Bạn có thể là một người thông minh và sáng tạo, nhưng nếu bạn không quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ không thành công.
Tất cả mọi thứ bạn muốn làm trong công việc đều cần có thời gian, anh viết Brian Tracy trong cuốn sách Master Your Time, Master Your Life. "Cách duy nhất bạn có thể có đủ thời gian để làm điều gì đó thực sự có thể thay đổi công việc của bạn là tiết kiệm thời gian bạn thường dành cho việc khác."
Bắt đầu bằng cách xem xét bảy yếu tố đang lãng phí thời gian của bạn.
1. Email, điện thoại và tin nhắn
Khi điện thoại reo và e-mail đến, đoàn tàu suy nghĩ của bạn bị xáo trộn và bạn bị phân tâm,, ông Tracy viết.
Phải làm gì: làm nổi bật các khoảng thời gian trong ngày khi bạn không cho phép nghỉ.
2. Khách bất ngờ
Khi ai đó bất ngờ xuất hiện trong văn phòng hoặc nơi làm việc của bạn, người đó làm gián đoạn công việc của bạn và làm giảm hiệu quả của bạn.
Phải làm gì: Hãy đứng dậy nhanh chóng khi những kẻ xâm nhập đến nơi làm việc của bạn và giả vờ bạn vừa đến, Tiêu Tracy viết. Nói với người quản lý thời gian rằng bạn thực sự choáng ngợp với công việc ngày hôm nay, và bạn có rất nhiều việc phải làm. Sau đó đưa khách truy cập ra khỏi nơi làm việc của bạn và trở lại với nhiệm vụ của bạn.
3. Các cuộc họp
Bạn đã biết điều này: nhiều cuộc họp là một sự lãng phí thời gian.
Phải làm gì
- Lên kế hoạch các cuộc họp chỉ trong thời gian mà bạn thực sự cần. Không có lý do để hoãn các cuộc họp trong một giờ. Hãy tự hỏi: tôi có thể làm gì trong 10 phút?
- Mục tiêu. Thành công trông như thế nào? Chỉ bằng cách xây dựng trạng thái cuối cùng mong muốn, bạn có thể xây dựng các yếu tố thành công. Trên thực tế, mọi quyết định bạn đưa ra - nơi tổ chức một cuộc họp, mời ai, làm thế nào để tạo điều kiện cho sự hiểu biết lẫn nhau - nên dựa trên cách bạn trả lời câu hỏi này.
- Tạo một chương trình nghị sự. Một khi bạn đã đặt mục tiêu, hãy xem xét cẩn thận quá trình của cuộc họp. Định nghĩa lỗi thời cho việc này là chương trình nghị sự, nhưng bạn cần phải làm nhiều hơn là tạo một danh sách nội dung. Bạn cần cấu trúc cuộc họp của mình để có một luồng hợp lý, tạo cơ hội cho người tham gia.
4. Kế hoạch dự phòng.
Bạn biết mô hình này: ngay khi bạn bắt đầu làm việc trong một dự án quan trọng, một điều hoàn toàn bất ngờ xảy ra khiến bạn mất tập trung vào nhiệm vụ chính trong vài phút hoặc thậm chí vài giờ.
Phải làm gì Hãy suy nghĩ trước khi hành động. Tracy khuyên bạn nên hít một hơi thật sâu, bình tĩnh và giữ khách quan. Dành thời gian để tìm hiểu những gì đã xảy ra. Có một sự hiểu biết rõ ràng về vấn đề trước khi tiến hành.
5. Tạm gác mọi thứ lại sau
Chần chừ không chỉ là một tên trộm thời gian ... Nó là một tên trộm của cuộc sống. Khả năng của bạn để dừng mọi thứ và bắt đầu có thể thay đổi cuộc sống của bạn.
Phải làm gì Đôi khi cách tốt nhất để hoàn thành một dự án lớn là lấy một mảnh nhỏ và hoàn thành nó. Hoặc thực hành kỹ thuật, xem nhiệm vụ của bạn như một miếng phô mai: đục lỗ trong đó, chọn năm phút và thực hiện một số công việc.
6. Truyền thông
Có đến 75% công việc được dành cho việc tương tác với người khác. Thật không may, ít nhất một nửa thời gian này được dành cho giao tiếp.
Phải làm gì Sắp xếp một cuộc họp với bạn bè tại nơi làm việc trong giờ nghỉ cà phê, bữa trưa và sau khi làm việc.
7. Sự thiếu quyết đoán
Mỗi khi bạn đưa ra quyết định hoặc dành quá nhiều thời gian để đưa ra quyết định, bạn sẽ mất thời gian - và ngừng hành động.
Phải làm gì Quyết định xem bạn nên tự mình thực hiện công việc (sau đó bạn cần thực hiện nhanh chóng) hoặc liệu bạn có thể ủy thác công việc đó không. Nếu người khác phải đưa ra quyết định, hãy yêu cầu trả lời nhanh.
Hãy nhớ rằng bạn chỉ có thể làm một việc tại một thời điểm, thôi, Tracy viết. Đây là điều quan trọng nhất bạn có thể làm vào lúc này.
Năng suất là những gì quyết định năng suất của chúng tôi. Điều gì cản trở năng suất? Làm thế nào để đạt được sự gia tăng của nó? Hãy đưa những lời khuyên được đề xuất vào thực tế.
Để làm việc năng suất, cần xác định và vô hiệu hóa những gì ngăn cản chúng ta. Nó chỉ ra rằng kẻ thù của năng suất là những hành động và hiện tượng quen thuộc với tất cả chúng ta, mà chúng ta đã quen với việc cho phép. Chúng tôi thậm chí không nghi ngờ rằng họ có thể ăn thịt nướng tới 80% thời gian làm việc của chúng tôi.
Khi nhận ra kẻ thù bằng mắt thường, chúng ta sẽ có thể chiến đấu với anh ta hiệu quả hơn.