Bir iş gezisi, bazıları için korkutucu bir kelimedir, ancak diğerleri için gerçek bir yaşam kutlamasıdır. Terim, iş fonksiyonlarının olağan yerin dışındaki performanslarını içerir. Bir iş gezisinde bir çalışanı göndermeyi planlayan bir işveren, bunun yalnızca resmi olarak kayıtlı bir kişiyle ilgili olarak yapılabileceğini dikkate almalıdır. Önkoşul, iş sözleşmesinin imzalanmasıdır. Anlaşma, iş seyahatlerinin mümkün olduğunu belirtmelidir. Ancak eğer iş resmi olarak seyahat eden bir doğa ise, her bir seyahate iş gezisi denemez. Maliye Bakanlığının seyahat masrafları normlarını belirler.
İş gezisi: kime ve nasıl?
Bir iş gezisinde, çalışma alanı evde olan uzaktaki bir çalışanı da gönderebilirsiniz. Asıl mesele, kişinin, işveren topraklarında çalışanlarla aynı haklara sahip olan teşkilatın kadrosunda olmasıdır. Yarı zamanlı bir iş için seyahat giderlerinin geri ödeme oranı, kişinin seyahate çıktığı şirketteki ortalama maaşıdır.
Bazı durumlarda, bir kişi bir kerede iki işe iş gezisine çıkar - ana ve yarı zamanlı işler. Bu durumda, işverenlerin seyahat ödeneğinin ödenmesi konusunda hemfikir olması gerekir. Harcama oranı, her iki iş için bir kerede muhasebe yapılmasını öngörür - yani, bir şirket maliyetlerin bir kısmının ödenmesini üstlenirken, diğeri dengeyi ödemek zorundadır.
Standartlar: bu önemlidir
Rusya'da seyahat masrafları İş Kanunu ile düzenlenmektedir. 167. ve 168. maddeler bu konuya ayrılmıştır. Hem devlet kuruluşları hem de özel şirketler, TC'ye uymak için eşit olarak gereklidir. Yasanın gereklilikleri her türlü girişimcilik, mülkiyet hakkı için geçerlidir. Muhasebe, genel kabul görmüş kuralları dikkate alarak günlük seyahat masraflarını hesaplamalı ve kontrol etmelidir.
Maliyetlerin birkaç öğesi var. Buna günlük harcırah ödeneği, ulaşım ve konaklama giderleri de dahildir.
Günlük masraflar
Normlar dahilindeki seyahat giderleri, 700 ruble'den fazla olmayan her gün için tahsisat almaktadır. Bu miktarda vergi alınmaz. Şirketten daha fazla para alabilir miyim? Örgüt içinde yürürlükte olan yerel bir yasal düzenleme ile seyahat masraflarını normdan daha fazla ayarlamak mümkündür. Bu, büyük miktarlara erişim sağlayacak, ancak muhasebe, 700 ruble üzerindeki miktarlarda vergi tahsil etmek ve vergilendirmek zorunda kalacak.
Eşit derecede önemli bir harcama kalemi, ulaştırma maliyetidir. Çalışanın iş gezisinde kullanılan tüm ulaştırma modlarına ait biletlerin maliyetinin muhasebeleştirilmesini içerir. Hem işyerine giden yolu hem de geri dönüşü hesaba katarlar. Bu kategori için, kullanılan ulaşım şekli ile ilgili herhangi bir kısıtlamanın yanı sıra seyahat masrafları normu bulunmamaktadır. Bir bilet gereklidir. Temel olarak, para tahakkuk ettirilir.
Önemli özellikler
Bazı durumlarda, işyerinden uzakta bulunan havalimanından, limandan veya istasyondan bir iş gezisine çıkmanız gerekir. Bu durumda, bu noktaya seyahat etmenin maliyeti seyahat giderlerine de dahildir.
