Nhiều người liên tục tương tác với quản lý tài liệu điện tử có lẽ đã bắt gặp một khái niệm như chữ ký điện tử. Tuy nhiên, đối với hầu hết mọi người thuật ngữ này vẫn còn xa lạ, nhưng những người quản lý để thử công cụ này đã không thất vọng. Nói một cách đơn giản, chữ ký điện tử là một chữ ký tương tự của chữ ký viết tay. Thông thường phương pháp này được sử dụng khi làm việc với các tài liệu điện tử, bất kể lĩnh vực hoạt động. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn về nó là gì, nó được sử dụng để làm gì và làm thế nào để có được một khóa chữ ký điện tử.
Chữ ký điện tử để làm gì?
Những người chưa có thời gian làm quen với công cụ này có câu hỏi logic về lý do tại sao, nói chung, họ cần EDS, khi bạn chỉ có thể in tài liệu trên máy in, chứng thực và đặt bản in thông thường?
Vì vậy, có một số lý do tại sao chữ ký điện tử có giá trị hơn chữ ký thật. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn:
1. Quản lý tài liệu điện tử. Trong bối cảnh máy tính hiện đại, không cần phải lưu tài liệu dưới dạng giấy, như đã được thực hiện trước đây. Bây giờ tất cả các tổ chức nhà nước công nhận lực lượng pháp lý và sự thuận tiện của các tài liệu điện tử vì một số lý do:
- họ không chiếm không gian;
- lưu trữ an toàn;
- quá trình trao đổi thông tin được đơn giản hóa rất nhiều và như vậy.
Trong lưu thông xen kẽ các tài liệu, chữ ký điện tử hoàn toàn không có sự tương tự, vì nó hoàn toàn giải quyết vấn đề du lịch với mục đích ký chứng từ trong các công ty con. Truy cập từ máy tính vào tài liệu của các công ty kết hợp được đảm bảo bằng chữ ký điện tử, đây là sự đảm bảo tính xác thực và cũng tạo điều kiện cho việc giao tiếp của các nhà quản lý.
2. Báo cáo. Tài liệu, được hỗ trợ bởi chữ ký điện tử, có hiệu lực pháp lý, có nghĩa là bạn không cần phải gửi chuyển phát nhanh hoặc tự giao tài liệu, bạn chỉ cần mở tài liệu với báo cáo, sửa EDS và gửi cho người nhận qua e-mail. Tất cả các hành động sẽ chỉ mất một vài phút.
3. Dịch vụ của chính phủ. Ưu điểm chính là bạn không cần phải dành thời gian cho những hàng dài. Một cá nhân có thể chỉ cần nhập chữ ký điện tử trên thẻ điện tử phổ quát (UEC), đã có tất cả các dữ liệu quan trọng.
4. Đấu thầu trực tuyến. Trong tình huống này, EDS đảm bảo rằng một người thực sự tham gia đấu giá, người có nghĩa vụ vật chất không tuân thủ các điều khoản của hợp đồng.
5. Hội đồng trọng tài. Tài liệu điện tử được hỗ trợ bởi tài liệu điện tử được công nhận là bằng chứng đầy đủ.
6. Chuyển tài liệu. Tùy chọn này đặc biệt hữu ích cho các pháp nhân, bởi vì nó cho quyền:
- Giới thiệu báo cáo điện tử trong công ty, do đó thực hiện việc trao đổi tài liệu giữa các phòng ban, cấu trúc và các thành phố khác.
- Vẽ và ký thỏa thuận pháp lý với các đối tác từ các thành phố và quốc gia khác.
- Cung cấp bằng chứng trong tố tụng điện tử tại phiên tòa, mà không có sự hiện diện cá nhân.
- Gửi báo cáo cho các cơ quan chính phủ mà không cần rời khỏi văn phòng.
- Nhận dịch vụ từ nhà nước, xác nhận quyền đối với họ bằng một tài liệu điện tử.
Người đứng đầu các tổ chức có hệ thống quản lý tài liệu điện tử tích hợp sẽ mãi mãi thoát khỏi các câu hỏi liên quan đến việc xử lý và bảo quản các thư mục với các giấy tờ quan trọng.Suy nghĩ làm thế nào để có được một chứng chỉ khóa chữ ký điện tử bây giờ? Bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho điều này và nhiều câu hỏi liên quan khác dưới đây.
Nó hoạt động như thế nào?
Một loại khóa điện tử đủ điều kiện là phổ biến nhất, vì nguyên tắc hoạt động của nó cực kỳ đơn giản - chữ ký số được đăng ký trong Tổ chức chứng nhận, nơi lưu trữ bản sao điện tử của nó.
Không chắc chắn làm thế nào để có được một chứng chỉ khóa xác minh chữ ký số? Một bản sao được gửi cho các đối tác và công ty chủ sở hữu có quyền truy cập vào chứng chỉ khóa gốc.
