İş süreçlerinin denetimi: ne zaman ve nasıl yürütülmeli? İş Süreçleri - Örnekler

Şiddetli rekabette hayatta kalabilmek için, modern bir şirketin piyasa değişikliklerine hızla yanıt vermesi ve mevcut kaynakları rasyonel bir şekilde kullanması çok önemlidir. Bununla birlikte, zamanla verimlilik azalır - eylemlerin ve prosedürlerin bir kısmı eski hale gelir, departmanlar birbirlerinin görevlerini çoğaltmaya başlar. Bu nedenle iş süreçlerinin zamanında denetlenmesi çok önemlidir. İşletmenin zayıf yönlerini bilerek, yönetim uygun önlemleri alabilir ve işi optimize edebilir.

tanımlamak

Bir iş süreci, kuruluşun kaynaklarının bir nesneyi işlemek için kullanıldığı (neredeyse veya fiziksel olarak) periyodik olarak yinelenen işlemler zinciri olarak mantıklı bir şekilde bağlanır. Başka bir deyişle, bu, girişimin gerçek ve ölçülebilir sonuçlarla çalışmasının belirli bir kesimidir.

İş süreçlerinin iç denetimi, her türlü şirket faaliyetinin bir analizidir: üretim, ticari, sosyal. Görevi, şirketin ana yapısal birimlerinin ve bilgi aktarma işlev kanallarının ne kadar etkili olduğunu belirlemektir.

Ne zaman harcamak

1. Yeni dokümantasyon ve talimatların tanıtımından sonra. Örneğin, başka bir yazılımı yüklerken. Bu durumda, derhal değil, bir süre sonra “zorla girme” ve test için gerekli bir denetim yapılması daha iyidir. Doğrulamanın derinliği, değişikliklerin büyüklüğüne ve bu sürecin şirket için önemine bağlıdır.

2. Planlı denetim. Belirlenen programa göre yılda en az 1 kez yapılır.

3. Planlanmamış denetim. Üst yönetimin veya belirli bir iş sürecinden sorumlu yöneticinin isteği üzerine düzenlenir. Aşağıdaki durumlarda böyle bir ihtiyaç ortaya çıkabilir:

• büyük bir arıza meydana geldi;
• süreç müşterilerinden gelen şikayetler (dış ve iç) periyodik olarak alınır;
• Süreci iyileştirmek için öneriler ve fikirler var.

Özetle, şirkette herhangi bir değişiklik olduğunda her durumda iş süreçlerinin denetiminin gerekli olduğunu söyleyebiliriz.

İş Süreçleri Türleri

Modern yönetim teorisinde, süreçlerin ana ve yardımcı olarak bölünmesi genel olarak kabul edilir. İlk grup, bir kuruluşun para kazanmasını ve belirli hedeflere ulaşmasını sağlayan her şeyi içerir:

• mal üretimi / hizmet sunumu;
• pazarlama ve satış;
• lojistik ve teslimat hizmeti;
• tedarikçiler ve aracılar ile iletişim;
• vergi muhasebesi;
• müşteri desteği.

Destek, buna karşılık, çekirdeğin uygulanmasını sağlayan, gerekli kaynakları ve bilgileri sağlayan süreçlerdir. Bunlar, personel yönetimi, muhasebe ve bir nesnenin güvenliğini sağlama gibi iç işlevlerdir.

İş süreçleri: örnekler ve açıklama

Her bir şirketin, büyüklüğünü ve faaliyet özelliklerini dikkate alarak kendi iş süreçleri listesine sahip olduğunu belirtmek önemlidir.

Herhangi bir PSU’nun ana unsurları şunlardır:

• giriş verileri;
• kaynaklar (insanlar, ekipman, altyapı, yazılım);
• kriterler (müşteri gereksinimleri, standartlar, yasalar);
• belgeler ve kayıtlar (ödemeler, başvurular, siparişler, makbuzlar, faturalar);
• çıktı verileri (ürün, parçası veya gerekli bilgiler);
• Sonuçların ölçümü (denetim, izleme, analiz).

Ek olarak, her bir işlem, sonuçtan sorumlu belirlenmiş bir mal sahibine sahip olmalıdır.

