Kørselsvejene præsenteres af den primære regnskabsdokumentation, som skal udarbejdes af hver iværksætter eller virksomhedschef, hvis virksomhedens aktiviteter er relateret til brugen af biler. Hvis virksomheden er ejer af bilen, er det vejbanerne, der bekræfter muligheden for at bruge køretøjet i processen med at udføre forretninger. Hvis bilen tilhører medarbejderen, giver arkene dig mulighed for at bestemme det optimale kompensationsbeløb for at bruge bilen til officielle formål. Udfyldning af rejseplan er en vigtig proces, da der ikke kan foretages alvorlige fejl under proceduren. Processen udføres af virksomhedens embedsmænd.
Konceptet og behovet for vejbaner
Det er de primære dokumenter, der bekræfter brugen af maskinen til virksomheden. De indeholder vigtige oplysninger om det direkte køretøj, chauffør og firma. Disse dokumenter kan kontrolleres af arbejdsinspektoratet, skatteinspektører eller trafikpoliti, så virksomhedens embedsmænd skal tage hensyn til reglerne for udfyldning af rejseark. De vil hjælpe med at undgå forskellige overtrædelser og fejl.
Hvis inspektørerne finder ukorrekte oplysninger og fejl, vil dette blive grundlaget for pålæggelse af store bøder.
Hvorfor bruges?
Udfyldning af rejseplan udføres af hver organisation, der på en eller anden måde er forbundet med behovet for at bruge køretøjer. Ved hjælp af dette dokument kan du nå flere mål på én gang, som inkluderer:
- bilens bevægelse overvåges i løbet af arbejdsdagen;
- baseret på dette dokument beregnes førerens løn;
- fast beløb, der er brugt på brændstof og smøremidler;
- afskrivning beregnes korrekt på den brugte ejendom;
- de samlede udgifter til bilen tages med i betragtning.
Derudover har chaufføren brug for fragtbrevet for at blive præsenteret for trafikpolitibetjenten, da det er han, der bekræfter lovligheden af godstransport eller passagerer. Han fungerer som bevis for, at køretøjet er i optimal stand, og at en bestemt borger er den officielle chauffør. Hvis der under kontrollen findes fejl i dokumentet, eller hvis der ikke afsløres en fragtbrev, overhovedet, er chaufføren ansvarlig på grundlag af art. 12.13 Administrativ kode.
Dokumentfunktioner
Udfyldning af rejseprisen betragtes som en temmelig enkel proces. Hver virksomhed vælger uafhængigt af, om de vil bruge en enkelt form, eller om en unik form af dette dokument vil blive udviklet, hvilket er nedfældet i organisationens interne lovgivningsmæssige dokumentation.
Hvis virksomheden er specialiseret i transport af mennesker eller varer, bør bilregnskabsproceduren kun udføres på en særlig godkendt arkformular. Hvem skal udstede instruktioner til chauffører? Processen udføres udelukkende af arbejdsgiveren, der forbereder og udfylder dette dokument. Normalt udsender direktøren for virksomheden en ordre, hvorved han udnævner den ansvarlige. Det er denne virksomhedsmedarbejder, der er involveret i oprettelse, udfyldning og overførsel af foldere til chauffører.
Funktionerne ved udfyldning af et dokument inkluderer:
- et ark skrives udelukkende, når du bruger bilen til forretningsformål;
- det betyder ikke noget, af hvilken grund ejeren af virksomheden bruger et bestemt køretøj, så bilen kan ejes af virksomheden på grundlag af ejerskab eller lejes ud;
- den maksimale gyldighedsperiode for et dokument er 30 dage;
- det er tilladt at skrive det ud for en dag eller endda for en tur.
I henhold til de nye regler, der var gældende i 2018, er det tilladt at udvide arkets gyldighed.
Dokumenttyper
Reglerne for udfyldning af vejbanerne kan variere en smule afhængigt af forskellene i dette dokument. Hver køretøjstype bruger sin egen folder. Derfor er der vejbaner til følgende køretøjer:
- lastbiler;
- personbiler;
- særlig transport;
- taxa, der kan være en bil eller en lastbil;
- busser, der kan være beregnet til offentlig passagertrafik eller andre formål.
