Thanh toán qua Internet từ lâu đã trở nên phổ biến, nhưng việc trao đổi tài liệu, đặc biệt là giữa các cá nhân, vẫn ở dạng giấy. Một chữ ký điện tử đủ điều kiện được thiết kế để giải quyết vấn đề này và tạo điều kiện trao đổi tài liệu. Các thực thể pháp lý đã làm việc với EDS trong một thời gian dài, các doanh nhân cá nhân sử dụng nó để truyền một số dữ liệu (ví dụ: VAT khi thuê cơ sở chính phủ), trong khi các cá nhân có thể sử dụng chữ ký của họ để có quyền truy cập vào trang web của Dịch vụ Nhà nước. Làm thế nào để có được chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao và nó mang lại lợi ích gì?
Cái gì đây
Chữ ký điện tử đủ điều kiện là chi tiết xác nhận sự thật của tài liệu điện tử, không có biến dạng trong đó kể từ thời điểm chữ ký thực sự được cài đặt. Nó cũng cho phép bạn thiết lập quyền sở hữu của tài liệu. Những chi tiết như vậy chỉ có thể có được là kết quả của việc chuyển đổi mật mã mã, thông tin.
Giấy chứng nhận chữ ký điện tử là một tài liệu xác nhận quyền sở hữu khóa công khai của chữ ký điện tử. Giấy chứng nhận chỉ có thể được lấy tại CA (trung tâm chứng nhận) hoặc tại văn phòng của các đại diện được ủy quyền của họ.
Người được cấp chứng nhận là một cá nhân đã nhận được một chứng chỉ chữ ký điện tử dưới tên của mình. Mỗi chủ sở hữu của chứng chỉ được cung cấp hai khóa: công khai và riêng tư. Việc xác minh chữ ký điện tử được thực hiện bằng khóa chung. Đến lượt nó, nó được liên kết với khóa riêng, qua đó chữ ký điện tử được tạo và tài liệu được ký.
Phân loại
Một chữ ký điện tử đơn giản, như tên của nó, là phiên bản đơn giản nhất của EDS. Nó cũng sử dụng mật khẩu, mã hoặc các phương tiện khác để xác nhận sự hình thành chữ ký của chủ sở hữu.
Chữ ký điện tử không đủ tiêu chuẩn nâng cao chỉ có thể có được bằng cách sử dụng chuyển đổi thông tin mật mã. Ở đây bạn không thể làm gì nếu không có khóa chữ ký riêng. Thông qua chữ ký điện tử như vậy, không chỉ có thể xác định người đã ký tài liệu mà còn phát hiện ra những thay đổi được thực hiện sau khi ký.
Một chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao có tất cả các dấu hiệu không đủ tiêu chuẩn. Sự khác biệt duy nhất là để xác minh và tạo ra các phương tiện bảo vệ mật mã nghiêm trọng hơn được sử dụng, chúng phải được chứng nhận bởi FSB của Nga. Ngoài ra, có một sự khác biệt: chứng chỉ chữ ký điện tử đủ điều kiện chỉ có thể được cấp tại một trung tâm chứng nhận đã thông qua kiểm định. Danh sách các CA được công nhận có thể được xem trên trang web của Dịch vụ Nhà nước.
Tương đương
Luật liên bang số 63 công nhận một tài liệu được ký bởi bất kỳ chữ ký điện tử nào, cả đơn giản và nâng cao, bằng với một tài liệu giấy được ký thủ công. Tuy nhiên, có một tính năng: giữa các bên thực hiện trao đổi tài liệu điện tử, một thỏa thuận phải được ký trước đó.
Chữ ký đủ điều kiện cũng tương tự chữ ký được làm bằng tay của chính mình, tuy nhiên, nó có thể thay thế con dấu của tổ chức. Lực lượng pháp lý của các tài liệu được ký bởi một chữ ký số đủ điều kiện được công nhận bởi các cơ quan quản lý. Chúng có thể được sử dụng tại tòa án.
Lĩnh vực ứng dụng
Trước hết, điều này, tất nhiên, là quản lý tài liệu điện tử. Chữ ký điện tử sẽ giúp thiết lập trao đổi tài liệu bên ngoài và bên trong trong mọi trường hợp khi cần có chữ ký viết tay.
