Hvad er de grundlæggende arbejdsgangsregler?

Dokumenthåndtering er et af de vigtige arbejdsområder med papirer til ledelsesarbejde. For at de kan gå den korteste vej og nå den endelige destination så hurtigt som muligt, skal arbejdsgangen organiseres passende i overensstemmelse med de etablerede arbejdsgangsregler.

koncept

Ved dokumenthåndtering forstås processen, som et resultat af, at der er en samling, koordinering, modtagelse og overførsel, deres afsendelse.

På den anden side repræsenterer det bevægelse og bevægelse af værdipapirer fra det øjeblik, de forekommer, indtil de sendes til arkivet (eller modtages).

Al dokumentation kan repræsenteres i tre kategorier:

• indgående kommer fra det ydre miljø;
• udgående kommer ind i det ydre miljø;
• intern oprettes inden for selve virksomheden og forbliver inden for dens grænser.

De præsenterede kategorier bestemmer dokumentstrømmene i virksomheder, der har forskellige retninger (vandret og lodret).

Blandt de vigtigste former for arbejdsgang er følgende mulige.

Grundlæggende principper

Der er 4 grundlæggende principper for arbejdsgang.

Krænkelse af mindst et af principperne fører til ødelæggelse af hele systemet med cirkulation af dokumenter.

Hovedregel

Overvej den grundlæggende regel i arbejdsgang.

Håndtering af det er en vanskelig teknologisk proces, der er kendetegnet ved forskellige parametre relateret til hele organisationens arbejde. Hovedtræk ved arbejdsgangen er bevægelsesstien, der dækker alle situationer på dokumentets bevægelsessti fra det tidspunkt, hvor det blev oprettet (eller fra modtagelse) til applikationsøjeblikket. Det er meget vigtig tid brugt på at videregive papirer på denne vej. Derfor er hovedreglen for at opretholde organisationens arbejdsgang: deres faktiske overførsel på den korteste og mest direkte vej med de mindst tidsudgifter.

Andre regler

Når du organiserer arbejde, skal du følge følgende grundlæggende regler for organisering af arbejdsgang:

• den største reduktion i unødvendige og irrationelle tilfælde af dokumentoverførsel (på grund af udelukkelse af teknologiske operationer til behandling af papir og management-enheder, der ikke er en konsekvens af virksomhedens forretningsbehov);
• udelukkelse eller begrænsning af det største returnering af dokumenter (under behandling - udførelse og udstedelse, under deres forberedelse - verifikation og godkendelse osv.);
• den største konsistens mellem fokus og behandling af de vigtigste kategorier af dokumenter, forudsat at hver bevægelse af dem skal bestemmes.

Implementeringen af ​​disse principper giver dig mulighed for at legemliggøre virksomhedens vigtigste organisationsmekanisme - specialisering, evnen til centralt at udføre homogene teknologiske operationer.

Overholdelse af de generelle regler for arbejdsgangen giver dig mulighed for at foretage bedre behandling af papirer i styringsapparatet ved at:

• almindelig arbejdsgang, eliminering af cykliske operationer, der er forbundet med forberedelse og behandling af papirer;
• strømmen af ​​dokumenter, der sikrer deres ensartede bevægelse og fremmer proportional arbejdsbyrde.

Regel nr. 1 - Centraliseret modtagelse og afsendelse

Blandt reglerne for papirarbejde og arbejdsgang er det vigtigste behovet for centralisering. Med andre ord skal ethvert papir fra organisationen, både indkommende (uanset leveringsmetoden) og udgående (undtagen dem, der modtages eller sendes via fax og e-mail og er forbundet til bestemte kunstnere) i en ansvarlig service - sekretariatet eller den administrative enhed (kontor). Som et resultat kan du løse flere problemer på én gang:

• at frigive de resterende tjenester og afdelinger i organisationen fra tekniske handlinger (kontrol af indgående dokumenter, åbning eller forsegling af konvolutter, markering af mail eller fax)
• at øge produktiviteten ved brug af kontorudstyr på kontoret (kopimaskine, fax, mærkning og andre maskiner, der bruges til behandling af dokumenter).

I en centraliseret form for kontorarbejde koncentreres papirbehandling i kontortjenesten, og strukturafdelinger er undtaget fra kontorfunktioner (registrering og regnskab, filopbevaring osv.).

En decentral form for arbejdsgang betyder, at der i organisationens strukturelle enheder er kontorarbejde med dem. Normalt er denne formular berettiget i tilfælde af territorial fragmentering af organisationen.

