Khi nói đến năng suất, tất cả chúng ta đều phải đối mặt với cùng một vấn đề - chỉ 24 giờ trong một ngày. Tuy nhiên, dường như một số người có thời gian gấp đôi hoặc họ có khả năng siêu nhiên để theo kịp mọi thứ đã lên kế hoạch. Ngay cả khi họ quản lý một số dự án cùng một lúc, sau đó, mặc dù gặp khó khăn, họ chắc chắn sẽ đạt được mục tiêu của mình.
Thomas Edison là thủ đô duy nhất mà một người bình thường có, và điều duy nhất anh ta không thể để mất, Thomas nói.
Tất cả chúng ta đều muốn tận dụng tối đa cuộc sống. Có lẽ không có cách nào tốt hơn để đạt được điều này hơn là tìm cách quản lý thời gian quý báu của bạn. Những người năng suất biết điều này và cố gắng tận dụng hiệu quả nhất mỗi giờ, mà không cần nỗ lực nhiều. Để làm điều này, họ sử dụng các quy tắc đơn giản rất dễ thực hiện. Đơn giản đến mức bạn có thể làm điều đó ngay hôm nay. Những hack cuộc sống này sẽ giúp bạn xây dựng một sự nghiệp.
Chống lại sự chuyên chế của các vấn đề khẩn cấp
Sự chuyên chế của các vấn đề khẩn cấp là một xu hướng cho các nhiệm vụ nhỏ xuất hiện có được trong cách thực hiện những gì thực sự quan trọng. Điều này đặt ra một vấn đề lớn, vì các doanh nghiệp nhỏ hiếm khi có lợi nhuận nghiêm trọng.
Nếu bạn chịu thua sự chuyên chế của sự cấp bách, sau đó, nhìn lại, bạn sẽ nhận thấy rằng ngày đã trôi qua, hoặc thậm chí cả tuần, nhưng không có gì thực sự hiệu quả đã được thực hiện. Có tổ chức và nhằm đạt được kết quả, mọi người có thể phân biệt khi "bắt ruồi" làm họ mất tập trung. Họ cố gắng ủy thác hoặc bỏ qua các nhiệm vụ can thiệp vào các hoạt động thực sự quan trọng.
Không bao giờ làm lại
Những người quản lý để làm mọi thứ không bao giờ trở lại với nhiệm vụ đã hoàn thành của họ và không để mọi thứ lại sau này - điều này thật lãng phí thời gian. Nếu một cái gì đó đã thu hút sự chú ý của bạn (ví dụ như một cuộc gọi điện thoại hoặc một lá thư), hãy tự giải quyết vấn đề này ngay lập tức, ủy thác cho ai đó hoặc xóa nó khỏi danh sách các vấn đề của bạn.
Ăn ếch
"Ăn ếch" là một biểu hiện tượng trưng cho quyền tác giả của Mark Twain, có nghĩa là chống lại sự trì hoãn. Nói cách khác, những người làm việc hiệu quả bắt đầu ngày mới với những nhiệm vụ khó chịu nhất đối với họ. Điều này làm cho nó có thể kết thúc với những thứ làm nặng thêm vào buổi sáng và làm điều gì đó truyền cảm hứng và thú vị.
Theo phương pháp Eisenhower, danh sách việc cần làm có thể được chia thành 4 loại:
- Nhiệm vụ mà bạn không muốn làm, nhưng thực sự cần phải hoàn thành.
- Các nhiệm vụ mà bạn muốn làm, và trên thực tế chúng cần phải được thực hiện.
- Các nhiệm vụ mà bạn muốn làm, nhưng thực tế chúng không cần phải hoàn thành.
- Nhiệm vụ mà bạn không muốn làm và thực tế chúng không cần phải thực hiện.
Ếch Ăn ếch, dựa trên cách phân loại này, đề cập đến các nhiệm vụ mà bạn không muốn thực hiện, nhưng thực sự cần phải hoàn thành.
Quyết định kinh doanh đau đớn nhất cho bạn vào buổi sáng mang đến cho bạn những lợi thế, vì bạn sẽ giải quyết nó, có một đầu óc minh mẫn hơn và một văn phòng yên tĩnh. Hãy nhớ rằng để dành nhiệm vụ ếch ếch qua lại lần cuối cùng, bạn sẽ mệt mỏi và mất dần ý chí.
