Før du samler en meddelelse, skal du huske, hvordan etiketten for et forretningsbrev og et personligt brev adskiller sig. Den vigtigste ting er at observere niveauet af tillid til præsentationen af det valgte emne. Adressaten er mere tilbøjelig til at blive gennemtænkt af dette eller det pågældende problem og vil forsøge at blive involveret i at løse de stillede spørgsmål, hvis han føler live kommunikation i brevet. Det er grunden til, at de, der kender moderne etikettering af forretningsskrivning, ikke inkluderer teksten sådanne anakronismer, såsom ”gå videre fra kendsgerningen”, ”du skal” eller endnu mere glemt ”Jeg hermed informerer dig”.
Fremtrædende funktioner
Den forretningsmæssige orientering og klare afgrænsning af målet, konsistensen i redegørelsen for fakta, specificiteten af forslag og anmodninger og informationsindholdet i meddelelser om handlinger og gerninger er bevaret. Forretningsbreve begyndte at blive samlet på en mere afslappet måde, men de skaffede sig ikke åbne følelsesmæssige udtryk, betegnelser og sammenligninger ud fra funktionerne i personlig korrespondance; den gamle etikette af forretningsskrivning hersker stadig her. Og kun fordi formålet med en sådan meddelelse som før er at forelægge et forslag, som et specifikt svar nødvendigvis skal følge, bør indflydelsen fra forfatteren af et forretningsbrev være meget stor, da det motiverer adressaten til handlinger af en bestemt karakter. Desuden er teksten sammensat på en sådan måde, at forfatterens synspunkt ikke repræsenterer sin egen holdning til problemet, men gensidigt fordelagtige interesser i dens løsning.
Etiketten af et forretningsbrev foreskriver ikke at bruge udtalen ”jeg”, som det er sædvanligt i personlig korrespondance, men vægt på et andet pronomen - ”du” er også passende her. Hvis en forretningsmeddelelse skrives uden fejl, udskrives nøjagtigt, placeres teksten i overensstemmelse med alle regler og eksisterende krav, og derfor er den ikke kun let at læse, men også med glæde, vil korrespondancen helt sikkert have en fortsættelse. Selvom det i dag meget ofte er nødvendigt at dechiffrere snodige snoede sætninger, kigge efter emnet og predikatet for at komme til bunden af deres betydning. Reglerne for virksomhedsskrivning ændrer sig meget hurtigt nu. Hvilken god tone var det at skrive for hånd. Derefter var det muligt at være sikker på, at beskeden ikke blev fremsendt under carbon copy. Hvor meget personlighed, der kunne ses i denne meddelelse, og respekt blev altid tilføjet til forholdet mellem adressaten og forfatteren. Det er en skam, at denne brugerdefinerede er helt forældet, og næsten alle breve er nu blevet elektroniske.
Moderne regler
Et forretningsbrev, hvis eksempler vil blive præsenteret nedenfor, repræsenterer korrespondance med en moderne civiliseret handling. I dag er der ikke mindre forskellige regler, der skal følges. Selvom disse regler sammenlignet med det officielle sprog, der eksisterede i landet for 50 år siden, forekommer mere som nuancer eller specielle subtiliteter. Først og fremmest, som reglerne for forretningsskrivning dikterer, skal du bruge en hilsen på den personlige adresse til din adressat, før teksten starter. Selvom virksomheder og eventuelle ikke-så-små organisationer nu har en intern forbindelse til ISQ-formatet, hvor svaret følger spørgsmålet, er spørgsmålet efter svaret og i denne hurtige korrespondance adressering med navn ikke nødvendigt hver gang. Korrekt udførelse af et forretningsbrev indebærer imidlertid et individuelt fokus, og derfor er personlig appel nødvendig.
Emnet for brevet i moderne korrespondance er normalt placeret i et separat felt, og det skal udfyldes tilstrækkeligt, det vil sige i henhold til indholdet.Formater korrekt emnet for brevet - få halvdelen af succes, fordi dette er den første ting adressaten ser. Den nøjagtige ordlyd hjælper ham med at indstille sig på den rigtige måde og opfatte de modtagne oplysninger hurtigt og fuldt ud. Og du er bestemt nødt til at informere adressaten om at modtage hans svar - dette er en god tone, der viser respekt for kolleger og partnere, dette blev gjort for hundrede og to hundrede år siden, og så havde du ikke travlt med at leve og vidste nøjagtigt, hvordan du skriver et forretningsbrev. I dag er du nødt til at svare på meddelelsen hurtigt, hvilket hjælper e-mail - kommunikation finder sted meget hurtigt. Hvis du ikke umiddelbart kan svare, skal du stadig sende en besked om modtagelse af svaret, hvor du angiver tidspunktet for den næste kommunikationssession.
