Tiến bộ khoa học và công nghệ của thời đại chúng ta được phản ánh trong tất cả các lĩnh vực dịch vụ không phải ngẫu nhiên. Vì lợi ích của xã hội, mỗi đại diện của nó hoạt động thông qua việc thực hiện các hoạt động lao động cụ thể trong các cấu trúc khác nhau. Các nhà máy, công ty, doanh nghiệp, tổ chức, tất cả các loại tổ chức sử dụng một số dịch vụ của nhân viên lao động, đảm nhận thực hiện các nhiệm vụ được đề xuất cho hành động với mức lương tương ứng. Nhưng thực tế là không một hoạt động lao động đơn lẻ, không một tập thể lao động đơn lẻ và không một mối quan hệ lao động chính thức nào, được thực hiện mà không có một bộ mô tả công việc chi phối các mối quan hệ đó. Điều gì quyết định sự cần thiết của công cụ quan hệ pháp lý và quản lý nhân viên này? Và bản chất của các phần chính của bản mô tả công việc của một nhân viên của công ty là gì?
Mô tả công việc: bản chất và khái niệm
Có lẽ, nếu tại một doanh nghiệp, tất cả các đơn vị toàn thời gian đều hoàn thành danh sách các nhiệm vụ chức năng giống hệt nhau, thì nó sẽ khó tồn tại trong một thời gian dài trên thị trường lao động như một thực thể kinh doanh chính thức.
Do đó, các vị trí và chức vụ được giữ bởi các nhân viên ở nhiều cấp bậc khác nhau của hệ thống nhân sự, do đó, khác nhau vì họ được ban cho một mức độ trách nhiệm, quyền và chức năng khác nhau. Đó là vì điều này mà các phần của các mô tả công việc của các chuyên gia ở các cấp độ và trình độ khác nhau được phát triển. Chính ở chỗ, bản chất của họ nằm trong bối cảnh tổ chức tài liệu và cơ sở pháp lý của hoạt động lao động của công nhân thuộc nhiều loại thể chế. Nhưng nó là gì và phần mô tả công việc bao gồm những gì?
Mô tả công việc là một tài liệu chính thức của một doanh nghiệp chi phối mối quan hệ pháp lý và phân chia trách nhiệm lao động của người lao động với việc thiết lập các quyền, phạm vi, chức năng và mối quan hệ với các bộ phận khác của một doanh nghiệp cụ thể. Nói cách khác, tài liệu này cung cấp cho nhân viên cơ hội được cập nhật về các nhiệm vụ mà anh ta đảm nhận để thực hiện, và khả năng của chính anh ta, và các quyền tự do của tổ chức, được thỏa thuận với lãnh đạo trực tiếp của anh ta.
Sự cần thiết phải phát triển một bản mô tả công việc là gì
Tại sao nó rất quan trọng trong xã hội hiện đại để phân biệt và ghi lại tải trọng chức năng của từng nhân viên và để phát triển một mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí mới? Các phần chính của mỗi tài liệu này cung cấp một cơ hội để chính thức sửa chữa mức độ trách nhiệm, danh sách các nhiệm vụ được giao cho nhân viên và các quyền và tự do của chính anh ta trong quá trình làm việc. Các mục tiêu chính đạt được của người sử dụng lao động, người phát triển các hướng dẫn như vậy cho cấp dưới của mình là gì? Trong số đó là:
- Phân phối hợp lý các nhiệm vụ chức năng - hướng dẫn xác định bản chất của hoạt động của nhân viên trong bối cảnh các yêu cầu cho công việc của anh ta.
- Xác định ranh giới ngưỡng trong khoảng thời gian được đưa ra để thực hiện các đơn đặt hàng.
- Cải thiện độ tin cậy của các nhiệm vụ được giao cho hiệu suất.
- Cải thiện bầu không khí tâm lý xã hội trong đội và loại bỏ các mối đe dọa của xung đột.
- Một sự phân biệt rõ ràng giữa các mối quan hệ chức năng của nhân viên và mối quan hệ của anh ta với các nhân viên khác.
- Các chi tiết cụ thể của các quyền tự do hợp pháp của con người, như một đơn vị nhân viên của một doanh nghiệp cụ thể.
