Örgüt kurucu katılımcıları için hedefe ulaşmak için ana yöntemdir, fakat aynı zamanda sosyal bir kategoridir. Örgüt, insanlar arasındaki etkileşimin sağlandığı bir yerdir. Burada çok farklı bir planın ilişkilerini kurabilirler.
Klasik versiyonda, “organizasyon” kelimesiyle, ortalama bir kişi resmi olanı temsil eder, ancak böyle bir grupta birbirleriyle karmaşık bir şekilde etkileşime giren gayrı resmi gruplar olduğu anlaşılmalıdır. Bunların oluşumu örgün eğitim başkanının etkisi olmadan gerçekleşir. Gayrı resmi olarak ortaya çıkan sendikalar genellikle çok güçlü olduklarını kanıtladılar ve sistemin bir bütün olarak ne kadar verimli olduğunu, ne kadar iyi çalışabileceğini etkileyebilirler.
Genel bilgi
Resmi gayrı resmi kuruluşlardan ayıran en önemli hususlardan biri bu tür toplulukların ortaya çıkmasının nedenidir. Burada bir grup insanın liderinin arzusu veya isteksizliği bir rol oynamaz, yaratım bağımsız olarak gerçekleşir. Dahası, modern enformel organizasyonlar, makul bir liderin onlarla hesap vermesi gereken şekildedir. Bu gibi "düşük akımların" örgütün faaliyetlerini bir bütün olarak bireyler üzerindeki etki yoluyla büyük ölçüde kontrol ettiğini söylemek geleneksel bir şeydir.
Bazı resmi kuruluşların işlevlerini başarıyla yöneten gerçekten iyi liderleri var. Daha az şanslı olanlar var ve asıl kişi, bir grup insan üzerinde iktidarı koruyamıyor. Bununla birlikte, her iki durumda da gelecekte çalışmanın nasıl gerekli olacağını önceden bilmek mümkün değildir. Bu, çok sayıda dış kişiyle düzenli etkileşim ihtiyacı ile ilişkilidir.
İnsanların takım içinde ve dışında doğru şekilde etkileşime giremedikleri durumlarda gerçek başarı elde etmek mümkün değildir. İş sürecini bir şekilde etkileyen tüm kişilerle birlikte bir iş süreci oluşturmak önemlidir. Bu, esasen hangi resmi olmayan grupların mevcut süreci etkilediğini belirlemeye zorlanan kuruluşun yöneticilerinin omuzlarına düşer. Ve bunlar, hiç şüphe yok ki var. Kayıt dışı grubun kimin ve nasıl yönlendirildiğini anlamak ve bu örgütün başarısını ilerletmeye yardımcı olacak sonuçlara dayanmak önemlidir.
Doğru araçları kullanın
İş akışının maksimum verimlilik ve etkililiğe sahip olması için, dahil olan herkese bir grupta çalışmayı öğretmek gerekir. Bunun için proje yöneticileri ve yöneticileri gayrı resmi kuruluşların işaretlerini bilmeli ve konuşmayan liderlerini belirleyebilmelidir. Onlarla doğru etkileşim, görevi basitleştirir.
Resmi bir örgütün başkanı, açık ve net, resmi ve yasal komisyonlar, komiteler oluşturabilir. Bir sonraki görevi, insanları böyle bir yapı içinde etkileşime girmeleri konusunda eğitmektir. Organizasyonda yer alan tüm kişilerin başkalarıyla ilişkiler kurmayı öğrenmelerini sağlamak mümkün ise, bu gölge grupların olumsuz etkilerini azaltmaya yardımcı olacak ve onları ana hedefin yararına uygulayacaktır.
Bu nereden geliyor?
“Gayri resmi organizasyon” kavramını anlamak için önce böyle bir eğitimin nereden geldiğini bulmanız gerekir. Uzmanlara göre, formasyon kendiliğinden ve zaman zaman birbirleriyle etkileşime giren takımın sosyal olarak aktif üyeleriyle etkileşime giriyor.
Gereksinim ile ilişkili gayrı resmi grupların oluşum nedenlerini belirleyin:
- koruma;
- yardım;
- iletişimi;
- sosyal üyelik
Önemli yönleri
Katılımcıların iletişimdeki ihtiyaçları nedeniyle oluşan enformel organizasyonların özellikleri, her üyenin farkındalık seviyesinin fazla tahmin edilmesine yol açmaktadır. Büyük ölçüde bu nedenle katılımcının uyum sağlama yeteneği artar. Böyle bir grubun doğru bir şekilde gelişmesiyle, üyelerinin her biri, kuruluşun yararı için kullanılabilecek harici nesnelerle yeni temas becerileri kazanır.