İş süreçlerinin nasıl tanımlanabileceğini görelim. Özünde tamamen farklı iki alandan örnekler aldık.

İlk şirket franchise satıyor.Müşterilerle yaptığı çalışmada 4 ana iş süreci ayırt edilebilir. Sırayla, her biri birkaç işlemden oluşuyor.

1. yeterlik. Görev: uygulamayı işler. Bu aşama, bir huni oluşturmanıza ve pazarlamanın etkinliğini değerlendirmenize olanak sağlar. Çalışan alınan başvuruyu işleme koyar ve “Nitelikli” veya “Reddetme” durumuna geçer. Tüm nitelikli uygulamalar hemen BP-2'ye girer.
2. Satılık. Görevler: sunum yapmak, itirazlarla çalışmak, katkı almak ve projeyi küratöre aktarmak. İş verimliliğini artırmak için çalışan motivasyonu sistemi, bir plan ve satış tahmini geliştirilmektedir. İşlemler otomatik olarak BP-1'den gelir veya yönetici tarafından manuel olarak oluşturulur. Küratöre transfer olduktan sonra, proje BP-3'e gidiyor.
3. başlatmak. Görevler: bir küratörün atanması, işe başlama ve bir raporun hazırlanması. Bu iş süreci adım adım bir franchise lansmanı sağlar. Yeni fonksiyonlar eklenmiştir: doküman sabitleme, müşterilere bildirimler, yeni çalışanlar ve yükleniciler çekmek.
4. imtiyaz. Görev: katkı almak için zamanında (Telif Hakkı). Lansmandan hemen sonra otomatik olarak yeni bir iş süreci oluşturulur ve bir sonraki ödemenin tarihi atanır. Bir franchise destek planı da hazırlanmaktadır.

İkinci örnek, baskı ürünleri, dış mekan reklamları, kendinden yapışkanlı malzemeler ve otel aksesuarları üreten tam zamanlı bir reklam ajansıdır. İşte 3 temel işlem:

1. arama. Potansiyel müşteri bulmak, irtibat kurmak ve toplantı düzenlemek gereklidir. Ek olarak, müşterinin nereden geldiğini (veritabanından, İnternet'ten veya diğer kaynaklardan), planlanan kampanyanın ölçeğinden (bin ruble olarak) ve gerekirse reddetme nedenlerini bulmanız gerekir.
2. Satılık. Talep üzerine ticari bir teklif gönderilir, ardından bir fatura düzenlenir. Ödeme şekli belirtilmiştir (% 100, sonradan ödeme, teminat mektubu). Sonra sipariş üretime girer (BP-3). Sevkıyat ve geri bildirim aldıktan sonra, asıl amaç tekrarlanan satışların maksimum sayısını sağlamaktır.
3. üretim. Siparişin alınması üzerine, üretim müdürü son tarihi (son tarihi) onaylar. Teknolojik işlemler gerçekleştirilir - baskı öncesi, baskı, baskı sonrası işleme. Eğer müşteri sonuçtan memnun kalırsa, proje BP-2'ye geri döner, aksi halde revizyon sürecinin başına döner.

Şirketin iş süreçlerini şematik bir biçimde göstermek ve aralarındaki ana bağlantıları göstermek en uygunudur (örneğin, ilk sunumdan satış aşamasına geçiş). Ayrıca tablo biçiminde bilgi de sağlayabilirsiniz:

Belgeler

Denetim aşağıdaki kilit pozisyonlardan oluşur:

1. Davranış sırası. Bu belge üst yönetim tarafından onaylanır ve denetim nedenleri (planlanan / programlanmamış), hedefler, tesisler, komisyon üyeleri hakkında bilgiler içerir. Denetim Yöneticisi, programın geliştirilmesi ve onaylanması koşullarının yanı sıra hemen atanır.

2. Denetçilerin çalışma belgeleri. Bu, denetçilerin denetim sırasında yazdıkları notların yanı sıra tamamlanmış anketler, anket sonuçları, görüşme formları, testler, vb. Şunlar içermelidir:

• derleme tarihi ve yeri, denetçinin adı;
• bilgi edinmenin kaynakları ve yöntemleri (röportajlar, gözlem, anketler);
• çalışılan iş süreçlerinin ayrıntılı açıklaması;
• önceki tüm denetimlerin sonuçları.