Tid og sted
Det skal huskes, at psykologisk set er grænsen for responsen i tiden i dens kritiske værdi otteogfyrre timer. Dette er, hvis der ikke er nogen telefonsvarer-funktion. Når der er gået to dage, er adressaten allerede fuld af tillid til, at hans brev blev efterladt uden opsyn eller i bedste fald mistet. Reglerne i forretningsbrevet indeholder dette punkt: udsæt aldrig svaret, fordi dette er et uundværligt tab af klienten, og partneren vil begynde at bekymre sig og tænke på at bryde alle slags relationer. Under alle omstændigheder er dette en grov krænkelse af forretningskorrespondanceetik. Hvis du har brug for at sende de samme oplysninger, kan du blot udvide adresselisten. At placere alle adresser i et “til” felt reducerer leveringstiden i høj grad, og gennemsigtigheden opretholdes i partnerskaber: Hver person, der modtager brevet, ser listen dannet.
Et stort løfte om at fortsætte partnerskaber er den høflige sætning "tak på forhånd." Som det er skrevet i et forretningsbrev og i hvilken del det er placeret - bestemmer enhver selv. Selvfølgelig skal adressaten se det, efter at informationen allerede er erhvervet og impulsen til at handle. I slutningen af brevet er foran kontaktblokken det bedste sted for denne sætning. Forresten, om kontaktoplysninger: det skal være i hvert brev, ikke kun i det første. Forfatterens telefonnumre, placering og alt andet kan ikke tvinges til at kigge efter. Oprettelse af et forretningsbrev afhænger ikke af varigheden af korrespondancen. Regler skal altid følges. Og for ikke at gætte, om modtageren modtog brevet, er der en anmodningsfunktion. Kun i dette tilfælde kan du være sikker på, at den læses. Korrespondancehistorik skal bevares, du kan ikke skrive et svar med en ny meddelelse. Når du sender hele kommunikationstapen for at løse et bestemt problem, er det imidlertid nødvendigt at huske ikke kun underordnelse, men også fortrolighed. Hvis der findes personlige oplysninger i korrespondancen, skal de slettes, før de læses af tredjepart.
Den første mulighed og introduktion
Hvordan man skriver et forretningsbrev, så adressaten straks bliver interesseret i denne meddelelse, og hans interesse ikke falmer indtil slutningen af læsningen? Der er tre punkter, der næsten er magiske for dem, der bruger dem. Først og fremmest er dette et emne, som en person ser, inden han åbner en e-mail. Det afhænger af hende, om dette vil ske, om adressaten ønsker at gøre sig bekendt med beskeden. Det andet punkt er den første indledende sætning, der sætter personen til at læse. Og selvfølgelig er slutningen vigtig. Udtrykket "tak på forhånd" fungerer meget godt. Som skrevet i et forretningsbrev er afslutningen det vigtigste øjeblik, der er et enormt antal muligheder for de endelige sætninger, det vigtigste er at vælge den rigtige tone. Fra det demokratiske "Hvad siger du?" til den officielle "Hvad er din mening om dette spørgsmål?"
Lad os nu prøve at analysere forretningsprøvebrevet i detaljer.
Valgmulighed 1
Emne: Forretningsbrev
Dato: 02. juni, fredag
fra: Ivan Petrov
Til: Anna Sidorova
Hej hej!
Vi inviterer dig til et interview med arbejdsgivere den 12. juni kl. 14.00. Da der vil være andre ansøgere, og arbejdsgiverne har planlagt at holde et møde i kun to timer, er det bedre at ikke være for sent.
Med venlig hilsen
Ivan Petrov.
Den anden mulighed og efterord
Emne: Forretningsbrev. Møde med arbejdsgivere
Dato: 02. juni, fredag
fra: Ivan Petrov
Til: Anna Sidorova
Hej hej!
