Tổ chức hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp không phải là một nhiệm vụ khó khăn nhưng cần thiết. Nó được giải quyết bằng cách khởi động tuần tự các quy trình nhân sự, được quy định bởi luật hiện hành.
Nói chung, việc duy trì đúng tài liệu nhân sự không chỉ giúp công ty tránh khỏi sự kiểm tra của các cơ quan quản lý, mà còn cho phép nhân viên tránh các vấn đề, ví dụ, với việc nhận lương hưu hoặc khả năng xin bảo lãnh xã hội khác. Điều thường xảy ra là do lưu giữ hồ sơ không đúng cách tại nơi làm việc, mọi người phải dành một lượng lớn thời gian, tài chính và thần kinh để chứng minh cho bất kỳ cơ quan nào quyền của họ để nhận trợ cấp, trợ cấp và các khoản thanh toán khác. Do đó, mỗi người quản lý nên nhớ rằng việc duy trì hồ sơ nhân sự và tổ chức công việc văn phòng phù hợp là một trong những nhiệm vụ chính mà anh ta chịu trách nhiệm trước nhân viên của mình và nhà nước.
Bài viết này sẽ nói về tính đúng đắn của việc thiết lập quy trình này, cũng như về tất cả các sắc thái của nó. Sau đó, sẽ có thể nhận được câu trả lời cho câu hỏi về cách tổ chức hồ sơ nhân sự từ đầu từng bước và không phạm sai lầm.
Khái niệm và định nghĩa
Trước khi bạn hiểu thiết lập của quá trình này, bạn nên xác định các khái niệm cơ bản. Vì vậy, hồ sơ nhân sự - đây là quá trình tổ chức kế toán của nhân viên, liên quan đến việc đăng ký chính thức tuyển dụng, chuyển từ vị trí này sang vị trí khác và giải phóng nhân sự, cũng như kế toán cho quan hệ lao động của doanh nghiệp và nhân sự.
Quản lý hồ sơ nhân sự là một hoạt động cung cấp tài liệu và tổ chức công việc với các tài liệu nhân sự.
Do đó, rõ ràng rằng quản lý nhân sự và hồ sơ nhân sự là hai hiện tượng liên quan đến nhau nhằm thực hiện chính sách nhân sự của doanh nghiệp.
Mục tiêu và mục tiêu
Mục đích của hồ sơ nhân sự là thiết lập một hệ thống làm việc hiệu quả về quản lý hồ sơ nhân sự và đăng ký hợp lý quan hệ lao động giữa người sử dụng lao động (doanh nghiệp) và nhân viên (nhân sự) trực tiếp.
Nhưng các nhiệm vụ mà hồ sơ nhân sự được thiết kế để giải quyết là như sau - điều chỉnh mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên của doanh nghiệp và tạo khung pháp lý cho quan hệ lao động.
Hiểu được kế toán nhân sự là gì, bạn có thể bắt đầu xem xét cách tổ chức hồ sơ nhân sự từ đầu.
Các giai đoạn tổ chức hồ sơ nhân sự
Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu tổ chức hồ sơ nhân sự từng bước một, bạn cần có một kế hoạch hành động rõ ràng, được chia thành các giai đoạn. Điều này sẽ giúp không bỏ lỡ các điểm quan trọng trong quá trình này.
Vì vậy, việc tổ chức hồ sơ nhân sự nói chung liên quan đến việc vượt qua các bước sau:
- Tạo ra một dịch vụ nhân sự (bộ phận) trong trường hợp công ty có kế hoạch sử dụng một số lượng lớn nhân viên, hoặc giao nhiệm vụ kế toán cho một chuyên gia cụ thể nếu công ty có kế hoạch có một số lượng nhỏ nhân sự.
- Xây dựng tài liệu quy định cơ bản (trong lĩnh vực quản lý nhân sự của doanh nghiệp).
- Tổ chức công việc văn phòng (xác định ai và làm thế nào sẽ soạn thảo tài liệu, phát triển các mẫu đơn đặt hàng về các vấn đề nhân sự, duy trì các tạp chí báo cáo, v.v.).
- Tự động hóa hồ sơ nhân sự (nếu cần).
- Xác định các cách để kiểm soát tính chính xác của kế toán (quy định và phân công thẩm quyền cho các quan chức chịu trách nhiệm kế toán phù hợp).
Mỗi giai đoạn này có một số nhiệm vụ và nhiệm vụ nhất định. Nó là cần thiết để xem xét tất cả chúng.
Ai nên giữ hồ sơ?
Như đã lưu ý trước đó, có hai cách để xác định ai sẽ tham gia vào việc duy trì hồ sơ nhân sự trong một doanh nghiệp. Nói chung, nó phụ thuộc vào số lượng người được lên kế hoạch tuyển dụng để đạt được mục tiêu của họ (theo quy định, mục tiêu của doanh nghiệp là tổ chức các hoạt động thương mại vì lợi nhuận).