- Tăng trách nhiệm cá nhân và tập thể.
- Khuyến khích và kích thích nhân viên làm việc hiệu quả thông qua các phần thưởng vật chất.
- Tổ chức phân phối lao động đồng đều cho tất cả nhân viên.
Cơ cấu mô tả công việc
Việc làm quen với một nhân viên với tài liệu pháp lý chính của anh ta ở nơi làm việc mới của anh ta xảy ra vào ngày đầu tiên khi nhân viên nhận nhiệm vụ. Pháp luật quy định rằng các phần trong bản mô tả công việc của Liên bang Nga ngày nay phải là bắt buộc được giao cho mỗi chức vụ, được giám đốc doanh nghiệp phê duyệt và cung cấp để làm quen với một nhân viên cụ thể ứng tuyển vào vị trí này. Mỗi hướng dẫn được kèm theo một bản in con dấu của một tổ chức cụ thể. Nhìn trực quan, tài liệu này là một hoặc nhiều tờ in định dạng Tiêu chuẩn A4 A4 với một nắp có dạng tên của tài liệu, thị thực góc của người phê duyệt, cụ thể là giám đốc, ở phần trên bên phải, một danh sách các phần chính của bản mô tả công việc và sự đồng ý của nhân viên làm quen với nội dung của nó. góc dưới bên trái với ngày ký.
Chính cấu trúc của tài liệu pháp lý tổ chức này được thể hiện bằng một số đoạn ngữ nghĩa. Đây là những phần của bản mô tả công việc. Một số trong số đó là bắt buộc, một số có thể được thực hiện bởi người đứng đầu công ty bổ sung cho mục đích công ty của mình. Về cơ bản, một mô tả công việc tiêu chuẩn bao gồm các phần sau:
- quy định chung;
- chức năng
- trách nhiệm công việc;
- quyền;
- trách nhiệm;
- giao tiếp trên một bài.
Phần quy định chung
Tài liệu về quy định hoạt động lao động của nhân viên tại một doanh nghiệp cụ thể bắt đầu bằng tên của anh ta và vị trí của một nhân viên toàn thời gian trong trường hợp di truyền. Sau đó, đến văn bản của phần mô tả công việc về các quy định chung dưới dạng danh sách các mục phụ của họ. Ở đây, thông tin tổng quát được tập trung vào tên của vị trí sẽ chiếm, cho biết loại nhân sự và vị trí của nó, nghĩa là, phân cấp phụ trong một đơn vị cụ thể. Phần bắt buộc đầu tiên của bản mô tả công việc bao gồm dữ liệu về:
- tên của bài đăng chính thức trong bối cảnh của bảng nhân sự với sự phân tích các thông tin cơ bản về anh ta: ở đây tên của một bộ phận cụ thể, nhân viên liên kết với anh ta và cấp dưới, cũng như loại nhân sự - giám đốc, cấp cao hoặc nhà thầu bình thường;
- thủ tục xác định và xóa khỏi bài viết;
- thủ tục thay thế một ghế trống trong thời gian vắng mặt nhân viên do nghỉ phép, nghị định, chuyến công tác;
- yêu cầu đối với đào tạo nghề - nó cho thấy các chi tiết cụ thể về trình độ học vấn và kinh nghiệm làm việc cần thiết; Cũng bao gồm ở đây là dữ liệu về các kỹ năng và khả năng làm việc cần thiết;
- một số tài liệu lao động nội bộ trực tiếp điều chỉnh các hoạt động của nhân viên: bao gồm các lệnh, hướng dẫn, hướng dẫn của giám đốc.
