Trong thời đại của chúng ta, giấy tờ (quản lý tài liệu) đang dần chuyển từ dạng giấy sang dạng kỹ thuật số. Về vấn đề này, mỗi người có học vấn hiện đại nên có một ý tưởng về khái niệm "tài liệu điện tử" và các tính năng của ứng dụng này. Hãy để chúng tôi kiểm tra hiện tượng này chi tiết hơn, và cũng tìm hiểu EDS là gì.
Cái gì gọi là tài liệu
Trước khi xem xét khái niệm và cấu trúc của một "tài liệu điện tử", cần nhớ lại tiền thân bằng giấy.
Theo nghĩa rộng, đây là tên của đối tượng của thế giới vật chất, trong đó thông tin được chứa trong một hình thức cố định.
Theo nghĩa hẹp hơn, tài liệu là phương tiện thông tin xác nhận các sự kiện quan trọng được trình bày dưới nhiều hình thức khác nhau (văn bản, hình ảnh, âm thanh hoặc video, cũng như các kết hợp của chúng). Nó được thiết kế để lưu trữ và truyền dữ liệu trong thời gian và không gian.
Mỗi tài liệu có một số chi tiết nhất định mà nó có thể được xác định.
Nếu một phương tiện như vậy chứa thông tin sai lệch hoặc khi nó được tạo ra, các quy tắc lập pháp được thiết lập đã bị vi phạm, nó được gọi là sai (giả) và không có lực lượng pháp lý.
Tập hợp các hãng thông tin đáng tin cậy được gọi là tài liệu. Nó được hình thành trên cơ sở tập trung của họ vào một vấn đề cụ thể, hiện tượng, quy trình, con người, tổ chức, v.v ... Chính quá trình tạo / thiết kế phương tiện đó được gọi là tài liệu. Tham gia vào nó, bắt buộc phải tính đến các tiêu chuẩn của pháp luật hiện hành, cũng như tuân thủ các quy tắc quốc gia để biên soạn. Cũng đừng quên về năng lực của trình biên dịch. Vì vậy, hiệu trưởng có quyền chứng nhận giấy chứng nhận đáo hạn, nhưng anh ta không thể ký bằng tốt nghiệp đại học. Chính xác hơn, nó có thể, nhưng một tài liệu như vậy sẽ không có lực lượng pháp lý.
Một khái niệm quan trọng khác trong chủ đề này là "giấy tờ." Đây là một tập hợp các tài liệu về hoạt động quản lý của một đối tượng và tổ chức trong đó sự chuyển động của các nhà cung cấp thông tin trên.
Trong các giai đoạn lịch sử khác nhau, quá trình này được thực hiện trên các vật liệu khác nhau. Đó là những viên đất sét, đá, giấy cói, da, gỗ, vỏ cây bạch dương, v.v ... Dần dần, tất cả đều được thay thế bằng giấy.
Theo loại vật liệu mang ngày nay được phân biệt:
- giấy tờ truyền thống (giấy);
- hỗn hợp (giấy + thiết bị điện toán);
- điện tử (kỹ thuật số).
Tùy thuộc vào nội dung và mục đích của chúng, tài liệu có thể thực hiện một số chức năng:
- Pháp lý.
- Quản lý.
- Xã hội.
- Văn hóa.
- Lịch sử.
- Thông tin.
- Giao tiếp.
Sự phát triển của khái niệm "tài liệu điện tử"
Kể từ khi phát minh ra máy tính, nhân loại đã bắt đầu tìm cách chuyển sang tài liệu không cần giấy tờ. Ở Liên Xô đã ở những năm bảy mươi của thế kỷ XX bắt đầu nghĩ đến việc tạo ra một mô hình công việc văn phòng như vậy. Đúng vậy, tại thời điểm đó, khái niệm "tài liệu điện tử" (ED) chưa tồn tại. Thay vào đó, tên "phương tiện có thể đọc được bằng máy" đã được sử dụng.
Đến giữa thập niên tám mươi, một công nghệ như vậy vẫn chưa được phát triển đầy đủ. Nhưng vào thời điểm đó, nội dung của khái niệm về tài liệu điện tử của Cameron đã được nêu ra trong luật. Đúng, sau đó nó còn được gọi là "máy có thể đọc được." Trong GOST 1984, đây là tên của một tài liệu phù hợp để tự động đọc dữ liệu chứa trong đó.
