Den statslige forretning og kontorfunktionen er den vigtigste gren af enhver stats offentlige liv. Dokumenterede oplysninger er lovlige data. Lovgivningsaktiviteter bidrager til opbygningen af civilret og orden og velfærd, som er meget vigtige.
Begrebet dokumenteret information
En sådan betegnelse bruges ved første øjekast ikke meget ofte i retspraksis, men på samme tid er den meget vigtig. Baseret på føderal lovgivning er dokumenteret information en type sæt med visse data, der registreres på et håndgribeligt medium med henblik på sikkerhed.
Dette materiale antager også tilstedeværelsen af detaljer om de tilgængelige kilder til deres oprindelse, som generelt giver mulighed for at bestemme arten af disse data eller deres medier, uanset form af præsentation. Uden dem mister begrebet dokumenteret information faktisk sin betydning. Krav har i sagens natur to grundlæggende funktioner - information og sikkerhedscertificering. På den ene side indeholder de på den ene side de nødvendige data, og på den anden side gør det umuligt at forfalske dokumenter.
International Organization for Standardization
Forvaltningen af dokumenterede oplysninger reguleres af en række forskellige retsakter, føderale dekret, ordrer, internationale forskriftsdokumenter. Så den internationale organisation for standardisering (ISO) deltager kontinuerligt direkte i udviklingen af dogmer, regler og forskrifter vedrørende dannelse, opbevaring, brug af information. Udviklingen sker i retning af at eliminere krænkelser af uoverensstemmelsen i virkelighedens indhold i dannelsen af krav til form af datapræsentation.
Tegn på dokumenteret information
Det første tegn og det vigtigste er tilstedeværelsen af en materialebærer. Som sådan kan absolut ethvert objekt i den omgivende verden handle, inklusive objekter og fysiske felter, hvor visse handlinger eller oplysninger vises. De samme data kan registreres på forskellige medier. Det vil også være sandt, at forskellige materialer kan dokumenteres på det samme sted.
Den næste vigtigste funktion ved dokumenteret information er evnen til at identificere optaget materiale. Dette leveres ved hjælp af rekvisitterens understøttende rolle. Deres tilstedeværelse hjælper med at fastlægge formålet med dataene, deres art, kilde, tidspunkt for dokumentation. I nogle tilfælde giver detaljerne den nødvendige grad af beskyttelse af en bestemt prøve i form af en vedhæftet elektronisk digital signatur.
Den tredje egenskab ved dokumenteret information er muligheden for at vælge forskellige variationer og former, der formidler dens indhold. Det kan også gemmes på forskellige medier i forskellige former uden at miste indholdet og detaljerne. Det vil sige, lagring af dokumenterede oplysninger antyder muligheden for at kopiere dem. Sådanne materialer kan eksistere i form af forskellige modifikationer.
Dokumentinformationsstyring
I henhold til versionen af International Organization for Standardization er dokumenterede oplysninger data, der skal opbevares og bruges under særlig kontrol. På underordnede område er direkte bæreren af en materiel karakter, som dette materiale er lagret på.Sættet af krav til dokumenteret informationsstyring er præsenteret i afsnit nr. 7 i ISO 9001: 2015. Hvis du prøver at opsummere og skildre disse forpligtelser tese, vil de have følgende form:
- regelmæssig analyse af informationsniveauets tilgængelighed i det omfang, det er nødvendigt, på det sted, hvor det er nødvendigt, og på det tidspunkt, hvor det er nødvendigt;
- regelmæssig vurdering af sikkerhedsgraden af dokumenterede data;
- løsning af spørgsmål vedrørende organisering af distributioner, søgning, adgangskontrol og brug af information;
- vurdering af virkningen af effektive processer til beskyttelse og opbevaring af dokumenter mod forskellige fejl, for eksempel om deres læsbarhed er garanteret;
- verifikation af overholdelse af reglerne for fjernelse og opbevaring.
Hvad sker der?
