Revision af salgsafdelingen: mål og mål

Selv i vest er en revision af en salgsafdeling næsten en obligatorisk begivenhed for enhver virksomhed, undervurderer stadig mange russiske iværksættere dens værdi. Og forgæves. Hvis vi henvender os til statistikker, kan vi faktisk se, at konkurrenceniveauet på blot ti år er steget markant, og fortjenesten er tværtimod faldet (fra ~ 70-80% til 10-15%).

En kompetent revision af salgsafdelingen gør det muligt selv i de indledende stadier at finde ud af, hvor virksomheden Achilles 'Heel er placeret, og hvilke problemer der hindrer effektiv markedsføring af produkter. Kort sagt, dette er en test, der bestemmer, hvor effektivt denne strukturelle enhed fungerer, og hvordan dens ydeevne kan forbedres.

Hvornår man skal bruge

Dette afhænger i vid udstrækning af størrelsen på virksomheden såvel som af det specifikke marked, hvor det opererer. Eksperter rådgiver dog, at der foretages en revision af markedsføring og salg mindst en gang om året. Bekræftelse er nødvendig i sådanne situationer:

• salgsvækst hos virksomheden under de planlagte indikatorer;
• lederen ønsker at øge overskuddet på grund af salgsvækst;
• regelmæssige kunder forlader virksomheden (eller reducerer mængden af ​​køb);
• en konkurrent indtager højere positioner og erobrer markeder, som endnu ikke er tilgængelige for dig;
• i afdelingen er der en "personaleomsætning".

Hvis revisionen udføres korrekt, vil virksomheden være i stand til at opnå en betydelig vækst i salget og øge afdelingens effektivitet.

Nøgleopgaver

Den første betingelse for at organisere en revision er klart at sætte mål. Det er nødvendigt at afgøre, på hvilket nøjagtigt trin tilbudene ofte er brudt, hvad er personalets styrker og svagheder, hvilke klienter er nemmest / sværest at arbejde med. Derudover studeres teknologier, som medarbejderne bruger, når de kommunikerer med potentielle købere. Hvorfor er dette nødvendigt:

• identificere fejl, fejlberegninger i marketingsystemet;
• forstå, hvilke ændringer der kan foretages i det eksisterende system;
• identificere de vigtigste retninger for stigende salg;
• gøre salgsprocessen gennemsigtig og forståelig - både for medarbejdere og for ledelse;
• analysere forholdet mellem omkostninger og indtægter.

Revisionen skal udføres af uafhængige og uinteresserede medarbejdere. I store virksomheder er der specielle enheder til dette.

Det er vigtigt at:

Enhver kontrol hos virksomheder i Den Russiske Føderation udføres i overensstemmelse med den føderale lov "Om revision" af 12.30.08 nr. 307.

Hvad man skal evaluere

Nej, ikke kun antallet af køb, som du måske tror. Og ikke engang konverteringsfrekvensen. Se på processen med at oprette og revidere salgsafdelingen for Business Youth, det største samfund af iværksættere i Rusland.

Som du kan se, evalueres denne enheds ydelse i henhold til 25 kriterier. Ved første øjekast virker nogle ubetydelige, men praksis viser, at kun en integreret tilgang tillader os at opnå maksimal effektivitet i salgsafdelingen.

Der er to hovedstadier i revisionen - ekstern og intern revision. Samtidig analyserer de både medarbejdernes arbejde og faktorer, der er uafhængige af dem.

Ekstern revision

Det første trin er at undersøge markedet, dets størrelse og konfiguration samt det konkurrenceprægede miljø, som virksomheden opererer i. Det betyder ikke noget, hvordan professionelle sælgere fungerer for dig, hvis forbrugeren har mulighed for at købe noget meget bedre og billigere. Er du enig? Lad os så tale om, hvad du skal være opmærksom på.

Markedet

Ved vurdering af både eksisterende og potentielle markeder er det nødvendigt at bestemme deres kapacitet og struktur for at besvare følgende spørgsmål:

1. Hvad er produktdistributionsmodellen? Hvor og hvordan ser potentielle kunder efter information, foretager køb?
2. Hvad er de vigtigste forbrugssegmenter? Hvad er deres funktioner? Hvilke segmenter er nøglen (mod hvem målretter du dig)?
3. Hvad er udsigterne for dette marked? Udviklingstendenser? Udvikles eller indsnævres det?

Det er nødvendigt at beregne den markedsandel, som virksomheden besætter i en given region eller et land. Analysen bruger også andelen af ​​stemmeindikatoren - procentdelen af ​​markedsføringsudgifter på et bestemt område i den samlede omkostningsstruktur.

Nøglekunder

Næsten hvert selskab har dem. Derudover er nøglekunder ikke altid dem, der bringer mest indtægter. Dette kan være købere, der åbner adgang til et nyt markedssegment, hjælper med at skabe et bestemt omdømme osv.

Når der foretages en revision af salgsafdelingen, er det vigtigt at forstå, hvor effektivt virksomheden tiltrækker og samarbejder med denne bestemte kategori af forbrugere.