Bir katılımcı bazı sosyal topluma ait olduğunu hissetmek için gayrı resmi bir gruba katılmışsa, bu nedenle rahatlık ister. İstenilen şeyi elde etmek mümkün değilse, kişi organizasyondaki diğer katılımcılarla olan ilişkileri ve çalışma yeteneği üzerinde keskin bir olumsuz etki hisseder.
Organize ediyoruz!
Her grup - resmi, gayrı resmi, çeşitli insan sınıfları dahil veya yalnızca birine ait olanlara izin vermek - bir organizasyondur. Ve bu, kelimenin kendisinin zaten ima ettiği gibi, organize edilmesi gereken bir nesnedir. Yani, bir organizasyon yöntemine ihtiyaç duymayacak bir grubu hayal etmek imkansızdır.
En kolay yol grubu tanımlamak, üyelerini analiz etmek ve aralarında grubun eylemlerini koordine eden kişiyi bulmaktır. Resmi gruplar söz konusu olduğunda, her şey basit, lider resmen seçildi ve herkesin gözünden önce atandı. Ancak gayrı resmi bir örgütün üyelerinin bir liderine ihtiyacı vardır, ancak gayrı resmi olmalı, aynı zamanda herkesin kontrolünü sağlayacak kadar güçlü olmalıdır. Bir kurumda başarı için çaba gösteren herhangi bir yönetici, bunu kendi çıkarları için nasıl kullanacaklarını öğrenmek için gayri resmi ve resmi liderlik arasındaki farkın açıkça farkında olmalıdır.
Bazı özellikler
Gayri resmi gençlik örgütlerinin bir başkasını sorunsuzca dönüştürebileceği bir sır değil. Tüm liderler bunun sadece gençlerin değil, aynı zamanda yaşlı neslin de karakteristik olduğunu düşünüyor. Ek olarak, gayrı resmi kuruluşlar aşamalı olarak resmileşebilir ve ters bir geçiş mümkündür. Mevcut gerçekliklerde, mutlak ayrılık yoktur.
Bazı sosyal gruplar çeşitli mekanizmaların etkisi altında ortaya çıkmış olsalar bile, aynı özellikleri paylaşırlar:
- liderin varlığı;
- yapı;
- “Led” üyeleri;
- sosyal, psikolojik olaylar.
Ve eğer daha fazla?
Resmi, gayri resmi organizasyonlar ayrıca alt gruplara ayrılmıştır. Dahası, resmi bir lider olması durumunda, yalnızca ana örgüt içinde gayrı resmi bir kuruluşun varlığını üstlenmemeli, bunun için beklemeli ve her zaman buna hazır olmalıdır. Gayri resmi neredeyse her zaman resmi içindedir. İstisnalar oldukça nadirdir.
Organizasyonun yapısını yeterince derinden incelerseniz, katılımcıları yapılandırmanın iki yöntemi olduğunu göreceksiniz:
- gayri;
- resmi.
Her ikisi de çok yakından etkileşim kurar. Birçok yönetici, bir grup insanı yapılandırmanın bu yöntemlerinin benzerliğinin, organizasyon üyelerinin yönetimini zorlaştıracak önemli zorluklar getirdiğini söylüyor.
Nitekim, uzmanlar, kurum içindeki yakın etkileşimin, her zaman başa çıkmanın mümkün olmadığı bir zorluk olduğu konusunda hemfikirdir. Bu nedenle, eğer bir sosyal organizasyon size emanet edilmişse, öncelikle kendiniz için belirtin: iki yaklaşım gerektiren iki tip var, iki liderlik yöntemi, katılımcıları kontrol etmenin iki yolu var.
Terminoloji özellikleri
Yukarıda açıkça belirtildiği gibi, her tür gayrı resmi kuruluşun kendi bölümlerine ihtiyacı vardır. Ayrıca, resmi bir kuruluş içinde çeşitli gayrı resmi kuruluşlar olabilir. Bütün bu yapılar sürekli yakın etkileşim içinde, kombinasyon halinde. Bazen ayrışıyorlar ve hatta çatışmaya giriyorlar. Ve yine de, böyle bir yapının her zaman büyük bir yüzü var.
