İnternet üzerinden yapılan ödemeler uzun süredir yaygın hale gelmiştir, ancak özellikle bireyler arasında belge alışverişi halen kağıt şeklindedir. Bu sorunu çözmek ve belge değişimini kolaylaştırmak için nitelikli bir elektronik imza tasarlanmıştır. Tüzel kişiler uzun süredir EDS ile çalışmakta, bireysel girişimciler bazı verileri iletmek için kullanmaktadır (örneğin, devlet binalarını kiralarken KDV gibi), bireyler Devlet Hizmetleri web sitesine erişmek için imzalarını kullanabilirler. Gelişmiş bir nitelikli elektronik imza nasıl elde edilir ve bu avantajlar nelerdir?
Bu nedir
Nitelikli bir elektronik imza, imzanın gerçekte kurulduğu andan itibaren elektronik belgenin doğruluğunu, içindeki bozulmaların olmadığını onaylayan detaylardır. Ayrıca, belgenin sahipliğini belirlemenizi sağlar. Bu tür detaylar sadece kodun, bilginin kriptografik dönüştürülmesi sonucu elde edilebilir.
Elektronik imza sertifikası, elektronik imzanın ortak anahtarına sahip olma hakkını onaylayan bir belgedir. Sertifika yalnızca CA'da (sertifika merkezi) veya yetkili temsilcilerinin ofisinde alınabilir.
Sertifika sahibi, adına elektronik imza sertifikası almış bir bireydir. Sertifikanın her sahibine iki anahtar verilir: genel ve özel. Elektronik imzaların doğrulanması, genel anahtar kullanılarak gerçekleştirilir. Buna karşılık, elektronik imzanın üretildiği ve belgenin imzalandığı özel bir anahtarla ilişkilendirilir.
sınıflandırma
Basit bir elektronik imza, adından da anlaşılacağı gibi, EDS'nin en basit sürümüdür. Ayrıca, sahibinin imzasını onaylayan şifreleri, kodları veya diğer yöntemleri kullanır.
Gelişmiş niteliksiz elektronik imza yalnızca kriptografik bilgi dönüşümü kullanılarak elde edilebilir. Burada özel bir imza anahtarı olmadan yapamazsınız. Böyle bir elektronik imza ile, sadece belgeyi imzalayan kişiyi belirlemekle kalmaz, ayrıca imzalandıktan sonra yapılan değişiklikleri tespit etmek de mümkündür.
Gelişmiş bir nitelikli elektronik imza, vasıfsız olmanın tüm belirtilerine sahiptir. Tek fark, doğrulanması ve yaratılması için daha ciddi kriptografik koruma araçları kullanılması, Rusya FSB'si tarafından onaylanmış olmalarıdır. Buna ek olarak, bir fark var: nitelikli bir elektronik imza sertifikası ancak akreditasyonu geçen bir sertifika merkezinde verilebilir. Yetkilendirilmiş CA'ların listesi Devlet Hizmetlerinin web sitesinde görülebilir.
denklik
63 sayılı Federal Yasa, el ile imzalanmış bir kağıt belgeye eşit, hem basit hem de gelişmiş herhangi bir elektronik imza ile imzalanmış bir belgeyi tanır. Ancak, bir özellik var: elektronik belge alışverişini yapan taraflar arasında daha önce bir anlaşma imzalanmalıdır.
Nitelikli bir imza aynı zamanda kendi eliyle yapılmış bir imzanın bir analogudur, ancak kuruluşun mührünün yerine geçebilir. Nitelikli bir dijital imza ile imzalanmış belgelerin yasal gücü düzenleyici otoriteler tarafından tanınır. Mahkemede kullanılabilirler.
Uygulama alanı
Her şeyden önce, bu, elbette, elektronik belge yönetimidir. Elektronik imzalar, el yazısı imzanın gerekli olduğu durumlarda her durumda dış ve iç belge alışverişinin kurulmasına yardımcı olacaktır.