Đối với các công ty lớn, việc tạo ra một dịch vụ nhân sự hoặc một bộ phận nhân sự chính thức được khuyến khích. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc giao nhiệm vụ nhân sự cho một kế toán viên hoặc thư ký là được phép. Tuy nhiên, có một lựa chọn thứ ba - chuyển hồ sơ kế toán sang gia công cho các tổ chức chuyên ngành.
Khi tạo một dịch vụ hoặc bộ phận, bạn sẽ cần tạo một số tài liệu quy định nhất định, cụ thể là quy định về dịch vụ (bộ phận) và mô tả công việc của nhân viên. Trong trường hợp giao nhiệm vụ cho một kế toán viên hoặc thư ký, sẽ cần phải đăng ký các chức năng nhân sự trong bản mô tả công việc của nhân viên được chọn. Nếu có nhu cầu như vậy, bạn nên gửi một kế toán viên hoặc thư ký cho các khóa học nhân sự. Điều này sẽ giúp cải thiện các kỹ năng của nhân viên, những người sẽ được giao nhiệm vụ về các vấn đề nhân sự. Nhưng nếu quyết định hợp tác với các tổ chức bên thứ ba về vấn đề chuyển giao nhiệm vụ kế toán cho họ, thì cần phải có hợp đồng.
Xây dựng tài liệu nhân sự bắt buộc
Có một số tài liệu bắt buộc hướng dẫn những người duy trì hồ sơ nhân sự và quản lý hồ sơ. Trước hết, một tài liệu như vậy là danh sách nhân viên. Đó là một tài liệu hiển thị thành phần, số lượng nhân viên và tiền lương của nhân viên, cũng như các chức danh công việc. Trong bảng nhân sự, các bài đăng của nhân viên được chia thành các đơn vị, điều này giúp phân tích định lượng và định lượng của toàn bộ doanh nghiệp.
Bước tiếp theo là phát triển một hình thức đơn hàng nhân sự tiêu chuẩn, sẽ hiển thị thông tin về việc nhập học, chuyển sang vị trí khác, gửi nghỉ phép và sa thải nhân viên của doanh nghiệp.
Các tài liệu bắt buộc tiếp theo là các quy định lao động nội bộ. Chúng hiển thị các điểm chính điều chỉnh hoạt động lao động của tất cả nhân viên của doanh nghiệp. Theo tài liệu này, nếu một nhân viên vi phạm các quy tắc được mô tả trong tài liệu, anh ta có thể bị phạt bằng cách kỷ luật anh ta.
Ngoài ra một tài liệu khác của hồ sơ nhân sự là một thỏa thuận kiểu mẫu về kết luận quan hệ lao động giữa doanh nghiệp và người lao động. Hợp đồng lao động có thể cùng loại hoặc làm việc riêng cho từng vị trí. Ngoài ra, công ty phải xây dựng bảng chấm công, trong đó sẽ hiển thị số giờ thực tế mà nhân viên sẽ nhận được tiền lương.
Bạn cũng nên nhớ lịch nghỉ tại doanh nghiệp. Tài liệu này được phát triển không muộn hơn hai tuần trước khi kết thúc năm. Lịch trình kỳ nghỉ hiển thị một kế hoạch lịch để gửi người vào các ngày lễ bắt buộc. Khi lập một kế hoạch như vậy, cần nhớ rằng nhân sự nên được gửi đi nghỉ theo cách mà sự vắng mặt đồng thời của một số công nhân không gây ra sự gián đoạn trong quá trình lao động của doanh nghiệp.
Chúng ta không nên quên về sự phát triển của các quy định về thù lao.Tài liệu này phản ánh quá trình trả lương cho nhân viên của tổ chức và cũng quy định việc tính toán các khoản thanh toán bổ sung, ví dụ như các khoản phụ cấp, ưu đãi hoặc tiền thưởng. Giai đoạn cuối cùng là xây dựng các quy định về các đơn vị của doanh nghiệp và mô tả công việc của các chuyên gia và người lao động. Ngoài ra, nên xây dựng quy định về dữ liệu cá nhân. Khi các tài liệu quy định đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu tổ chức giấy tờ.
Công tác văn thư
Thủ tục giấy tờ bao gồm bảo trì thích hợp các tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, di chuyển và giải phóng nhân sự.
Bắt buộc là việc tiến hành các tệp cá nhân được thiết lập cho mỗi nhân viên của doanh nghiệp. Nó bao gồm thẻ hồ sơ nhân sự, đơn xin nhập học, bản sao hộ chiếu, bản sao tài liệu giáo dục, giấy chứng nhận kiểm tra y tế, bản sao ID quân đội (nếu có) và các tài liệu khác được tạo ra trong quá trình làm việc của nhân viên. . Và một nhiệm vụ khác và rất quan trọng là điền vào sổ làm việc.
Ngoài tất cả những điều trên, các tài liệu khác cũng có thể được phát triển liên quan trực tiếp đến các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động chính xác trong lĩnh vực hồ sơ nhân sự.
Những tạp chí nào nên có trong quản lý nhân sự?
