Việc phân loại các tài liệu trong kế toán sẽ được thảo luận ngắn gọn trong bài viết này. Một tài liệu là bằng chứng bằng văn bản của một giao dịch kinh doanh và quyền bán nó. Chất lượng kế toán được xác định chủ yếu bằng việc chuẩn bị tài liệu đúng và kịp thời. Vai trò của cái sau là vô cùng quan trọng, vì nó là tài liệu phục vụ cho việc kiểm soát sự an toàn của tài sản, tính hợp pháp và cần thiết của các hoạt động kinh doanh khác nhau. Vậy, phân loại tài liệu trong kế toán là gì?
Kiểm soát tài liệu
Các nhân viên hàng đầu của tổ chức thực hiện kiểm soát sơ bộ bằng cách ký vào văn bản làm cơ sở cho việc thực hiện bất kỳ hoạt động nào (ví dụ: thanh toán tiền, nhận tài liệu, v.v.) Khi một nhân viên ký vào một tài liệu, anh ta tự động chịu trách nhiệm về sự nhanh chóng của hoạt động này, đưa nó sự cho phép của bạn
Kiểm soát thêm được thực hiện chủ yếu thông qua kiểm toán tài liệu, khi tất cả các tài liệu đến được kiểm tra trong kế toán, cũng như bằng kiểm toán.
Thành phần kế toán
Tài liệu như một phương tiện của hoạt động xử lý và cơ sở của hồ sơ kế toán là một trong những thành phần của phương pháp kế toán. Liên quan chặt chẽ là các mặt hàng như hàng tồn kho và hóa đơn. Tài liệu biện minh cho các hồ sơ giao dịch trong hệ thống tài khoản, được sử dụng rộng rãi trong phân tích hoạt động kinh tế của tổ chức, để quản lý và quản lý kịp thời của tổ chức, vì chúng biện minh cho hành động của nhân viên. Chỉ các tài liệu được thực hiện theo các yêu cầu có thể phản ánh các hoạt động được thực hiện trong hệ thống kế toán. Họ cho phép mỗi ngày để xem sự chuyển động của các giá trị vật chất, hàng hóa, nguồn tài chính.
Việc phân loại tài liệu trong kế toán rất quan trọng.
Sự khác biệt giữa các tài liệu
Vì các hoạt động được thực hiện trong hoạt động tài chính và kinh tế của tổ chức rất đa dạng, nên có sự khác biệt giữa các tài liệu mà chúng được thực hiện. Một loạt các tài liệu cũng có thể được giải thích bằng các tính năng phân biệt của chúng trong kế toán.
Để chọn hình thức phù hợp nhất để xử lý bất kỳ thao tác nào, các tài liệu được nhóm lại tùy thuộc vào:
- điểm đến;
- một cách để trang trải các hoạt động đang diễn ra;
- hoạt động phản ánh trật tự;
- số lượng tài khoản;
- nơi hình thành.
Các tổ chức trong công việc hàng ngày của họ tạo ra các tài liệu bao gồm các nhiệm vụ khác nhau về hoạt động kinh tế, xã hội, tài chính, công nghiệp: quyết định, mệnh lệnh, thỏa thuận, thư, giao thức, điện tín, hành vi, chứng chỉ, tuyên bố, v.v.
Các nguyên tắc phân loại tài liệu kế toán
Tài liệu kế toán được phân loại theo các loại kế toán sau:
- nông sản;
- lao động và thanh toán của nó;
- vật liệu;
- Quỹ hàng đầu và tài sản vô hình;
- công tác xây dựng cơ chế và máy móc;
- công tác xây dựng cơ bản;
- làm việc trong xe cơ giới;
- kết quả kiểm kê;
- hoạt động kinh doanh;
- hoạt động tiền mặt.
Các hoạt động quản lý được ghi lại trong các hình thức quy định theo nhiều cách khác nhau thông tin liên quan, và do đó tạo ra một tài liệu.
Thông tin được tạo như thế nào?
Tài liệu kế toán có thể được tạo cả trên giấy và trên phương tiện máy tính. Chúng là cần thiết bởi vì trong một thời gian dựa trên chúng, bạn có thể áp dụng thông tin quản lý cần thiết cho nhiều mục đích khác nhau. Một vị trí quan trọng được chiếm bởi việc phân loại các tài liệu chính trong kế toán.