For at gøre dette er det nødvendigt at opdele målgruppen i flere grupper:

1. Nøglekunder De, som det er mest rentabelt at samarbejde med - de skal være i centrum for virksomhedens aktivitet.
2. Perspektiv. Interesseret i at arbejde med dig og betragtes derfor som hovedformålet med kommerciel aktivitet.
3. Baggrund. Denne kategori inkluderer kunder, hvis ordrer du nemt og uden omkostninger kan udføre, men de ikke kontakter dig regelmæssigt, og størrelsen på leverancer er lille.
4. Andet. Dette er kunder, der aldrig bliver dine vigtigste kunder, da deres behov for produkter ikke tilfredsstiller dine virksomheds behov.

Under revisionen er det nødvendigt at finde ud af, hvilke kriterier der bruges til segmentering, hvilken af ​​de nuværende eller potentielle købere svarer til ”portræt af den ideelle kunde”. Du skal også beregne profitniveauet fra hver kategori og forstå, hvilken del af nøglekundernes behov virksomheden i øjeblikket tilfredsstiller.

konkurrenter

Hvis du ser på et eksempel på en revision af en salgsafdeling fra førende konsulentfirmaer, kan du se, at de spiller en betydelig rolle i konkurrencedygtig analyse. Årsagen er enkel - det er aktiviteten hos andre virksomheder på markedet, deres antal og aktivitet afgør ofte virksomhedens strategi.

Hvad du har brug for at finde ud af på dette tidspunkt:

• vigtigste konkurrerende virksomheder og markedsledere;
• hvad de tilbyder (varer, tjenester, sortiment);
• arten af ​​konkurrence (intens, svag osv.);
• anvendte marketingstrategier og produktdistributionskanaler.

Alle dine konkurrenter kan opdeles i 4 kategorier.

Den første type er direkte konkurrenter, der gør det samme og tilbyder den samme vifte af produkter og tjenester.

Den anden type er mere interessant - de kaldes "konkurrenter for budgettet." Hvad betyder dette? Antag, at din potentielle klient mener, at han ville spise til middag inden for 700 rubler. Og her har han muligheder: Bestil pizza, gå til sushibaren eller tag dagligvarer i din butik og lave noget derhjemme. I dette tilfælde "konkurrerer flere virksomheder" om retten til bedre og bedre at imødekomme det samme behov.

Den tredje type konkurrenter er innovatører, der tilbyder varer og tjenester, der endnu ikke er på markedet og går ”et skridt foran” de andre.

Og endelig er den fjerde mulighed en situation, hvor en potentiel kunde kan gøre, hvad du tilbyder på egen hånd. For eksempel mister konsulentfirmaer, der leverer revisionstjenester til salgsafdelingen, konstant en del af indkomsten på grund af det faktum, at mange iværksættere ikke ønsker at betale mere og overlade denne opgave til deres ansatte.

Intern revision

Den interne revision af salgsafdelingen kan udføres parallelt med den eksterne eller efter dens afslutning. For at gøre dette skal medarbejdere, der udfører revisionen, have uhindret adgang til alle rapporterings- og økonomiske dokumenter på enheden.

Eksempler på interne revisionsspørgsmål til salgsafdelingen, der skal besvares:

1. Hvem er vi: lederne, de mest erfarne / effektive / billigste? (du skal kun vælge 1 fordel og svare fra to positioner - hvem du er nu, og hvem du vil blive).
2. Hvad sælger vi: produkt, produkt + service, produkt + service + viden?
3. Hvorfor vælge os? Hvad kan vi gøre, så næste gang de straks kontakter os? Det er ekstremt vigtigt at have god feedback i stedet for at spekulere.
4. Hvor er virksomhedens vigtigste kontaktpunkter med målgruppen (webside, abonnement på e-mail-nyhedsbrev, kommercielt tilbud, visitkort osv.)?

Intern revision består også af flere vigtige trin. Hvilke aspekter af salgsafdelingen har brug for særlig opmærksomhed? Det er, hvad professionelle revisorer siger om dette.

Salgsstyringsorganisationssystem

Det er vigtigt at afgøre, om salgs- og KPI-planerne (resultatindikatorer) er tilstrækkelige og i overensstemmelse med virksomhedens overordnede strategi. Analysen tager højde for sådanne faktorer:

• eksisterende og nødvendigt antal sælgere;
• niveauet for medarbejdernes kvalifikation i forhold til dine produkter og / eller klientens forretning;
• motivationssystem (konkrete og immaterielle incitamenter, evalueringskriterier);
• gennemsnitlig størrelse og ordremængde
• virksomhedsberømmelse blandt potentielle kunder;
• sammenhæng mellem planlagte og reelle indikatorer.

Der gennemføres en intern revision af salgsafdelingens QMS (kvalitetsstyringssystem). Det er nødvendigt at vurdere, hvordan organiseringen af ​​enhedens arbejde svarer til de vigtigste principper - kundeorientering, medarbejderinddragelse, kontinuerlig forbedring, beslutningstagning baseret på fakta osv.