Trước hết, bạn cần bắt đầu các tạp chí sau:
- làm quen với các quy tắc của lịch trình lao động nội bộ;
- đăng ký đơn hàng nhân sự;
- đăng ký đơn hàng việc làm;
- đăng ký đơn hàng cho kỳ nghỉ thường xuyên;
- đăng ký nghỉ ốm;
- đăng ký hợp đồng lao động;
- kế toán cho công nhân biệt phái;
- theo dõi thời gian;
- kế toán cho sự chuyển động của sổ làm việc;
- kế toán thẻ cá nhân;
- kiểm tra kế toán.
Ngoài các tạp chí, như một phần bổ sung cho chúng, các hướng dẫn có thể được phát triển để điền vào chúng. Và tất cả các tài liệu được đăng ký trong các tạp chí này được lưu trữ trong các thư mục riêng biệt theo danh pháp đã được phê duyệt.
Tự động hóa kế toán
Khi đã rõ ràng từ các thông tin trên, hồ sơ nhân sự là một quá trình rất khó khăn đòi hỏi sự chú ý đặc biệt từ các nhân viên chịu trách nhiệm duy trì vấn đề này. Do đó, ngày nay nó có thể được đơn giản hóa bằng tự động hóa.
Có nhiều chương trình đơn giản hóa công việc của nhân viên nhân sự và giảm khả năng mắc lỗi. Theo quy định, doanh nghiệp cần cài đặt các phiên bản được cấp phép của phần mềm đó. Tuy nhiên, điều đáng chú ý là việc mua một chương trình như vậy sẽ tự trả tiền trong một thời gian ngắn và sẽ không cho phép các lỗi nghiêm trọng trong công việc. Nói chung, các chương trình như vậy giải quyết các vấn đề sau:
- duy trì hồ sơ nhân sự theo quy định của pháp luật lao động;
- tổng hợp và báo cáo về vấn đề nhân sự;
- phê duyệt kịp thời tất cả các quy trình nhân sự với bộ phận thanh toán hoặc kế toán.
Một trong những chương trình phổ biến và được tìm kiếm nhiều nhất hiện nay là 1C với cấu hình của Quản lý nguồn nhân lực trực tuyến.
Phải làm gì nếu không thể độc lập tổ chức hồ sơ nhân sự từng bước một?
Nếu một doanh nghiệp phải đối mặt với một vấn đề như vậy khi không thể độc lập thiết lập quy trình nhân sự, thì không khó để giải quyết tình huống như vậy. Đối với những mục đích này, có những công ty có thể cung cấp một dịch vụ như vậy.
Chuyên gia của các công ty tư vấn sẽ tiến hành kiểm toán và phát triển gói tài liệu cần thiết. Nói chung, các tổ chức như vậy được kêu gọi để giải quyết các vấn đề như vậy:
- Chọn hệ thống quản lý nhân sự tối ưu tại doanh nghiệp.
- Xây dựng văn bản quy định nội bộ.
- Xây dựng các hướng dẫn và quy định cần thiết.
Ngoài ra, các chuyên gia như vậy có thể, nếu cần thiết, dẫn đầu việc tạo ra một dịch vụ quản lý nhân sự và một bộ phận quản lý tài liệu. Nói chung, sự tham gia của các chuyên gia bên thứ ba giúp ban quản lý thiết lập công việc theo hướng này. Điều này rất hữu ích cho toàn bộ doanh nghiệp, đặc biệt là khi tạo ra nó.
Kết luận
Tóm tắt bài viết này, điều đáng chú ý là kế toán nhân sự và quản lý nhân sự là các quy trình liên quan đến nhau, trong đó chính sách nhân sự của doanh nghiệp sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào chất lượng của tổ chức đầu tiên.
Trong mọi trường hợp, người ta không nên bỏ qua các vấn đề nhân sự, bởi vì không chỉ các hoạt động của tổ chức phụ thuộc vào họ, mà thường là số phận của nhân viên. Người ta chỉ cần tưởng tượng những người đó phẫn nộ đến mức nào mà họ không thể nhận được tiền hưu trí xứng đáng hoặc bất kỳ khoản thanh toán nào khác do thực thi nhiệm vụ kém chất lượng của một nhân viên.
Sau khi xem xét câu hỏi về cách tổ chức hồ sơ nhân sự từ đầu, chúng ta có thể bắt đầu thực hiện một chương trình để thiết lập quy trình này trong doanh nghiệp. Điều quan trọng nhất là không được bỏ qua các khuyến nghị của Bộ luật Lao động, các quyết định của Bộ Lao động, Goskomstat, Rosarkhiv và các cơ quan chính phủ khác.
Sau khi tất cả các quy trình nhân sự bên trong đã được điều chỉnh, đừng đánh mất chúng. Điều quan trọng cần nhớ là các công nhân tham gia vào hồ sơ nhân sự, ít nhất là đôi khi, được gửi đến các khóa học về quản trị nhân sự, để cải thiện kỹ năng của họ. Và cũng nên tiến hành kiểm toán thường xuyên các quy trình kế toán trong lĩnh vực nhân sự. Điều này sẽ giúp theo kịp công việc theo hướng này.