Formerne for dokumenteret information afhænger primært af arten af dets materielle medium. Der er flere hovedtyper. Det mest almindelige:
- papir;
- lydoptagelser;
- videomaterialer;
- elektronisk dokumenteret information.
Forskellige data på konkrete medier
Information ud over versionen af mange forskere ud over kriterierne for ordnethed og organisationsgraden er opdelt i dokumenterede og ikke-dokumenterede. Hvad er forskellen mellem dem?
Dokumenteret er en specifik organisatorisk, officiel form for eksistens af information. Formålet med eksistensen af denne type data er relateret til offentlig velfærd og retsstatsprincippet. Typerne af dokumenterede oplysninger kan være forskellige. Når alt kommer til alt afhænger det alt af klassificeringskriteriet, der er vedtaget som basis.
Oplysninger om tilgængelighedskriterier er:
- med begrænset adgang;
- stat hemmeligt materiale;
- fortrolig art;
- med ubegrænset adgang, offentligt.
Hvis det er muligt, sker det:
- frit fordelt;
- data, hvis videregivelse er strengt forbudt;
- Oplysninger, der videregives i overensstemmelse med føderal lov;
- materiale, hvis afsløring er mulig ved aftale af en bestemt personkreds.
Egenskaber for dokumenterede oplysninger
Dokumenteret information er data, der findes under visse objektive betingelser og har en række funktioner.
Dets egenskaber inkluderer:
- fast karakter, det vil sige besiddelse af dens kilde, dokumentationsøjeblikket og opbevaringsforpligtelsen;
- relevans - evnen til at imødekomme kravene fra en potentiel forbruger, til at imødekomme anmodninger;
- værdi - data passer til formålet;
- fuldstændighed - det optimale forhold mellem modtaget og nødvendig information;
- nytte - graden af dens nødvendighed;
- pålidelighed - viser informationsniveauet for information;
- nyhed - relevans, da dokumenterede materialer er en forklaring på oplysninger, der kan være forældede eller ophører med at være gyldige;
- aktualitet;
- tilgængelighed - forbrugernes mulighed for frit at modtage data;
- sikkerhed - mangel på uautoriseret adgang;
- ergonomi - det optimale forhold mellem datamængden og formen for en bestemt forbruger;
- tilstrækkelighed - korrespondance af information til virkeligheden, beredskab til at afspejle reelle objektive forhold.
Beskyttelse af dokumenterede oplysninger i russisk lov
Tre kilder til føderal lov giver dokumenteret informationsbetegnelse. Den første kilde giver en snæver fortolkning. Det hedder, at dokumenterede oplysninger er registrering af vigtige data ved hjælp af et materielt medium gennem processen med at dokumentere de nødvendige data, hvor der er detaljer, der gør det muligt at identificere, udpege eller bestemme dets materielle medium (informationslov, artikel nr. 2).
En anden kilde har en bredere fortolkning.Det hedder, at et dokument betyder tilstedeværelsen af et medium med indspillet information af en tekst, lyd eller grafisk karakter. Dens indhold er beregnet til transmission til det tilsigtede formål på et bestemt tidspunkt.
Eksempler på dokumenterede data
Dokumenteret information er retsakter, papirer, arkiver, der gemmes til forskellige formål. De lagrede oplysninger i langt de fleste tilfælde er beregnet til offentlig brug. Eksempler inkluderer:
- retsakter, lovgivningsmæssige rammer;
- dokumenter, der indeholder oplysninger om nødsituationer af miljømæssig, demografisk, sanitær-epidemiologisk, meteorologisk karakter;
- dokumenter indeholdt i bibliotekssamlinger og andre forskellige midler til informationssystemer;
- information om massemedier og anden offentlig information i overensstemmelse med Den Russiske Føderations lovgivning.
På baggrund af det ovenstående er det værd at bemærke, at i alt dokumenter og dokumenterede oplysninger er de vigtigste elementer i statssikkerhed og offentlig velfærd. Det er ofte et arkiv med strategisk vigtig information for staten. Derfor skal denne type oplysninger omhyggeligt opbevares under hensyntagen til kravene i statens lovgivning.