Planlægning af indkøb af varer er et af de vigtigste stadier i aktiviteterne hos enhver moderne institution eller virksomhed. Det er beregnet til dannelse af forberedende dokumentation om nødvendigt til at købe et produkt, bestille arbejde, tjenester. Det mest relevante område for kommuner, statsejede virksomheder. Der er udviklet flere planlægningsmetoder, der betragtes som en del af specialiserede uddannelseskurser. Teoretiske beregninger kan naturligvis anvendes i praksis, anvendelsesområdet er ekstremt bredt. Dette skyldes i vid udstrækning kravene i den nuværende lovgivning om berettigelse af erhvervelser af kommuner og myndigheder.
En start uden fejl er nøglen til succes
På nuværende tidspunkt praktiseres indkøbsplanlægning i henhold til føderal lov 44. Dette dokument har på føderalt niveau erklæret, hvor vigtig proceduren for udarbejdelse af en plan er. Kravene til udarbejdelse af opkøb dukkede først op i 2013, og siden er situationen bestemt ikke blevet lettere for de enkelte institutioner at implementere. Juridiske standarder, der er relevante for vores dage, kræver, at du planlægger erhvervelser i nøje overensstemmelse med lovene, omhyggeligt dokumenterer hvert trin, enhver operation.
Organisering af indkøb, udarbejdelse af en plan er opgaver, der med lovens ufravigelighed løses i vores tid ved hjælp af mere moderne metoder. Dette giver mulighed for øget økonomisk effektivitet af resultatet for at overholde de etablerede standarder. Udbudsplanlægningssystemet er nøglen til et positivt resultat af hele begivenheden. Behov er vigtige for at analysere i betragtning af det beløb, der er afsat til virksomheden. Naturligvis er den bedste mulighed at fordele de økonomiske masser i de beløb, der kræves af en bestemt institution for at gennemføre alle planlagte transaktioner, men budgetmæssige begrænsninger tillader sjældent at realisere 100%.
Gør det rigtigt
I øvrigt er relevansen og kompleksiteten i spørgsmålet om planlægning af indkøbsplaner, udarbejdelse af projekter allerede synlig fra den overflod af specialiserede publikationer, der for nylig er blevet frigivet, hvilket afslører forskellige subtile aspekter og nuancer af emnet. Meget skyldes den vanskelige økonomiske situation i landet, på grundlag af hvilken kravene i loven strammes, samt overvågningen af deres overholdelse. Der er en positiv side: det er muligt effektivt at forhindre misbrug, korruptionskomponenten og ineffektivt spild af budgetbesparelser.
Årlig indkøbsplanlægning er den mest almindelige mulighed. Det vil ikke være overflødigt at udarbejde planer i en længere periode (femårsplan), men de dannes kun generelt. Der er kortvarige planer (for eksempel i en måned), men disse afspejler kun virksomhedens aktuelle behov. En årlig plan er ikke kun en liste over nødvendige erhvervelser, men også et dokument, der viser institutionens udsigter, dens udviklingsstrategi og forbedring af arbejdsprocessen. Ofte er der knyttet en forklarende note til planen, der berettiger behovet for hver af de nævnte poster. Dette hjælper med at forhindre mistanke om misbrug og bevise behovet for tildeling af midler.
Hovedmål: analyse af indkøbseksempler
Planlægning, indkøb kan være det ansvarsområde, som virksomheden forsømmer.I en sådan situation vil kvaliteten af den service, der leveres som et resultat af arbejdet i produktets institution være ganske lav, og betingelserne vil blive forlænget. Hvis det ikke var muligt at beregne kontraktens pris korrekt, planlægge overtagelsen, er der en mulighed for ineffektivt udgift af midler, som kan betragtes som en lovovertrædelse med de deraf følgende følger.
Kommunal planlægning af indkøb hjælper med at forhindre uforudsete aflysninger. Initiativtageren til transaktionsblokken kan være kontrollerende myndighed, entreprenør eller selve institutionen, som pludselig fandt en fejl og derfor blev tvunget til hurtigt at afslutte samarbejdet efter aftale. Dette fører til midlertidige tab, økonomiske. En kunde, der forkert har afsluttet indkøbsprocessen, kan blive udsat for sanktioner. Navnlig følger det af eksisterende love, at en embedsmand, der uansvarligt forkert har valgt indkøbsmetoden, er tvunget til at svare: straffen når 50.000 rubler.
