Mô tả công việc để làm gì? Tài liệu quan trọng này giới hạn các nhiệm vụ chức năng của nhân viên, đảm bảo quyền lực chính thức của anh ta, thiết lập các yêu cầu bắt buộc đối với người nộp đơn cho một vị trí trống, giới thiệu cho công dân các quyền không thể thay đổi (tại nơi làm việc), chịu trách nhiệm hoàn toàn về hành động / không hành động, quyết định. Hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn bản mô tả công việc của giám đốc hành chính. Cụ thể, với các quy định chính của tài liệu này, cấu trúc và nội dung tiêu chuẩn của nó. Chúng tôi bắt đầu câu chuyện của chúng tôi với một người quen biết chung với bài viết.
Về vị trí
Giám đốc hành chính là một đơn vị toàn thời gian đặc trưng nhất của các tập đoàn lớn với một hệ thống quản lý rộng lớn. Một chuyên gia làm gì? Thông thường nhất, đây là phó giám đốc cho công việc hành chính. Tuy nhiên, những điều sau đây thường nằm trong phạm vi của nó:
- văn phòng;
- Phòng CNTT;
- thư ký;
- tài liệu lưu trữ và như vậy.
Phạm vi của chính thức
Ban giám đốc hành chính chủ yếu giải quyết các vấn đề tổ chức. Trong một số trường hợp, phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của anh ta bao gồm:
- An toàn trong tổ chức.
- Đạo đức doanh nghiệp.
- Câu hỏi về kỷ luật lao động trong một công ty hoặc doanh nghiệp.
Giám đốc hành chính - một người quản lý cấp cao đủ. Nhiệm vụ chính thức của nhân viên này có nghĩa là anh ta được ủy quyền tham gia quản lý chung công việc của các đơn vị trực thuộc của mình. Và điều này có nghĩa là nhân viên của họ trực tiếp phụ thuộc vào quan chức này. Nó trực tiếp từ điều này mà yêu cầu trình độ khá nghiêm ngặt được áp đặt cho giám đốc hành chính.
Quy định pháp luật
Theo quy định, khi soạn thảo các mô tả công việc, các chuyên gia của tổ chức Dịch vụ nhân sự của tổ chức được hướng dẫn bởi CEN (Hướng dẫn tham khảo tiêu chuẩn thống nhất cho người quản lý, chuyên gia và nhân viên khác). Đạo luật đã được phê duyệt theo lệnh của Bộ Lao động số 37 năm 1998.
Nhưng không có giám đốc hành chính (mô tả công việc của nhân viên) trong TSA. Từ đó, khi chuẩn bị một tài liệu cho nhân viên này, chuyên gia nhân sự có thể dựa vào các hành vi cho các bài đăng tương tự:
- Trưởng phòng kinh doanh;
- người đứng đầu văn phòng;
- giám đốc điều hành (cao cấp);
- Trưởng phòng lưu trữ và như vậy.
Kế hoạch mô tả công việc
Không có mô hình được xác định nghiêm ngặt ở đây. Tuy nhiên, bản mô tả công việc của Phó Giám đốc Công việc Hành chính nhất thiết phải có các phần sau:
- Quy định chung
- Các mục tiêu chính của hoạt động.
- Chức năng trách nhiệm của một chuyên gia.
- Quyền của một quan chức.
- Trách nhiệm của nhân viên.
Dựa trên tài liệu này, chúng tôi mời người đọc làm quen với các khía cạnh hoạt động của người đứng đầu công việc hành chính.
Quy định chung của bản mô tả công việc
Chúng tôi bắt đầu phân tích cấu trúc của phần này của tài liệu:
- Tên đầy đủ của vị trí. Trong trường hợp của chúng tôi, mọi thứ đều đơn giản: "giám đốc hành chính."
- Mô tả vị trí, yêu cầu cho cấp dưới. Trong trường hợp của chúng tôi, chuyên gia là cấp dưới của CEO. Đến lượt mình, anh ta có thể có những đơn vị nhỏ hơn và những người lãnh đạo của họ.
- Các điều kiện để tiếp nhận người nộp đơn vào một nơi trống, cũng như các điều kiện để sa thải anh ta, không mâu thuẫn với pháp luật lao động hiện hành của Nga. Trong trường hợp của chúng tôi, việc tiếp nhận và sa thải xảy ra theo lệnh của tổng giám đốc của tổ chức.
- Một dấu hiệu của nhân viên sẽ tạm thời làm giám đốc của bộ phận hành chính trong trường hợp không có người đến sau tại nơi làm việc.