Quản lý tài liệu nội bộ sử dụng chữ ký điện tử không đủ tiêu chuẩn và đủ điều kiện để chứng thực và phê duyệt các thỏa thuận và các tài liệu khác điều chỉnh quy trình nội bộ của tổ chức. Ví dụ, nếu một giám đốc ký một thỏa thuận bằng chữ ký điện tử và anh ta được chuyển sang thực thi.
Yếu tố chính
Với quản lý tài liệu bên ngoài, sự hiện diện của chữ ký điện tử đủ điều kiện là một điều kiện rất quan trọng, vì chính cô là người bảo lãnh cho lực lượng pháp lý. Trong các trường hợp khác, tài liệu điện tử không được các cơ quan quản lý công nhận là bản gốc, điều đó có nghĩa là nó không có bất kỳ lực lượng pháp lý nào và không thể được sử dụng trong tố tụng. Ngoài ra, một tài liệu được ký bởi chữ ký số đủ điều kiện nâng cao có thể được lưu trữ trong kho lưu trữ kỹ thuật số, trong khi tính hợp pháp của nó sẽ được giữ nguyên.
EDS có thể được sử dụng để báo cáo cho các cơ quan quản lý. Nhiều người đã đánh giá cao cách báo cáo điện tử được thực hiện nhanh chóng và thuận tiện. Hơn nữa, mỗi tổ chức có thể chọn cách thuận tiện nhất cho chính mình, cho dù đó là sản phẩm 1C, phần mềm riêng biệt hoặc FSS và các trang web Dịch vụ Thuế Liên bang. Giấy chứng nhận đủ điều kiện của khóa chữ ký điện tử là cơ sở của bất kỳ hành động nào, nó phải được cấp bởi cơ quan chứng nhận được ủy quyền hoặc được công nhận. Nhưng phương thức gửi không quan trọng.
Nhận dịch vụ công cộng
Tất cả công dân Liên bang Nga có thể có được chữ ký điện tử để sử dụng nó để nhận các dịch vụ công cộng, tuy nhiên, không cần phải có chứng nhận đủ điều kiện xác nhận chữ ký điện tử trong trường hợp này: EDS đơn giản, không đủ tiêu chuẩn sẽ đủ, phù hợp với nhu cầu của một cá nhân. Với sự giúp đỡ của nó, bất kỳ người dân nào cũng có thể ký một ứng dụng điện tử, có thể được gửi đến cơ quan điều hành nếu một luồng tài liệu như vậy là có thể.
Làm thế nào để có được một chữ ký điện tử đủ điều kiện cho một cá nhân? Cách dễ nhất để có được một thẻ điện tử phổ quát, được phát hành từ ngày 1 tháng 1 năm 2013 và có chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao. Thẻ như vậy là một công cụ nhận dạng duy nhất của một công dân, với sự giúp đỡ của nó, có thể thanh toán, đặt hàng và nhận các dịch vụ công cộng khác nhau thông qua Internet. Theo khái niệm của nó, thẻ được thiết kế để thay thế nhiều tài liệu, như giấy chứng nhận lương hưu và chính sách y tế, để kết hợp chúng với ví điện tử, vé du lịch và chữ ký điện tử.
Sử dụng ES
Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao phù hợp cho cả quy trình làm việc nội bộ và liên doanh nghiệp. Nó có thể được lấy tại Tổ chức chứng nhận được công nhận bởi Bộ truyền thông RF. Nó bảo vệ tài liệu khỏi những thay đổi, xác nhận tính toàn vẹn và quyền tác giả của nó.
ES đủ điều kiện nâng cao có thể giúp giải quyết một loạt các vấn đề. Ví dụ, nó được sử dụng để báo cáo cho cơ quan thuế và trao đổi các tài liệu điện tử. Phiên bản chứng chỉ này có số lượng chức năng lớn nhất có thể, nhưng điều này không có nghĩa là nó thuận tiện hơn cho mỗi tổ chức sử dụng nó. Thứ nhất, giá của chứng chỉ trực tiếp phụ thuộc vào số lượng chức năng. Thứ hai, khi chọn một chứng chỉ ít chức năng hơn, bạn cần đảm bảo rằng các khả năng có sẵn đáp ứng đầy đủ nhu cầu của tổ chức.
