendelse. Lad os undersøge dette fænomen mere detaljeret og også finde ud af, hvad EDS er.
Hvad der kaldes et dokument
Inden man overvejer konceptet og strukturen for et "elektronisk dokument", er det værd at huske dets papir forgænger.
I bred forstand er dette navnet på genstanden for den materielle verden, hvor information er indeholdt i en fast form.
I en snævrere forstand er et dokument et informationsmedium, der bekræfter betydelige fakta, præsenteret i forskellige former (tekst, billede, lyd eller videooptagelse, såvel som deres kombinationer). Det er designet til at gemme og overføre data i tid og rum.
Hvert dokument har visse detaljer, som det kan identificeres med.
Hvis et sådant medium indeholder falske oplysninger, eller når de blev oprettet, blev de etablerede lovgivningsmæssige normer overtrådt, kaldes det falske (falske) og har ingen juridisk magt.
Sættet med transportører af pålidelige oplysninger kaldes dokumentation. Det er dannet på baggrund af deres fokus på et specifikt emne, fænomen, proces, person, institution osv. Selve processen med at oprette / designe sådanne medier kaldes dokumentation. Engageret i det er det bydende nødvendigt at tage hensyn til normerne i den nuværende lovgivning samt overholde de nationale regler for udarbejdelse. Glem heller ikke kompilatorens kompetence. Så rektor har ret til at godkende et modenhedsattest, men han kan ikke underskrive et universitetseksamen. Mere præcist kan det, men et sådant dokument vil ikke have retlig kraft.
Et andet vigtigt koncept i dette emne er "papirarbejde." Dette er et sæt værker til at dokumentere en objekts ledelsesmæssige aktivitet og til at organisere bevægelsen af ovenstående informationsbærere i det.
I forskellige historiske perioder blev denne proces udført på forskellige materialer. Disse var lertabletter, sten, papyrus, læder, træ, birkebark osv. Gradvist blev de alle erstattet af papir.
I henhold til typen af bæremateriale skelnes i dag:
- traditionelt papirarbejde (papir);
- blandet (papir + elektroniske computerenheder);
- elektronisk (digital).
Afhængigt af deres indhold og formål kan dokumenter udføre en række funktioner:
- Juridisk.
- Management.
- Social.
- Kulturel.
- Historisk.
- Oplysninger.
- Kommunikativ.
Udviklingen af konceptet "elektronisk dokument"
Siden opfindelsen af computere er menneskeheden begyndt at lede efter en måde at skifte til papirløs dokumentation på. I Sovjetunionen begyndte allerede i halvfjerdserne af det tyvende århundrede at tænke på at skabe en sådan model for kontorarbejde. Sandt nok, på det tidspunkt eksisterede begrebet "elektronisk dokument" (ED) endnu ikke. I stedet blev navnet "maskinlæsbart medium" brugt.
I midten af firserne var en sådan teknologi endnu ikke fuldt udviklet. Men på det tidspunkt var indholdet af begrebet ”elektronisk dokument” allerede beskrevet i lovgivningen. Sandt nok, så blev det også kaldet "maskinlæsbar." I GOST 1984 var dette navnet på et dokument, der var egnet til automatisk læsning af de indeholdte data.
Med begyndelsen af en udbredt computerisering i 90'erne og to tusindedele fik dette koncept gradvist sin nuværende betydning.
Hvilket dokument kaldes i dag "elektronisk"
Det moderne begreb "elektronisk dokument" har flere måder at fortolke, som afspejles i lovgivningsmæssige rammer. De er imidlertid alle tæt på deres forståelse af essensen af dette fænomen og kræver tilstedeværelsen af sådanne komponenter:
- digital form for optagelse;
- opbevaring af data på elektroniske medier med evnen til at læse og forstå af mennesker.
Baseret på dette kan der foretages en generel definition af det betragtede koncept.
Elektronisk dokument er et dokument, hvis information (inklusive detaljer) er registreret i form af digitale data. For eksempel som et sæt tegn, lyde, billeder eller kombinationer deraf.
En ED kan oprettes, gemmes, transmitteres og transformeres ved hjælp af digitale midler til en visuel form, der er forståelig for mennesker.
Fordelen ved et sådant dokument
Ligesom dets papirmotpart udfører ED det samme sæt funktioner. Det har dog et antal egenskaber, der gør det til et mere lovende databærer:
- Oplysninger, der er optaget i elektronisk form, redigeres let og hurtigt.
