Trong điều kiện quan hệ thương mại hiện đại giữa nhà sản xuất và người mua, tình huống có thể xảy ra khi thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được được nhận trên tài khoản của công ty muộn. Sự chậm trễ có thể được gây ra bởi các yếu tố khác nhau. Nợ của khách hàng, khách hàng có thể tích lũy. Điều này dẫn đến sự chậm lại trong chu kỳ doanh thu, doanh nghiệp không có khả năng tài trợ cho các hoạt động của mình.
Để tránh hậu quả tiêu cực, quản lý công ty có nghĩa vụ kiểm soát các khoản phải thu. Điều này cho phép bạn thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm kịp thời. Làm thế nào quá trình này xảy ra nên được biết đến cho mọi nhà quản lý tài chính.
Khái niệm khoản phải thu
Kiểm soát các khoản phải thu và phải trả được thực hiện bởi bất kỳ doanh nghiệp, bất kể phạm vi hoạt động của nó. Điều này là cần thiết để đảm bảo các điều kiện cho hoạt động bình thường của tất cả các thành phần của công ty.
Nợ con nợ là một phần của vốn lưu động của tổ chức. Đây là những khoản tiền tạm thời vắng mặt trong tài khoản doanh nghiệp. Chúng được sử dụng một thời gian bởi các con nợ (con nợ) trong các hoạt động của họ. Đây là các quyền tài sản của công ty, là một trong những đối tượng của công dân.
Ví dụ điển hình nhất về các khoản phải thu là nợ của các đối tác của một công ty không thanh toán ngay sau khi vận chuyển hàng hóa, thực hiện công việc hoặc dịch vụ, giá trị thỏa thuận của họ. Ít thường xuyên hơn, một công ty nhận được các quyền tài sản đó trong trường hợp nghĩa vụ không hợp đồng, ví dụ, khi gây ra thiệt hại vật chất của các cá nhân hoặc pháp nhân.
Sự cần thiết phải kiểm soát
Khi làm việc với khách hàng, vấn đề kiểm soát nợ của họ xuất hiện một cách tự nhiên. Nó đòi hỏi nghiên cứu cẩn thận, chu đáo. Kế toán và kiểm soát các khoản phải thu và phải trả liên quan đến các vấn đề ổn định tài chính của tổ chức, an ninh của nó. Ngoài ra, thủ tục như vậy ảnh hưởng đến việc công ty nhận được lợi nhuận ròng, doanh thu vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, một phân tích như vậy không thể được bỏ qua.
Việc kiểm soát các khoản phải thu cho phép ban lãnh đạo công ty phản ứng kịp thời với các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực này. Nếu các đối tác không thanh toán các khoản nợ đúng hạn, công ty không thể kịp thời mua các vật liệu cần thiết cho sản xuất, trả hết nợ cho các dịch vụ do các tổ chức khác cung cấp.
Chu kỳ đảo ngược trong trường hợp này chậm lại. Lợi nhuận ròng của công ty đang giảm. Tất cả các chỉ số về ổn định và ổn định tài chính đang giảm. Kết quả là tổ chức sẽ thất bại. Để ngăn chặn điều này, các nhà phân tích và quản lý nên thực hiện kiểm soát các khoản phải thu và phải trả.
Hậu quả của việc thiếu kiểm soát
Phân tích và kiểm soát các khoản phải thu phải được thực hiện tại mỗi cơ sở. Nếu quản lý không chú ý đúng mức đến vấn đề này, một số vấn đề nghiêm trọng sẽ phát sinh.
Công ty đang mất tiền mặt. Nếu người mua nhận được sự trì hoãn mà không có lý do chính đáng và triển vọng trả nợ, ngay cả tại tòa án, anh ta sẽ không thể trả được nợ. Đây là thiệt hại nghiêm trọng cho bất kỳ tổ chức.
Các chỉ số ổn định tài chính cũng đang giảm. Công ty cuối cùng sẽ không thể trả hết nghĩa vụ thuế, trả lương cho nhân viên, v.v ... Các chỉ số hiệu quả sử dụng tài nguyên đều giảm.Các quỹ đang lưu hành, trên thực tế, tạm thời không tham gia vào các hoạt động sản xuất. Họ có thể được hướng đến sự phát triển của doanh nghiệp, nhưng tại thời điểm này vốn vắng mặt.