Çalışma belgeleri hem isteğe bağlı olarak hem de önceden belirlenmiş bir biçimde doldurulur - örneğin tablolar, grafikler, metinler vb.

3. Denetim planı. Birkaç ana bölüm içermektedir: bilgi toplama ve özetleme, derinlemesine analiz yapma, sonuçlar, öneriler ve öneriler geliştirme, bir rapor hazırlama ve sonuçları sunma. Denetimin başlangıcında, amacı, incelenen iş süreçlerinin bir tanımının yanı sıra aşamalar ve ana doğrulama faaliyetlerinin belirtilmesidir. Her aşama için, kilit görevlerin, veri toplama ve analiz yöntemlerinin, son teslim tarihlerinin, kaynakların ve sonuçtan sorumlu olanların belirlenmesi gerekmektedir.

4. Rapor ver. Bu belge yapılan çalışmaları özetliyor, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini tespit ediyor. İlk bölüm genel sonuçlar verir ve ikincisi harcanan kaynaklar ve sonuçlar hakkında ayrıntılı bilgi içerir.

5. Denetçi raporu. İş süreçlerini optimize etmek için en önemli bulguları ve önerileri gösterir.

katılımcılar

Kuruluşun karmaşıklığına, yapısına, çalışan sayısına ve işin özelliklerine bağlı olarak, denetimin kimin tarafından yapılacağına bağlıdır. Denetimde gerekli katılımcıları düşünün.

1. Başlatıcı ve denetimi onaylayan kişi. Kural olarak, bu işletmenin liderlerinden veya onların milletvekillerinden biridir.
2. Denetim Komisyonu. Katılımcılar için zorunlu gereksinimler - en az belirli bir dönemin yüksek öğrenim ve iş deneyimi.
3. Komisyonun başkanı. Bu pozisyon, şirketin bağımsız bölümlerinden birinin çalışanlarına atanır (işletmenin sahibine doğrudan bağlı olan ve ana iş sürecine katılmayan bölümler - güvenlik hizmeti, stratejik geliştirme hizmeti, vb.). Bazen üçüncü taraf uzmanlar katılıyor.
4. Denetlenmiş kişiler. Doğrulama için gerekli bilgiye sahip kuruluşun herhangi bir çalışanı olabilirler.

Saygın şirketler genellikle denetimi kontrol etmek için özel komisyonlar oluşturur.

sırası

İş süreçlerinin denetimi açıkça tanımlanmış gerekliliklere uygun olarak yapılır. Şirketin ana iş çevrimleri araştırılır - tedarik, üretim, satış, yatırım (modernizasyon ve genişlemeye yatırım) ve ayrıca yönetim.

Aşama 1: Genel Kalıpları İncelemek

İç denetim, işletmenin faaliyetleri, yapısı ve birimlerin faaliyetleri hakkında temel bilgilerin toplanması ile başlar. Temel olarak, işletme belgelerinden - stratejik bir plan, yönetim kuralları, iş tanımları, kodlar, vb. Elde edilir.

• organizasyon yapısı;
• kilit iş süreçlerinin listesi;
• birimlerin çalışmalarının tanımı: isimler, fonksiyonlar, gelen ve giden belgeler, faaliyetlerin sonuçları.

Genellikle, rapordan sonra, personel ile görüşmeler yapılır. Bu, ilk aşamalardaki yanlışlıkları tespit etmenize, gerçek durum ile çalışanların kendi kuruluşlarını nasıl temsil ettikleri arasındaki farkı görmenize olanak tanır.

2. Aşama: Detaylı İş Süreci Analizi

Bu aşamada, kurumdaki çeşitli işlemlerin sırasını ve özelliklerini tanımlamak gerekir. Kolaylık sağlamak için, her iş sürecini ayrı ayrı tanımlayan tablolar derlenir.

Ayrıca, şirketin organizasyon yapısını, iş talimatlarının sırasını, aynı departman çalışanları ile farklı departmanlar arasındaki etkileşimleri yansıtan ayrıntılı şemalar ve faaliyet çizelgeleri hazırlanmıştır. Tüm prosedür belgelenmelidir. Mümkünse, ses ve video kayıtlarının düzenlenmesi önerilir.