Vì mục tiêu của kế toán là cung cấp đầy đủ dữ liệu cho người dùng bên ngoài và bên trong, các chỉ số hiệu suất của công ty để đưa ra kết luận khách quan về tài sản và tình hình tài chính của họ, nó được giải quyết bằng cách tổng hợp các tài liệu cần thiết, khiến khối lượng thông tin tăng lên và yêu cầu tăng về chất lượng và chất lượng. Về vấn đề này, cần phải phân công kiểm soát hiệu quả đối với sự thật của thông tin kế toán là một trong những nguồn chính để chứng minh các quyết định quản lý khác nhau. Đó là lý do tại sao vấn đề nâng cao chất lượng tài liệu và lưu hành chúng hiện đang đạt được tầm quan trọng cả về mặt khoa học và thực tiễn. Làm thế nào là phân loại các tài liệu kế toán chính trong kế toán? Về nó hơn nữa.
Yêu cầu
Tài liệu bao gồm các yếu tố độc lập hoặc số liệu được gọi là các điều kiện cần thiết.
Tổng số chi tiết của tài liệu ảnh hưởng đến sự lựa chọn hình thức của nó. Mỗi tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu và nhiệm vụ nhất định, vì vậy điều quan trọng là phải soạn thảo nó theo cách thông thường trong danh mục mà nó thuộc về. Sức mạnh pháp lý, bằng chứng liên quan trực tiếp đến chất lượng và chất lượng của tài liệu, vì chúng đóng vai trò là bằng chứng chứng thực cho các sự kiện cụ thể. Bất kỳ chi tiết được chia thành bắt buộc và bổ sung.
Sau đây là các yêu cầu để phân loại các tài liệu chính trong kế toán.
Những điều kiện bắt buộc trên các tài liệu chính
Các tài liệu sau đây phải được bao gồm trong thành phần của các tài liệu chính:
- đề cử các nhân viên chịu trách nhiệm thực hiện giao dịch kinh doanh và thực hiện đúng;
- chữ ký cá nhân với giải mã, bao gồm cả những trường hợp khi tài liệu được tạo bằng các công cụ tính toán kỹ thuật.
Nếu cần thiết, các chi tiết bổ sung sẽ được thêm vào tài liệu: biểu tượng của doanh nghiệp, Biểu tượng Nhà nước Liên bang Nga, đề cử của cơ quan cấp cao hơn, liên kết đến ngày và chỉ mục của tài liệu đến, mã bưu chính, địa chỉ điện báo, số, thanh, hạn chế truy cập, thị thực, độ phân giải, v.v. Tất cả điều này được bao gồm trong tài liệu theo quyết định của doanh nghiệp.
Mẫu
Các chi tiết của các tài liệu, nằm trong một trình tự nhất định, được gọi chung là biểu mẫu. Nếu nó được sử dụng cho một loại tài liệu cụ thể, thì đó là điển hình (ví dụ: cho các giao thức hoặc đơn đặt hàng). Một hình thức như vậy chứa một tập hợp các chi tiết cố định được sắp xếp theo một trật tự nghiêm ngặt, nội dung và vị trí của chúng được xác định bởi GOST. Hầu hết thường có một phân loại các tài liệu kế toán theo dự định.
Bất kỳ tài liệu chính nào cũng cần được soạn thảo tại thời điểm giao dịch kinh doanh được thực hiện, nếu không thể thực hiện được điều kiện này, giấy tờ sẽ được thực hiện ngay sau khi hoàn thành.
Tài sản, giao dịch kinh doanh và các khoản nợ khác nhau được ghi nhận bằng đơn vị tiền tệ của Liên bang Nga (nghĩa là bằng rúp) và bằng tiếng Nga. Trong trường hợp tài liệu bằng ngôn ngữ khác, nó nên có bản dịch từng dòng sang tiếng Nga.
Cả hai tài liệu kế toán chính và hợp nhất có thể được gõ trên máy và phương tiện giấy. Dưới đây sẽ được trình bày phân loại các tài liệu trong kế toán với các ví dụ.
Tài liệu về các hoạt động liên quan đến các khoản vay, tài chính, tiền mặt, phải được ký bởi kế toán trưởng và người đứng đầu doanh nghiệp hoặc bởi những người thực hiện nhiệm vụ của họ và có quyền hạn đặc biệt. Những người có quyền chữ ký thứ nhất và thứ hai được quy định trong trật tự tổ chức.
Yêu cầu về tài liệu
Mỗi tài liệu loại quản lý phải đáp ứng các yêu cầu sau: được biên soạn theo mẫu được xác định nghiêm ngặt và, trong một số trường hợp, tuân theo các tiêu chuẩn; được cấp bởi một cơ quan có thẩm quyền hoặc một người có quyền hạn chính thức, cũng như bởi những người mà quyền này được pháp luật hoặc chỉ thị cấp; xuất bản để tuân thủ các quy phạm pháp luật và không mâu thuẫn với chúng. Việc phân loại tài liệu trong kế toán và các chi tiết bắt buộc của chúng phải được kiểm soát bởi người đứng đầu doanh nghiệp.