Dahili doküman yönetimi, anlaşmaları ve kuruluşun dahili süreçlerini düzenleyen diğer dokümanları onaylamak ve onaylamak için vasıfsız ve nitelikli elektronik imzalar kullanır. Örneğin, eğer bir yönetici elektronik imzayla bir anlaşma imzalarsa ve yürütmeye devredilirse.
Ana faktör
Dış belge yönetiminde, nitelikli bir elektronik imzanın varlığı, yasal gücün garantörü olan o olduğu için çok önemli bir durumdur. Diğer durumlarda, elektronik belge düzenleyici otoriteler tarafından orjinal olarak tanınmaz; bu, herhangi bir yasal güce sahip olmadığı ve yasal işlemlerde kullanılamadığı anlamına gelir. Ek olarak, gelişmiş bir nitelikli dijital imza ile imzalanan bir belge dijital arşivde saklanırken, meşruiyeti korunacaktır.
EDS düzenleyici makamlara raporlama yapmak için kullanılabilir. Pek çoğu, elektronik raporlamanın ne kadar hızlı ve kolay bir şekilde yapıldığını çoktan takdir etmiştir. Ayrıca, her kuruluş 1C ürünü, ayrı yazılım veya FSS ve Federal Vergi Hizmeti siteleri olsun, kendisi için en uygun yolu seçebilir. Elektronik imza anahtarının nitelikli bir sertifikası, bu tür işlemlerin temelidir, yetkili veya akredite bir sertifika yetkilisi tarafından verilmelidir. Ancak gönderme yöntemi kritik değildir.
Kamu hizmetlerini almak
Tüm Rusya Federasyonu vatandaşları, kamu hizmetlerini almak için kullanmak için bir elektronik imza alabilir, ancak bu durumda, bir elektronik imzanın onaylanmış bir onay sertifikası gerekli değildir: en basit, niteliksiz EDS yeterli olacaktır, bir bireyin ihtiyaçları için oldukça uygundur. Bunun yardımı ile herhangi bir vatandaş, böyle bir belge akışı mümkün olduğunda yürütme makamına gönderilebilecek bir elektronik başvuru imzalayabilir.
Bir bireye nitelikli elektronik imza nasıl verilir? 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren yayınlanan ve yerleşik gelişmiş bir nitelikli elektronik imzasına sahip olan evrensel bir elektronik kart almanın en kolay yolu. Bu tür bir kart, bir vatandaşın benzersiz bir tanımlama aracıdır; bunun sayesinde, İnternet üzerinden çeşitli kamu hizmetlerinin ödenmesi, sipariş edilmesi ve alınması mümkündür. Kart, konsepti gereği, emekli maaşı sertifikası ve sağlık politikası gibi pek çok belgenin yerini elektronik cüzdan, seyahat bileti ve elektronik imza ile birleştirmek üzere tasarlanmıştır.
ES kullanarak
Gelişmiş nitelikli elektronik imza, hem şirket içi hem de şirket içi iş akışı için uygundur. RF İletişim Bakanlığı tarafından akredite olan Sertifika Makamından temin edilebilir. Belgeyi değişikliklerden korur, bütünlüğünü ve yazarlığını onaylar.
Geliştirilmiş nitelikli ES, çok çeşitli sorunların çözümünde yardımcı olabilir. Örneğin, vergi makamlarına rapor vermek ve elektronik evrak değişimi için kullanılır. Sertifikanın bu sürümü mümkün olan en fazla sayıda fonksiyona sahiptir, ancak bu her kuruluşun kullanması için daha uygun olduğu anlamına gelmez. İlk olarak, sertifikanın fiyatı doğrudan işlev sayısına bağlıdır. İkincisi, daha az işlevsel bir sertifika seçerken, mevcut özelliklerin kuruluşun gereksinimlerini tam olarak karşıladığından emin olmanız gerekir.
