Verimlilik söz konusu olduğunda, hepimiz aynı problemle karşı karşıyayız - günde sadece 24 saat. Bununla birlikte, bazı insanların iki kat daha fazla zamanları var ya da planlanan her şeye ayak uydurabilmesi için doğaüstü bir kabiliyetleri var. Birkaç projeyi aynı anda yönetseler bile, o zaman, zorluklara rağmen kesinlikle hedeflerine ulaşacaklar.
Thomas Edison, “Zaman, sıradan bir insanın sahip olduğu tek sermayedir ve kaybedemeyeceği tek şeydir” dedi.
Hepimiz hayattan en iyi şekilde yararlanmak istiyoruz. Bunun için değerli zamanınızı yönetmenin bir yolunu bulmaktan daha iyi bir yol yoktur. Verimli insanlar bunu bilir ve fazla çaba göstermeden her saatten en fazla verimi almaya çalışır. Bunu yapmak için uygulanması çok kolay olan basit kuralları kullanırlar. Bugün yapabileceğiniz kadar basit. Bu hayat kesmek bir kariyer yapmanıza yardımcı olacaktır.
Acil işlerin zulmüyle mücadele
Acil işlerin tiranlığı, asıl önemli olanı yerine getirecek şekilde ortaya çıkacak küçük görevlerin ortaya çıkma eğilimidir. Küçük işletmeler nadiren ciddi getiri elde ettiğinden, bu büyük bir sorun teşkil etmektedir.
Eğer aciliyet zulmüne kapılırsanız, o zaman geriye bakınca, günlerin geçtiğini, hatta bütün haftaları geçtiğini, ancak gerçekten etkili bir şey yapılmadığını fark edeceksiniz. Organize ve sonuç elde etmeyi amaçlayan insanlar, "sinekleri yakalamak" onları işten uzaklaştırarak ayırt edebilir. Gerçekten önemli faaliyetlere müdahale eden görevleri devretmeye veya görmezden gelmeye çalışırlar.
Asla tekrar etme
Her şeyi yapmayı başaranlar asla tamamlanmış işlerine geri dönmezler ve daha sonra işleri ertelemezler - bu zaman kaybıdır. Bir şey dikkatinizi çoktan çekmişse (örneğin, bir telefon görüşmesi veya bir mektup), bu sorunu kendi başınıza çözün, birisine devredin veya iş listenizden kaldırın.
Kurbağa ye
"Yeme Kurbağalar", Mark Twain'in yazarlığının figüratif bir ifadesidir; Başka bir deyişle, üretken insanlar güne onlar için en nahoş görevlerle başlar. Bu, sabahları ağırlaştırıcı şeylerle sonuçlanmayı ve ilham verici ve heyecan verici bir şey yapmayı mümkün kılar.
Eisenhower’ın yöntemine göre, yapılacaklar listesi 4 kategoriye ayrılabilir:
- Yapmak istemediğiniz, ancak gerçekten yapılması gereken görevler.
- Yapmak istediğiniz işler ve aslında yapılması gerekenler.
- Yapmak istediğiniz ancak aslında yapılması gereken işler yoktur.
- Yapmak istemediğiniz ve aslında yapılması gerekmeyen görevler.
Bu sınıflandırmaya dayanan “Kurbağa yemek”, “yapmak istemediğiniz ancak aslında yapılması gereken görevleri” ifade eder.
Sabaha karşı sizin için en acı verici işin kararı, size daha net bir zihne ve sessiz bir ofise sahip olacağınız için size avantajlar sağlar. Unutmayın, “kurbağa görevi” ni son kez bir kenara bırakarak, yorulursunuz ve iradesini gittikçe daha fazla kaybedersiniz.