Các văn bản trong tài liệu tốt nhất là chia thành hai phần chính. Trong lần thứ nhất, các căn cứ để hình thành tài liệu được lưu ý, trong lần thứ hai, các đề xuất, kết luận, quyết định, yêu cầu, lệnh được giải thích. Nếu tài liệu chứa một cụm từ, phần đầu tiên vẫn phải chỉ ra cơ sở của việc tạo và phần thứ hai - thứ tự trực tiếp. Trong một số trường hợp, tài liệu chỉ có thể chứa phần cuối cùng, nếu thư hoặc yêu cầu này không có bất kỳ lời giải thích nào. Văn bản của tài liệu phải chính xác và dễ hiểu.
Tất cả các tài liệu kế toán có liên quan đến Hệ thống phân loại và mã hóa thống nhất (ESKK). Mã này hoạt động thay vì tên và phục vụ như một cách để xác định đối tượng. Nó được sử dụng để đơn giản hóa việc xử lý thông tin trong các tài liệu chính. Ví dụ: mã 5002 biểu thị vấn đề tiền mặt từ bàn rút tiền dưới dạng có thể giải trình được.
Phân loại như vậy là một ràng buộc tiêu chuẩn trên tất cả các thực thể kinh doanh. Ngoài ra, một vai trò lớn trong việc tiêu chuẩn hóa và thống nhất các tài liệu được chơi bởi GOSTs, các giải pháp thiết kế điển hình có tính chất giao nhau, xử lý dữ liệu bằng máy tính và gói phần mềm ứng dụng.
Sự dịch chuyển tài liệu nguồn được xử lý chất lượng cao dọc theo các tuyến nhất định từ nơi hình thành hoặc xuất hiện trong tổ chức đến lưu trữ hoặc gửi cho các cá nhân và pháp nhân quan tâm đến chúng được gọi là luồng tài liệu.
Theo lịch hẹn
Có một phân loại tài liệu trong kế toán theo mục đích:
- Chứng từ (điều hành) - xác nhận hoạt động (biên lai, hành vi, hóa đơn).
- Hành chính - bao gồm một chỉ dẫn về việc thực hiện bất kỳ hoạt động nào (đơn đặt hàng, lệnh thanh toán cho ngân hàng, séc, giấy ủy quyền, đơn đặt hàng, v.v.)
- Thực hiện kế toán - các tài liệu chuẩn bị tài khoản (báo cáo phân phối và nhóm, tính toán tham chiếu, v.v.)
- Kết hợp - các tài liệu với nội dung đồng thời của đơn đặt hàng và xác nhận thực hiện của nó (bảng lương, báo cáo về cách tính khoản thanh toán tạm ứng).
Theo phương pháp biên dịch
- Chính - ban hành cho mỗi giao dịch kinh doanh tại thời điểm hoàn thành (yêu cầu, chứng nhận tiền mặt, v.v.).
- Hợp nhất - được soạn thảo dựa trên các tài liệu chính (báo cáo kho, thủ quỹ, v.v.).
Thành phần hoạt động kinh doanh
- Tiền mặt - cho thấy sự chuyển động của tiền và tính khả dụng của chúng (trái phiếu, séc, lệnh chuyển tiền mặt).
- Tài liệu - chứa dữ liệu về sự hiện diện và di chuyển của tài sản thuộc về tổ chức.
- Giải quyết - hiển thị việc giải quyết của một doanh nghiệp với các cá nhân hoặc pháp nhân khác (báo cáo trước, lệnh thanh toán, séc thanh toán, v.v.).
Bằng phương pháp thể hiện giao dịch kinh doanh và soạn thảo lô
- Một lần - phản ánh một hoặc nhiều hoạt động tại thời điểm chúng được thực hiện (đơn đặt hàng tiền mặt, hóa đơn).
- Tích lũy - được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định bằng cách tích lũy các bản ghi lặp lại cùng loại (ví dụ: bảng chấm công). Theo tiêu chí nào là phân loại tài liệu kế toán vẫn được thực hiện?
Bằng phương pháp điền
- Làm bằng tay.
- Biên soạn sử dụng thiết bị kỹ thuật.
Tại nơi đăng ký
- Nội bộ - được vẽ trực tiếp trong tổ chức (bảng lương, báo cáo hàng hóa).
- Bên ngoài - nhận được từ các tổ chức khác (ví dụ: báo cáo ngân hàng).
Quy trình làm việc là sự phản ánh cơ cấu tổ chức của bộ máy hành chính đã phát triển trong tổ chức. Điều rất quan trọng là phải tuân thủ thời hạn nộp tài liệu, vì vi phạm chúng dẫn đến mất hiệu quả và mức độ liên quan.
Chúng tôi đã xem xét việc phân loại các tài liệu trong kế toán.