Phần tính năng
Sau các quy định chung được liệt kê qua các đoạn, có phần bắt buộc sau: phần thứ hai. Trong phần mô tả công việc này, chúng ta đang nói về một danh sách các chức năng mà một nhân viên phải thực hiện theo quan điểm của bài đăng chính thức do anh ta nắm giữ trong một lĩnh vực chuyên ngành. Cần lưu ý rằng hầu hết các trách nhiệm của các vị trí tương tự trong các công ty khác nhau trùng khớp. Ví dụ, chức năng của một kế toán bình thường của một công ty thương mại rất giống với chức năng của cùng một nhân viên kế toán của một công ty khác, cũng hoạt động trong lĩnh vực thương mại, v.v.Cả hai đều là kế toán viên, cả hai đều làm việc với việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ, cả hai đều thực hiện các giao dịch giống nhau trong khuôn khổ luật pháp thành lập của Liên bang Nga. Tuy nhiên, tất cả các loại biến thể là một phần của bộ máy chức năng của công nhân ở vị trí chính thức của mình, có một số lượng rất lớn. Những gì được bao gồm trong nội dung của phần mô tả công việc về các chức năng của nhân viên có thể được tìm thấy trên ví dụ về mô tả công việc của nhân viên thu ngân:
- giao dịch tiền mặt;
- việc thực hiện giao dịch chứng khoán;
- duy trì sổ quỹ tiền mặt;
- lập báo cáo tiền mặt, và tương tự.
Bộ phận công việc
Nói về khối thứ ba của tài liệu pháp lý của một nhân viên của doanh nghiệp, được gọi là "Trách nhiệm", bạn không thể nhầm lẫn nó với khối thứ hai. Phần nhiệm vụ trong bản mô tả công việc đưa ra một danh sách chi tiết hơn về những trường hợp đó trong chương trình nghị sự cần được nhà thầu thực hiện. Và nếu chức năng tại các doanh nghiệp khác nhau có thể có cùng một sơ đồ làm việc cho các bộ phận tiêu chuẩn - bộ phận kế toán, bộ phận hậu cần, bộ phận kho, thì về các nhiệm vụ tại các công ty khác nhau, cùng một vị trí có thể được phân chia theo cách thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Với tất cả điều này, trách nhiệm và chức năng không thể khác nhau về cơ bản. Nhưng phần mô tả công việc về nhiệm vụ quy định các hoạt động chuyên biệt hơn trong doanh nghiệp cụ thể này. Theo họ, nhân viên phải tuân thủ:
- các quy tắc nội bộ của hoạt động tổ chức và pháp lý tại doanh nghiệp;
- điều khoản chuẩn bị và nộp tài liệu để xác minh (phân tích);
- tiêu chuẩn đạo đức về mối quan hệ và liên lạc giữa các phòng ban và đơn vị trong đội;
- bảo mật dữ liệu công ty và bí mật thương mại.
Nếu chúng tôi tiếp tục đưa ra một ví dụ về mô tả công việc của cùng một nhân viên thu ngân, chúng tôi có thể phân biệt các nhiệm vụ sau:
- tiếp nhận, kế toán, phát hành và lưu trữ vốn;
- làm việc với chứng khoán;
- nhận tiền mặt và chứng khoán để thanh toán tiền lương cho nhân viên và nhân viên dưới dạng tiền lương, tiền thưởng, chi phí đi lại, thanh toán tạm ứng và các chi phí khác;
- duy trì đăng ký tín dụng và ghi nợ đơn hàng tiền mặt trong sổ quỹ tiền mặt;
- đối chiếu số tiền thực tế với dữ liệu từ sổ quỹ tiền mặt;
- kiểm kê các ghi chú tồi tệ và tiền tệ;
- chuyển tiền theo cách thức quy định cho người thu gom;
- tiến hành báo cáo tiền mặt.
Nói một cách dễ hiểu, trong phần nghĩa vụ, thông tin được trình bày cụ thể hơn, chính xác hơn, vốn có trong một doanh nghiệp nhất định trong điều kiện thực tế tồn tại và tiến hành hoạt động kinh doanh.