İşletmelerde imzalanan toplu sözleşme (varsa), diğer ulaştırma maliyetlerinin geri ödenmesi için kurallar içerebilir. Örneğin, bir çalışan toplu taşımayı kullanmıyorsa, ancak özel bir araba kullanıyorsa - taksi, araba kiralama, o zaman harcanan parayı 2011'de Maliye Bakanlığı'na verilen bir mektuba göre geri kazanmak mümkündür.
Şirket pahasına yaşıyoruz: bu mümkün mü?
Yasaya göre, yurtdışındaki ve Rusya içindeki seyahat masrafları normları, yaşam masraflarını telafi ediyor. Tutarlar konut kategorisine bağlıdır. Çeşitli ödeme yöntemleri mümkündür. Vergi matrahı hesaplanırken dikkate alınan rezervasyona izin verilmektedir.
Ek hizmetler, bir iş gezisine katılan çalışanın talep etmesi durumunda vergi hesaplama tabanını etkilemez. Örneğin, bir çalışan özel kıyafetler sipariş edebilir, spor salonuna ve saunaya gidebilir, ancak şirket bunun için para ödememelidir. Bir çalışan için bir ev kiralarken, seyahat harcamalarının oranı kiralama kapsamındaki tutardır. Maliyetler “diğer” kategorisine kaydedilir.
Raporlama ve iş gezisi
Seyahat masrafları normları belirlenirken, kişi bir iş gezisine gönderildiğinde, şirket belirli fonlar ayırır. Şirket, çalışanlara para sağlamakla yükümlüdür ve onlarla tam olarak ne yapacak onun kişisel işidir. Yani, kuruluşun bir iş gezisine gönderdiği parayı, kendi menfaatiniz için kaydedebilir ve kullanabilirsiniz. Harcırah yolculukta harcanan gün sayısına göre hesaplanır. Uyuyacak bir yer kiralamayı amaçlayan paraları içerir, buna dinlenme günleri de dahildir.
Kural olarak, harcırah başına güvenmek zorunda değilsiniz, şirket çalışanının bulunduğu şehirde bir iş görevini tamamlamanız gerekiyor. Bununla birlikte, seyahat masrafları normları, en yakın yerleşime seyahate gönderilen çalışan tarafından harcanan parayı içermez - çünkü varsayılan olarak eve dönebileceğine inanılmaktadır. Özel bir kuruluşta, baş iç sipariş vererek seyahat masrafları normlarını belirleme hakkına sahiptir. Çalışanların, önde gelen uzmanların ve diğer personel birimlerinin nelere güvenebileceğini belirler. Bazı bireyleri, bazı özelliklere göre gruplamak mümkündür.
Para: işçilere ödeme?
Seyahat masrafları için normlar oluşturulmuşsa, er ya da geç bir iş gezisine gönderilen çalışanların ücretini ödemek zorunda kalacağı anlamına gelir. Çalışanların farklı yerlerde üretim görevini yerine getirmelerinde ortaya çıkan maliyetler raporlama belgeleri sağladıklarında geri ödenir. Belgeler, bir kişinin geri ödendiğini iddia ettiği tüm masrafları onaylamalıdır.
Belli bir çalışan, harcanan para için kendisine tazminat ödemesi için zamanında belge sağlayamazsa, sözleşmeler, çekler yoksa, yalnızca İş Kanunu'nun 168. Maddesinin ikinci bölümünün standartlarına ve yukarıda belirtilen Maliye Bakanlığı'nın mektubuna göre geri ödeme yapabilirsiniz. Hesaplama için temel oran, bir gecelik seyahat için 700 ruble'dir. Ayrıca, çalışanın şirket tarafından benimsenen standartları aşan harcamalar yapması da mümkündür. Onlara göre, yalnızca kuruluş içindeki yerel yönetmeliklerle düzenlenmiş olması halinde para iadesine izin verilir. Toplu iş sözleşmeleri yoluyla ek düzenleme de mümkündür.
