Hvem er det administrative personale i virksomheden?

I dag opfattes arbejdsaktiviteter i den administrative service af strukturen ofte som det indledende trin i en karriere eller som arbejde for førsteårsstuderende, som som regel ikke kræver alvorlig forberedelse. Hvad menes med begrebet administrativt personale? Hvem er slægtning til den rette kategori? Hvorfor? Svar på disse og andre lige så vigtige spørgsmål kan findes i processen med at læse denne artikel.

Fælles funktioner

På trods af det faktum administrativt personale ofte indebærer kun begyndelsen af ​​vækst, mange mennesker bygger en succesrig karriere og får faglig anerkendelse på dette område. Sådanne medarbejdere kalder ikke dette arbejde, der ikke kræver passende kvalifikationer og ekstremt let. Hvad er det ansvar, som en tjeneste typisk udfører? Administrativt personale udfører en række opgaver relateret til organisering af grundlæggende forretningsprocesser. Blandt dem er følgende poster:

• Registrering.
• Kontrol med hensyn til udførelse af ordrer og ordrer af lederen for forskellige afdelinger og afdelinger.
• Administrativt personale beskæftiger sig med at levere sociale, husholdnings-, økonomiske og materielle og tekniske tjenester til strukturen.
• Organisering og efterfølgende reparation på kontoret, om nødvendigt.
• Organisering af flytning.
• Administrativt personale er medarbejdere, der er forpligtet til at interagere med driftstjenesterne.
• Interaktion med udlejere.
• Organisering og efterfølgende afholdelse af firmaarrangementer. Det er vigtigt at tilføje det i dette tilfælde administrativt personale yder kun yderligere hjælp.

Det er vigtigt at bemærke, at denne liste kan konkretiseres og suppleres afhængigt af virksomhedens behov og opgaver.

Det praktiske aspekt af spørgsmålet

Da det viste sig, administrativt personale er medarbejdere, hvis aktivitetsområde inkluderer implementering af ledelsesfunktioner eller udførelsen af ​​arbejde relateret til organisatoriske ledelsesmæssige problemer i tekniske termer.

I regeringsorganisationer er personaleafdelingen, der administrerer personale og vælger personale, ofte inkluderet i den administrative afdeling, afdelingen for forretningsadministration og så videre. Imidlertid er en sådan praksis med hensyn til store organisationer af privat ejendom ikke udbredt - her er administrationsafdelingen en selvstændig struktur, selvfølgelig ledet af chefen. Det er vigtigt at bemærke, at i administrativt personale ofte er personlige assistentledere og afdelingsassistenter ikke inkluderet. Så de forholder sig som regel til personalet i en given strukturel enhed og er underordnet det tilsvarende hoved. Deres opgaver reduceres direkte til at løse problemerne med denne enhed. Karakteriserende det samme administrativ personalegruppe kolleger løser hele organisationens problemer.

Det skal bemærkes, at antallet af administrative medarbejdere i virksomheden hovedsagelig afhænger af dens interne struktur, størrelse og aktivitetsområde. For eksempel adskiller mange statsforeninger, administrationsselskaber i store virksomheder eller store bedrifter administrativt personale i en uafhængig afdeling. Som regel kaldes det den administrative afdeling eller den generelle afdeling.Afdelingen er en kompleks organisation, hvis leder leder organisationen personaleledelse og rapporterer til lederen af ​​virksomheden.

Statlige institutioner

Den administrative afdeling i en statsinstitution kan omfatte følgende afdelinger med en uafhængig aktivitetsform:

• Dokumentationssupport.
• Protokol-organisatorisk.
• Kontrolafdeling.
• Husholdningsstøtte.
• Offentlig service og så videre.

Det er vigtigt at bemærke, at i store kommercielle strukturer arbejde. Administrativt personale i dette tilfælde repræsenterer forretningsafdelingen. Det inkluderer kontorledere, sekretærer, vedligeholdelsespersonale (chauffører, rengøringsassistenter, kurerer). Lederen for den tilsvarende kategori er fuldt ansvarlig for instituttets arbejde.

I virksomheder, der har en kompleks struktur, der inkluderer flere kontorer, administrativt og teknisk personalesom regel dannes efter et enkelt skema. Hans arbejde overvåges af den administrerende direktørs aktiviteter. Dets opgaver omfatter styring og koordinering af aktiviteterne i den administrative struktur som helhed. Den administrerende direktør er underordnet lederne af de administrative afdelinger samt kontorledere af strukturelle enheder og uafhængige kontorer.

