Kuruluşların ekonomik faaliyetleri arasında birçok eylem, işlem, iletişim türü ve günlük rutinin diğer yönleri yer almaktadır. Kuruluşun yönetimi ve çalışanları günlük olarak çeşitli sorunları ele alma ve yönetim kararları alma ihtiyacıyla karşı karşıya kalmaktadır. Bazı durumlarda işyerinde, rahatça bilgisayardaki bir ofis koltuğunda otururken çözülemez. Gezilere ve iş gezilerine, diğer şehirlerde ve hatta ülkelerdeki müzakerelere ihtiyaç vardır. Bu makalede, bir iş gezisine duyulan ihtiyaç, amaçları ve örnekleri, mevcut mevzuata göre tasarım, dokümantasyon gereklilikleri ve ayrıca Rusya'ya ve yurtdışına yapılacak gezilere ilişkin özellikler ayrıntılı olarak ele alınmaktadır. Ayrıca bu makalede, bir geziye kimin gönderileceği ve bir iş gezisi olarak nelerin göz önüne alınması gerektiği sorusu ele alınacaktır.
İş Seyahat Kavramı
Bu kavramın iş hukukunda belirtilen net bir tanımı vardır. Rusya Federasyonu İş Kanunu'na göre, bir iş gezisi, belirli bir görevi olan bir gezide çalışanın yönüdür. Aynı zamanda, varış yeri ana iş yerinden oldukça uzak, gezi belgesinde belirtilen açıkça belirlenmiş bir hedefe sahip ve uygulamasının zamanlaması sınırlı. Eşlik eden belgelerin tescili, gezinin sonunda bildirilmesi, çalışanlara verilen teminatlar iş ve vergi kanunları ile düzenlenir. Muhtemel misyon hedefleri de açıklanmış, örnekleri aşağıda sunulmuştur.
Neden iş gezilerine ihtiyacınız var?
Bir çalışan bir iş gezisine çıktığında, yönetim onun için sürecinde tamamlaması gereken net bir görev belirler. Görev, kuruluşun işinin çeşitli alanlarıyla ilgili olabilir. Seyahat hedeflerine örnekler aşağıdakileri içerir:
- karşı taraflarla teslimatlar veya satışlarla ilgili sözleşmeye dayalı ilişkilerin sonuçlandırılması;
- işbirliği müzakereleri;
- Faaliyetin yasal tarafıyla ilgili ihtilafların, ihtilafların ve diğer konuların çözülmesi;
- ekipman, hammadde ve malzeme alımı;
- iş konferansları, şirketin yönetimi ile ilgili toplantı ve sergilere katılım;
- yeni pazarlarda malların teşviki, müşteri tabanının genişletilmesi;
- şirketin faaliyetleriyle ilgili araştırma projelerine katılım;
- personel gelişimi;
- satış pazarlarının, rakip organizasyonların ve diğer pazarlama konularının araştırılması;
- donanım, yazılım kurmak ve yan kuruluşlarda veya bölümlerde diğer teknik konularla çalışmak;
- Şube ağı ve birimlerinin kontrollerini yapmak.
Bir iş gezisi olarak kabul edilemez
Her çalışan gezisi bir iş gezisi olarak kabul edilemez. Yolculuk yapmak aşağıdaki durumlarda yasaktır:
- Bir çalışanın kuruluşa resmi olarak kayıt edilmemesi, iş sözleşmesi imzalanmadı, çalışma kitabına girilmedi;
- İşçinin iş sözleşmesi işin seyahat niteliğini tanımlar;
- çalışan, sabit bir çalışma yeri olmayan serbest çalışandır.
Seyahat türleri ve zamanlamaları
Kurumsal görev gezileri farklı özelliklere göre sınıflandırılabilir. Bu nedenle, bölge bazında, Rusya Federasyonu topraklarında ve yabancı devletlerde geziler düzenlenmektedir.Yolculuk açısından kısa ve uzun vadeli ayrılmaktadır. Gezginlerin bileşimi - grup ve bekar. Planlanmış ve programlanmamış geziler de olabilir.