Ödeme nasıl? Hesaplamanın özellikleri
Bir organizasyon çalışanına, bir iş gezisinde harcadığı parayı iade etme söz konusu olduğunda, farklı ödeme yöntemlerini düşünmeniz gerekir. Örneğin, bir çalışan nakit olarak veya banka kartıyla ödeme yapabilir. Nakit ödeme için, işyerinde muhasebe ofisine otelden bir çek veya check-in sırasında yapılan bir anlaşmanın yanı sıra özel bir formda bir eylem göndermeniz gerekecektir. İşyerine varışta kartla ödeme yapılmışsa, mali ve otel çekleri muhasebe departmanına sunulur.
Tarihlerin çakışmasının izlenmesi önemlidir. Seyahat sırasındaki ödemeyi onaylayan tüm belgelerin seyahat tarihleriyle eşleşen numaralara sahip olması gerekir. Tüm hareketler, varış, bir yerden ayrılma, bir iş gezisine gönderme sırasına göre kaydedilir. Çekler bu iç belge ile tutarlı olmalıdır. Vergileri düşürmeksizin, bir iş gezisi sırasında defter tutmanın geri ödemesi, iletişim ve kullanılan bagaj için iade edilir.Bir uçuş yapılmışsa, o zaman havaalanı servis ücreti, bir iş seyahatinde kalkış yerine nakliye ücretinin yanı sıra çalışana iade edilecektir.
Az çok mu, az mı?
Kanun, bir iş gezisi gönderen bir kişinin evden harcanan her gün için en az 700 rubleye güvenebileceğini belirtmektedir. Cömert bir şirkette çalışan birisini daha fazla para alabilirsiniz. Başkan bu minimum limiti aşan başka bir miktar belirleme emri imzaladıysa - mükemmel, daha keyifli bir geri ödeme alabilirsiniz.
Harcırahın değeri kişisel gelir vergisini etkiler. Ek olarak, yerel yerel belgeler nakliye ücretlerini düzenleyebilir - ilave belgeleri girebilirsiniz. Kural olarak, tüm bunları vergilerin ödenmemesi gereken miktarı en aza indirecek şekilde düzenlemeye çalışırlar. Aynı zamanda, şirketin muhasebe kayıtlarını doğru tutması gerekir, aksi takdirde vergi denetimi sırasında yapılan basit bir iş gezisi büyük bir sorun olabilir.
Zaman ve finansal çerçeve: zorunlu
Bir çalışan bir iş gezisinden döndüğünde, üç iş günü içinde mükemmel seyahat hakkında bir rapor yazması gerekir. Bu belgeye dayanarak, muhasebe hala ne kadar para ödenmesi gerektiğini hesaplayacaktır. Kural olarak, bir iş gezisinden önce bile, önceden küçük bir miktar dağıtırlar ve nihai hesaplamada bu değer düşülür. Defter tutma, gelir vergilerini hesaplar ve aktarır, ayrıca sosyal sigorta da öder.
Bir çalışan bir iş gezisinden geldiğinde, kaç saat çalıştığını belirten bir zaman çizelgesini onaylar. Kalkışta harcanan tüm günler “K” veya “06” olarak belirlenmiştir. Bir saat gerekli değildir. Yolculuk bir gün izin aldığında, yani çalışan, yasaların öngördüğü zamanı kendi takdirine göre harcayamadığında bir durum mümkündür. Bu olursa, gün “03” koduyla veya PB'nin sembolleri ile işaretlenir. Ödeme, TC’nin 153. Maddesinin şartları dikkate alınarak yapılır - basit bir iş gününün iki katı. Ancak, basit bir çalışma günü olarak ödeme yapabilirsiniz, ancak daha sonra çalışana ek bir izin vermeniz gerekir.
İş gezisi: izin günleri, hastalıklar ve diğer sorunlar
Bir gün bir iş gezisine gönderilen kişinin yolda olduğu - bir yere seyahat ettiği ya da oradan dönen olduğu anlamına gelir. Bu günler yasal olarak yukarıda belirtildiği gibi “03” veya “RV” olarak etiketlenmiş işçiler tarafından sınıflandırılır. İşveren önce çalışanla hafta sonu çıkışının özelliklerini görüşmek zorundadır. Bazı durumlarda, şirketin yönetim temsilcisi, çalışanın yasal olarak izinli olduğu günlerde ayrılma gereği duymamaya başlayabilir, yani yolcunun beklediği gibi ödemeyi reddeder.
