Số lượng nhân viên danh nghĩa là số lượng nhân viên cần thiết mà bạn có thể đạt được mục tiêu của mình và phát triển công ty. Các doanh nhân mới bắt đầu, đặc biệt là trong giai đoạn đầu, có nhiều câu hỏi liên quan đến khái niệm này. Làm thế nào để tính toán nhân sự, mà các chuyên gia là cần thiết ở nơi đầu tiên. Nếu không hiểu những vấn đề này, sẽ không thể ra mắt ngay cả sản phẩm hay công ty nhỏ nhất.
Tại sao bạn cần xác định nhân sự?
Số lượng nhân viên là điều mà không doanh nghiệp thành công và hiệu quả nào có thể làm được nếu không có. Điều quan trọng là phải tính đến và theo dõi chỉ số này, vì thành công cuối cùng của toàn bộ doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào nó.
Điều cần thiết là người đứng đầu và người đứng đầu bộ phận nhân sự không quên kiểm soát các thông số này, liên tục cập nhật số liệu thống kê, cung cấp thông tin liên quan. Dữ liệu về số lượng nhân viên nên được ghi lại thường xuyên trong các tài liệu báo cáo. Biên soạn của họ được quy định bởi các hành vi và yêu cầu lập pháp có liên quan.
Xác định trình độ nhân sự
Theo nghĩa rộng, số lượng nhân viên là số lượng nhân viên trong một công ty hoặc doanh nghiệp là một phần của nhân viên. Hoặc đây là số xuất hiện trong sự chấp thuận của người đứng đầu (đây là một yêu cầu bắt buộc) nhân sự.
Một cách riêng biệt, điều đáng chú ý là nhân viên thời vụ hoặc nhân viên mà bạn ký kết hợp đồng lao động tạm thời không được đưa vào bảng nhân sự chung. Do đó, chúng không cần phải được tính đến.
Việc sử dụng khái niệm này đã trở nên đặc biệt phổ biến trong kế hoạch kinh doanh trong việc xác định giá trị của số lượng nhân viên. Nó cũng xảy ra khá thường xuyên khi thảo luận về các giải pháp hiệu quả nhất cho các vấn đề quản lý liên quan đến sự phát triển của một doanh nghiệp hoặc công ty.
Làm thế nào để ghi lại số lượng nhân viên?
Để số lượng nhân viên được chính thức cố định và không có khiếu nại nào với bạn từ cơ quan thuế hoặc từ thanh tra lao động, cần phải cẩn thận và cẩn thận giữ các tài liệu liên quan.
Số lượng nhân viên danh nghĩa là một chỉ số mong muốn được ghi trong điều lệ của công ty. Tuy nhiên, đây là một yêu cầu tùy chọn. Thông thường, chỉ tiêu này được tính toán tại các doanh nghiệp lớn, chủ yếu là nhà nước. Điều này được theo dõi chặt chẽ ở đó. Ngược lại, trong các cấu trúc thương mại, nó không được coi trọng, điều này không phải lúc nào cũng hợp lý. Hầu hết các chuyên gia đều có xu hướng tin rằng kế toán này là cần thiết, mặc dù nó thường khó thực hiện.
Lao động thời vụ
Trên thực tế, các nhà quản lý doanh nghiệp thường phải đối mặt với tình huống số lượng nhân viên trên bàn nhân sự ít hơn đáng kể so với dự kiến ban đầu. Điều này là do thực tế rằng các công ty thuê nhân viên thời vụ hoặc tạm thời có lợi hơn nhiều so với việc ký kết hợp đồng chính thức và bao gồm một nhân viên trong đội ngũ nhân viên.
Trong trường hợp sau, tất cả các khoản thuế và bảo hiểm liên quan phải được thanh toán cho nó - cho quỹ bảo hiểm y tế bắt buộc, quỹ hưu trí của Nga. Nếu nhân viên làm việc tạm thời, thì tất cả điều này có thể được lưu lại. Điều này thường được thực hiện bởi người đứng đầu thường là các công ty và công ty nhỏ.
Ngoài ra, khi cơ cấu và số lượng nhân viên thấp, việc lưu giữ hồ sơ sẽ dễ dàng hơn.Và nếu nhu cầu về dịch vụ của một nhân viên cụ thể phát sinh bất thường, thì anh ta không cần phải trả tiền lương hàng tháng, nhưng bạn có thể tự giới hạn thanh toán trong thực tế cho số lượng công việc được thực hiện trực tiếp.
Nhân tiện, một hệ thống tuyển dụng thuận tiện cho công việc tạm thời hoặc theo mùa là phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới. Điều này được thực hiện bởi các cơ quan chuyên môn đang tìm kiếm các nhân viên cần thiết trong một khoảng thời gian xác định trước.
Thông thường, các cơ quan như vậy tuyển dụng công nhân sau đó chuyển từ công ty này sang công ty khác cho hoạt động cho thuê. Vì vậy, bạn có thể thực hiện đầy đủ chức năng của công ty, mà không thay đổi số lượng nhân viên toàn thời gian trung bình. Theo quy định, điều này áp dụng cho các đặc sản công nghiệp và kinh tế. Chẳng hạn, nhân viên của các công ty vệ sinh, nhân viên bảo vệ, công nhân sửa chữa.