Đừng cố đa nhiệm
Những người thành công biết rằng đa nhiệm là kẻ thù chính của năng suất. Chuyển đổi liên tục từ trường hợp này sang trường hợp khác sẽ giết chết sự chú ý của bạn, khả năng ghi nhớ thông tin và nhanh chóng nhận một nhiệm vụ mới sau khi hoàn thành nhiệm vụ trước đó. Năm 2009, điều này đã được chứng minh bằng một nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Stanford (Hoa Kỳ).Các nhà khoa học đã so sánh hai nhóm người, một trong số đó bao gồm những người đa nhiệm khét tiếng và nhóm thứ hai - những người có khuynh hướng thực hiện một cách siêng năng. Hóa ra, một phần của những người tin rằng thực tế để làm nhiều việc song song có nhiều khó khăn hơn đáng kể với việc tổ chức hoạt động tinh thần và rất khó để phân biệt thông tin liên quan với không liên quan.
Chuẩn bị cho ngày làm việc tiếp theo
Người năng suất hoàn thành mỗi ngày làm việc với sự chuẩn bị cho việc tiếp theo. Thói quen này có tác dụng kép: nó giúp bạn củng cố những gì bạn đã làm hôm nay và mang lại cho bạn sự đảm bảo cho cùng một ngày mai năng suất. Điều này chỉ mất một vài phút, nhưng nó rất thuận lợi cho buổi sáng sắp tới.
Chuẩn bị một kế hoạch sẽ giúp bạn không quên điều gì đó có ý nghĩa. Điều quan trọng là nó được ghi ở đâu đó: trên lịch, notepad hoặc được lưu trên máy tính. Nhiều khả năng, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ cần phải đi chệch khỏi kế hoạch được lập trước theo thời gian. Mặc dù vậy, sự hiện diện của nó sẽ giúp tổ chức tốt hơn thời gian của bạn, chuẩn bị cho các dự án và cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng hơn về mọi thứ bạn cần làm.
Khả năng nói không
Đối với một người phấn đấu để đạt được hiệu quả tối đa, điều rất quan trọng là có thể từ chối. Việc từ chối nên không rõ ràng và được thể hiện bằng từ "không", và không phải bằng những cụm từ mờ nhạt như tôi nghĩ tôi đã giành được thời gian, hay tôi không chắc là tôi có thể. Không đồng ý nhận các nghĩa vụ mới là tôn trọng các nhiệm vụ đã được giao cho bạn. Một khi bạn hiểu rằng thực sự không thể làm hài lòng tất cả mọi người, bạn sẽ bắt đầu sống thoải mái hơn.
Các nghiên cứu tại Đại học California (Hoa Kỳ) đã chứng minh rằng từ khó không có gì dành cho bạn, bạn càng dễ bị căng thẳng và trầm cảm. Học cách từ chối. Cho dù nó có vẻ mâu thuẫn như thế nào, nó sẽ tăng năng suất của bạn.
Có thời gian dành riêng để kiểm tra email
Một người làm việc hiệu quả sẽ không bao giờ để email làm anh ta phân tâm khỏi những vấn đề quan trọng. Hơn nữa, anh ta sẽ sử dụng tất cả các tính năng của hệ thống này: xếp hạng các chữ cái theo mức độ quan trọng, cũng như cài đặt cảnh báo âm thanh cho các tin nhắn từ các nhà cung cấp và khách hàng quan trọng. Một số thậm chí sử dụng tính năng máy trả lời, thông báo cho người gửi khi yêu cầu của anh ta sẽ được xử lý.
Công nghệ làm việc cho con người
Công nghệ hiện đại bị chỉ trích vì làm sao lãng nhân viên khỏi quá trình làm việc. Tuy nhiên, với việc sử dụng đúng cách, họ có thể giúp đỡ và tiết kiệm thời gian. Tự động hóa các quy trình thủ công là một cách tuyệt vời để tăng năng suất.
Sử dụng các công cụ giúp làm cho công việc của bạn dễ dàng nhất có thể. Bạn có thể sử dụng ứng dụng lịch trên điện thoại di động của mình để nhận lời nhắc về các sự kiện quan trọng, các cuộc họp và tất cả các loại lịch trình. Hiểu cài đặt email của bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ứng dụng Boomerang để làm việc với Outlook. Công cụ này sẽ giúp quản lý thư thuận tiện hơn, giúp xóa hộp thư bằng cách lưu trữ các thư quan trọng cho đến thời điểm bạn cần chúng.