Với sự tăng trưởng của các khoản phải thu, công ty đang dần mất đi uy tín kinh doanh và khả năng cạnh tranh sản phẩm.
Mục tiêu kiểm soát
Kế toán và kiểm soát các khoản phải thu theo đuổi những mục tiêu nhất định Quản lý nợ đối tác là cần thiết để giới hạn số tiền của họ ở mức chấp nhận được. Ngoài ra, kiểm soát cho phép bạn chọn các điều khoản bán hàng đảm bảo nhận được thanh toán kịp thời sau khi bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
Phân tích các khoản phải thu cho phép bạn phát triển một cách tiếp cận cụ thể cho từng khách hàng. Đối với một nhóm người mua, một hệ thống giảm giá là bắt buộc, và đối với một nhóm khác, ngược lại, các khoản phụ cấp.
Ngoài ra, kiểm soát cho phép bạn nhanh chóng yêu cầu trả lại nợ, giảm nợ ngân sách. Người quản lý sẽ có thể đánh giá các chi phí liên quan đến việc quản lý nợ, cơ hội bị bỏ lỡ do đóng băng quỹ trong lưu thông.
Phân loại nợ
Kiểm soát kế toán và phải thu liên quan đến việc phân chia các khoản nợ thành chưa hết hạn và quá hạn. Danh mục đầu tiên bao gồm nghĩa vụ của khách hàng có thời hạn trả nợ được quy định trong hợp đồng chưa đến. Ngoài ra, nhóm này bao gồm các khoản nợ có thời gian tồn tại không quá 1 tháng. Chúng được liên kết với quá trình thực hiện các khu định cư thông thường (điều này được thể hiện trong thỏa thuận).
Nợ quá hạn bao gồm số tiền mà người mua nên đã gửi vào tài khoản người bán, nhưng điều này đã không xảy ra. Trong trường hợp này, công ty có thể kiện đối tác của mình.
Cũng có một điều như nợ nghi ngờ. Trong trường hợp này, nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ không chắc chắn rằng người mua sẽ trả nợ. Tuy nhiên, không nên nhầm lẫn và nợ xấu. Các khoản phải thu thuộc loại sau có thể được ghi nợ từ bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, vì thời hạn đã qua. Các khoản nợ nghi ngờ được doanh nghiệp hạch toán cho đến khi chúng trở nên vô vọng.
Phương pháp điều khiển
Kiểm soát các khoản phải thu trong doanh nghiệp được thực hiện trên cơ sở kiểm kê các khu định cư với người mua và khách hàng. Công việc này nhất thiết phải được thực hiện bởi các nhà phân tích trước khi chuẩn bị báo cáo hàng năm.
Tuy nhiên, hàng tồn kho nợ mỗi năm một lần là không đủ. Các vấn đề có thể phát sinh và tích lũy trong vài tháng. Do đó, các biện pháp kiểm soát nên được thực hiện thường xuyên. Tốt nhất nên chú ý đến vấn đề này mỗi tháng một lần. Đối với một số doanh nghiệp, nên kiểm kê các khoản nợ của các đối tác hai lần một tháng, do yếu tố con người.
Người quản lý bán hàng nên được thúc đẩy bởi nguyên tắc thu tiền từ khách hàng. Kiểm soát tài chính các khoản phải thu cũng được yêu cầu. Điều này cho phép bạn quay trở lại lưu thông một số tiền đáng kể.
Sự kiện
Hệ thống kiểm soát khoản phải thu dựa trên những hoạt động nhất định Họ có điều kiện được chia thành hai nhóm. Danh mục đầu tiên bao gồm các biện pháp tổ chức và thứ hai - đánh giá các chỉ số nợ con nợ khác nhau.
Để thực hiện các hoạt động tổ chức, một nhân viên được chỉ định người chịu trách nhiệm giám sát. Thông thường nó có thể là một kiểm toán viên nội bộ hoặc một kiểm toán viên.
Sau đó, người quản lý thiết lập các ngày quan trọng mà các chỉ số liên quan sẽ được đánh giá. Các điều kiện để cấp một sự trì hoãn, cũng như tài liệu của nó, đang được phát triển. Quy định được kiểm soát bởi người chịu trách nhiệm kiểm toán.
Số lượng khoản phải thu cần được xem xét trong động lực của các nhà quản lý bán hàng. Đối với tất cả các đối tác, giới hạn tín dụng được đặt ra. Đối với tình trạng phải thu phải chịu trách nhiệm giám đốc thương mại.
