Thời gian là tài nguyên quý giá mà một người có. Nó nhận được giá trị đặc biệt lớn trong thời gian thực hiện các dự án lớn và phức tạp về mặt kỹ thuật. Hơn nữa, phần lớn tiếp cận việc sử dụng thời gian dành cho anh ta vô cùng phi lý. Bởi vì điều này, hiệu quả của con người và hiệu quả của công việc được thực hiện bị giảm. Do đó, điều tối quan trọng là tránh những sai lầm phổ biến trong việc quản lý thời gian của chính bạn.
Thiếu một danh sách việc cần làm có hệ thống
Thông thường, một nhân viên phải đối mặt với một tình huống mà dường như anh ta quên mất việc thực hiện một phần cực kỳ quan trọng của công việc. Kết quả là, sự thành công của toàn bộ dự án đang bị đe dọa. Điều này được tạo điều kiện bởi một trong những sai lầm phổ biến nhất - thiếu danh sách việc cần làm có hệ thống.
Một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề có thể là thu thập và cài đặt trên máy tính làm việc của một trong những nhật ký chuyên ngành hàng ngày, nó sẽ không chỉ lưu tên của các trường hợp cụ thể mà còn cho phép bạn tạo một mô tả chi tiết về chúng và cũng có thể thông báo cho bạn về ngày tiếp cận để hoàn thành nhiệm vụ.
Thiếu mục tiêu
Mỗi nhân viên phải hiểu chính xác những gì anh ta muốn đạt được cuối cùng. Nếu không, anh ta sẽ không thể đạt được thành công chiến lược trong kinh doanh đang diễn ra. Đặt mục tiêu đúng cách sẽ không chỉ cho phép bạn có được kết quả cụ thể mà còn kiểm soát tiến độ của toàn bộ dự án. Đối với điều này, cần phải thiết lập bản thân chúng tôi không chỉ cuối cùng, mà còn các nhiệm vụ trung gian.
Thiếu ưu tiên công việc
Ngày làm việc của nhiều người bao gồm một số lượng lớn các nhiệm vụ khẩn cấp. Kết quả là, những điều thực sự quan trọng thường bị bỏ qua quyết định sự thành công của không chỉ một nhân viên, mà cả toàn bộ công ty.
Để tránh điều này, người ta nên sử dụng ma trận ưu tiên nhiệm vụ được gọi là. Nó sẽ cho phép bạn xác định vấn đề nào cần được giải quyết ngay từ đầu và vấn đề nào có thể được hoãn lại cho đến sau này. Điều này có thể làm tăng đáng kể năng suất của nhân viên. Thực tiễn cho thấy những người ngay lập tức vội vàng giải quyết một vấn đề mới, hoãn một doanh nghiệp đã hoàn thành trước đó, mất một lượng thời gian rất lớn.
Phân tâm bên ngoài
Như các nghiên cứu đã chỉ ra, nhân viên của các công ty hiện đại mất tới 2 giờ mỗi ngày do nhiều phiền nhiễu khác nhau. Chúng tôi đang nói về các cuộc trò chuyện qua điện thoại, ứng dụng điện thoại thông minh, giúp các đồng nghiệp giải quyết vấn đề của họ, cũng như các vấn đề khác buộc phải làm gián đoạn việc thực hiện các nhiệm vụ.
Sự mất tập trung có một tính năng rất có hại. Ngay cả sau khi một người trở lại làm việc, anh ta sẽ phải mất từ 10 đến 15 phút để có thể tham gia vào việc giải quyết nhiệm vụ. Cuối cùng, một lượng lớn thời gian bị lãng phí.
Để tránh điều này, người ta không chỉ hạn chế bản thân khỏi ảnh hưởng của điện thoại và máy tính (nếu bản thân công việc không được kết nối với điều này), mà còn cảnh báo các đồng nghiệp về sự không thể phân tâm trong thời gian chuyển dạ.
Chần chừ
Thông thường, lỗi này được thực hiện bởi những người sợ quy mô của các nhiệm vụ được giao. Do đó, họ cố gắng phân bổ thời gian tối đa để bắt đầu công việc cho dự án. Điều này dẫn đến một sự chậm trễ vĩnh viễn trong việc giải quyết một nhiệm vụ lớn và thực sự quan trọng.
Giải pháp chính xác cho các vấn đề liên quan đến việc thực hiện các dự án đó là phân chia các nhiệm vụ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, cũng như tạo ra các giai đoạn cho giải pháp của họ. Nhờ đó, một người sẽ có thể tự tin thăng tiến trong việc thực hiện công việc.Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả công việc của anh ấy và trong việc đạt được các mục tiêu cụ thể.