Bir iş gezisi sırasında bir çalışanın yaralanabileceği veya hasta olabileceği anlaşılmalıdır. Bu vakaların herhangi birinde, durum İş Kanunu'nun mevcut standartlarına uygun olarak gelişir. Çalışan, kendisine ait tüm hakları ve ayrıcalıkları elinde tutar.
Standartlar ve kısıtlamalar
Yerel yasalarda belirtilen standartların ve çalışanın fiili masraflarının kabul edilmesini sağlamak önemlidir. Ayrıca konut harcamalarının ne kadar büyük olabileceğini iç belgelerle düzenlemek de önemlidir. Seyahat masrafları sadece doğrudan nakliye masrafları değildir. Bu bölüm aynı zamanda seyahat sigortası ile ilgili masrafları ve seyahat belgelerinin maliyetini de içermektedir. Bazı durumlarda, özel ücretler (örneğin havaalanında) ödemeleri yapmanız gerekir. Hepsi de taşıma kategorisine kaydedilir.
Yurtdışında iş gezisi: ne ve nasıl?
Bir çalışanın yurt dışına gönderilmesi gerekiyorsa, onun için seyahat, kendi ülkesindeki çalışma gezilerinden biraz farklı olan özel bir şemaya göre hesaplanmalıdır. Kişisel gelir vergisi hesaplanırken dikkate alınan limit 2500 ruble'dir.Tutar, çalışanın bir iş gezisine gönderildiği ülkenin para biriminde düzenlenir. Avans ayrıca varış ülkesinde kullanılan para biriminde ücretlendirilir. Bir iş gezisinde kaç gün kalması gerektiği göz önünde bulundurularak avans ödemesi hesaplanır. Yolculuğun bir kısmı Rusya topraklarından geçerse, peşin ödeme bu süre boyunca ruble olarak ücretlendirilir, ancak sınırın geçildiği andan itibaren tüm günler için orada kullanılan para birimi ile ödemeniz gerekir. Proje ters yönde çalışır - ruble olarak yapılan bir iş gezisi için ödeme, sınırı geçme anından eve geldiği andan güne kadar tüm günler için gerçekleştirilir.
Böyle bir gezi, yurtdışındaki bir insan sadece bir gününü geçirdiğinde mümkündür. Bu durumda, seyahat giderleri döviz cinsinden yarı yarıya tahsil edilir. Hedef ülke BDT ülkelerinden biriyse, sınırı geçme gerçeğini onaylayan bir not bile koymanıza gerek yoktur.
İş gezisi: muhasebe başağrısı
Seyahat, basitleştirilmiş vergi sisteminin standartları dikkate alınarak hesaplanır. Bir süre önce, resmi görevler devlet düzeyinde iptal edildi ve seyahat sertifikaları eşit derecede geçmişte kaldı. Ancak, bu iş gezilerini kendileri iptal etmedi, sadece belgesel desteğini basitleştirdi. İş gezileriyle ilgili harcamaların vergilendirilmesinin, standartların karşılanması durumunda sağlanmaması, Vergi Kanunu'nun 217. Maddesinin üçüncü paragrafında belirtilmiştir.
Yolculuk çalışanın kişisel makinesini kullanarak düzenlenmişse, bu onun pahasına olduğu anlamına gelmez. Yolculuk yönündeki kesin tarih, kilometre, yön, sipariş sayısını gösteren bir not yazmanız yeterlidir. Bu muhasebe için tahakkuk etmek için yeterlidir. Şirketin seyahat ve konaklama için tüm masraflarını geri ödemesi ve bu kuralın yönlendirilmesi zorunluluğu olduğunu dikkate almak önemlidir.