Làm việc hiệu quả cả ngày dường như là không thể. Có thực sự có thời gian cho công việc hiệu quả nếu bạn thường xuyên bị phân tâm? Dưới đây là một số lời khuyên để giúp bạn tận dụng tối đa ngày của bạn. Một thói quen hàng ngày được lên kế hoạch tốt sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả cả ngày.
Hãy sẵn sàng cho ngày hôm trước
Trước khi bạn đi làm về, dọn dẹp bàn làm việc, vứt bỏ những giấy tờ và những thứ không cần thiết, lập một danh sách các nhiệm vụ vào ngày hôm sau, để bạn biết rõ vào buổi sáng bắt đầu từ đâu. Kiểm tra kỹ phần mềm quản lý dự án của bạn cho các nhiệm vụ hoặc ý kiến có thể. Viết chúng vào một cuốn sổ tay trực tuyến hoặc danh sách việc cần làm. Do đó, vào buổi sáng bạn không phải lãng phí thời gian để nhớ ở giai đoạn nào của quy trình làm việc mà bạn đã dừng lại.
Khóa thời gian cho công việc sâu sắc
Làm việc sâu có nghĩa là bạn đang tập trung vào một mục tiêu trong 90 phút. Để thực hiện các nhiệm vụ quan trọng này đòi hỏi rất nhiều thời gian lao động liên tục. Công việc sâu sắc sẽ là duy nhất cho mỗi chúng ta. Đối với một số người, điều này có thể có nghĩa là trả lời qua email, đối với những người khác, đó có thể là cách tính báo cáo ngân sách trong bảng. Nhưng không có vấn đề gì, bạn nên tập trung tất cả 90 phút này.
Chuyển đến "chế độ nhà sư"
"Chế độ nhà sư" là gì? Nghe có vẻ nhiều việc, nhưng nó thường được lên kế hoạch cho sáng sớm. Những người trong "chế độ nhà sư" tránh các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại, không đọc email, tin tức. Họ sử dụng thời gian này để xây dựng chiến lược hoặc hoàn thành một dự án bằng cách đắm mình vào công việc sâu sắc.
"Chế độ nhà sư" có thể kéo dài hơn một phiên làm việc sâu thông thường (tùy thuộc vào những gì bạn cần làm). Dần dần, điều này có thể trở thành thói quen - vì vậy hãy bắt đầu ngày làm việc của bạn, ví dụ, vào buổi sáng mỗi tuần một lần.
Biết và bám sát thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của bạn
Hầu hết mọi người đạt cực đại vào khoảng từ 9:30 sáng đến 11:00 sáng. Thật không may, không phải lúc nào cũng có thể lập kế hoạch cho các vấn đề có trách nhiệm nhất cho lần này. Hiện tại, điều này thường không thể thực hiện được với công việc từ xa, hội nghị của các nhà quản lý đi du lịch theo múi giờ. Lịch trình chuyến bay không phù hợp với ngày làm việc hiệu quả nhất.
Nhưng chú ý đến nhịp điệu cá nhân và kiến thức về thời điểm bạn làm việc tốt nhất sẽ giúp bạn trong thói quen hiện tại, khi không có cuộc họp theo lịch trình và các vấn đề khác liên quan đến việc di chuyển.
Cảm ơn những người khác cho công việc tốt.
Nếu bạn nói những lời tốt đẹp và khen ngợi người khác về công việc của họ, nó cũng sẽ giúp bạn trong công việc của bạn. Tại sao? Bởi vì sự đánh giá cao củng cố sức mạnh năng lượng của bạn giống như những người khác. Và nếu bạn làm việc tiếp xúc gần gũi với ai đó, năng lượng của anh ấy có thể ảnh hưởng trực tiếp đến bạn.
Tự thưởng cho bản thân khi nghỉ
Kỹ thuật quản lý thời gian Pomodoro rất hiệu quả, nó khiến chúng ta nhận ra chúng ta sử dụng thời gian của mình như thế nào. Trong hệ thống này, bạn lên kế hoạch cho các khối 25 phút, và sau đó nghỉ năm phút. Sau giai đoạn tiếp theo của các nhiệm vụ, thời gian nghỉ dài hơn 15 phút tiếp theo. Tạm dừng là một tính năng chính bởi vì chúng cũng tăng cường sự chú ý của bạn. Không nghỉ ngơi thì không thể tập trung cả ngày. Nếu bạn muốn làm nhiều hơn, bạn phải dừng lại mỗi lần.
Đi bộ, dành ít nhất một giờ mỗi ngày trong không khí trong lành
Khi nghĩ về ngày làm việc hiệu quả của bạn, hãy thêm một cuộc đi bộ trong không khí trong lành vào lịch trình của bạn.Đi bộ trong ngày sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề khó khăn, bão hòa não bằng oxy, tăng khả năng sáng tạo và vui vẻ. Tập luyện nhỏ trong ngày làm việc cũng sẽ không đau. Nếu có thể, đăng ký một phòng tập thể dục. Tập thể dục thúc đẩy tinh thần và sức khỏe tốt, cũng như giúp tham gia vào công việc trí óc.
Thực hiện theo chế độ ăn kiêng
Hiệu quả cũng bị ảnh hưởng tích cực bởi dinh dưỡng thích hợp. Cố gắng loại trừ các món ăn nhanh khỏi chế độ ăn kiêng: xúc xích, hamburger, pizza, súp ăn liền, đồ ngọt.
Để bộ não hoạt động tối ưu, điều quan trọng là thêm hải sản, thịt chế độ ăn, ngũ cốc, rau, trứng, cá vào chế độ ăn uống của bạn. Đối với căng thẳng tinh thần cao, cũng rất hữu ích khi ăn các loại hạt, đậu, trái cây, sô cô la đen, cà phê và thêm gia vị vào thức ăn: hạt nhục đậu khấu, hạt tiêu đen, gừng.
Xác định các ưu tiên công việc của bạn
Với rất nhiều thông tin đòi hỏi hoạt động tinh thần mạnh mẽ, bạn cần một hệ thống để ưu tiên công việc của bạn. Một phương pháp phổ biến là ma trận Eisenhower, nơi công việc của bạn được chia thành bốn lĩnh vực: từ khẩn cấp và quan trọng đến các vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng.
Đặt nhiệm vụ của bạn trong các danh mục khác nhau này sẽ giúp bạn quyết định điều gì là quan trọng và điều gì có thể chờ đợi. Một số người sử dụng hệ thống này thường xuyên đặt ma trận lên một bảng hoặc mảnh giấy và chia sẻ nhiệm vụ của họ theo cách này. Nhiều hệ thống quản lý dự án cũng cho phép bạn tính toán thời gian và ưu tiên để giúp bạn quyết định nên tập trung vào điều gì trước tiên. Lợi ích? Bạn có thể ngay lập tức thực hiện một hành động hoặc quyết định lưu nó cho lần sau.
Kết luận
Một hệ thống quản lý thời gian sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Nhưng hãy nhớ rằng nó không thể thêm nhiều thói quen mới ngay lập tức. Bạn sẽ cần phải dần dần làm việc trên nó. Tất cả các mục trên không phải hoàn thành mỗi ngày trong tuần. Bạn sẽ phải thử chúng, và sau đó chọn cái nào hữu ích nhất cho cuộc sống và công việc của bạn.