“Dikey” olarak oluşturulmuş herhangi bir grup için, “liderlik” kavramı karakteristiktir; yani, sistem hakim olanlara ve itaat edenlerden oluşur. Resmi yönetime atıfta bulunmak için "yönetici" terimi kullanılır. Resmi olmayan söz konusu olduğunda, "liderlik" hakkında konuşurlar.
Bilimsel yaklaşım
İlk defa, gayri resmi kuruluşlar, Hawthorne deneyleri yapıldığında bilimsel alan temsilcilerinin dikkatini çekti. Sonuçlarının oldukça karışık olduğu ortaya çıktı, ancak kesinlikle herhangi bir şirketin yalnızca iş ilişkisi olan kişilerden değil, aynı zamanda zaman içinde içtenlikle dostane etkileşimler ve gayrı resmi ilişkiler ile birbirine bağlandığı ortaya çıktığını gösterdi.
Keşfedilen fenomen tanımı F. Rotlisberger tarafından önerildi. Ayrıca, böyle bir olgunun özünü grup üyelerini birbirine bağlayan karmaşık bir sosyal ağ olarak formüle etme fikrini de dile getirdi. Aynı zamanda, üyelik türlerinin ve standartların yanı sıra ilgili tüm kişilerin inanç ve eylemlerine de dikkat etmesi gerekiyordu. Gayrı resmi organizasyon, grup içinde ve onunla dış karakterler arasında var olan iletişimin özelliklerine değindi.
Hikaye orada bitmiyor
Çok geçmeden, gayri resmi sosyal organizasyonun gerçekten daha derinlemesine bir çalışma gerektiren çok önemli bir olgudur. Rotlisberger'in sunumunu genişleten Homans, Simon, Likert'in dikkatini çekti.
Enformel örgütlenmelerin karakteristik özellikleri, kişilerarası ilişkileri ve örgütün temel işlevini kontrol etmenin mümkün olduğu insan davranışının sosyal ve kültürel düzenlemesi nesnesi hakkında konuşması gerekiyordu. Ayrıca, resmi olmayan örgütlenme yoluyla resmi kurumu desteklemenin ve diğer durumlarda bastırmanın mümkün olduğunu tanımlamak da mümkündü.
Bir süre sonra, fenomen, enformel sistemi iki ek yapıdan oluşan olarak tanımlayan bilim adamları Prigogee ve Dabin'in dikkatini çekti:
- yaygın;
- sosyal ve psikolojik.
Birincisi, tüm organizasyon için ortak görevlerin geliştirilmesinden sorumludur, ancak gayrı resmi teknikler kullanmaktan sorumludur. İkincisi, mevcut ilişkiyi yansıtır ve doğrudan çözülmekte olan görevlerle ilgili değildir.
Peki ya bugün?
Örgütsel teori, bugün var olduğu formda, gayrı resmi bir organizasyonda, ek alt sistemlerin ortaya çıktığını, çünkü etkinliği, ortaya çıkan ilişkiyi standartlaştırmanın mümkün olmadığını söylüyor. İnsanlar arasındaki tüm etkileşimleri kesin olarak iş dünyasına indirgemek mümkün değil, buradan gayrı resmi sosyal gruplar ortaya çıkıyor.
İnsan davranışını düzenlemek için toplumumuzdaki evrensel değerlere ve normlara başvurmak ve doğrudan temaslar da dahil olmak üzere tüm organizasyon üyelerinin kişilerarası etkileşimlerini kontrol etmek gerekir.
Gayri resmi organizasyon dinamik ve esnektir, resmi olandan farklıdır. Bu şüphesiz avantajı, aynı zamanda, bu faktör proje yöneticisi için durumun kontrolünü zorlaştırıyor. Gayri resmi organizasyonlarda, sözde grup yaptırımları uygulanabilir. Bu, bazı üyelerin davranışlarının normdan saptığı durumlar için geçerlidir. Durum, bu standartların gayri resmi olması, yani hiçbir yerde sabit olmaması nedeniyle karmaşık. Bazı emek ve davranış standartları fikri vardır ve genellikle kendiliğinden hedefleri olan normlara sahip olan bu gayrı resmi gruba kabul edilenlerin bunlara uyması gerekir.