Nhận được khóa điện tử, chủ sở hữu cài đặt một chương trình đặc biệt trên máy tính tạo chữ ký, đó là một khối có dữ liệu sau:
- Ngày ký văn bản.
- Thông tin về người đã ký kết.
- Mã định danh chính.
Sau khi nhận được tài liệu, các đối tác phải nhận được chứng chỉ đủ điều kiện về khóa xác minh chữ ký điện tử cho quá trình giải mã, nghĩa là xác thực. Chứng chỉ chữ ký số có giá trị trong một năm và lưu trữ các thông tin sau:
- Biển số xe
- Ngày hết hạn.
- Thông tin về đăng ký trong Cơ quan chứng nhận (CA).
- Thông tin về người dùng và CA nơi sản xuất.
- Danh sách các ngành công nghiệp mà bạn có thể sử dụng.
- Đảm bảo tính xác thực.
Hầu như không thể giả mạo chữ ký số, vì lý do này, việc đảm bảo nó chống lại gian lận là không thực tế. Tất cả các quy trình sử dụng khóa được thực hiện riêng trong chương trình, có giao diện ban đầu giúp thực hiện quản lý tài liệu điện tử.
Thủ tục để có được EDS. Hướng dẫn từng bước
Sau khi nghiên cứu tất cả các lợi thế của EDS, bạn quyết định lấy nó. Tuyệt vời Nhưng ở đây câu hỏi đặt ra, làm thế nào để có được một khóa chữ ký điện tử? Câu trả lời là trong hướng dẫn chi tiết từng bước dưới đây.
- Sự lựa chọn của loại chữ ký số.
- Lựa chọn của một tổ chức chứng nhận.
- Ứng dụng cho sản xuất chữ ký điện tử.
- Thanh toán bằng hóa đơn sau khi ứng dụng được xác nhận.
- Chuẩn bị một bộ tài liệu.
- Lấy chữ ký số. Cần phải đến trung tâm chứng nhận với các tài liệu gốc (hoặc bản sao có chứng thực của công chứng viên) được yêu cầu cho chữ ký điện tử, cùng với biên nhận thanh toán hóa đơn, ngoài ra, các pháp nhân và cá nhân doanh nhân nên có tem.
Quá trình lấy chính nó rất đơn giản, tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc nhận chữ ký điện tử có thể bị từ chối, ví dụ, dữ liệu sai được chỉ định trong ứng dụng hoặc gói tài liệu không đầy đủ được cung cấp. Trong những trường hợp như vậy, các lỗi nên được sửa chữa và ứng dụng được áp dụng lại.
Tiếp theo, chúng tôi xem xét từng mục chi tiết hơn.
Bước 1. Chọn loại EDS
Không chắc chắn làm thế nào để có được một khóa chữ ký điện tử không đủ tiêu chuẩn? Trước hết, bạn nên hiểu các loại chữ ký số, theo luật pháp liên bang, có một số:
- Đơn giản. Nó chứa thông tin về người giữ chữ ký để người nhận tài liệu có thể hiểu người gửi là ai. Một chữ ký như vậy không có bảo vệ chống lại hàng giả.
- Củng cố. Nó cũng được chia thành các phân loài:
- Không đủ tiêu chuẩn - chứa dữ liệu không chỉ về người gửi mà còn về các sửa đổi được thực hiện sau khi ký.
- Đủ tiêu chuẩn - loại chữ ký đáng tin cậy nhất. Cô có sự bảo vệ cao, và cũng sở hữu lực lượng pháp lý, 100% tương ứng với chữ ký bằng tay. Một chữ ký đủ điều kiện được cấp độc quyền trong các tổ chức được công nhận bởi FSB.
Hầu hết khách hàng điền vào đơn xin chữ ký đủ điều kiện, điều này là dễ hiểu, vì những kẻ lừa đảo thuộc nhiều loại khác nhau săn lùng chữ ký điện tử, cũng như các khóa khác cung cấp quyền truy cập vào thông tin cá nhân và giao dịch liên quan đến tài chính.
Bước 2. Tổ chức chứng nhận
Không chắc chắn nơi để có được chữ ký kỹ thuật số của bạn? Trong trung tâm chứng nhận, nó là một tổ chức tham gia sản xuất và phát hành chữ ký điện tử. Bây giờ ở Nga có hơn một trăm trung tâm như vậy.
Bước 3. Ứng dụng
Sau khi chọn loại chữ ký và tổ chức chứng nhận, đã đến lúc áp dụng. Không chắc chắn làm thế nào để có được một chữ ký điện tử? Bạn có thể điền đơn đăng ký theo nhiều cách khác nhau: trực tiếp tại văn phòng đại diện của công ty hoặc bằng cách điền vào trang web. Khi gửi đơn trực tuyến, các tài liệu được gửi đến CA bằng thư hoặc chuyển phát nhanh, với một chuyến thăm cá nhân, chúng được truyền cùng với ứng dụng.