Salgsafdelingen skal være et slags "hjerte" for virksomheden, hvis mening tages i betragtning, når der udvikles strategier og driftsplaner for alle andre afdelinger.

En bekvem metode til forskning er en SWOT-analyse, der giver dig mulighed for at beskrive virksomhedens aktiviteter, dens styrker og svagheder, evner.

Årsager til kundens churn

Hvorfor rejser de? Dette er det vigtigste spørgsmål, der skal besvares i denne blok. Der er vanskeligheder her, da mange købere straks indtager en defensiv position og ikke er klar til en konstruktiv dialog om, hvad der præcist skubber dem væk. Til gengæld skylder salgsrepræsentanter ofte priserne for alting, hvilket fjerner ansvaret fra dem, både fra forbrugeren og fra producenten. Det er dog vigtigt at "komme til bunden" af de rigtige klager og grundene til utilfredshed og mistillid fra potentielle kunders side, for at forstå, på hvilket stadium aftalerne brydes, og hvorfor.

Distributionssystem

Det næste trin er at analysere geografien og strukturen i salget, de vigtigste salgskanaler og partnere. Her er der mange muligheder, fra direkte leverancer til komplekse distributionssystemer på flere niveauer. Afhængig af din virksomheds specifikationer skal du bestemme:

• antallet af distributionsniveauer og mellemledsvirksomheder, som du arbejder med;
• hvordan det eksisterende system opfylder virksomhedens mål og mål;
• hvilke formidlere og specifikke forretninger giver dig den største fortjeneste;
• hvordan salgsmængder og fortjeneste for hver af deltagerne vil ændre sig med en stigning eller fald i antallet af distributører;
• Hvad er markedsandelen for forskellige formidlere (eksisterende og potentielle).

Ofte på dette trin udføres der også en omkostningsanalyse af salgsafdelingens organisationsstruktur. Hvilket igen giver dig mulighed for at bestemme, hvor meget virksomheden overbetaler eller underbetaler sine ansatte.

Arbejdet med hovedet

Hvis du ser på næsten ethvert eksempel på at skrive en revision af en salgsafdeling, vil du se et ekstremt vigtigt punkt - en analyse af en leders arbejde. For at se det fulde billede er det vigtigt at evaluere graden af ​​centralisering og metoden for modtagelse af rapporter.Revisionen tager højde for både effektiviteten af ​​afdelingens arbejdsstyring og kvaliteten af ​​kontrollen.

På dette trin undersøges arbejdsprocessen: hvordan planlægges ledernes aktiviteter, hvordan får de opgaver, hvem der kontrollerer kvaliteten og betingelserne for deres implementering, hvordan udfyldes rapportdatabasen. Formålet med denne test er at sikre, at afdelingens ledelse sætter klare og reelle opgaver for underordnede.

Servicesystem og personalearbejde

Den sidste fase af undersøgelsen er faktisk en vurdering af, hvordan virksomhedsansatte interagerer med kunderne. Desværre er "kundefokus" for mange iværksættere stadig kun et buzzword fra forretnings hangout. Dette er imidlertid et meget reelt og endda målbart koncept. Hvad skal der gøres på dette stadium:

• identificere kundernes behov og forventninger;
• analysere eksisterende standarder for servicekvalitet og introducere nye (i henhold til specifikke, målelige kriterier);
• evaluere kvaliteten af ​​feedback (antallet af spørgsmål og klager, medarbejdernes svarhastighed osv.).

Det er ønskeligt, at alle ansatte i salgsafdelingen tager en direkte del i udviklingen af ​​kvalitetsstandarder og deres forbedring. Derudover er det nødvendigt at beskrive og implementere scripts fra de bedste sælgere - det vil sige for at forstå, hvordan de, der formår at afslutte det største antal rentable transaktioner, fungerer.

Opret en tjekliste, og find status

Enhver prøve af revisionen af ​​salgsafdelingen, uanset niche, indeholder den såkaldte tjekliste for revisionen af ​​salgsafdelingen. Faktisk er dette en liste over nøglekrav og parametre, der bestemmer virksomhedens tilstand og ydelsen af ​​denne strukturelle enhed. Det udarbejdes inden revisionens start, og under revisionen aflægger Kommissionen passende bemærkninger - hvad der er, hvad der mangler, hvad der skal forbedres.

Hvilke poster skal tjeklisten indeholde?

Først og fremmest afhænger det af hvilke elementer i salgssystemet, der analyseres. For at vurdere overholdelsen af ​​merchandising standarder er de vigtigste kriterier f.eks.

• overvågning af varer, der er på lager;
• overholdelse af produktprismærker og produktholdbarhed;
• overholdelse af normer og standarder for service fra salgsrepræsentanter og promotorer;
• tilstedeværelsen af ​​POS-materialer (reklameflagg, klistermærker, wobblere osv.).

Revisionsresultater kan også præsenteres i form af en rapport eller præsentation med visuelle grafer og tabeller. Baseret på de modtagne data udvikler virksomheden specifikke løsninger for at forbedre salgsafdelingens effektivitet.