- Sådanne dokumenter kan teoretisk gemmes for evigt.
- ED-teknologi forenkler, fremskynder og reducerer omkostningerne ved papirarbejdsprocessen.
- Sådanne dokumenter kan underskrives og sendes eksternt uden at spilde tid på personlige møder.
- Du kan hurtigt få det krævede antal ED-forekomster. Derudover vil alle have retskraft.
Egenskaber ved ED. metadata
Begrebet "elektronisk dokument" er kendetegnet ved tre egenskaber:
- Indhold er dets tekstuelle, grafiske eller lydkomponenter.
- Kontekst er information om forholdet mellem dokumenterede data og andre ED, fysiske eller juridiske personer.
- Strukturen i et elektronisk dokument er internt og eksternt. I det første tilfælde taler vi direkte om indholdet af ED. I det andet - om miljøet, som den findes i (lagringsmedium, format af selve filen osv.)
Begrebet "elektronisk dokument" defineres af dets metadata. Dette er navnet på oplysninger om alle egenskaber ved ED såvel som dets sociale sikkerhed.
Metadata er en integreret del af lagringsprocessen for ethvert elektronisk dokument. De indeholder elementer af juridiske, forretningsmæssige, organisatoriske og proceduremæssige bevis for ED's integritet samt dens ægthed.
Detaljer ED
Et andet vigtigt aspekt af begrebet "elektronisk dokument" - detaljer. Dette er en slags analog til databladet, der indeholder alle oplysninger om oprettelse af ED.
Disse inkluderer:
- Navnet på det elektroniske dokument.
- Dato og sted for kompilering samt alle eventuelle udgaver.
- Data om ED-kompilatoren eller kompilatorerne.
- Oplysninger om dokumentets sikkerhedsniveau.
- Data, der gør det muligt at bestemme ægtheden, ægtheden og pålidelighed af ED's elektroniske digitale signatur.
- Data om de programmer, der kræves for at åbne dette dokument. Det handler om dens format. Computer piratkopiering trives i hjemmet i dag. I denne forbindelse bruger de fleste pc-brugere ulicenseret software og har ikke altid mistanke om, at alles elskede .doc, .xls og .ppt understøttes af betalte Microsoft Office-programmer. Så under normale forhold skal du betale for at bruge dem og ikke downloade de hacket versioner. Derfor er det mest anvendte, universelle og vigtigste, gratis ED-format i dag i verden .odt. Dens popularitet fik Microsoft endda til at integrere evnen til at læse det i sin software. Blandt de vigtigste fordele ved dette format er kombinationen af funktionerne i programmer som Word, Excel, PowerPoint.
- Digital signatur.
Digital signatur
Som allerede nævnt ovenfor er en af de vigtigste komponenter i begrebet "elektronisk dokument" krav. Især digital signatur, der oversættes fra engelsk som "digital signatur".
Dette er navnet på måden at se ED på, som opnås som et resultat af kryptografisk konvertering af et sæt elektroniske data.Denne underskrift giver dig mulighed for at identificere den person, der har sagt det, samt bekræfte integriteten af hele dokumentet.
I henhold til gældende lovgivning sidestilles EDS i de fleste moderne lande med en "våd" signatur på papir.
Det er vigtigt at bemærke den uløselige forbindelse mellem begrebet "elektronisk dokument" og digital signatur. Det er trods alt tilstedeværelsen af det andet, der giver den første juridiske kraft.
Hver EDS har en personlig certificeret nøgle, som er en unik rækkefølge med cifre på 264 bit i størrelse. For at få det, skal du kontakte et specialiseret firma, som der er ganske mange i dag. Det er værd at huske, at en elektronisk digital signatur har en bestemt udløbsdato såvel som forskellige sikkerhedsniveauer.
Når du registrerer en elektronisk digital signatur, optages den samme individuelle nøgle på flashdrevet til sin kunde. Det fungerer kun i tandem med den offentlige nøgle - et andet program, der bruges af anden og tredjepart til at autentificere den digitale signatur i de modtagne dokumenter.
Dataene findes i et digitalt certifikat, der indeholder oplysninger om ejeren, hans registreringsnummer (ikke at forveksle med en privat nøgle) og varigheden af den digitale signatur.
Ved hjælp af en elektronisk digital signatur kan du eksternt indsende dokumenter til universiteter (nogle gange endda udenlandske), udføre banktransaktioner, betale skat og nogle tjenester fra statslige organer i kommunale organisationer.