Små virksomheder

Administrativt personale i små virksomheder med kommercielle mål består som regel af en medarbejder. Hans position omtales som en kontorleder eller sekretær. Hvis dette ikke er tilfældet, tildeles visse administrative medarbejdere (f.eks. Organisering af papirarbejde, dokumentstyring eller bestilling af kontoret) til en bestemt juniormedarbejder som en ekstra byrde.

traditionelt, administrativt personale inkluderer sekretær, assistentafdeling, personlig assistent for lederen, leder af den administrative afdeling. Derudover inkluderer denne liste en kontorleder og administrativ direktør. Det er vigtigt at bemærke, at dette inkluderer et antal ansatte i vedligeholdelsespersonale (f.eks, administrativt og teknisk personale til elektrisk sikkerhed). I efterfølgende kapitler vil det være passende at overveje de mest almindelige administrative stillinger.

Kontorchef

Som det viste sig, karakteriserende administrativt personale opdelt i administrative og tekniske sfærer. Kontorlederen hører til den første gruppe. På en anden måde kaldes han en administrativ leder eller senior administrator. Kontorlederen rapporterer til rekrutteringsdirektøren eller direktøren. I cirklen af ​​hans underordnede er det kun ansatte, der understøtter funktionen af ​​strukturen. Den overordnede mål for den øverste administrator er at sikre, at kontoret fungerer tilfredsstillende og det fungerer korrekt. Office manager hvordan administrativt supportpersonale udfører følgende funktioner:

• Tilvejebringe kontrol over tilgængelighed og drift af kontorudstyr.
• Budgetteringsudgifter til kontorsupport.
• Sikring af rettidig behandling af både indgående og sendt korrespondance, dens levering i overensstemmelse med formålet.
• Deltagelse i opgørelsen over komplekser til kontorejendomme.
• Udøvelse af kontrol over fristerne for udførelse af værdipapirer og deres kompetente udførelse.
• Organisering og kontrol af underordnede arbejderes arbejde, herunder som regel telefonoperatører, sekretærer, chauffører, rengøringsassistenter og sikkerhedsvagter.
• Kontrol og support af virksomhedens filsystem.
• Booking af billetter, ydelse af visumstøtte og bookingrum til virksomhedsansatte.

Følgende krav til erfaring og kvalifikationer er relevante for kontorlederen:

• Passende uddannelse (sekundær special eller højere).
• Ønsket viden om et eller flere fremmedsprog.
• Fremragende viden om computerteknologi.
• Kendskab til kontorteknologi.
• Arbejdserfaring på det administrative område i mindst et år.
• Omgængighed, stressmodstand, evner i organisatoriske spørgsmål.

Chef for juridisk afdeling

Chefen for denne afdeling rapporterer udelukkende til generaldirektøren. Hans underordnede inkluderer alle ansatte i den juridiske afdeling. Formålet med chefchefens aktivitet er dannelse og yderligere styring af virksomhedens juridiske service. Den pågældende medarbejder udfører følgende funktioner:

• Udvælgelse og videreuddannelse af juridiske officerer.
• Legalisering af virksomhedens organisationsstruktur.
• Dannelse af interne selskabsstandarder.
• Oprettelse af arbejdsgang i henhold til udviklede virksomheds juridiske standarder.
• Organisering af juridisk uddannelse for virksomhedsansatte.
• Juridisk ekspertise i projekter med forskellige juridiske dokumenter, hvis forberedelse udføres hos virksomheden.
• Organisering af forberedelse af konklusioner i overensstemmelse med juridiske spørgsmål, der opstår i løbet af strukturen.
• Repræsentation af virksomhedens interesser i retsmyndighederne samt offentlige og statslige sammenslutninger i studiet af juridiske spørgsmål.
• Overvågning og iværksættelse af foranstaltninger til inddrivelse af gæld i henhold til tidligere udførte aftaler.

Krav til en specialist med hensyn til kvalifikationer og erfaring:

• Juridisk uddannelse (helst højere).
• Erfaring med den relevante specialitet i mere end fem år.
• Kendskab til engelsk på et gennemsnitligt niveau.
• Erfaring med at forhandle og løse forud for retssagen.
• Beredskab til ture og forretningsrejser.
• Viden inden for følgende juridiske områder: civile, skattemæssige, administrative, erhvervsdrivende, voldgift og andre retsgrene.