Bugüne kadar, mevzuatın yolculuğun zamanlaması ile ilgili net kuralları yoktur. Minimum veya maksimum kısıtlama yoktur. Kuruluşun liderliği bağımsız olarak görevin karmaşıklığını ve tamamlaması için geçen süreyi belirler. Daha önce de sınırlamalar vardı. Seyahatin maksimum süresinin kırk günü geçemediğine inanılıyordu. İnşaatta, maksimum yolculuk eşiği bir yıla ulaştı.
Yasal gereklilikler ve düzenleme
İş olarak yapılan seyahatlerde mevzuatta bazı şartlar getirilmiştir. Rusya Federasyonu İş Kanunu ve Rusya Federasyonu Vergi Kanunu gezileri düzenlenmiştir. İş Kanunu, bu iş süreçlerine ilişkin düzenlemeleri Madde 166, 167, 168'de tanımlamaktadır. Bu prosedürün yürütülmesi sırasında ortaya çıkabilecek bir dizi konuyu açıklar: bir iş gezisi olarak kabul edilebilecek, bir işçiye verilen garantilerin yanı sıra, bir seyahat için giderlerin ödenmesi ile ilgili sorular.
Vergi Kanunu, seyahat harcamalarının muhasebeye nasıl yansıtılacağı, vatandaşların sosyal sigorta fonlarına ne kadar ödenebilecekleri hakkında borçlandırılabilecek bilgileri açıklamaktadır. Yasama kanunlarında yapılan değişiklikler, muhasebe alanındaki yenilikler ve düzenleyici kurumların gerekliliklerini sağlama konusunda en eksiksiz bilgileri içeren ayrı kararlar da vardır. Tüm bu bilgileri aşağıdaki belgelerde bulabilirsiniz: 749, 729, 812, 64 sayılı Kararlar.
Çalışan için ne garanti edilir?
Çalışanlara verilen teminatlar seyahatin amacına bağlı değildir, pek çok örnek olabilir. Ancak bunlardan herhangi biriyle işverenin çalışan için bazı yükümlülükleri vardır. Bir iş gezisine gönderilen çalışana aşağıdaki garantiler verilir:
- pozisyonun, işyerinin, ortalama günlük ücretin muhafaza edilmesi;
- çifte tarife ile bir iş gezisinde geçirilen günlerin ödenmesi;
- yabancı pasaport verilmesi, vize, gümrük vergileri ve diğer ücretler dahil olmak üzere Rusya ve yurtdışına yapılacak bir iş gezisinde oluşabilecek masrafların geri ödenmesi.
Bütün bu teminatlar iş mevzuatında belirtilmiştir ve işveren tarafından zorunlu olarak yerine getirilmeye tabidir.
Bir iş gezisine kimin göndereceği
Seyahate gönderilen çalışanın seçimi seyahatin hedeflerine, iş örneklerine, süresine ve beklenen koşulların ciddiyetine bağlıdır. Seyahatin çeşitli nedenleri, bir çalışanın kendine özgü bilgi ve becerilerini gerektirir.
Bu nedenle, tedarik sözleşmesinin yerine getirilmesi iş görüşmeleri ve diplomasi konusunda bilgili bir kişiye emanet edilmelidir. Bu, iş sorumlulukları arasında alım yapmak, tedarikçilerle ticari ilişkiler için bir bütçe planlamak ve hesaplamak veya bir tedarik sözleşmesinde konumunu doğru şekilde açıklamak ve en iyi koşulları elde etmek için bir kişi bulmak gibi bir uzman olabilir.
Yolculuğun amacı ekipman veya yazılım kurmaksa, gönderilen çalışan için ofis işleri ve normal insan karizması hakkında yeterli bilgi yoktur. Teknik bir geçmişi olan bir yetkili böyle bir yolculuğa gönderilir. Saha denetimleri ve denetimleri yapılırken de aynı durum. Bir muhasebeci veya ekonomist böyle bir yolculuğa gönderilmelidir.
İş gezilerine kim göndermek yasaktır?