Yêu cầu về trình độ cho ứng viên cho vị trí này
Vì công việc của giám đốc hành chính không được chỉ định trực tiếp trong TSA, nên việc tự mình đưa ra các yêu cầu về trình độ cho nhân viên nhân sự là khá khó khăn. Thông thường họ chỉ ra rằng một nhân viên có trình độ học vấn cao là bắt buộc (chuyên môn liên quan đến hoạt động của công ty sử dụng lao động trong lĩnh vực quản lý nhân sự), cũng như kinh nghiệm ở các vị trí quản lý.
Kiến thức và hướng dẫn cần thiết
Phần này của bản mô tả công việc chỉ ra những điều sau đây:
- Danh sách kiến thức mà một quan chức nên sở hữu. Đây là Bộ luật Lao động Nga, thủ tục báo cáo (bao gồm cả hồ sơ nhân sự), v.v.
- Danh sách các hành vi quy phạm mà giám đốc hành chính cần được hướng dẫn trong các hoạt động chính thức của mình. Đó là luật pháp Nga, hành vi địa phương và mệnh lệnh của tổ chức sử dụng lao động, quy định lao động nội bộ, v.v.
Các chức năng chính của chính thức
Trong phần này, đối với giám đốc của bộ phận hành chính, điều quan trọng là chỉ ra các nhiệm vụ chính của chuyên gia tại nơi làm việc. Mặc định là như sau:
- Kiểm soát các hoạt động của các phân ngành cấu trúc của tổ chức.
- Làm việc với nhiều tài liệu kinh tế và hành chính.
- Tìm kiếm văn phòng và cơ sở sản xuất cho công ty.
- Cung cấp cho nhân viên của tập đoàn các văn phòng phẩm, thiết bị văn phòng, nội thất, v.v.
- Lựa chọn nhân sự cho vị trí tuyển dụng trong các đơn vị cấu trúc cấp dưới.
- Đưa ra quyết định có trách nhiệm để khuyến khích nhân viên cấp dưới xuất sắc, xử phạt những người vi phạm kỷ luật lao động.
Nhiệm vụ chức năng của một quan chức: phiên bản số 1
Trong việc biên soạn hướng dẫn cho giám đốc hành chính (phó trưởng phòng), nhân viên nhân sự cần trong phần này một cách chính xác, nhưng chi tiết và mô tả rõ ràng nhiệm vụ của một chuyên gia. Vì không có khuyến nghị cụ thể nào trong CEN, chúng tôi cung cấp cho bạn một số phiên bản nội dung của phần này.
Đầu tiên sẽ trông như thế này:
- Giữ lịch nghỉ.
- Hồ sơ thời gian.
- Kiểm soát kỷ luật làm việc trong công ty.
- Giao tiếp trực tiếp với các nhân viên bình thường theo hướng dẫn của quản lý công ty.
- Giám sát việc thực hiện kịp thời của các nhân viên phòng ban theo lệnh của người đứng đầu.
- Thiết lập liên lạc với các đối tác, nhà thầu, cơ quan chính phủ. Yêu cầu tài liệu từ họ, tham gia thảo luận, giải quyết các vấn đề không yêu cầu sự hiện diện bắt buộc của các giám đốc điều hành cao cấp của công ty.
- Tổ chức các sự kiện lớn của công ty cho công nhân trong công ty.
- Kiểm soát đảm bảo sự an toàn của tài sản của tổ chức sử dụng lao động.
- Việc thực hiện các biện pháp góp phần ngăn ngừa và loại bỏ các xung đột chính thức trong công ty.
- Tổ chức vệ sinh văn phòng, cơ sở công nghiệp, lãnh thổ liền kề.
- Cung cấp cho nhân viên của công ty các văn phòng cần thiết, phụ kiện sản xuất, máy móc, thiết bị, v.v.
- Tiến hành giao ban ban đầu với nhân viên mới được tuyển dụng - về các biện pháp an toàn, quy định an toàn phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động.
- Đánh giá sự đóng góp của người lao động vào sự phát triển của tập đoàn, đưa ra các quyết định có trách nhiệm trong việc đề bạt nhân viên.
- Tham gia giải quyết các vấn đề vi phạm kỷ luật lao động, trình lên cấp quản lý cao hơn các đề xuất xử lý kỷ luật.
Nhiệm vụ chức năng của một quan chức: phiên bản số 2
Bây giờ hãy tưởng tượng một phiên bản khác của mô tả công việc. Cụ thể - phần đại diện cho nhiệm vụ của giám đốc hành chính của công ty:
- Quản lý chung các hoạt động hành chính của tổ chức.
- Tổ chức và thực hiện các tài liệu cho các công ty sử dụng lao động. Nói cách khác, quy trình làm việc dàn dựng.
- Chuẩn bị ngân sách hành chính. Quản lý chất thải, tối ưu hóa chi phí.
- Quản trị của nhân viên hành chính - văn phòng, ban thư ký, AHO (văn phòng hành chính).