I blandet form udføres en del af papirarbejdet af den gejstlige service og en del af enheder. Oftest i blandet form registreres, overvåges nogle dokumenter, samles i erhverv og opbevares af kontortjenesten. Dette er hovedsageligt værdipapirer erhvervet af ledelsen og fortsætter derfra. Dokumenter om spørgsmål, der falder inden for afdelingernes kompetence, registreres, kontrolleres, udføres og gemmes i virksomhedens strukturelle afdelinger.

Regel nr. 2 - Ekskluder urimelige afkast

Strømmen af ​​dokumenter skal organiseres på en sådan måde, at de ikke vender tilbage til den service (afdeling), som allerede er gået. De eneste undtagelser er situationer, der er berettiget af forretningsmæssig nødvendighed. For eksempel passerer et dokument til underskrift af en manager uundgåeligt gennem sin sekretær to gange, da han specifikt er en formidler mellem manager og chefer.

Arbejdsgangsregel nr. 3 - forundersøgelse af indgående

I den samlede masse af indgående dokumenter skal du vælge det mest grundlæggende og vigtigste for organisationen og studere dem først. Hvis oplysningerne i dem kan overvejes af en stedfortræder eller en anden kompetent medarbejder, er det bedre at sende et dokument direkte til ham ved at omgå lederen. For at overførselsmetoden skal kunne findes nøjagtigt, skal de undersøges af en kompetent kontorarbejder, der har kendskab til organisationsstruktur, enhedsfunktioner og ledere og medarbejderes kompetencer.

Regel nummer 4 - registrering af dokumenter finder sted en gang

Hvis han trådte ind i afdelingen for forretningsadministration (sekretariat), var registreret, og efter at have studeret manageren (eller stedfortræderen) var i en af ​​afdelingerne, behøver han ikke at blive registreret igen. Hvis papiret, der omgår ledelsen, kom ind i afdelingen, registreres det også en gang specifikt i afdelingen. Med andre ord kan ethvert dokument kun have et registreringsnummer tildelt det enten i regnskabstjenesten eller direkte i enheden.

Regel nr. 5 - dokumentets opløsning angiver nøjagtigt datoer, kunstnere og ansvarlige personer

På trods af det faktum, at beslutninger træffes af virksomhedsledere, skal sekretæren holde denne proces under kontrol og kan i nogen grad påvirke den.Med andre ord skal han sørge for, at teksten til beslutningen præsenteres så korrekt som muligt, med undtagelse af kunstnerens sandsynlige spørgsmål.

Regel nr. 6. Adskillelse af dokumentstrømme

En dokumentstrøm er en samling af en type eller destination, der har den samme rute. Normalt er tre strømme opdelt: indgående, udgående og interne (ikke oprettet for at gå ud over organisationens grænser). Hver dokumentstrøm har normalt under niveauer (strømninger på andet niveau). For eksempel inkluderer strømmen "Indgående dokumenter" tre typer: papirer fra moderselskabet, fra afdelinger og repræsentationskontorer samt partnerfirmaer, folks appeller osv.

I arbejdsgangen med udgående og interne dokumenter distribueres delniveauer på samme måde. Begrænsede papirer (handelshemmelighed, hemmelighed osv.) Er normalt placeret separat. Organisationens sikkerhedstjeneste kontrollerer deres arbejde.

Regnskabsprocesser

Overvej de grundlæggende regler for regnskabsmæssig arbejdsgang.

Dets størrelse udtrykkes af det samlede antal værdipapirer, der blev modtaget af organisationen og udført af den i en bestemt periode. Arbejdsgangsstørrelse henviser til antallet af gyldige kopier af interne dokumenter, der ankommer. Ved beregning af arbejdsgangens størrelse tages der også hensyn til kopier af papirer, der er lavet med introduktionen af ​​forskellige tekniske midler.

Regnskabsindikatorer udarbejdes i form af et resume af referencedata om størrelsen på dokumenter. Deres form udvikles af organisationen. For eksempel kan en organisation indstille en hvilken som helst hyppighed for tælling af dokumenter: hver måned, en gang om ugen, en gang om året, hvert kvartal. Både kvalitativ og kvantitativ undersøgelse af arbejdsprocessen kan vedtages.

Indikatorerne opnået til beregning af størrelsen på arbejdsprocessen bruges til at bestemme antallet af ansatte og strukturen af ​​dokumentstyringstjenesten. Og også for at studere arbejdsbyrden hos nogle ordregivende organisationer og strukturelle afdelinger.

Som led i denne artikel blev de grundlæggende regler for organisering af den arbejdsgang, der anvendes af virksomheder, overvejet.