Aşama 3: Modelleme

Bu aşamanın amacı, firma ve süreçleri hakkında bilgileri görsel grafik biçiminde sistematik hale getirmektir. Model, iş süreçlerinin yapısını, uygulamalarının özelliklerini ve iş akışının sırasını göstermelidir.

İlk olarak, bölümlerin etkileşimini, dokümantasyonunu, iş süreçlerinin yapısını (genel gruplardan özel görevlere) gösteren yapısal bir model hazırlanır. Ayrıca, verilerin, kaynakların ve belgelerin ana katılımcılar arasında nasıl taşındığını gösterir.

Bitmiş model mimarlar, önde gelen programcılar ve organizasyon uzmanları ile tutarlıdır.

Bu aşamada, ayrıntılı bir iş akışı şeması geliştirilmiştir. Bunun için, her belgeye kendi benzersiz kayıt numarası / kodu atanmıştır. Basitleştirilmiş bir biçimde şöyle görünür:

Muayene sırasında herhangi bir sapma bulunursa, sebeplerini açıkça belirtmek gerekir. Dış veya iç, nesnel veya öznel olabilir (örneğin, düşük çalışan motivasyonu).

4. Aşama: Raporun hazırlanması ve sonuçların sunulması

Alınan bilgilere dayanarak, komisyon süreçleri iyileştirmek için öneri ve öneriler geliştirmelidir. Bu durumda, kilit soruları cevaplamanız gerekir:

• Hangi olumsuz yan etkilerle karşılaşabilirim?
• Tüm belgeleri güncellemem gerekir mi?
• Değişikliklerin etkisini görmek ne kadar sürer?

Daha sonra, yönetici bir rapor hazırlar ve sonuçların yanı sıra sonuçların bir sunumunu hazırlar. Bu nedenle, iş süreçlerinin denetimi şirket sahiplerinin "zayıf yanları" ve organizasyondaki sorunları öğrenmelerini sağlar. Aynı zamanda, iki tarafın bakış açısı bir kerede dikkate alınır - kontrol ve doğrulama.

İş süreçlerinin iyileştirilmesi ve geliştirilmesi, çalışanların ek eğitimi, yazılım geliştirme, personel ve personel değişikliklerinin teşviki için öneriler için önlemler içerebilir.

Denetim yöntemleri ve bilgi kaynakları

Bir işletmeye başlamak ve herhangi bir önemli değişiklik, en doğru ve güvenilir bilginin kullanılmasını gerektirir. Bunlar temel olarak matematiksel tahminler, verilerin karşılaştırılması ve yeniden hesaplanmasıdır. Veri kaynakları belgelerdir:

• tahminler, iş yürütme günlükleri;
• sipariş vermek için belgeler;
• tedarik sözleşmeleri;
• faturalar;
• üretim maliyetini hesaplamak için kartlar;
• envanter kartları;
• muhasebe kayıtları;
• Malzeme kaynaklarının, depo muhasebe kartlarının gelişi ve ihracı ile ilgili raporlar;
• banka hesap özeti, kredi / borç nakit belgeleri vb.

Proses göstergeleri hakkında bilgi toplamak da gereklidir - sadece kesin değerler değil, aynı zamanda hesaplanan değerlerin nasıl hesaplandığı, sapma durumunda hangi önlemlerin alındığı. Bu veriler işin ilerlemesini izleme sürecinde, çalışanlarla, müşterilerle ve tedarikçilerle yapılan görüşmelerde elde edilebilir.

Anahtar Performans Göstergeleri

İş süreçlerinin denetiminin gerçekleştirilme amacına bağlı olarak çeşitli kriterler ve değerlendirme yöntemleri kullanılır.

Dengeli bir puan kartı kullanarak, hangi çalışma alanı sorunlarının ortaya çıktığını hemen görebilirsiniz. Bu konuda en zor dönem, göstergeleri karşılaştırmak için hiçbir şeyin olmadığı bir işletmenin başlangıcıdır. Bu nedenle, birçok genç şirketin, potansiyel riskleri, kuruluşun çalışmalarını ciddi şekilde engellemeden çok önce değerlendirebilecek olası riskleri değerlendirebilecek dış uzmanlar ile etkileşimi vardır.