Phần quyền
Theo danh sách các nhiệm vụ được bao gồm trong thói quen hàng ngày bắt buộc của nhân viên, có một phần về các quyền trong bản mô tả công việc. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên: trong một số yêu cầu, nhiệm vụ, điều kiện cụ thể của hoạt động lao động của nhân viên, nên có ít nhất một số thông tin về những gì anh ta có thể yêu cầu từ doanh nghiệp, và không chỉ những gì sau này yêu cầu anh ta. Tại đây, một nhân viên ứng tuyển vào một vị trí trống cụ thể có thể tự làm quen với các quyền tự do và hành động của mình, anh ta có thể chính thức hoạt động trong quá trình thực hiện hoạt động lao động của mình. Phần này xác định và liệt kê các quyền hạn được ủy quyền cho nhân viên, thông qua việc thực hiện mà anh ta có thể đảm bảo rằng anh ta hoàn thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ được giao cho anh ta. Những điểm nào có thể được quy ở đây? Ví dụ:
- khả năng điều chỉnh và đề xuất trong quá trình giải quyết các vấn đề nhất định;
- quyền đưa ra quyết định ở cấp độ kỹ năng của một người;
- điều phối hồ sơ thiết kế;
- tham gia các cuộc họp;
- có được thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ từ các phòng ban khác ở cấp chuyên gia trong lĩnh vực hoạt động của họ;
- quyền xác nhận một danh sách tài liệu cụ thể;
- quyền kiểm soát các hoạt động nhất định của nhân viên của một bộ phận cụ thể.
Việc xây dựng các quyền tự do và quyền hạn của nhân viên giúp xác định mức độ trách nhiệm của anh ta, các mục được gán cho một phần riêng biệt.
Bộ phận trách nhiệm
Phần mô tả công việc về trách nhiệm xác định trước sự phụ thuộc cụ thể của việc thực hiện một số nhiệm vụ nhất định đối với người thi hành trong con người của nhân viên giữ vị trí này. Đối với việc không thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, nhân viên được yêu cầu phải chịu hình phạt chính thức. Đối với việc thực hiện công việc chất lượng thấp, anh ấy cũng chịu trách nhiệm cho các hoạt động của mình. Để không tuân thủ thời gian dành cho anh ta cho công việc và hoạt động, nhân viên cũng phải được xem xét từ góc độ của người chịu trách nhiệm về việc không hoàn thành nhiệm vụ của mình trong giai đoạn mà nhiệm vụ này yêu cầu.
Phần này phản ánh thông tin về các hình thức trách nhiệm của một quan chức về hiệu quả và hậu quả của công việc của mình. Nó có thể được thiết lập như là một hình phạt kỷ luật - khiển trách, hoặc vật chất - làm mất uy tín. Nhưng điều này xảy ra, trong mọi trường hợp, trong khuôn khổ của pháp luật hiện hành, có tính đến các chi tiết cụ thể của quy trình tổ chức tại doanh nghiệp với hoạt động kinh tế chuyên ngành cụ thể của nó.
Bộ phận quan hệ công việc
Phần cuối cùng, trong đó nêu rõ các mối quan hệ của nhân viên trong bài đăng, xác định mối quan hệ của anh ta với các đồng nghiệp từ các bộ phận khác và các cấp dưới. Từ phần này, nhân viên hiểu được từ ai những tài liệu nào và ở mức độ nào anh ta có thể yêu cầu để thực hiện các hoạt động của mình và hoàn thành trách nhiệm trước mắt.
Các quy tắc để viết một mô tả công việc là gì
Việc tạo ra một bản mô tả công việc có tính chất nhất định tại một doanh nghiệp cụ thể có các quy tắc quy phạm pháp lý cho thủ tục chuẩn bị, cụ thể là:
- hướng dẫn được phê duyệt bởi quản lý trực tiếp của doanh nghiệp trong người của giám đốc của nó (mặc dù, thông thường, trong thực tế, người đứng đầu ủy thác chức năng này cho các trưởng phòng, người biết nhiều hơn về các chi tiết cụ thể của công việc của bộ phận);
- một mô tả công việc có thể được biên soạn cho hai hoặc nhiều nhân viên thực hiện các nhiệm vụ giống hệt nhau (điều này áp dụng cho kế toán ban đêm, người điều hành, người điều phối, thủ kho của một công ty thương mại làm việc theo ca - một số người làm việc theo ca ban ngày, những người khác làm việc vào ca đêm và họ có một số nhiệm vụ hoàn toàn giống nhau);
- trong trường hợp tranh chấp giữa người sử dụng lao động và người lao động về tính không chính xác của một số đoạn mô tả công việc, vấn đề thường được giải quyết không phải đối với người sử dụng lao động, do đó, khi phát triển hướng dẫn, cần phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia nhận thức rõ về khung pháp lý để các sự cố đó không xảy ra.