Vi gennemgik din CV omhyggeligt og inviterer dig til et interview med arbejdsgivere den 12. juni kl. 14.00. Da andre ansøgere også vil blive interviewet, og arbejdsgivere planlægger at afholde et møde i kun to timer, er det bedre at ikke være for sent. Og vær venlig at specificere i svaret, om du vil komme, og advare også på forhånd, hvis du ikke kan besøge os på dette tidspunkt.
Med venlig hilsen
Ivan Petrov.
Her er et typisk forretningsbrev om et møde, og ifølge de to fremlagte muligheder bliver det straks klart, hvem af dem der er mere effektive. I den anden variant bliver adressatens opmærksomhed rettet mod emnet i brevet, og han forstår straks, hvad der vil blive diskuteret. Derudover finder han let dette brev på ti dage, på tidspunktet for mødet, blot ved at se på emnet, selvom han modtager 50 til 100 bogstaver dagligt. Motivet identificerer perfekt meddelelsen. Det vil sige, at dette brev netop handler om mødet og ikke om dokumenter, ikke om betalinger, ikke om kunder og lignende - alt er tydeligt angivet. Den indledende sætning specificerer lidt situationen og tilføjer gensidig respekt til samtalerne: den første respekterede og skrev "omhyggeligt overvejet" plus resultatet - et interview, og det andet skal være taknemmelig for dette. Det indeholder også årsagen til brevet. Den sidste sætning forpligter adressaten til at skrive et svar.
Virksomhedsposition
De generelle regler for skrivning af forretningsbreve gælder for enhver korrespondance, det være sig et brev, hvor der forhandles et møde, eller dette er et afslagsbrev til en mislykket partner. Strukturen er næsten altid den samme, den kan simpelthen huskes, men indholdet kendetegner forfatteren og i hans person det firma, som han repræsenterer som en civiliseret, korrekt og kompetent samtalepartner. Korrespondance er meget ofte et følelsesmæssigt dyre og komplekst arbejde, da kommunikation ved hjælp af elektroniske midler er blevet en af de vigtigste og i princippet en integreret del af en virksomheds persons arbejde.
De skriver til kolleger om arbejde, de skriver til ledelse, forretningspartnere og klienter. De skriver til folk, der er velkendte, og til dem, der muligvis aldrig bliver nødt til at se noget. Der er stort set ingen krav til udarbejdelse af forretningsbreve efter en enkelt model, lærebøger er ikke skrevet endnu, men forretningskommunikationens etik er allerede udviklet, da det netop er dette, der er motoren for en succesrig forretning. Et forretningsbrev er et visitkort fra en virksomhed, der afspejler dens officielle position. Det afhænger af korrespondancen, om samarbejdet vil være behageligt og produktivt, og om det overhovedet vil finde sted. Derfor er det at følge reglerne for god manerer i hver meddelelse nøglen til succes.
Forretningskorrespondance
Reglerne og normerne for forretningskorrespondance elektronisk er nøjagtigt de samme, som erhvervslivet fungerer i en hvilken som helst af dets interaktion - dette er telefonsamtaler, forhandlinger og lignende. Der er adskillige karakteristiske træk, der sætter elektronisk korrespondance på niveau med de længe etablerede måder for forretningskommunikation, og frem for alt - dette er tidens imperativ. Principperne forbliver imidlertid de samme og afhænger slet ikke af, hvordan forretningskorrespondancen foregår - uanset om det er et elektronisk brev eller på papir.
1. Modstandere skal gensidigt respektere hinandenes individuelle og forretningsposition.
2. Modstandere er altid opmærksomme på hinandens forretningsinteresser.
3. Fortrolighed respekteres altid.
4. Udvekslingen af oplysninger skal ledsages af punktlighed.
Overholdes disse principper, hvis emnefeltet ikke er designet eller ikke er klart og korrekt formateret? Nej. Afsenderen værdsætter ikke adressatens tid, og han udfører ikke sin opgave hurtigt nok. En klient eller partner om et specifikt emne vil øjeblikkeligt sætte pris på indholdet af meddelelsen og prioriteten ved læsning. Det er også vigtigt at vide, hvordan man starter et forretningsbrev. Dette er en personlig hilsen. Dette bestemmer samtalernes tillid, giver et bestemt personligt fokus. Ignorering af modtagerens navn er uacceptabelt, fordi det betragtes som forkert.