İnsan faktörüne ek olarak, adayların nitelikleri ve kişisel yetenekleriyle ilgili sorular, bir iş gezisi için bir çalışanı seçmenin başka bir yönü daha vardır. Hiçbir koşul altında görevlendirilemeyecek vatandaş kategorileri için yasal şartlar vardır. Bunlar, aşağıdaki birey gruplarını içerir:
- küçük çalışanlar, stajyerler, stajyerler;
- hamile kadınlar;
- öğrenci sözleşmesi altında çalışan şirketin çalışanları (eğitim amaçlı iş gezileri hariç);
- seçim kampanyaları üyeleri, siyasi ofise adaylar;
- yetenekleri hastalık ile sınırlı olan insanlar.
Ayrıca bir iş gezisine ancak yazılı onaylarını aldıktan sonra gönderilebilecek kişi grupları da vardır:
- küçük çocuklu kadınlar (üç yaşına kadar);
- bekar ebeveyn beş yaşına kadar çocuk yetiştirme;
- çoğunluğun altındaki çocukların velileri;
- Ailesinde sürekli bakıma muhtaç bir bağımlı olan bir çalışan.
Seyahat izni
Bir iş gezisinin vergi, muhasebe ve yönetim muhasebesinde dikkate alınması için, uygun şekilde ayarlanması gerekir. Her şeyden önce, bir görev ödevi hazırlanır, tarihler ve tarihler ayarlanır. Gezi adayı, hazırlanan belgeye kendilerini tanıtmalı ve onaylarını veya yazılarını reddetmelerini sağlamalıdır.
Cevabınız evet ise, yönetici bir iş gezisine uzmanı göndermek için bir emir verir. Çalışan bir iş gezisi sertifikası ve iş atama düzenlenir ve verilir. Gezinin sonunda, görevlendirilen çalışan, yapılan işle ilgili bir rapor ve çekleri, makbuzları ve biletleri onaylayan önceden bir rapor vermelidir.
2016 yılından bu yana, bir sertifikanın verilmesi ve resmi görevlendirmenin zorunlu olmaktan çıkmasıyla ilgili mevzuat değiştirilmiştir. Bunun yerine, bir not kullanırlar. Ancak iç muhasebe amaçlı birçok kuruluş bu belgeleri oluşturmaya devam ediyor.
Kişisel veya kurumsal otomobil taşımacılığını kullanırken, bir servis notu ve bir irsaliye, ayrıca bir vekaletname ve belirli bir aracı kullanmanın yasallığını onaylayan diğer belgeler gerekir.
Belgelerdeki bilgiler
Bir servis notu ücretsiz olarak hazırlanmıştır, ancak bunun belirtilmesi için zorunlu olan birkaç ayrıntı vardır: tarihli bir iş gezisi süresi, kullanılan ulaşımla ilgili bilgiler, çalışan için belirlenen hedefler ve bunların uygulama sonuçları.
Çalışan tarafından seyahat sırasında yapılan tüm masraflar, gider raporunda belirtilmelidir. Bu gereklilik, konut, ulaşım, yakıt, yiyecek ve diğer masraflar dahil olmak üzere kesinlikle tüm masraflar için geçerlidir. Konut için ödeme maliyetini onaylamak için, yolculuk sonunda muhasebe departmanına tesisin ev sahibi, maliyeti ve kiralama süresi hakkında bilgi içeren bir çek, makbuz veya makbuz vermeniz gerekir.
Buna göre bir yönetim emri verilmelidir. Büro çalışmasında, T-9 numaralı birleşik bir form vardır, ancak kuruluş bunu sadece kullanmak zorunda değildir. Belirli bir örgütün muhasebe politikasında, kendi belge biçimi düzeltilebilir. Ayrıca, serbest formda bir sipariş hazırlama fırsatını da kullanabilirsiniz. Ana şart, aşağıdaki verilerin içeriğidir:
- çalışanı seyahate gönderen kuruluşun isimleri ve detayları;
- çalışan bilgisi;
- siparişin verildiği tarihler;
- iş seyahati süresinin başlangıç ve bitiş tarihleri;
- çalışan için görevler, seyahatin amacı.