En efter en
I moderne virksomheder gennemføres indkøbsplanlægning gennem en systematisk tilgang til spørgsmålet ved hjælp af effektive elektroniske, computere og softwaresystemer. Dette minimerer sandsynligheden for menneskelig fejl. Operationssekvensen er dannelsen af planen, dens koordinering med højere myndigheder, gennemførelsen af planen. Allerede på forberedelsesfasen er det nødvendigt at retfærdiggøre alle planlagte operationer, verificere overholdelse af de mål, der er sat for institutionen, og normalisere indkøb. Sidstnævnte involverer kvalitetskontrol af det købte produkt, den bestilte service med hensyn til aktuelle krav, forventede forbrugerkvaliteter. På planstadiet analyseres den krævede mængde af produktet og den marginale pris, som det kan købes, til.
Ledelse af indkøbsplanlægning inkluderer organisering af en offentlig diskussion af begivenheden. Dette gælder især for en række transaktioner, for hvilke der er fastsat reklame i lovgivningen. Der er sådanne begivenheder, at det simpelthen er umuligt at gennemføre uden foreløbig offentlig forskning med en vurdering af resultaterne. I øjeblikket bruges de mest moderne midler og metoder til kommunikation, tekniske løsninger og informationsteknologier aktivt til at organisere et sådant trin.
Der er ingen ende på papirer!
Planlægning af statslige og kommunale indkøb involverer dannelse af en tidsplan, en indkøbsplan. Den anden type dokumentation blev introduceret i 2016. Den første blev praktiseret før, dens form har været uændret i flere år. Skemaet er udarbejdet for året. Indkøbsplanen er udarbejdet for en gennemsnitlig periode og inkluderer alle navnene på produkter, som institutionen har brug for, og som er købt af leverandøren. Normalt dækker et sådant dokument en periode på tre år, da det er for denne periode, der dannes et budget.
Planlægning af offentlige indkøb er et særligt vanskeligt emne. Det er nødvendigt at fokusere på den føderale lov, der blev vedtaget i 2011 under nummer 223. Han erklærede mulighederne for at udarbejde en fleksibel plan, der dækker en periode på tolv måneder. Nogle køb behøver ikke være berettigede. Dette gælder for listen, der falder ind under standarderne i anden del af den femtende artikel i den tidligere nævnte 44. føderale lov. Offentlige medarbejdere har ret til at justere planer i overensstemmelse med behovet. Der er ingen tidsbegrænsning eller grund.
Alt efter planen
Indkøb i budgetplanlægning i et grafisk format involverer brug af dokumentation udviklet over en treårs periode og beskriver institutionens grundlæggende behov som et fundament.Ikke enhver juridisk enhed fra første gang kan med succes udforme en sådan anskaffelsesplan, der kan oversættes til virkelighed, derfor fastsætter loven muligheden for at foretage justeringer af de dokumenter, der allerede er offentliggjort gennem et specialiseret informationssystem.
Ofte skal der foretages ændringer, når behovene for varer opdages, som ikke kunne identificeres tidligere. Gennem det elektroniske budget er indkøbsplanlægning en temmelig fleksibel proces, du kan tilføje nye poster, især hvis de økonomiske muligheder for deres implementering skyldes besparelser i bud, der allerede er gået på tidspunktet for justering. Der kan foretages ændringer, når det stimuleres af resultaterne af den offentlige diskussion, hvis det var organiseret som at opfylde kravene i lovgivningen.
Indkøbslogistik
For at sikre, at indkøbsplanlægning (det elektroniske budget, der gennemføres gennem moderne softwareprodukter, yder betydelig hjælp til specialister) er så effektiv som muligt, skal du arrangere arrangementer under hensyntagen til kravene til logistik. Når du udarbejder planen, skal du styres af virksomhedens behov, omkostningerne forbundet med arbejdsprocesser, lagerpladser, der er tilgængelige til brug. Den rolle og mængde materiale, der er nødvendigt til produktionsprocessen, tidspunktet for levering af det spiller en rolle. For at lykkes, skal du tage hensyn til leverandørernes ressourcer, muligheden for at organisere din egen produktion af nogle forbrugsstoffer, der er gældende for fremstilling af det endelige produkt, levering af tjenester.