Việc tính toán số lượng nhân viên
Hiện tại, một số kỹ thuật đã được phát triển để bạn có thể thực hiện các tính toán cần thiết về nhân sự của nhân viên. Nhưng có những phương pháp phổ biến hơn những phương pháp khác, hầu hết các công ty và tổ chức đều áp dụng thành công chúng.
Việc tính toán số lượng nhân viên dựa trên khái niệm tiêu chuẩn lao động dường như có triển vọng và hiệu quả nhất. Với phương pháp này, cần phải cẩn thận ghi lại sự vắng mặt vì nhiều lý do, bao gồm cả những lý do tốt, cuối cùng phải tuân thủ kế hoạch đã được phê duyệt. Tất cả các tính toán này được bao gồm trong báo cáo tài chính hàng năm và hàng quý.
Đồng thời, người ta không nên quên rằng mọi doanh nghiệp, dù nhỏ đến đâu, đều có quyền hợp pháp để phát triển độc lập các tiêu chuẩn và áp dụng các khuyến nghị về phương pháp cho cấp độ nhân viên. Trong tương lai, nó có thể dính vào chúng khi thực hiện các phép tính miễn là cần thiết.
Số lượng nhân viên
Các khuyến nghị để xác định số lượng nhân viên có liên quan chặt chẽ đến một khái niệm như số lượng nhân viên. Trên thực tế, đây là sản phẩm của số lượng nhân viên quy phạm và hệ số tương ứng, cần tính đến sự vắng mặt theo kế hoạch của nhân viên để làm việc. Đương nhiên, sự vắng mặt chỉ tính đến những lý do chính đáng, chẳng hạn như bệnh tật, nghỉ thai sản, đi công tác, hoàn cảnh mang tính chất gia đình cấp bách. Điều này xác định số lượng nhân viên mà công ty bạn cần để hoạt động đầy đủ, có tính đến tất cả các trường hợp có thể xảy ra trong cuộc sống.
Điều này được tính như sau. Hệ số vắng mặt theo kế hoạch được thêm vào tỷ lệ vắng mặt, do đó, được chuyển đổi thành cổ phần bởi một bộ phận có hệ thống bằng 100. Phương pháp xác định số lượng nhân viên này được coi là một trong những triển vọng nhất.
Báo cáo về số lượng nhân viên
Thông thường trong các doanh nghiệp, quản lý đòi hỏi tài liệu chính thức về số lượng nhân viên. Để làm điều này, biên soạn dữ liệu danh sách có tính đến các tiêu chuẩn để xác định quy mô của công ty.
Dữ liệu được nhập trong các danh sách này phải tương ứng với số lượng nhân viên có trong bảng chấm công. Vì vậy, bạn có thể hiệu quả và không có lao động không cần thiết để ghi lại tham dự.
Ngoài ra, đừng quên rằng khi xác định số lượng nhân viên, các khuyến nghị được phát triển bởi thanh tra lao động phải được tuân theo. Thật vậy, tính chính xác của các tính toán của bạn sẽ phụ thuộc trực tiếp vào điều này.
Đặc biệt, cần bao gồm tất cả các nhân viên trong danh sách nhân sự, không có ngoại lệ, trong đó các hợp đồng lao động dài hạn chính thức được ký kết. Cũng cần phải theo dõi cẩn thận những người chính thức tích lũy tiền thù lao để thực hiện nhiệm vụ của họ.
Một điểm thú vị là tất cả nhân viên phải được nhập vào bảng chấm công, ngay cả khi họ không ở nơi làm việc. Và nó không quan trọng vì lý do gì - tôn trọng hay không. Dữ liệu cuối cùng có sẵn trong bảng phải hoàn toàn tương ứng với những dữ liệu có trong thẻ báo cáo.
Chuẩn mực kế toán thời gian lao động
Vì không dễ để tính toán số lượng nhân viên, nên cần phải tính đến các tiêu chuẩn kế toán thời gian lao động. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của các chuyên gia nhân sự. Chỉ tiêu này nắm bắt tổng chi phí thời gian làm việc mà người đứng đầu doanh nghiệp hoặc bộ phận tương ứng đặt ra một nhân viên hoặc nhóm nhân viên cụ thể. Thời gian làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ phải được đặt ở giai đoạn xác định các điều kiện kỹ thuật và tổ chức theo đó nhiệm vụ sẽ được thực hiện.
Điều quan trọng cần nhớ là đồng thời, bản thân các nhân viên phải hoàn toàn tương ứng với mức độ trình độ cần thiết để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Nếu không, chuẩn mực kế toán thời gian lao động sẽ phải được điều chỉnh. Hơn nữa, nếu nhân viên có trình độ kém hơn yêu cầu, thì ở một mức độ lớn hơn, điều này sẽ dẫn đến thực tế là mục tiêu cuối cùng sẽ đạt được muộn hơn nhiều so với kế hoạch.