"Yönetici İşlevleri"
Bu, seçkin bir bilim adamının resmi ve gayri resmi kuruluşlar arasındaki etkileşimin mantığını netleştirmek için çaba sarf ettiği ve ayrıca birbirlerini nasıl etkilediklerini belirlemeye çalıştığı C. Barnard kitabının adıdır.
Yayında, Barnard tarafından vurgulanan ve daha önce kullanılanlardan biraz daha fazla kapasiteye sahip net bir terminoloji bulabilirsiniz.İktidarda kalmak isteyen her lider için önemli olan örgütlerin kurucu unsurlarına, çeşitli güç unsurlarına dikkat etti. Barnard, gayriresmi bir örgütün her zaman biçimsel bir örgütü olduğu sonucuna varmıştır; sanki iki katına olduğu gibi, insanların birbiriyle olan bağlantılarını yansıttığı için, böyle bir sosyal grubun doğası bilinçsizdir.
Gerçekte nasıl görünüyor?
Resmi, gayrı resmi kuruluşların gerçekte nasıl göründüğü konusunda net bir fikir vermek çok zor değil. Formal örnekleri, herhangi bir modern şirketin olağan departmanlarıdır. Açıkça formüle edilmiş, belgelere kaydedilmiş ve herkes tarafından tanınmıştır. Çalışmaları bölüm başkanı tarafından kontrol edilir ve bir bütün olarak işletmedeki durum genel müdür veya diğer resmi müdür tarafından izlenir.
O zaman gayrı resmi organizasyonlar nelerdir? Örnekler: kafasından ücretlerin zamanında ödenmesini talep eden veya ücretlerde artış talebinde bulunan bir grup insan. Genel ilgi arka planına karşı aniden oluşur. Belki de yarın, tüm gereksinimler karşılanırsa veya böyle bir grubun lideri bulunursa ve işyerinden çıkarılırsa grup kapatılır.
Aynı zamanda, bu tür gayrı resmi gruplar, arkadaş canlısı, aile ve diğer yakın bağları olan sıkı sıkıya bağlı insanlardan oluşur. Bu tür gruplar, kurum üzerinde bir bütün olarak hem olumlu hem de olumsuz etkiler yaratarak uzun bir süre boyunca var olabilir.
İnkar etmeye çalışmayın
Böyle bir örgütlenmeyi hayal etmek imkansızdır, yapısında gölge sosyal grupların olmadığı bir yapı. Bunlar, insanların birbirleriyle iletişim kurma fırsatına sahip olmaları nedeniyle çoktan kışkırtıldı. Bu tür gölge grupları için hiçbir şema oluşturulamaz. Liderin temel görevi, durumu gölge grubun yönetmemesi için yapmaktır. Hakim olmaya başlar başlamaz, organizasyon sona erer.
Bu bile şaşırtıcı: işyerinde, yetkinlik, formalite ve üretkenlik önemli, arkadaşlık veya sevgiden bağımsız, yine de inanılmaz derecede güçlü bir etkiye sahip bu tür irrasyonel bağlantılar. Ne kadar çok insan onlara katılırsa, gölge grubu o kadar güçlü olur ve örgütün çalışma sürecini bir bütün olarak etkiler. Çoğu zaman, zaman içinde, bilimde "gizli telgraf" olarak adlandırılan kendi gizli iletişim yöntemleri bile geliştirilir. Bu kanalda, herhangi bir haber resmi olandan çok daha hızlı ve çoğunlukla çarpıtılmış biçimde iletilir. Gayri resmi iletişim, gayri resmi kuruluşların katılımcılarını kontrol etmeleri için en etkili yöntemlerden biridir.
Gölge sosyal grupları nasıl yöneteceğinizi öğrenmek için önce nasıl oluştuğunu çözmeniz gerekir. Temel motivasyon tanımlanırsa, temelde karşı önlemler geliştirilebilir. Gayri resmi bir kuruluş bir şirket için ve aleyhte çalışabilir. Liderin görevi, birinciyi başarmak veya gölge grubu yok etmektir. Bunun için, gayrı resmi liderleri belirlemek ve onları yönetmek için mekanizmalar geliştirmek ve aynı zamanda durumu etkilemek, böylece de kayıt dışı grupların hedeflerinin bir bütün olarak kurumun ana görevi ile örtüşmesi gerekmektedir.