Administrativt personale for elektrisk sikkerhed

Elektrisk personale, der udfører arbejde på elektriske installationer, klassificeres i følgende kategorier:

• Administrative og tekniske medarbejdere er ledere og specialister, der udfører de opgaver, der er forbundet med organisering af drifts- og vedligeholdelses-, installation, reparation og idriftsættelse i relation til elektriske installationer.
• Operative medarbejdere - personale, der leverer vedligeholdelse og driftsstyring af elektriske installationer. Dette inkluderer inspektion, forberedelse af arbejdspladsen, operationel omskiftning, optagelse og efterfølgende tilsyn med medarbejderne, udførelse af arbejdet i overensstemmelse med den aktuelle operation.
• Reparationspersonale - personale, der leverer reparation og vedligeholdelse, idriftsættelse, installation og udstyrstest.
• Drifts- og reparationspersonale - reparationspersonale, der er specielt uddannet og uddannet til at servicere det operationelle fokus i en vis mængde elektriske installationer, der er tildelt det.

advokat

Ofte kaldes en advokat en juridisk rådgiver på en anden måde. Han rapporterer til generaldirektøren eller lederen af ​​den relevante afdeling. Advokatens underordnede er kontorer i denne afdeling. Det vigtigste mål med hans aktiviteter er at yde støtte til arbejdet i den juridiske afdeling. Specialistens nøgleopgaver er følgende punkter:

• Udvikling af juridisk dokumentation.
• Tilvejebringelse af metodologisk vejledning for virksomhedens juridiske aktiviteter.
• Gennemførelse af foranstaltninger til styrkelse af den økonomiske, kontraktmæssige og arbejdsdisciplin.
• Høring af personale i strukturen med hensyn til faglige spørgsmål, hjælp til udarbejdelse af dokumentation og reguleringsmæssige handlinger med hensyn til ejendomsorientering.

Den juridiske rådgiver udfører følgende funktioner:

• Deltagelse i udviklingen af ​​juridisk dokumentation og kontrakter.
• Deltagelse i juridiske tvister.
• Rådgivning til medarbejdere og virksomhedsledelse i overensstemmelse med juridiske aspekter.
• Deltagelse i verifikation af dokumentationskompetence samt kontrakter fra et juridisk synspunkt.
• Vedligeholdelse af filsystemet for kontrakter.
• Yde hjælp til medarbejdere i den relevante afdeling i udviklingen af ​​forskellige slags projekter.

afsender

Koordinatoren rapporterer direkte til produktionslederen, men har ikke underordnede. Det vigtigste mål for hans arbejde er den operationelle regulering af produktionsprocessen og andre aktiviteter i strukturen. Koordinatoren udfører følgende funktioner:

• Overvågning af tilgængeligheden af ​​lagre, der er nødvendige for en uafbrudt produktionsproces af virksomhedsafdelinger (komponenter, materialer, transport, udstyr).
• Organisering af driftskontrol over produktionsprocessen, levering af det færdige produkt, ydelse af arbejde eller tjenester i henhold til skemaet for produktionsprocessen.
• Foretagelse af en forsendelsesjournal, dannelse af rapporteringsrapporter og anden teknisk dokumentation med hensyn til produktionsprocessen.

I tilfælde af en afsender er følgende krav til kvalifikationer og erfaring relevante:

• Tilstedeværelsen af ​​erhvervsuddannelse.
• Viden inden for produktionsplanlægning hos virksomheden.
• Stressmodstand, omlidelighed.

Generalsekretær

På en anden måde kan stillingen omtales som en personlig assistent eller sekretærreferent. Medarbejderen rapporterer til direktøren for menneskelige ressourcer eller generaldirektøren. Der er ingen underordnede af generalsekretæren. Det vigtigste mål med sekretær-referentens arbejde er at yde administrativ support af høj kvalitet til direktørstrukturen. En personlig assistent udfører følgende opgaver:

• Sikring af korrekt arbejdsgang.
• Organisering af direktørens dag i arbejdsplanen.

Assisterende sekretær udfører hovedsageligt følgende funktioner:

• Planlægning af administrerende direktør, organisering af forretningsmøder og forretningsrejser.
• Redigering, oversættelse og udførelse af forretningsbreve og dokumentation.
• Tilbyder kontrol over indgående korrespondance og telefonopkald.
• Udarbejdelse og gennemførelse af forretningsbreve, rapporter, anden dokumentation.
• Organisering af interaktion mellem direktøren og andre medarbejdere i strukturen.
• Kvalitetskontrol af forberedelse, korrekt udarbejdelse, efterfølgende koordinering og godkendelse af dokumentation indsendt til underskrift direkte til organisationsdirektøren.
• Organisering af arbejdet i receptionens generaldirektør.
• Opfyldelse af individuelle instruktioner på hovedet.
• Escort af hovedet på forretningsrejser.

Faktiske krav til erfaring og kvalifikationer i dette tilfælde er:

• Tilstedeværelsen af ​​videregående uddannelse.
• Kendskab til et fremmed (helst engelsk) sprog.
• Fremragende brug af pc.
• Høj standard med hensyn til forretningsetikette.
• Mindst to års arbejdserfaring.
• Præsentativt udseende, omgængelig.