Với sự khởi đầu của máy tính hóa rộng rãi vào những năm 1990 và hai phần nghìn, khái niệm này dần dần có được ý nghĩa hiện tại của nó.
Tài liệu nào được gọi là "điện tử" ngày nay
Khái niệm hiện đại về "tài liệu điện tử" có một số cách giải thích, được phản ánh trong khuôn khổ lập pháp. Tuy nhiên, tất cả họ đều hiểu rõ về bản chất của hiện tượng này và yêu cầu sự hiện diện của các thành phần đó:
- hình thức ghi âm kỹ thuật số;
- lưu trữ dữ liệu trên phương tiện điện tử với khả năng đọc và hiểu của con người.
Dựa trên điều này, một định nghĩa chung về khái niệm đang được xem xét có thể được đưa ra.
Tài liệu điện tử là một tài liệu có thông tin (bao gồm cả chi tiết) được ghi lại dưới dạng dữ liệu số. Ví dụ: dưới dạng tập hợp các ký tự, âm thanh, hình ảnh hoặc kết hợp của chúng.
Một ED có thể được tạo, lưu, truyền và biến đổi bằng phương tiện kỹ thuật số thành một hình thức trực quan dễ hiểu đối với con người.
Ưu điểm của tài liệu này
Giống như bản sao giấy của nó, ED thực hiện cùng một bộ chức năng. Tuy nhiên, nó có một số thuộc tính làm cho nó trở thành một nhà cung cấp dữ liệu hứa hẹn hơn:
- Thông tin được ghi lại dưới dạng điện tử được chỉnh sửa dễ dàng và nhanh chóng.
- Các tài liệu như vậy về mặt lý thuyết có thể được lưu trữ mãi mãi.
- Công nghệ ED đơn giản hóa, tăng tốc và giảm chi phí cho quy trình thủ tục giấy tờ.
- Những tài liệu này có thể được ký và gửi từ xa, mà không lãng phí thời gian vào các cuộc họp cá nhân.
- Bạn có thể nhanh chóng nhận được số lượng phiên bản ED cần thiết. Hơn nữa, tất cả trong số họ sẽ có lực lượng pháp lý.
Tính chất của ED. Siêu dữ liệu
Khái niệm "tài liệu điện tử" được đặc trưng bởi ba thuộc tính:
- Nội dung là các thành phần văn bản, đồ họa hoặc âm thanh của nó.
- Bối cảnh là thông tin về mối quan hệ của dữ liệu tài liệu với các ED, thể chất hoặc pháp nhân khác.
- Cấu trúc của một tài liệu điện tử là nội bộ và bên ngoài. Trong trường hợp đầu tiên, chúng ta đang nói trực tiếp về nội dung của ED. Trong phần thứ hai - về môi trường mà nó tồn tại (phương tiện lưu trữ, định dạng của chính tệp, v.v.)
Khái niệm "tài liệu điện tử" được xác định bởi siêu dữ liệu của nó. Đây là tên của thông tin về tất cả các thuộc tính của ED, cũng như sự chắc chắn xã hội của nó.
Siêu dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình lưu trữ của bất kỳ tài liệu điện tử nào. Chúng chứa các yếu tố của bằng chứng pháp lý, kinh doanh, tổ chức và thủ tục về tính toàn vẹn của ED, cũng như tính xác thực của nó.
Chi tiết ED
Một khía cạnh quan trọng khác của khái niệm "tài liệu điện tử" - chi tiết. Đây là một loại tương tự của bảng dữ liệu, chứa tất cả thông tin về việc tạo ED.
Chúng bao gồm:
- Tên của tài liệu điện tử.
- Ngày và nơi biên soạn, cũng như tất cả các phiên bản (nếu có).
- Dữ liệu trên trình biên dịch hoặc trình biên dịch của ED.
- Thông tin về mức độ bảo mật của tài liệu.
- Dữ liệu sẽ cho phép xác định tính xác thực, tính xác thực và độ tin cậy của chữ ký điện tử kỹ thuật số của ED.