Một ứng dụng trực tuyến sẽ cho phép bạn tiết kiệm thời gian cá nhân, ngoài ra, nó chứa một lượng thông tin tối thiểu: tên viết tắt, số điện thoại để liên lạc và địa chỉ email. Sau khi gửi trong vòng một giờ, một cuộc gọi sẽ được thực hiện đến điện thoại từ một nhân viên của trung tâm chứng nhận để làm rõ dữ liệu đã nhập. Trong cuộc trò chuyện, anh ấy sẽ có thể trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và tư vấn về các loại chữ ký điện tử.
Bước 4. Thanh toán
Không chắc chắn làm thế nào để có được một chữ ký điện tử? Đầu tiên bạn cần thanh toán hóa đơn, việc này được thực hiện trước khi nhận EDS. Ngay sau khi xác nhận đơn và đồng ý về các sắc thái với khách hàng, một hóa đơn được phát hành dưới tên của anh ta. Chi phí của chữ ký số khác nhau, tùy thuộc vào tổ chức được chọn, khu vực cư trú và loại chữ ký. Chi phí bao gồm:
- Tạo chứng chỉ khóa chữ ký.
- Phần mềm được yêu cầu để tạo chữ ký và gửi tài liệu.
- Hỗ trợ kỹ thuật.
Chi phí của một chữ ký số bắt đầu từ 1.500 rúp, trung bình dao động từ 5 đến 7 nghìn rúp. Khi đặt hàng một số lượng lớn chữ ký, ví dụ, cho toàn bộ tổ chức, chi phí tối thiểu có thể thấp hơn.
Bước 5. Chuẩn bị tài liệu
Không chắc chắn làm thế nào để có được một khóa chữ ký điện tử cho một IP? Danh sách tài liệu cho các loại công dân khác nhau thay đổi đáng kể: một cá nhân, pháp nhân hoặc một doanh nhân, do đó, chúng tôi sẽ phân tích gói tài liệu cần thiết để có được EDS riêng cho từng nhóm.
Pháp nhân
- Hộ chiếu gốc của CEO.
- Bản sao của 2 và 3 trang trong 1 bản.
- Giấy chứng nhận OGRN.
- Tài liệu về việc thành lập tổ chức (Điều lệ hoặc thỏa thuận cấu thành).
- ĐỔI
- GIÀY
- Ứng dụng cho sản xuất chữ ký điện tử.
- Trích xuất từ sổ đăng ký nhà nước hợp nhất của các pháp nhân (mẫu đơn nhất thiết phải có con dấu của Dịch vụ Thuế Liên bang, cũng như chữ ký, họ và vị trí của nhân viên bộ phận)
Doanh nhân cá nhân
Để nhận được khóa chữ ký điện tử cho thuế, một doanh nhân cá nhân phải cung cấp bộ tài liệu sau:
- Hộ chiếu gốc.
- Một bản sao của tờ 2 và 3 trong hộ chiếu - 1 bản.
- Bản sao tài liệu về đăng ký nhà nước của một cá nhân dưới dạng IP - 1 bản sao.
- GIÀY
- Một bản sao hồ sơ đăng ký thuế - 1 bản.
- Trích xuất từ USRIP được chứng nhận bởi một công chứng viên (thời hạn phát hành không quá 30 ngày).
- Ứng dụng cho sản xuất chữ ký điện tử.
- Đơn xin gia nhập Quy tắc của Cơ quan Chứng nhận.
- Đồng ý xử lý thông tin cá nhân của ứng viên.
Nếu có giấy ủy quyền và hộ chiếu, chữ ký số của một doanh nhân cá nhân có thể được lấy bởi người đại diện được ủy quyền của anh ta.
Cá nhân
Làm thế nào để có được một khóa chữ ký điện tử cho một cá nhân thuế? Trước hết, cần chuẩn bị các tài liệu sau:
- Hộ chiếu của một công dân.
- ĐỔI
- GIÀY
- Ứng dụng cho sản xuất chữ ký điện tử.
Bước 6. Lấy chữ ký số: giai đoạn cuối
Và cuối cùng, chúng ta đi đến câu hỏi cuối cùng: lấy khóa chữ ký điện tử cho các dịch vụ công cộng và các dịch vụ khác ở đâu? Điều này có thể được thực hiện tại các điểm phân phối đặc biệt trên khắp nước Nga. Thông tin chi tiết về các trung tâm chứng nhận được đặt trên trang web chính thức của tổ chức, trong một phần đặc biệt.Nói chung, thời gian để có được chữ ký số không quá ba ngày.
Có thể chậm trễ về phía người nộp đơn, do thanh toán chậm hóa đơn hoặc lỗi trong tài liệu.
Quan trọng! chú ý nhiều đến trích xuất từ sổ đăng ký nhà nước thống nhất của các pháp nhân và cá nhân, vì quá trình chuẩn bị tài liệu mất 5 ngày làm việc!
Bây giờ bạn biết nơi và làm thế nào để có được chữ ký điện tử. Quá trình đăng ký khá đơn giản và với sự chuẩn bị thích hợp sẽ mất rất ít thời gian.