- Tham gia tuyển chọn nhân sự trực tiếp cho các đơn vị hành chính.
- Giám sát tuân thủ các quy định bảo hộ lao động, quy định phòng cháy chữa cháy, phòng ngừa an toàn.
- Tổ chức hoạt động của các cấu trúc truyền thông nội bộ - các quy tắc tương tác giữa các bộ phận, hệ thống thông tin, nhân viên và các đơn vị cấu trúc.
- Thiết lập quy trình kinh doanh và cải tiến tiếp theo của họ.
- Hỗ trợ về phương pháp của công ty: xây dựng các tiêu chuẩn, quy định dịch vụ, cũng như giám sát việc thực hiện của họ.
- Quản lý mua sắm (thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm, nội thất văn phòng, v.v.).
- Tương tác với các tổ chức, đối tác hỗ trợ các hoạt động của công ty tuyển dụng, đấu thầu.
Nhiệm vụ chức năng của một quan chức: phiên bản số 3
Và phiên bản mới nhất của nhiệm vụ của giám đốc hành chính:
- Giám sát việc thực hiện đầy đủ và kịp thời của công ty quản lý, bên cho thuê mặt bằng văn phòng (nếu có liên quan) các quy định của thỏa thuận được ký kết với họ. Đặc biệt, để đảm bảo cuộc sống của công ty.
- Lập kế hoạch, hướng dẫn và giám sát các hoạt động của công nhân trong AHO, cũng như các công ty hợp đồng làm việc vì lợi ích của công ty sử dụng lao động (nước, thực phẩm, làm sạch, v.v.).
- Đảm bảo hoạt động trơn tru của tổ chức.
- Tổ chức sửa chữa, phục hồi, tái cấu trúc văn phòng, cơ sở công nghiệp (bao gồm cả sự tham gia của các nhà thầu). Phối hợp các hành động này với chủ nhà, công ty quản lý, v.v.
- Tổ chức việc làm cho người lao động mới.
- Cung cấp cho công ty đồ nội thất mới, thiết bị, thiết bị, vật tư.
- Tìm kiếm và tổ chức đấu thầu.
- Bảo trì hợp đồng với nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ cần thiết.
- Thanh toán hóa đơn, tài chính cho các dự án hành chính.
- Quy trình làm việc với nhà thầu, đối tác, chủ nhà.
- Tổ chức vận chuyển nhân viên, giao tài liệu.
- Tổ chức công việc.
Quyền chuyên gia
Mô tả công việc là cần thiết để đảm bảo các chuyên gia thực hiện nhiệm vụ chính thức của mình. Các quyền tiêu chuẩn của một giám đốc hành chính như sau:
- Khả năng thực hiện các hành động cần thiết để loại bỏ các tình huống xung đột.
- Vấn đề (trong giới hạn thẩm quyền chính thức) lệnh ràng buộc đối với nhân viên cấp dưới.
- Trình đề xuất lên cấp quản lý cao hơn để áp dụng chế tài kỷ luật, tuyển dụng nhân viên mới, giải phóng công nhân khỏi nhiệm vụ công việc.
- Kết luận thỏa thuận với các đối tác và nhà thầu để mua các thiết bị và vật liệu cần thiết. Tiến hành các hoạt động ngân hàng liên quan.
- Thực hiện các cuộc đàm phán trong khuôn khổ thẩm quyền của họ thay mặt cho toàn bộ công ty sử dụng lao động.
Theo yêu cầu của người sử dụng lao động, danh sách quyền của một quan chức trên có thể được mở rộng.
Trách nhiệm của một quan chức
Phần này của bản mô tả công việc cung cấp thông tin về trách nhiệm kỷ luật, hình sự, trách nhiệm hành chính của giám đốc AXO. Sau đây là tiêu chuẩn ở đây:
- Kỷ luật trách nhiệm đối với vi phạm quy định lao động nội bộ, không tuân thủ mệnh lệnh của cấp quản lý cao hơn, cũng như các nhiệm vụ theo quy định của bản mô tả công việc.
- Đối với ủy ban hành động (không hành động), trách nhiệm xảy ra theo Bộ luật vi phạm hành chính, Bộ luật hình sự của Liên bang Nga.
- Để gây thiệt hại vật chất cho cả công ty sử dụng lao động và nhân viên của mình. Trách nhiệm thuộc Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga.
Giám đốc hành chính, giống như bất kỳ nhân viên nào khác, phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu trong bản mô tả công việc của mình. Trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ công việc, nhân viên phải tự làm quen với nội dung của tài liệu này, đảm bảo với anh ta chữ ký của mình. Mô tả công việc được trình bày ở trên phản ánh một cách tổng quát tất cả các khía cạnh hoạt động của phó giám đốc cho ACh trong một công ty lớn, trong một doanh nghiệp.