Selv det rigeste firma, der ejer det mest omkostningseffektive produkt, tænker over rimelige besparelser. Kun i dette tilfælde vil hun have flere muligheder og muligheder for at bevare sin egen virksomhed flydende og videreudvikle.
Det er ingen hemmelighed, at jo større virksomheden er, jo større er omkostningerne. Derudover besidder sekundære budgetposter, der inkluderer udskrivning af dokumenter, tilsammen den største andel. Og i betragtning af den aktuelle dollarkurs, kan de trykte filer virkelig være "guld".
Hvor mange penge tager det at udskrive dokumenter?
Ifølge statistikker offentliggjort af Hewelett-Packard bruger hver virksomhed, der kan klassificeres som mellemstor eller stor virksomhed, ca. 6% af sit overskud på papiromkostninger. For nogle kan denne procentdel i procent virke lille, men den er slet ikke.
Hvis virksomhedens gennemsnitlige månedlige indkomst er 10 millioner rubler, koster det omkring 600 tusind rubler at udskrive dokumentationen! Det er meget vanskeligt at kalde en sådan figur lille eller ubetydelig.
Rimelig optimering af udskrivningsomkostninger vil hjælpe en ny og endnu ikke meget populær service - print outsourcing.
Hvad er print outsourcing, og hvordan fungerer det
Denne service hjælper kun med at spare penge til mellemstore, store og meget store virksomheder med store interne og eksterne arbejdsgange. Udskrivning af outsourcing omtales undertiden som “kopivedligeholdelse”.
At beregne det nøjagtige tal for udskrivningsomkostningerne er undertiden ikke bare vanskeligt, men ganske enkelt utroligt. Dette sker, fordi køb foretages af forskellige afdelinger:
- Kontoret (papir) erhverves af kontorlederen, sekretæren eller enhver anden AXO-medarbejder.
- IT-afdelingen er ansvarlig for rettidig køb og reparation af trykbærende udstyr.
- Genopfyldningspatronerne, som alle andre forbrugsstoffer, tages hånd om af indkøbsafdelingen.
I forskellige byer og regioner duplikerer snesevis, hundreder og endda tusinder af arbejdere hverandres arbejde dag efter dag. Kontorudstyr fra tid til anden kræver ikke kun justering eller tankning, men også reparation. Omkostningerne stiger, når virksomhedens midler bruges irrationelt: printeren løber tør for blæk, og kontrakten ser falmet ud, ark med "test" -udskrivning, når du har brug for at kontrollere, om printerudstyr kan fungere osv.
Outsourcing af trykning er intet andet end en omfattende service af trykbærende udstyr. Al dens fordel er, at kunden kun betaler for kopierne af de foretagne dokumenter.
Hvordan føres udskrivningsregnskab, og hvordan fjerner man kopitælleren fra printeren?
På alle nye modeller af udskrivningsteknologi leveres en tæller med producerede kopier. Det er muligt at foretage aflæsninger manuelt fra denne tæller, eller det er også muligt i den automatiske tilstand.
Den manuelle metode, der giver den sædvanlige udskrivning af en konfigurationsside, er ikke den mest praktiske, men den mest nøjagtige. Brug af forskellige software, der hjælper med at overvåge printere (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, osv.) Er populær.
Alle listede programmer viser mængden af blæk i patronerne, tilstedeværelsen af trykte ark, den omtrentlige tid, indtil patronen udskiftes osv.
Et betydeligt minus, som den automatiske metode har, er obligatorisk integration med Internettet. Ikke enhver offentlig eller privat institution vil risikere at lække interne data.
De åbenlyse fordele ved at bruge
Uanset hvilken metode, der er valgt, kan outsourcing af udskrivning kaldes et mere effektivt middel til regnskab for processen med udskrivning af dokumenter. Derudover giver det dig mulighed for at samarbejde med en anden udbyder af udskrivningstjenester og optimere arbejdstiden for IT-afdelingen, som ikke kun beskæftiger sig med regelmæssig vedligeholdelse af printeren, men også med tankning, opsætning og reparation af den.
I dette tilfælde kan du helt glemme patronernes kvantitative effektivitet, deres tekniske egenskaber, tankning.