Der er dog en række tilfælde, hvor et elektronisk dokument og en underskrift på det ikke betragtes som legitimt. For eksempel at få et certifikat om arv eller udstede migrationsdokumenter.
Typer af elektroniske dokumenter
I øjeblikket er der langt fra en klassificering af ED. Imidlertid er sådanne dokumenter oftest opdelt i typer i følgende kategorier:
- Indholdstype: tekst, grafik, lyd, animation og multimedia ED.
- Tilgængelighedsniveau: åbent og skjult. Dokumenter af den første type indeholder ikke noget hemmeligt, hvorfor de er i det offentlige domæne og kan læses af alle. Dette er de tekniske data om enheder eller sammensætningen af produkter, licensaftaler, prislister osv. Skjulte ED'er kan kun læses af en bestemt smal kreds af mennesker. Normalt indeholder de oplysninger, der repræsenterer kommercielle eller endda statshemmeligheder. Dette kan være et kort over placeringen af hemmelige militære enheder, tegninger af en patenteret enhed eller sammensætningen af stoffet, data på en enkeltpersons eller juridiske enheds bankkonto osv.
- Tilstedeværelse / fravær af en elektronisk digital signatur (EDS). Dokumentets lovlighed / ulovlighed afhænger af dette.
- Holdning til en bestemt branche. De generelt accepterede elektroniske dokumenter (form og indhold er ens for alle anvendelsesområder) og snævert specialiserede fremhæves.
Tegn på ED
Efter at have overvejet begrebet og typer elektronisk dokument, er det værd at være opmærksom på dets kendetegn. De adskiller ED fra andre objekter i den materielle verden.
- Semantik af indhold. Ethvert dokument af denne type giver nødvendigvis mening og er ikke et tilfældigt sæt billeder, lyde eller symboler.
- Stabil materialeform.
- Fuldstændighed og integritet.
- Fokus på ansøgning om social kommunikation.
Juridisk aspekt
Når man har overvejet egenskaber, detaljer, attributter, begrebet et elektronisk dokument, struktur samt dets typer, er det værd at undersøge den juridiske side af dette spørgsmål mere omhyggeligt.
Hvis ED er udarbejdet i overensstemmelse med alle juridiske normer, og dens underskrift har alle de nødvendige certifikater, har den retskraft, der er lig med dens papirpart.
I hver stat er den juridiske regulering af begrebet "elektronisk dokument" naturligvis noget anderledes, men det er småting.Generelt er lovgivningen i forskellige lande lige så loyal over for ED, for i dag er kontorarbejder af denne art længe nået det internationale niveau. I denne forbindelse opnås et paradoks. Nogle beføjelser er mere bekymrede for ekstern elektronisk dokumenthåndtering. På samme tid kan det være næsten uudviklet i staten. Her er en overdrevet analog til niveauet for moderne computerlitteratur. Hos ham ved en person, hvordan man installerer forskellige applikationer på Android, men kender ikke de grundlæggende principper for at arbejde med Exel-tabeller.
Funktioner ved digitalt kontorarbejde
Sammenlignet med papir har digitalt kontorarbejde flere betydelige fordele:
- Tilvejebringer operationel registrering, regnskab, opbevaring og adgang til elektroniske dokumenter.
- Kræver mindre finansiering.
- Har brug for et minimumsområde for at rumme arkivet. Faktisk er al dokumentation for en enorm virksomhed placeret på en harddisk i en poselomme.
- Ved hjælp af elektronisk kontorarbejde reduceres ikke-produktionsomkostninger for personaletid.
- Hastigheden for dataformidling blandt en lang række brugere øges.
- ED kan ikke kun indeholde tekst og billeder, men også multimedieinformation. Og dette er meget vigtigt, hvis virksomhedens arbejde er forbundet med private præsentationsbegivenheder.
Det er værd at bemærke, at brugen af papirdokumenter ofte er tilladt i elektronisk kontorarbejde. Imidlertid er prioriteringen i dette tilfælde netop for ED.
De fleste private og offentlige organisationer i verden i dag er rettet mod gradvis fjernelse af papirdokumentation fra papirarbejde. Men selv i højtudviklede lande er dette stadig langt væk. Når alt kommer til alt er dette en meget lang og kostbar proces.
Vi undersøgte koncepterne om et elektronisk dokument og elektronisk dokumenthåndtering, sorterede alle nuancer i emnet. Vi håber, at oplysningerne var nyttige for dig.