For hvert køretøj bruges den tilsvarende form. Hvis organisationen er uafhængigt engageret i udviklingen af dokumentation, fastlægges den valgte formular i et specielt tidsskrift.
Nuancerne ved udfyldning
Proceduren for udfyldning af rejseplan bestemmes individuelt i hver virksomhed. Oftest bruges følgende regler og funktioner til dette:
- en udnævnelse udnævnes efter ordre fra virksomhedschefen, der udarbejder rejseark for hver bil, der anvendes af ansatte i processen med at udføre arbejdsopgaver;
- Hvis virksomheden er lille, udfyldes dokumentationen ofte af den direkte bilchauffør, men de indtaster kun oplysninger i en del af formularen, der henviser til bilens kilometertal, som kilometertællerindikatorer tages i betragtning;
- det er tilladt at indtaste oplysninger for at bruge et specielt program, som de ekstra dele af dokumentet er skjult med;
- Inden du sender bilen under en flyvning, skal virksomhedens ansvarlige medarbejder sørge for, at køretøjet er i optimal stand;
- Før flyvningen skal selv chauffører gennemgå en medicinsk undersøgelse, der bekræfter, at borgerne kan køre.
Efter flyvningen overføres arket tilbage til koordinatoren. Så snart dokumentet udløber, overføres det til opbevaring til virksomhedens arkiv i 5 år. For fejl og krænkelse af ansvaret er lederne af organisationen.
Et eksempel på udfyldning af en køretøjsfragtbillede kan findes nedenfor.
Hvilke oplysninger er inkluderet?
Udfyldning af fragtbillede af en bil eller lastbil skal udføres af en autoriseret medarbejder i virksomheden. Han skal først forstå reglerne i denne proces. Obligatoriske detaljer ved udfyldning af fragtbrevet præsenteres med følgende information:
- dokumentets navn;
- hans nummer;
- gyldighedsperiode
- information om bilejeren;
- maskine type og fabrikat;
- bilregistreringsnumre;
- kilometertællerindikatorer, og de fjernes, når bilen forlader virksomheden, samt når du sender køretøjet til garagen;
- nøjagtigt tidspunkt for afgang og ankomst;
- information om virksomhedens ansvarlige medarbejder, der sætter bilen online og udarbejder en rejseplan;
- driverinformation;
- tidspunkt og dato for passering af chaufførens medicinske undersøgelse
- information om den medicinske officer, der udfører undersøgelsen;
- et mærke på tidspunktet og datoen for den tekniske inspektion af bilen, og proceduren kan udføres direkte i organisationen, hvis der er det nødvendige udstyr og relevante specialister;
- information om mekanikeren, der udførte inspektionen.
Det er tilladt at indtaste andre oplysninger i dokumentet. Dette er muligt, hvis organisationen bruger sin egen rejseplan.
Hvilke oplysninger er valgfri?
Proceduren for udfyldning af rejseplanen kan variere lidt fra virksomhed til virksomhed. Følgende punkter tages i betragtning:
- Det kræver ikke tilstedeværelse på firmaets udskrivningsark med detaljerne;
- især bør man være opmærksom på undersøgelsen af bilens tekniske tilstand;
- den eneste form for dette dokument er afskaffet i loven;
- det er ikke nødvendigt at angive ruten i teksten, da kun de data, der er præsenteret af kilometertælleren, er påkrævet.
I praksis mener trafikpolitiet eller ansatte i andre kontrolorganer ofte, at manglen på information om ruten er en alvorlig krænkelse, så chauffører og ejere af virksomheder holdes ansvarlige. I dette tilfælde skal du gå til retten for at anfægte store bøder. For at undgå sådanne ubehagelige situationer anbefales det at skrive direkte i teksten til dokumentet, hvad rutens slutpunkt er.