Hỗ trợ kỹ thuật
Để thực hiện kiểm soát nội bộ các khoản phải thu, nhiều doanh nghiệp sử dụng các chương trình máy tính đặc biệt. Họ đơn giản hóa rất nhiều quá trình xử lý dữ liệu. Phổ biến nhất tại các doanh nghiệp của nước ta là chương trình 1C. Với sự giúp đỡ của nó, bạn có thể tạo ra một sổ đăng ký con nợ, cũng như theo dõi sự lão hóa của nghĩa vụ nợ của họ.
Nếu các nhà quản lý giữ một hồ sơ các khoản nợ trong một chương trình như vậy, họ sẽ có thể theo dõi những người mua nào đã tích lũy các khoản nợ tương đối gần đây và họ đã lỗi thời đáng kể.
Đối với điều này, cần phải tạo một báo cáo thích hợp trong chương trình. Trong đó, các khoản phải thu sẽ được sắp xếp theo ngày xảy ra. Các đối tác có nợ được hình thành một tuần, hai tuần, một tháng và một năm trước có thể xuất hiện trong báo cáo. Với loại hình hoạt động của doanh nghiệp, dữ liệu thu được được phân loại là nợ cũ hoặc nợ mới.
Chỉ số điểm
Kiểm soát khoản phải thu được dựa trên các chỉ số nhất định. Trong quá trình thực hiện, cần chuẩn bị ngân sách nợ cho từng đối tác (sử dụng chương trình). Vào cuối mỗi tháng, tỷ lệ thu thập được tính toán. Điều này sẽ cho phép chúng tôi ước tính tỷ lệ hàng hóa trả trong tổng khối lượng hàng hóa được vận chuyển.
Dựa trên các điều khoản của hợp đồng với các đối tác, một kế hoạch trả nợ được lập ra. Động lực của tỷ lệ vòng quay nợ đối tác được theo dõi.
Dựa trên dữ liệu thu được, thời gian quay vòng nợ của con nợ cũng được tính toán. Phân tích này cho phép bạn đánh giá hiệu quả của kiểm soát tín dụng, để xác định mức độ tin cậy của các đối tác.
Vấn đề nội bộ
Kiểm soát khoản phải thu phải được điều hành bởi một nhà phân tích có kinh nghiệm. Đồng thời, có thể tìm thấy các vấn đề nội bộ có thể gây ra nợ. Có lẽ các nhân viên chịu trách nhiệm bán hàng không tuân thủ các tiêu chuẩn đã được thiết lập để cung cấp các khoản thanh toán trả chậm. Sự thật về sự gian lận rõ ràng của nhân viên công ty cũng xảy ra.
Vì vậy, ví dụ, để nhận được tiền thưởng vào cuối tháng, nhân viên chịu trách nhiệm bán hàng tìm cách đưa thêm phương tiện bán hàng vào báo cáo. Do đó, anh ta có thể yêu cầu khách hàng mua sản phẩm một cách hư cấu. Đó là, khách hàng không chuyển tiền, nhưng như thể anh ta đã vận chuyển một lô hàng. Những khoản tiền này được ghi có cho người mua. Người quản lý nhận được tiền thưởng của mình và khách hàng nhận được cơ hội huy động thêm tiền trong lưu thông. Hơn nữa, khách hàng cũng có thể trả một khoản phí bảo hiểm nhất định cho người quản lý bán hàng cho việc này. Trong trường hợp này, công ty thua lỗ.
Hạn mức tín dụng
Kiểm soát khoản phải thu có thể trả lại một lượng tiền đáng kể vào lưu thông. Để ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra đối với các hoạt động của công ty, một phương pháp được sử dụng liên quan đến việc đặt giới hạn tín dụng. Đây là mức phải thu sẽ an toàn cho công ty.
Hơn nữa, giới hạn tín dụng được đặt cho cả tổ chức và cho từng đối tác riêng lẻ. Một giới hạn tương tự cũng có thể được đặt cho mỗi bộ phận bán hàng. Họ được phân biệt theo nguyên tắc công nghiệp. Giới hạn tín dụng được đặt theo số tiền doanh thu cho tháng cuối cùng mà đơn vị mang lại. Chỉ số này được phê duyệt bởi tổng giám đốc của tổ chức.
Kiểm soát khoản phải thu cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Điều này cho phép bạn tăng lợi nhuận và sự ổn định tài chính của tổ chức.