Dannelsen, under hensyntagen til hele den specificerede indkøbsplan i budgetplanlægningen i forhold til statslige og private virksomheder, giver dig mulighed for at etablere en arbejdsproces uden nedetid og økonomiske tab på grund af overskydende erhvervelse, skade på forbrugsstoffer. For at identificere, hvor meget materiale der er behov for (nemlig denne indikator er grundlaget for beregning af de fleste af de andre), er det nødvendigt at mestre flere standardberegningsmetoder. For at anvende dem på en bestemt virksomhed skal du først indsamle det mest komplette informationsgrundlag om brugen af lignende råvarer i industrien tidligere.
Hvor meget er nødvendigt?
En af metoderne til planlægning af indkøb er vurderingen af mængden af produkter, der skal produceres, baseret på kundens behov for det. Når man ved, hvor stort efterspørgslen efter produktet er i øjeblikket, kan man med rimelighed beregne, hvor meget råmateriale der er behov for. For at forenkle beregningsformularlisterne med produkter, materialer, skal du tage hensyn til den tid, der kræves for at levere forskellige varer, lagringens varighed. Hvis nogle forbrugsstoffer kan fremstilles alene, skal du på forhånd beregne, hvor store tidsomkostningerne er.
Når de kender tidsintervaller, estimerer de brutto behovet for de positioner, der er modtaget fra leverandøren, fremstillet på egen hånd. Baseret på det bestemmes nettoefterspørgslen ved at analysere eksisterende lagre, placerede ordrer og planlagte produktionsmængder. Blandt ordrene kan være dem, der blev foretaget tidligere til den forrige række af varer. Når du planlægger en ny produktionscyklus, behøver de ikke at blive taget i betragtning.
Udsving i efterspørgslen
Denne metode til planlægning af køb er relevant, når forbrugerens interesse kan beskrives ved hjælp af et bølgeskema med gentagne elementer. For at opnå udjævning er det nødvendigt at vurdere, hvor stort det faktiske forbrug af produktet i den forløbne periode er, for at identificere forholdet med de tidligere beregnede indikatorer for det. For en ny periode er prognosen en indikator beregnet for den foregående tidsperiode, hvortil den korrigerende værdi tilføjes - mængden af varer ganget med signifikanskoefficienten.
Alternativ mulighed
En anden metode til planlægning af indkøb er deterministisk.De tager fat på dette, når det vides, hvor lang tid det tager at udføre en ordre, hvor meget materiale der kræves til det, i hvilket tidsforbrug der vil blive leveret.
Undertiden er den stokastiske tilgang mest anvendelig i praksis. Grundlaget for beregningerne er metoderne til statistik, matematik. Ved hjælp af specialiserede formler kan du evaluere, hvad behovet for et produkt forventes, og på baggrund af denne plan købe forbrugsvarer.
Ved hjælp af personalets samlede erfaring kan du implementere en heuristisk tilgang til planlægning af indkøb.
Der er tid til alting
Planlægning af offentlige indkøb, private involverer tilgængeligheden af den mest komplette informationsbase om produktionsprocessen og resultatet af dens anvendelse. Det er nødvendigt at give analytikere adgang til nøjagtige oplysninger om bevægelse af forbrugsstoffer, komponenter, reservedele. Der skal være oplysninger om alle faser fra tidspunktet for undersøgelse af indkøbsmarkedet til modtagelse af det købte på lageret.
For at det logistiske indkøbssystem skal fungere godt, skal du vide, hvilke materialer der bruges i produktionsprocessen. Dannelsen af indkøbsplanen involverer den koordinerede interaktion mellem forskellige mennesker, der er ansat i virksomheden. Planlægning af offentlige indkøb (og ligeledes i private virksomheder) tvinger til at etablere gensidige forbindelser mellem forskellige afdelinger, afdelinger, filialer af en juridisk enhed. Kun omhyggeligt organiseret interaktion giver os mulighed for at garantere rigtigheden af beregninger, analyse og valget til fordel for den optimale metode til indkøbsdannelse. Fælles arbejde giver dig mulighed for at beslutte for den bedste prispolitik, indgå en rentabel kontrakt med leverandøren og spore mængden af indkommende, tilgængelige, forbrugte råvarer. Logistik inkluderer kontrol over tidspunktet for leverancer, placering af råvarer inden for lagerområdet.