- Dữ liệu về các chương trình cần thiết để mở tài liệu này. Đó là về định dạng của nó. Vi phạm bản quyền máy tính đang phát triển mạnh trong không gian trong nước ngày nay. Về vấn đề này, hầu hết người dùng PC sử dụng phần mềm không có giấy phép và không phải lúc nào cũng nghi ngờ rằng mọi người đều yêu quý .doc, .xls và .ppt được hỗ trợ bởi các chương trình Microsoft Office trả phí. Vì vậy, trong điều kiện bình thường, bạn phải trả tiền cho việc sử dụng chúng, và không tải xuống các phiên bản bị hack. Đó là lý do tại sao định dạng ED miễn phí được sử dụng nhiều nhất, phổ biến nhất và quan trọng nhất hiện nay trên thế giới là .odt. Sự phổ biến của nó thậm chí còn khiến Microsoft nhúng khả năng đọc nó vào phần mềm của mình. Một trong những ưu điểm chính của định dạng này là sự kết hợp các khả năng của các chương trình như Word, Excel, PowerPoint.
- Chữ ký số.
Chữ ký số
Như đã đề cập ở trên, một trong những thành phần quan trọng nhất của khái niệm "tài liệu điện tử" là những điều cần thiết. Cụ thể, chữ ký số, được dịch từ tiếng Anh là "chữ ký số".
Đây là tên của cách nhìn ED, thu được là kết quả của việc chuyển đổi mật mã của một tập hợp dữ liệu điện tử.Chữ ký này cho phép bạn xác định người đặt nó, cũng như xác nhận tính toàn vẹn của toàn bộ tài liệu.
Theo luật hiện hành, ở hầu hết các quốc gia hiện đại, EDS được đánh đồng với chữ ký ướt ướt trên giấy.
Điều quan trọng cần lưu ý là liên kết không thể tách rời giữa khái niệm "tài liệu điện tử" và chữ ký số. Rốt cuộc, chính sự hiện diện của cái thứ hai mang lại cho lực lượng pháp lý đầu tiên.
Mỗi EDS có một khóa được chứng nhận cá nhân, là một chuỗi các chữ số duy nhất có kích thước 264 bit. Để có được nó, bạn cần liên hệ với một công ty chuyên ngành, trong đó có khá nhiều ngày nay. Điều đáng ghi nhớ là một chữ ký điện tử kỹ thuật số có ngày hết hạn nhất định, cũng như các mức độ bảo mật khác nhau.
Khi đăng ký chữ ký điện tử, cùng một khóa riêng lẻ được ghi trên ổ flash của khách hàng. Nó chỉ hoạt động song song với khóa chung - một chương trình khác được sử dụng bởi các bên thứ hai và thứ ba để xác thực chữ ký số trong các tài liệu nhận được.
Dữ liệu nằm trong chứng chỉ kỹ thuật số có chứa thông tin về chủ sở hữu, số đăng ký của anh ấy (không bị nhầm lẫn với khóa riêng) và thời lượng của chữ ký số.
Sử dụng chữ ký điện tử, bạn có thể gửi tài liệu từ xa đến các trường đại học (đôi khi là nước ngoài), thực hiện các giao dịch ngân hàng, nộp thuế và một số dịch vụ của các cơ quan nhà nước của các tổ chức thành phố.
Tuy nhiên, có một số trường hợp tài liệu điện tử và chữ ký trên đó không được coi là hợp pháp. Ví dụ: có được giấy chứng nhận thừa kế hoặc cấp giấy tờ di trú.
Các loại tài liệu điện tử
Hiện tại, có một phân loại ED. Tuy nhiên, hầu hết các tài liệu như vậy được chia thành các loại trong các loại sau:
- Loại nội dung: văn bản, đồ họa, âm thanh, hoạt hình và ED đa phương tiện.
- Mức độ tiếp cận: mở và ẩn. Tài liệu thuộc loại đầu tiên không chứa bất cứ điều gì bí mật, đó là lý do tại sao chúng thuộc phạm vi công cộng và mọi người đều có thể đọc được. Đây là dữ liệu kỹ thuật của thiết bị hoặc thành phần của sản phẩm, thỏa thuận cấp phép, bảng giá, v.v ... ED chỉ có thể được đọc bởi một nhóm người hẹp nhất định. Thông thường chúng chứa thông tin đại diện cho bí mật thương mại hoặc thậm chí nhà nước. Đây có thể là bản đồ vị trí của các đơn vị quân đội bí mật, bản vẽ của một thiết bị được cấp bằng sáng chế hoặc thành phần của thuốc, dữ liệu trên tài khoản ngân hàng của một cá nhân hoặc pháp nhân, v.v.