Çoklu görev yapmaya çalışmayın
Başarılı insanlar çoklu çalışmanın verimliliğin temel düşmanı olduğunu bilir. Bir vakadan diğerine sürekli geçiş, dikkatinizi, bilgiyi hatırlama yeteneğinizi ve bir öncekini tamamladıktan sonra hızlı bir şekilde yeni bir görevi üstlenebilme yeteneğinizi öldürür. 2009'da, Stanford Üniversitesi'nde (ABD) yapılan bir çalışma ile kanıtlanmıştır.Bilim adamları, biri meşhur çok görevlilerden ve ikincisi - titizlikle tek bir görevi yerine getirmeye meyilli olan iki insan grubunu karşılaştırdılar. Paralel olarak pek çok şey yapmanın gerçekçi olduğunu düşünenlerin, zihinsel faaliyetlerin örgütlenmesinde önemli ölçüde daha fazla zorluk çektiği ve ilgili bilgilerin önemsizden ayırt edilmesinin zor olduğu ortaya çıktı.
Ertesi iş günü için hazırlık
Verimli insanlar her iş gününü bir sonraki hazırlıklar ile tamamlar. Bu alışkanlığın çifte etkisi var: Bugün yaptıklarınızı pekiştirmenize yardımcı oluyor ve yarın aynı üretkenlik için size bir garanti veriyor. Bu sadece birkaç dakika sürer, ancak önümüzdeki sabah büyük ölçüde kolaylaştırır.
Bir plan hazırlamak, anlamlı bir şeyi unutmamanıza yardımcı olacaktır. Bir yere kaydedilmesi önemlidir: bir takvime, not defterine veya bir bilgisayara kaydedilmiş. Büyük olasılıkla, zaman zaman önceden hazırlanmış olan plandan sapmanız gerekeceğini göreceksiniz. Buna rağmen varlığı, zamanınızı daha iyi organize etmenize, projeler için hazırlanmanıza ve yapmanız gereken her şey hakkında net bir fikir vermenize yardımcı olacaktır.
Hayır diyebilme
Maksimum verimlilik elde etmek için çabalayan bir kişi için, reddetmek çok önemlidir. İnkar açıkça belirtilmemeli ve “hayır” kelimesiyle ifade edilmeli ve “zamanım olmayacağını düşünüyorum” veya “Yapabileceğimden emin değilim” gibi bulanık ifadelerle yapılmamalıdır. Yeni yükümlülükler üstlenmedeki anlaşmazlık size zaten verilmiş olan görevlere saygı duymaktır. Herkesi memnun etmenin gerçekten imkansız olduğunu anladığınızda, daha rahat yaşamaya başlayacaksınız.
California Üniversitesi'ndeki (ABD) yapılan araştırmalar, size “hayır” kelimesini vermenin ne kadar zor olduğunu, stresli ve depresyonda olma olasılığını kanıtlamıştır. Reddetmeyi öğren. Ne kadar çelişkili olursa olsun, verimliliğinizi artıracaktır.
E-postayı kontrol etmek için zaman ayırın
Üretken bir kişi e-postanın kendisini önemli konulardan uzaklaştırmasına asla izin vermez. Dahası, bu sistemin tüm özelliklerini kullanacak: Harfleri önem sırasına göre sıralamanın yanı sıra, önemli tedarikçilerden ve müşterilerden gelen iletiler için sesli uyarılar ayarlama. Hatta bazıları, gönderene isteğinin ne zaman işleme alınacağını bildiren telesekreter özelliğini kullanır.
Teknoloji insanlar için çalışıyor
Modern teknoloji, çalışanları iş sürecinden uzaklaştırmak için eleştiriliyor. Ancak, doğru kullanımla, zaman kazanıp yardımcı olabilirler. Manuel işlemleri otomatikleştirmek, verimliliği artırmak için harika bir yoldur.
Çalışmanızı olabildiğince kolaylaştıracak araçları kullanın. Cep telefonunuzdaki ajanda uygulamasını, önemli olaylar, toplantılar ve her türlü programın hatırlatıcılarını almak için kullanabilirsiniz. E-posta ayarlarınızı anlayın. Örneğin, Outlook ile çalışmak için Boomerang uygulamasını kullanabilirsiniz. Bu araç posta yönetimini daha kolay hale getirecek, önemli mesajları ihtiyaç duyduğunuz ana kadar arşivleyerek posta kutusunun temizlenmesine yardımcı olacaktır.