Nuancerne ved brug af dokumentet
Udfyldning af rejseplan for en lastbil eller anden transport er en obligatorisk proces for enhver virksomhed, der bruger forskellige maskiner til arbejdsaktiviteter. Brug af dette dokument har følgende funktioner:
- Form 4-C gælder, hvis stykkerindikatorer bruges til at beregne førerløn;
- hvis der bruges tidsbaseret løn, oprettes en rejseplan i form 4-P;
- ud over dette dokument skal chauffører have ledsagende dokumentation, der er leveret af afleveringsregningen for de transporterede varer;
- et dokument skrives udelukkende af en ansvarlig person, der arbejder på et specifikt skift;
- dokumentet skal være mærket af en mekaniker, der kontrollerer maskinens tekniske tilstand, en medicinsk arbejdstager, der udfører en medicinsk undersøgelse, en kørselsleder, der sender bilen under en flyvning, og også den direkte chauffør.
Enhver rejsepost skal være tilgængelig i alle virksomheder i den optimale mængde.
Dokumentets opbevaringsperiode
Virksomheder skal opbevare deres rejseark i mindst 5 år, hvilket er foreskrevet i bekendtgørelse fra transportministeriet nr. 152 og føderal lov nr. 402.
Hvis der foretages alvorlige fejl eller overtrædelser under udfyldningen af fragtbrevet, er dokumentet ugyldigt, derfor kan det ikke bruges til noget formål. Ansvaret for sådanne fejl ligger hos embedsmænd, der udfylder dokumentationen, samt den direkte leder af virksomheden.
Hvordan udvikler du din egen form?
Ikke alle virksomheder foretrækker at bruge ensartede formularer, så de foretrækker at udvikle deres egne former for dokumentet. Til dette er det tilladt at bruge enhver struktur såvel som at inkludere forskellige punkter i dokumentet.
Men når der dannes en ny form, tages der hensyn til, at obligatoriske detaljer skal inkluderes i teksten. Uden dem anerkendes rejseplanen let som ugyldig, og det vil derfor ikke være muligt at bruge den til noget formål.
Efter udvikling af formularen er det nødvendigt at overføre sin prøve til Federal Tax Service på registreringsstedet. I dette tilfælde er det muligt i fremtiden at undgå problemer med tildelingen af udgifter på vejbaner til virksomhedens udgifter.
Ansvar for fraværet af et dokument
Hvis føreren bevæger sig ad veje uden det nødvendige sæt dokumenter, der inkluderer rejseplanen, er dette en betydelig overtrædelse. Han bliver bragt til administrativt ansvar af trafikpolitiet, så han bliver nødt til at betale en bøde på 500 rubler.
Juridiske enheder med sådanne overtrædelser betaler en bøde på 100 tusind rubler. De samme sanktioner gælder for virksomheder, der transporterer mennesker eller varer med elektrisk transport.
Andre funktioner
Ved udfyldning af rejseplanen for en bus eller anden transport tages der hensyn til andre nuancer:
- det er ikke nødvendigt at udarbejde en rejsepris, hvis der bruges en lejet bil, men med dens hjælp er det muligt at tage hensyn til omkostningerne ved brændstof og smøremidler i virksomhedens udgifter;
- der udarbejdes en indlægsseddel til en rejse, men dens gyldighedsperiode kan variere fra 1 til 30 dage;
- det er ikke tilladt at udfylde dokumentationen delvist, ellers erklæres et sådant dokument ugyldigt.
Den ansvarlige person, der er udpeget som afsender, skal først bestå særlige kurser, der giver ham mulighed for at forstå reglerne for udarbejdelse af den grundlæggende dokumentation, som enhver driver af virksomheden skal have. Derudover skal føreren have et certifikat for medicinsk undersøgelse inden flyvningen.
konklusion
Waybills er vigtige dokumenter i enhver virksomhed, der er specialiseret i transport af varer eller personer. De udarbejdes af særlige ansatte i virksomheden, der udpeges til stillingen ved at afgive en ordre af organisationens ledelse.
Hver virksomhed kan udvikle sin egen form for dokumentation, men nogle obligatoriske detaljer skal være til stede på formularen. Hvis der opdages fejl eller overtrædelser, betragtes arket ugyldigt eller ugyldigt.