- Sự hiện diện / vắng mặt của chữ ký điện tử kỹ thuật số (EDS). Tính hợp pháp / bất hợp pháp của tài liệu phụ thuộc vào điều này.
- Thái độ đối với một ngành công nghiệp cụ thể. Các tài liệu điện tử được chấp nhận chung (hình thức và nội dung là giống nhau cho tất cả các lĩnh vực ứng dụng) và chuyên ngành hẹp được làm nổi bật.
Dấu hiệu ED
Đã xem xét khái niệm và các loại tài liệu điện tử, đáng chú ý đến các tính năng phân biệt của nó. Họ phân biệt ED với các đối tượng khác của thế giới vật chất.
- Ngữ nghĩa của nội dung. Bất kỳ tài liệu thuộc loại này nhất thiết phải có ý nghĩa, và không phải là một bộ hình ảnh, âm thanh hoặc biểu tượng ngẫu nhiên.
- Hình thức vật liệu ổn định.
- Hoàn thiện và toàn vẹn.
- Tập trung vào ứng dụng cho giao tiếp xã hội.
Khía cạnh pháp lý
Đã xem xét các thuộc tính, chi tiết, thuộc tính, khái niệm của một tài liệu điện tử, cấu trúc, cũng như các loại của nó, đáng để xem xét kỹ hơn khía cạnh pháp lý của vấn đề này.
Nếu ED được soạn thảo theo tất cả các quy phạm pháp luật và chữ ký của nó có tất cả các chứng chỉ cần thiết, thì nó có lực lượng pháp lý tương đương với đối tác giấy của nó.
Đương nhiên, ở mỗi tiểu bang, quy định pháp lý của khái niệm "tài liệu điện tử" có phần khác nhau, nhưng đây là những chuyện vặt vãnh.Nhìn chung, luật pháp của các quốc gia khác nhau đều trung thành với ED, bởi vì ngày nay công việc văn phòng kiểu này đã đạt đến tầm quốc tế. Về vấn đề này, một nghịch lý được thu được. Một số quyền hạn quan tâm nhiều hơn về quản lý tài liệu điện tử bên ngoài. Đồng thời, nó có thể gần như không được phát triển trong tiểu bang. Đây là một sự tương tự cường điệu như vậy về trình độ hiểu biết máy tính hiện đại. Với anh ta, một người biết cách cài đặt các ứng dụng khác nhau trên Android, nhưng không biết các nguyên tắc cơ bản khi làm việc với các bảng Exel.
Các tính năng của văn phòng kỹ thuật số
So với giấy, công việc văn phòng kỹ thuật số có một số lợi thế đáng kể:
- Cung cấp đăng ký hoạt động, kế toán, lưu trữ và truy cập vào các tài liệu điện tử.
- Yêu cầu tài trợ ít hơn.
- Cần một diện tích tối thiểu để chứa các kho lưu trữ. Trong thực tế, tất cả các tài liệu cho một doanh nghiệp lớn được đặt trên một ổ cứng trong túi túi.
- Với sự giúp đỡ của công việc văn thư điện tử, chi phí phi sản xuất của nhân viên được giảm xuống.
- Tốc độ phổ biến dữ liệu giữa nhiều người dùng đang tăng lên.
- ED không chỉ chứa văn bản và hình ảnh mà còn chứa thông tin đa phương tiện. Và điều này rất quan trọng nếu công việc của doanh nghiệp gắn liền với các sự kiện thuyết trình riêng tư.
Điều đáng chú ý là việc sử dụng tài liệu giấy thường được cho phép trong công việc văn phòng điện tử. Tuy nhiên, ưu tiên trong trường hợp này là chính xác cho ED.
Hầu hết các tổ chức tư nhân và công cộng trên thế giới hiện nay đều nhằm mục đích loại bỏ dần các tài liệu giấy khỏi giấy tờ. Nhưng ngay cả ở các nước phát triển cao, đây vẫn là một chặng đường dài. Rốt cuộc, đây là một quá trình rất dài và tốn kém.
Chúng tôi đã kiểm tra các khái niệm của một tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử, sắp xếp tất cả các sắc thái của vấn đề. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin hữu ích cho bạn.