Tất cả các công việc trong doanh nghiệp nên được bảo vệ bởi các giới hạn thời gian này. Chỉ trong trường hợp này, chức năng sản xuất sẽ rõ ràng và trơn tru. Ngoài ra, do kế toán thời gian lao động, bạn sẽ nhận được dữ liệu khách quan về số lượng nhân viên cần thiết. Ở giai đoạn này, có thể xem xét số lượng nhân viên theo hướng tăng hoặc giảm số lượng nhân viên.
Tính toán tiêu chuẩn thời gian
Ngoài ra bắt buộc đối với bộ phận nhân sự là việc tính toán các tiêu chuẩn tạm thời. Chúng cũng được gọi là chi phí thời gian. Chúng bao gồm nghiên cứu các quy định của các tài liệu quy định, thực hiện và gửi các yêu cầu liên quan, nghiên cứu và phân tích các tài liệu và dữ liệu liên quan đến ngành công nghiệp cụ thể mà công ty bạn hoạt động. Nó cũng quan trọng để theo dõi việc thực hiện các chương trình và kế hoạch theo kế hoạch.
Ngoài ra, các tiêu chuẩn thời gian bao gồm các chi phí cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động, mà không có việc hoàn thành các nhiệm vụ sẽ không thể thực hiện được, cũng như các giờ sẽ dành cho việc lập báo cáo tài chính cuối cùng.
Những tiêu chuẩn này được xác định dựa trên cấp độ nhân viên được thiết lập. Các số tương ứng được bao gồm trong bảng thời gian.
Các chỉ số này, theo quy định, được đặt trong tất cả các công ty trong một năm tài chính. Trong trường hợp này, số lượng nhân viên phải tuân thủ các tiêu chuẩn, tổng chi phí lao động cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Khi xác định nhân sự cuối cùng, điều quan trọng là phải tính đến và tính toán chính xác tỷ lệ vắng mặt. Cần bao gồm thời gian mà nhân viên dành cho các ngày nghỉ theo kế hoạch, những ngày mà trung bình sẽ được dành cho việc tiếp tục giáo dục, đào tạo và đào tạo lại, và tính đến khuyết tật tạm thời.
Đừng quên các yếu tố điều chỉnh. Chúng bao gồm thời gian mà nhân viên dành cho nhu cầu cá nhân hoặc nghỉ ngơi trong quá trình làm việc. Ví dụ, chúng nên bao gồm phá vỡ khói. Bạn không được quên chúng, vì nếu không, các số ở đầu ra sẽ không chính xác và bạn sẽ không nhận được kết quả mà bạn đang tính.
Kế hoạch thời gian
Một điểm quan trọng khác mà số lượng nhân viên của nhân viên được giữ là đánh giá về công việc và tiềm năng của họ. Cuối cùng, đây là một trong những chỉ số quan trọng. Con số này bao gồm tất cả các nhân viên, bất kể cấu trúc tổ chức tại một doanh nghiệp cụ thể là gì. Bạn chỉ cần nhớ để đưa nhân viên mới đúng giờ và loại trừ những người bị sa thải.
Để tính toán nhân sự, bộ phận nhân sự tạo ra sự cân bằng về thời gian, trong đó các chỉ số hiệu suất tạm thời của mỗi nhân viên được nhập vào.
Cơ sở là quỹ lịch của tất cả thời gian làm việc. Chỉ những ngày lễ, cuối tuần, cũng như những ngày nghỉ được lên kế hoạch và bổ sung, được cung cấp cho nhân viên theo điều lệ của công ty bạn, nên được khấu trừ từ nó.
Đừng quên những ngày nghỉ do nhà nước cung cấp cho nhân viên. Trước hết, chúng ta đang nói về một nghị định. Việc tính toán vắng mặt do bệnh tật được thực hiện theo số liệu thống kê trung bình.
Ngoài ra, số lần vắng mặt có thể xảy ra, cũng như thời gian trong ngày làm việc của mỗi nhân viên, phải được đưa vào kế hoạch này.
Có ba phần trong quỹ tạm thời. Đây là lịch, quỹ hiệu quả và danh nghĩa.
Tổng giá trị của lịch trùng với các chỉ số được lên kế hoạch. Nếu sản xuất hoạt động theo định kỳ, thì cuối tuần và ngày lễ nên được khấu trừ vào quỹ lịch. Vì vậy, bạn nhận được giá trị danh nghĩa.
Và cuối cùng, một quỹ hiệu quả là một quỹ danh nghĩa, không tính đến sự vắng mặt của nhân viên do bệnh tật, nhiệm vụ công cộng và các ngày nghỉ theo kế hoạch.
Do đó, cấp độ nhân sự trong tổ chức của bạn Nhân sự của bạn được xác định dựa trên nhiều thông số khác nhau, trong đó chính là một số lượng nhân viên nhất định, cần thiết để phục vụ tất cả các công việc có sẵn trong sản xuất.