İş gezisi iş örneği
Görev ne kadar sorumlu olursa, o kadar fazla seviye içerir. Bir şirket bir işe ne kadar yatırım yaparsa, o kadar çok sonuç elde etmeyi amaçlıyor. Yöneticinin bilmek istediği tüm küçük detaylar sırayla belirtilmeyecektir. Bazıları toplantılarda ve seyahat edenlerin brifingleri sırasında sözlü olarak tartışılabilir. Ancak, büyük olasılıkla, seyahat temelinde çalışan, resmi olarak kayıtlı olmayan, ancak sözlü olarak ilan edilenler bile, tüm puanları rapor etmek zorunda kalacaktır. Netlik sağlamak için aşağıda bir iş atamasına bir örnek verelim.
Örneğin, hedefi belirle - "Bir tedarik sözleşmesi yapılması, reklam ürünleri". Yansıma kolaylığı için 1C programı tarafından oluşturulan belge türünü kullanıyoruz.Personel kayıtlarında bulabilirsiniz, Form No. T-10a. Bu form doldurulması gereken 11 sütunu içermektedir: yapısal birim, uzmanlık pozisyonu, çalışanın gönderildiği ülke, şehir ve organizasyon, iş gezisinin başlama ve bitiş tarihleri, toplam takvim günü sayısı ve seyahat süresi, ödeme yapan organizasyon, sebep, içerik hariç görevler ve uygulanmasına dair kısa bir rapor. Belge, yapısal birim başkanı, kuruluş başkanı ve çalışanın kendisi tarafından imzalanır.
Sipariş, gezi bilgilerini aşağıdaki şekilde doldurur:
- Soyadı, adı, çalışanın patronmi ve personel numarası: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (personel kayıtlarına göre, ayrı bir penceredeki personel sayısı).
- Alt bölüm: Pazarlama ve Reklamcılık Bölümü.
- Pozisyon (uzmanlık, meslek): Lider pazarlamacı.
- İş gezisinin yeri (ülke, şehir, organizasyon): Rusya, Moskova şehri, LLC "Şirket".
- 14 Ocak 2018 ile 27 Ocak 2018 arasında 14 takvim günü boyunca.
- Aşağıdakilere yönelik olarak: reklam kampanyası, bir tedarik sözleşmesinin imzalanması.
- Fon pahasına iş seyahati: LLC "Realizer".
- Temel bilgiler (belge, numara ve tarih): 01/13 / 1818'deki iş ataması No. 3
Emrin sonunda baş ve çalışanın imzaları vardır. Çalışanın imzası, siparişi bildiği yazının karşısına yerleştirilir.
Tasarım inceliklerini
Eğer bir çalışan bir sebepten dolayı masraflar konusunda destekleyici belgeler sağlamamışsa (kontroller, makbuzlar), kuruluş bu masraflar için kendisine tazminat ödemeyecektir. Bu nedenle, iş seyahati sürecinde raporlamayı unutmamak çok önemlidir. Bir taksi veya otobüste bir yolculuk bile bir bilet veya sürücü makbuzu ile onaylanmalıdır.
Önemli bir nokta, organizasyonun yapısal biriminin ve seyahatin amacının da bir göstergesidir. Belirtilen verilere bağlı olarak, muhasebe ve vergi muhasebesinde giderlerin daha da düşülmesi gerçekleşecektir. Bu nedenle, gezinin amacı makineleri onarmaksa, muhasebe hesaplamalarını yaparken, tamir edilen ekipmanı amortismana tabi tutmak için giderlerin tutarı düşülecektir. Amaç bir sözleşme imzalamaksa, işten çıkarmalar genel işletme giderleri olarak gerçekleşecektir.
Ve son an - tamamlanmamış bir hedefi olan bir iş gezisi. Çoğu durumda, böyle bir seyahatin masrafları vergi servisi tarafından tanınmaz ve vergi tabanını düşürmez. Duruşmada masumiyetinizi savunmaya çalışabilirsiniz, ancak çoğu durumda yasa Federal Vergi Servisi'nin yanında kalır.