adressering
Her skal alt tænkes gennem til den mindste detalje. Felter "Til", "Kopi" eller - endnu vigtigere - "Bcc" er de vigtigste værktøjer til etisk kommunikation og dens effektivitet. Det moderne erhvervsmiljø har allerede udviklet de grundlæggende principper for brugen af disse felter. Hvis navnet er direkte i "til" -feltet, skal adressaten svare på dette brev, afsenderen af dette svar venter, fordi brevet sandsynligvis stillede spørgsmål. Hvis der er flere navne i det samme felt, betyder det, at afsenderen vil modtage svar fra hver modtager. Hvis navnet er i feltet "Kopier", er det ikke nødvendigt at svare, bare afsenderen har brug for, at du er opdateret. Men hvis materialet i brevet er interesseret og får dig til at deltage i korrespondancen, har du brug for en speciel sætning i begyndelsen, der vil tjene som et tegn på god smag. Eksempler på sætninger af et forretningsbrev, hvis adressatens navn vises i "kopi" -feltet: "Lad mig også tale om dette spørgsmål ...", "Lad mig deltage i diskussionen ..." eller, mere demokratisk, "Undskyld at forstyrre ...".
Etikette angiver især subtilt situationen, når adressatens navn er i feltet "Bcc." I dette tilfælde er forretningsetik mere sårbar end nogensinde, da dette opfattes som et instrument til hemmelig information og kontrol. Ingen ser disse modtagere. Og de ser alt sammen. Mange virksomheder i virksomhedskorrespondance forbyder dette værktøj, fordi de er nøje med forretningsetik. Den eneste gang dette er tilladt er gennem masseinvitationer (jubilæum, firmaarrangement, vigtigt møde eller forhandlinger), i hvilket tilfælde genstandene vil gå til mange adresser, men ingen modtager vil se nogen andres e-mail-adresse. Modtagere fra Bcc-feltet indgår naturligvis aldrig korrespondance.
Oplysende indhold
Format, struktur, lydstyrke, sprog - alt dette vedrører det rigtige arbejde med information. Det særlige og arten af dets præsentation er også et værktøj, en indikator for ønsket om at korrespondere og evnen til at komponere en kompetent tekst til brevet - respektfuldt og så korrekt som muligt med hensyn til adressaten. Teksten opfattes bedst i den lydstyrke, der passer på en skærm, dvs. A4-arkformat. Vedhæftede filer, der sendes med et brev, må ikke overstige tre megabyte, fordi de muligvis ikke går glip af modtagerens postserver. Filer, der sendes, skaber ikke problemer for modtageren, hvis der bruges universelle rar- eller Zip-kodinger. Teksten til svaret skal placeres øverst og ikke i bunden, det vil sige i begyndelsen af brevet, hvilket gemmer modtageren fra søgninger.
Som allerede nævnt ovenfor kan svaret ikke skrives som et nyt brev. Du skal gemme korrespondancehistorikken, så adressaten ikke søger efter den originale meddelelse. Virksomhedens sprog skal være så enkelt og forståeligt som muligt med et minimum af brug af interne virksomheds-, faglige ordforråd, slang, engelskisme, akronymer og forkortelser. Det er dog muligt at anvende alt dette i virksomheden under korrespondance, da både effektivitet og kommunikationshastighed på denne måde øges markant, og det betragtes som acceptabelt og fuldstændig etisk. Intern korrespondance består normalt af forkortelser, og slang består næsten fuldstændigt. Men i kommunikation med eksterne partnere eller erhvervskunder forekommer næsten aldrig sådanne sager.
Lidt om vilkår
Det er undertiden umuligt at undvære terminologi, især i specialiserede virksomheder. Et andet spørgsmål er, at de nødvendige ord, der introduceres i forretningssammenhæng, skal forklares, og samtalepartneren skal læres, hvordan man bruger dem. For eksempel ønsker en klient at annoncere deres produkter på Internettet, og en manager, der sælger disse tjenester, skriver sætninger, der er helt uforståelige for en outsider med sådanne vendinger som "nøgleord", "kontekstbanner" og så videre. Du kan dog ikke undvære dem, og derfor er du nødt til at uddanne klienten.