Dette serviceformat giver mulighed for betaling efter afslutningen af arbejdet, det vil sige, der betales penge for trykte kvalitetsdokumenter. Ligesom andre aftaler indeholder outsourcing-aftalen klare frister for levering af tjenester, deres omkostninger og tidspunkt for betaling.
En virksomhed, der har indgået en sådan kontrakt, frigør sig helt for mange små bekymringer: at købe papir, udstyr og andre forbrugsstoffer, skal ikke bekymre sig om reparation af udstyr, sparer på elektricitet og udskriver dokumenter til medarbejdernes personlige behov.
Hvilket stempel betales ikke?
Aftalen giver faktisk kun en kvalitetsudskrift. Et trykt ark af kvalitet bør ikke omfatte:
- forskellige prikker på papir;
- striber og aftryk;
- forskellige udvendige støj;
- papirstop og mekaniske skader;
- image forvrængning;
- tonerpartikler.
Hvad er måderne at betale for tjenesten på?
Omkostningerne ved en kopi af dokumentet, som betales af kunden, har allerede inkluderet alle udgifter til materialer, vedligeholdelse og reparation af udstyr.
Modparten kan tilbyde flere mulige måder at betale for sine tjenester:
- Oftest indgår virksomheder traditionelle aftaler, der inkluderer omkostningerne for hver kopi.
- Store virksomheder med en enorm arbejdsgang er interesseret i en enkeltpriskontrakt. Med andre ord: for ubegrænset brug af udstyr betaler virksomheden en enkelt told månedligt.
- Kunder, der helt klart kender deres små behov, er bedre stillet ved at bruge en fastprisaftale. I dette tilfælde inkluderer den obligatoriske månedlige betaling en sidegrænse til en speciel pris, og hvis virksomheden udskriver mere end den specificerede standard, købes et trykt dokument, der blev foretaget ud over normen, til den sædvanlige pris.
Faldgruber og skjulte ulemper
På trods af de mange fordele ved tjenesten har den mange skjulte ulemper:
- På grund af de høje omkostninger ved tjenesten tilrådes det kun at bruge store organisationer. Prisen skyldes udelukkende de originale patroner og reservedele til deres udstyr.
- Hver leverandør leverer service udelukkende til sine produkter, og overgangen til printere af et andet mærke kan resultere i en smuk krone. I betragtning af den aktuelle situation på det globale valutamarked kan afhængighed af en udenlandsk producent næppe kaldes sikker. Ikke et enkelt kontorudstyr og dets gratis vedligeholdelse koster sådanne risici.
- Når du installerer udstyr, skal du insistere på en laser. Faktum er, at det er meget lettere og mere praktisk at føre en klar oversigt over trykte kopier.
- Nogle printere inkluderer ikke udskrivningstællere.
- Ingen leverandør overvejer at udskrive på andre formater end A4. Hvis organisationen har brug for at udskrive et dokument i A3-format, tælles det som 2 A4-ark.
- Skift til outsourcing til kontorudskrivning er en lang proces. Praksis viser, at koordineringen af alle klausuler i kontrakten kan trække i op til to måneder, mens organisationen vil have store vanskeligheder med overførsel af filialer i regionerne. Eksperter bemærker, at processen med introduktion af en service i gennemsnit kan tage lang tid (fra 3 til 6 måneder). Afdelingsledere i regioner kan komme i konflikt med innovation. Der kan være mange grunde, men den mest almindelige blandt dem er en personlig interesse i at arbejde med en bestemt leverandør.For sådanne embedsmænd kan centralisering af pressen kun drømmes om i forfærdelige drømme, og dette kan blive et alvorligt problem. Inden du tager en så alvorlig beslutning - overgangen til outsourcing af kontortryk, skal du tænke nøje og analysere situationen med arbejdsgangen i virksomheden.
Prøv at beregne omkostninger til kontorudskrivning pr. Måned, kvartal og år. Figuren skal være nøjagtig! Overvej samtidig alle skjulte omkostninger (energiforbrug, mængden af tid, der bruges på service på printere, udskrivning af personlige filer fra ansatte osv.). Se dagens tilbud på udskrivning af outsourcing på kontorer. Vælg aldrig en leverandør, styret af en usædvanlig lav pris. Et sådant samarbejde er fyldt med hovedpine. Vigtig erfaring og omdømme, antallet af vellykkede projekter.