Đặt mọi thứ vào bản thân
Quá nhiều nhân viên và trên hết, các nhà quản lý vừa và nhỏ đã phạm sai lầm nghiêm trọng trong quá trình hoạt động của họ. Họ gánh quá nhiều trên vai. Đồng thời, nhiều người trong số họ lưu ý rằng họ đưa ra giải pháp cho quá nhiều vấn đề do thiếu tự tin vào khả năng của cấp dưới để giải quyết vấn đề một cách định tính.
Trong một số trường hợp, thực sự tốt hơn là chịu trách nhiệm về việc thực hiện dự án, tuy nhiên, việc tính phí liên tục cho tất cả các chức năng mới cho một người đã không mang lại bất kỳ thành công nào trong thời gian dài. Cuối cùng, ngay cả một nhân viên rất tốt cũng làm giảm hiệu quả. Chất lượng công việc của anh ấy sẽ xấu đi, và không thể nói về bất kỳ sự phát triển nào.
Cách tiếp cận đúng cho người lãnh đạo sẽ không phải là gánh nặng công việc cho chính bạn. Anh ta nên giao nhiều nhiệm vụ hơn cho nhân viên của mình. Hơn nữa, anh ta cũng có thể chỉ đạo họ hoặc kiểm soát quá trình thực hiện công việc. Nếu một nhân viên không đối phó với giải pháp của các nhiệm vụ hồ sơ cơ bản cho anh ta, thì đáng để xem xét tính khả thi của anh ta trong nhân viên công ty.
Tốc độ công việc quá cao và việc làm lâu dài
Một số nhân viên nhận được một số sự hài lòng về mặt đạo đức từ việc nhận ra rằng họ có quá nhiều nhu cầu và liên tục bận rộn. Hơn nữa, có một mớ hỗn độn trên bàn của họ, họ không có thời gian để giải quyết tất cả các nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, họ thường tham gia vào các dự án mà họ cho là quan trọng hơn là những dự án có tầm quan trọng lớn đối với công ty. Kết quả là, họ dành nhiều thời gian để giải quyết các nhiệm vụ không đáng kể, nhỏ, nhưng tốn nhiều công sức.
Không cần phải nói về hiệu quả cao của những nhân viên này. Họ chắc chắn cần phải điều chỉnh lịch làm việc. Một số nhiệm vụ yêu cầu phân tích chuyên sâu và ra quyết định có hiểu biết. Cuối cùng, nó tốt hơn để tập trung vào làm công việc quan trọng, cho nó nhiều thời gian như nó thực sự đòi hỏi.
Đa nhiệm
Nhiều người tự hào về khả năng làm một số việc cùng một lúc. Trong thực tế, hóa ra những nhân viên như vậy là không hiệu quả. Thực tế là họ không tập trung tất cả sự chú ý vào việc giải quyết một vấn đề cụ thể. Họ liên tục phải suy nghĩ về một số nhiệm vụ cùng một lúc. Kết quả là, họ giải quyết kém cả hai vấn đề cùng một lúc.
Hơn nữa, việc thực hiện một số nhiệm vụ cùng một lúc dẫn đến chi phí thời gian bổ sung với số tiền từ 20 đến 40%.
Miễn nghỉ
Có một số lượng đáng kể nhân viên cố gắng làm việc mà không nghỉ và thậm chí không ăn trưa. Vì vậy, theo ý kiến của họ, rất nhiều thời gian được tiết kiệm có thể được dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ lao động nhất định.
Trên thực tế, các nghiên cứu cho thấy rằng không bị gián đoạn, khả năng làm việc của một người sẽ giảm dần. Kết quả là đến giữa ngày làm việc, anh ta không thể giải quyết các nhiệm vụ được giao cho anh ta hiệu quả như vào buổi sáng.
Nếu có thể, hãy nghỉ ngắn 5 phút mỗi giờ. Bạn cũng nên phân bổ đủ thời gian cho việc ăn uống. Thực tế là trong khi nghỉ ngơi bộ não hoạt động hơi khác một chút. Do đó, các ý tưởng mới có thể được tạo ra để phát triển công ty hoặc giải quyết thành công một vấn đề nghiêm trọng.
Lập kế hoạch nhiệm vụ không chính xác
Mỗi người có nhịp sinh học độc đáo của riêng mình. Do đó, một số người giải quyết vấn đề tốt hơn vào buổi sáng, trong khi những người khác ngay sau khi mặt trời lặn. Cách tiếp cận đúng sẽ là lên kế hoạch cho các nhiệm vụ phức tạp và tốn nhiều năng lượng nhất trong giai đoạn khi hiệu suất ở mức cao nhất. Những điều đơn giản nên để lại trong một thời gian khi không có khả năng sáng tạo nghiêm túc được yêu cầu.