Intet mere
Ved at organisere indkøbslogistik kan du opnå et minimumslager på lageret med en uafbrudt forsyning med forbrugsvarer til produktionsprocessen. For at planlægningen skal være effektiv, er det nødvendigt præcist at formulere, hvilke særlige positioner der kræves, og i hvilket omfang, i hvilken tidsperiode de skal være nøjagtigt til rådighed for værkstedene, og hvor store er mulighederne for velkendte leverandører. Logistikere evaluerer lagerets aktuelle kapacitet, arbejder ud på måder at organisere produktionsprocessen for forbrugsstoffer ved hjælp af deres egne kapaciteter.
Vi køber klogt
Udbudsplanlægning er på mange måder tæt knyttet til valget af et specifikt format til samarbejde med leverandører. For nylig er den mest udbredte mulighed udførelsen af et bud. Det gælder ligeledes for statslige virksomheder, institutioner og når man søger efter en leverandør af en privat erhvervsdrivende. Begrebet bud kom i økonomien i lang tid. Organisering af bud er kundens ansvar, der annoncerer konkurrencevilkårene for levering af produktet, levering af tjenester. Som en del af auktionen kan de, der ønsker det, konkurrere om retten til at indgå en aftale med kunden på forhåndsannoncerede betingelser. De regler, som samarbejdet skal underlægges, skal formuleres, offentliggøres på forhånd. Til dette udfyldes en komplet pakke med udbudsdokumentation, der angiver betingelserne for alle faser af gensidigt arbejde. Navnene på produkter, tjenester, priser, der passer til kunden, vises.
Det klassiske bud er en procedure, der involverer en overflod af konkurrenter. At vinde retten til at indgå en kontrakt er ikke let, men selve processen er omkostningseffektiv, fair. Dens organisation er tildelt lederne af virksomheden, der fungerer som kunde. Virksomheden indsamler en indkøbskommission, hvis sammensætning er godkendt af det befalende personale.Disse specialister udarbejder en pakke med dokumenter, udarbejder alt, hvad der er nødvendigt for at indstille betingelserne for offentlig visning. Det er nødvendigt at huske de nuværende lovgivningsmæssige og retsakter, der regulerer bud og auktioner.
Omhyggeligt og grundigt
Alle bud, der indgives inden for den begrænsede tidsramme, skal analyseres af deltagerne i indkøbskommissionen. Med hensyn til hver af optionerne formuleres en generel beslutning: accepter forslaget, udnævn en potentiel person som en entreprenør eller afvis optionen. Ved at bestemme for et specifikt resultat skal du kontrollere konkurrencevilkårene, analysere funktionerne i alle modtagne forslag. Det ideelle resultat af proceduren er en aftale til den lavest mulige pris, underlagt alle krav og betingelser for kunden. Upartialitet, åbenhed, gennemsigtighed er de største fordele ved en sådan procedure.
Når man formulerer krav til kunstnere, skal man styres ikke kun af ens egne interesser, men også af gennemsnitlige markedstilbud. Hvis kunden sætter bevidst ugunstige betingelser, er der næppe nogen, der ønsker at tilmelde sig et sådant samarbejde; i henhold til udbuddets resultater vises der ikke en enkelt ansøgning. For ikke at være i en så ubehagelig situation, der fører til forstyrrelse i leveringstiden, er det nødvendigt at formulere passende forslag. En af de måder, der er blevet brugt til mere og mere for nylig, er at indstille de betingelser, der er mest muligt for kunden. Hver potentiel entreprenør tilbyder sine egne muligheder, svarende i pris eller mere overkommelige, og baseret på en analyse af alle modtagne ansøgninger kan du vælge den mest succesrige måde at samarbejde på.
Hvordan bruger man?
Når du planlægger køb i form af et bud, skal du først analysere markedets pristilbud, udarbejde en konsolideret tilbudsgrundlag, sammenligne forskellige leverandører og derefter gå direkte til budgettets organisering. Den ledsagende dokumentation angiver kravene til pris på kontrakten, tidspunktet for dens udførelse, kvalifikationsniveau og produktets kvalitet. Hver af deltagerne i henhold til resultatet af budet modtager et individuelt nummer, det første er beregnet til vinderen. Hvis man nægter at indgå en aftale, har den anden på listen osv. Prioritet. I løbet af buddet er det forbudt at kontakte kommissionsmedlemmer og repræsentanter for interesserede potentielle entreprenører.