Kullanılan sertifika türünün dokümanı alan tarafça belirlendiği durumlar da vardır. Örneğin, yalnızca sertifika merkezlerinden sertifikaları kabul eden belge yönetimi operatörleri vardır, bu nedenle bir sertifika seçerken gerekli bilgi sisteminde kullanımında herhangi bir kısıtlama olmadığından da emin olmalısınız.
Elektronik Belge Değişiminin Yararları
Tüm kuruluşlar ve şirketler yasal olarak bağlayıcı olan elektronik belgelerin değişimini organize etme fırsatına sahip olduklarından, bu sürecin avantajlarını tartışmaya değer.
Her şeyden önce, bu belgelerin teslim hızıdır. Karşı tarafın adresinden bağımsız olarak, belgelerin teslim süresi normal kağıtlardan on kat daha az olacaktır. Elektronik belgelerin kullanımı ayrıca, kağıt kopyaların hazırlanması ve aktarılmasıyla ilgili maliyetleri de azaltır.
Daha ciddi ekonomik faydalar var, çünkü elektronik doküman yönetimi iş süreçlerinde önemli bir hızlanma anlamına geliyor. Bunun en basit örneği, daha fazla nakit akışı sağlandığı için işlemlerin hızlı sonuçlandırılması ve etkinleştirilmesidir. Yani, elektronik doküman yönetimini kurduktan sonra, şirket birim zaman başına karı arttırabilir.
otomasyon
Ayrıca, nitelikli bir elektronik imza anahtarının kullanılması, işleme, belge gönderme ve pratik olarak bu işlemi otomatikleştirme süresini kısaltabilir. Yasaya göre, yasal güç gerektiren mektuplar, faturalar, konşimentolar, faturalar, gerçekleştirilen iş eylemleri, hizmet sunma eylemleri, faturalar, karşılıklı uzlaşma eylemleri, konsinye senetleri yasalar uyarınca şirketlerarası değiş tokuşa katılabilir.
Elektronik belge değişiminin hızı ve güvenilirliği nedeniyle, şirketler vergi makamlarına basit ve zamanında raporlama konusunda endişelenemezler. Ayrıca paranın bir bölümünü kaydetmenize olanak sağlar.
Önemli faktörler
Elektronik ortamda kurumlar arası bir belge akışı yalnızca her belgenin yasal gücü varsa ve mahkemede ya da başka durumlarda kullanılabiliyorsa anlamlıdır. Elektronik bir belgeye yasal önem vermek için bazı sorunları çözmek gerekir. Birincisi, yüklenicilere elektronik bir belgenin imzalanması ve gönderilmesi ve ikincisi müteahhitlerden alınan belgelerde nitelikli bir elektronik imzanın kabulü ve doğrulanması süreci. Üçüncüsü, önceden imzalanmış belgelerin depolanması ve işlenmesi, arşiv depolanması ve üzerinde gezinti yapılması gerekmektedir. Dördüncüsü, arşiv depolama alanındaki belgeler için meşruiyetin korunmasının sağlanması önemlidir.
Basit çözüm
İlk iki sorunu çözmek için, elektronik belge yönetimi operatörleri tarafından yönetilen şirketler arası mübadele hizmetlerini kullanabilirsiniz. Böyle bir hizmeti seçerken, operatör için uygun lisansların mevcudiyeti, borsa hizmetini kurumsal bilgi sistemine entegre etme ve belgelerin ücretlendirilmesi gibi bazı faktörleri dikkate almak gerekir.
Gerekli tüm işlevselliğe sahip olan elektronik doküman yönetim sistemi kullanılarak diğer iki görev çözülebilir. Muhasebe sisteminde ilk doküman oluşumu meydana gelirse, elektronik doküman yönetim sistemini buna entegre edebilirsiniz.
Böyle bir sistemin yokluğunda, bu görevler kısmen değişim servis operatörüne atanabilir.