Một trong những trách nhiệm quan trọng của các nhà quản lý là việc ký một số lượng lớn tài liệu đa dạng. Điều này đơn giản, thoạt nhìn, công việc đôi khi tốn rất nhiều thời gian và mang đến những cảm xúc dễ chịu nhất. Nhưng có một giải pháp xứng đáng - fax, đây là một con tem đặc biệt sao chép chính xác chữ ký. Tại sao tôi cần một con dấu như vậy và nơi để có được nó?
Facsimile là một lựa chọn thay thế xứng đáng để ký bằng tay
Trong nhiều tổ chức, thẩm quyền ký các giấy tờ chính thức không chỉ là tổng giám đốc, mà còn là phó hoặc phó của ông. Tuy nhiên, ngay cả với sự phân phối trách nhiệm như vậy, đội ngũ quản lý không phải lúc nào cũng có thể kịp thời và cá nhân gắn chữ ký cá nhân vào tất cả các tài liệu yêu cầu. Đó là để giải quyết những vấn đề như vậy mà một con tem fax đã được phát minh. Đây là con dấu lặp lại chính xác nhất chữ ký viết tay. Từ "facsimile" trong bản dịch nghĩa đen từ tiếng Latin (fac simile) có nghĩa là - "để làm điều này." Điều gì là đặc biệt tốt đẹp, mọi nhà lãnh đạo quan tâm có thể đặt hàng một con tem như vậy ngày hôm nay. Chúng ta hãy cố gắng tìm hiểu tại sao cần thiết và sử dụng tài liệu nào phù hợp để sử dụng nó.
Ai cần một con dấu chữ ký?
Facsimile là một người bạn đồng hành thiết yếu cho các giám đốc điều hành bận rộn. In như vậy cho phép bạn chứng nhận nhiều giấy tờ quan trọng với tốc độ tối đa hoặc trong trường hợp không có người được ủy quyền tại nơi làm việc. Nói cách khác, fax là một thứ không thể thiếu đối với các công ty có quy trình làm việc lớn và các nhà quản lý thường xuyên đi công tác / vắng mặt tại văn phòng vì những lý do khác. Điều đặc biệt thuận tiện, một người để lại con dấu dưới dạng chữ ký cá nhân có thể được ủy quyền trực tiếp để chứng nhận các tài liệu thuộc danh mục này hoặc ai đó từ các trợ lý của anh ta. Ở đây một điểm khá phức tạp nảy sinh - làm thế nào, có một bản fax, để chắc chắn rằng một nhân viên có quyền sử dụng nó sẽ không vượt quá thẩm quyền của anh ta? Trường hợp lý tưởng là nếu chữ ký con dấu chỉ được sử dụng trực tiếp bởi chủ sở hữu của nó. Nhưng thường thì đây không phải là trường hợp và trong trường hợp này, người ta nên suy nghĩ cẩn thận xem nhân viên nào được phép cho phép sử dụng fax.
Thư pháp luật
Trong luật pháp hiện hành của Liên bang Nga, không có quy định và quy tắc chi tiết và toàn diện nào liên quan đến việc sử dụng bất kỳ thay thế nào cho chữ ký của tác giả. Tuy nhiên, sau khi nghiên cứu một số tài liệu quy định, có thể kết luận rằng con dấu fax và tem có thể được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật và theo thỏa thuận của các bên. Trong trường hợp này, trong phiên bản thứ hai, đoạn này (khả năng thay thế chữ ký bằng một bản in hoặc phương thức sao chép khác) nên được viết riêng. Điều quan trọng là phải hiểu rằng fax là một sự tương tự hoàn toàn của một chữ ký viết tay. Theo đó, con tem được đặt trên tài liệu mang lại cho giấy có tầm quan trọng và ý nghĩa pháp lý tương tự như chữ ký của người được ủy quyền. Facsimile không được chấp nhận để sử dụng, đối với các giấy tờ, việc ký kết có đầy đủ các hậu quả và nghĩa vụ vật chất cho các bên. Tài liệu tài chính, kháng cáo và yêu cầu dịch vụ thuế, và các tổ chức liên bang, cũng như các hóa đơn, thư ủy quyền và mẫu chữ ký phải luôn được thực hiện dưới dạng viết tay.
Khi nào thì thích hợp để sử dụng fax?
Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể đưa ra các quy tắc và quy định riêng về việc sử dụng các phương tiện để chứng nhận các tài liệu thay thế chữ ký viết tay. Trong trường hợp này, việc sử dụng fax phải được thực hiện với các chỉ tiêu tư vấn được quy định trong điều lệ và các văn bản quy định khác của công ty.Ngoài ra, trong tài liệu chính thức, cần chỉ rõ danh sách những người được ủy quyền lưu trữ và sử dụng con dấu này. Fax có thể được sử dụng để làm gì? Về mặt lý thuyết, đây là tất cả các loại tài liệu, việc ký kết không đòi hỏi trách nhiệm pháp lý. Điều mong muốn là trong văn bản của các tài liệu, khả năng của phiên bản chứng nhận này được chỉ định. Hãy nhớ rằng bản fax trên các tài liệu có sức mạnh tương đương với chữ ký thật. Nếu cần thiết, việc hủy bỏ chứng khoán được phê duyệt theo phương pháp này sẽ khó như việc ký bằng tay. Nếu cần phải ký một số giấy tờ và người quản lý không thể thực hiện công việc này một cách cá nhân, bạn có thể làm mà không cần fax. Một cách khác là cấp giấy ủy quyền tạm thời thay mặt cho nhân viên được ủy quyền để xác nhận loại tài liệu cần thiết.
Làm thế nào để có được tem fax của bạn?
Bạn có thể yêu cầu sản xuất một con dấu sao chép chữ ký cá nhân tại bất kỳ tổ chức nào cung cấp dịch vụ dán tem. Các công ty tương tự có sẵn ngày hôm nay trong tất cả các thành phố khá lớn. Không cần nộp bất kỳ tài liệu nào để đặt hàng fax. Điều đặc biệt là, tem và tem lặp lại chữ ký cá nhân thường không đắt (trong vòng 500-800 rúp), và có thể được thực hiện trong vài ngày.