Cũng có những tình huống mà loại chứng chỉ được sử dụng được xác định bởi bên nhận tài liệu. Ví dụ: có các toán tử quản lý tài liệu chỉ chấp nhận chứng chỉ từ trung tâm chứng nhận của họ, do đó, khi chọn chứng chỉ, bạn cũng phải đảm bảo rằng không có hạn chế nào đối với việc sử dụng nó trong hệ thống thông tin cần thiết.
Lợi ích của trao đổi tài liệu điện tử
Vì bây giờ tất cả các tổ chức và công ty đều có cơ hội tổ chức trao đổi các tài liệu điện tử ràng buộc về mặt pháp lý, điều đáng bàn là những lợi thế của quy trình này.
Trước hết, đây là tốc độ giao tài liệu. Bất kể địa chỉ đối tác từ đối tác, thời gian giao hàng cho các tài liệu sẽ ít hơn mười lần so với địa chỉ giấy thông thường. Việc sử dụng các tài liệu điện tử cũng làm giảm chi phí liên quan đến việc chuẩn bị và chuyển giao các bản sao giấy.
Có nhiều lợi ích kinh tế nghiêm trọng hơn, bởi vì quản lý tài liệu điện tử ngụ ý một sự tăng tốc đáng kể của các quy trình kinh doanh. Ví dụ đơn giản nhất về điều này là kết luận nhanh và kích hoạt các giao dịch, nhờ đó đạt được dòng tiền lớn hơn. Nghĩa là, khi thành lập quản lý tài liệu điện tử, công ty sẽ có thể tăng lợi nhuận trên mỗi đơn vị thời gian.
Tự động hóa
Ngoài ra, việc sử dụng khóa chữ ký điện tử đủ điều kiện có thể giảm thời gian xử lý, gửi tài liệu và thực tế tự động hóa quy trình này. Theo quy định của pháp luật, thư yêu cầu lực lượng pháp lý, thư vận đơn, hóa đơn, hóa đơn, hành vi dịch vụ, hành vi cung cấp dịch vụ, hóa đơn, hành vi hòa giải các khu định cư, ký gửi hàng hóa có thể tham gia trao đổi giữa các công ty, theo quy định của pháp luật.
Do tốc độ và độ tin cậy của trao đổi tài liệu điện tử, các công ty không thể lo lắng về việc báo cáo đơn giản và kịp thời cho cơ quan thuế. Nó cũng cho phép bạn tiết kiệm một phần tiền.
Yếu tố quan trọng
Luồng tài liệu liên công ty ở dạng điện tử chỉ có ý nghĩa nếu mỗi tài liệu có lực lượng pháp lý và có thể được sử dụng tại tòa án hoặc các trường hợp khác. Để có ý nghĩa pháp lý cho một tài liệu điện tử, cần phải giải quyết một số vấn đề. Thứ nhất, quá trình ký và gửi một tài liệu điện tử cho các nhà thầu, và thứ hai, việc chấp nhận và xác minh chữ ký điện tử đủ điều kiện trên các tài liệu nhận được từ các nhà thầu. Thứ ba, cần tổ chức lưu trữ và xử lý các tài liệu đã ký, lưu trữ lưu trữ và điều hướng trên đó. Thứ tư, điều quan trọng là đảm bảo việc giữ gìn tính hợp pháp cho các tài liệu trong kho lưu trữ.
Giải pháp đơn giản
Để giải quyết hai vấn đề đầu tiên, bạn có thể sử dụng các dịch vụ trao đổi giữa các công ty, được quản lý bởi các nhà khai thác quản lý tài liệu điện tử. Chọn một dịch vụ như vậy, cần phải tính đến một số yếu tố, chẳng hạn như sự sẵn có của giấy phép phù hợp cho nhà điều hành, khả năng tích hợp dịch vụ trao đổi vào hệ thống thông tin của công ty và tính phí tài liệu.
Hai nhiệm vụ khác có thể được giải quyết bằng hệ thống quản lý tài liệu điện tử, vốn đã có tất cả các chức năng cần thiết. Nếu sự hình thành ban đầu của các tài liệu xảy ra trong hệ thống kế toán, bạn có thể tích hợp một hệ thống quản lý tài liệu điện tử vào nó.
Trong trường hợp không có hệ thống như vậy, các tác vụ này có thể được gán một phần cho nhà điều hành dịch vụ trao đổi.