Ang isang personal na file, bilang panuntunan, ay may kasamang espesyal na dokumentasyon na sumasalamin sa impormasyon tungkol sa isang empleyado at sa kanyang trabaho sa isang tiyak na tagal ng panahon, o tungkol sa isang mag-aaral at kanyang pag-aaral sa isang partikular na mas mataas na institusyong pang-edukasyon. Karaniwan, ang pagbuo at pagsasagawa ng mga personal na file ng mga empleyado ay isinasagawa sa loob ng mahabang panahon. Sa isang paraan o iba pa, kasama sila sa bilang ng mga dokumento sa mga tauhan. Ano ang pagkakasunud-sunod ng kaganapang ito ngayon? Anong impormasyon ang naglalaman ng file ng tala ng empleyado? Bakit? Ang mga sagot sa mga ito at iba pang pantay na seryosong mga katanungan ay matatagpuan sa proseso ng pagbasa ng artikulong ito.
Pangkalahatang mga katanungan
Upang magsimula sa, gayunpaman, dapat itong tandaan na ang pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay hindi isang ipinag-uutos na proseso na may kaugnayan sa ganap na lahat ng mga kategorya ng mga employer. Alinsunod sa batas ng Russia, ang mga pansariling gawain ay dapat isagawa lamang para sa mga mamamayan na pumupuno sa mga posisyon ng serbisyo sa publiko. Kinakailangan upang madagdagan na ang kaukulang pamamaraan ay kinokontrol ng Presidential Decree "Tungkol sa Order tungkol sa Pamamahala ng Mga Kaugnay ng Mga Tao na Punan ang mga Posisyon ng Estado ng Russia sa Order of Appointment, pati na rin ang Posisyon ng Estado hinggil sa Pederal na Serbisyo" na may petsang 01.06.1998.
Ang obligasyon, kabilang ang pagbuo at pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado, ay maaaring italaga sa employer - isang estado ng negosyo (samahan) din sa pamamagitan ng isang gawaing kaugalian ng industriya. Halimbawa: ang pagkakasunud-sunod ng Russian Consumer Supervision na may petsang Marso 16, 2005, na aprubahan ang Mga Panuntunan ng Pederal na Serbisyo ng Sibil, na nauugnay sa pangangasiwa sa larangan ng pangangalaga ng mga karapatan ng mamimili at kagalingan ng tao (ayon sa sugnay 7.7 ng papel na ito, ang mga personal na gawain ay ipinagkatiwala sa pamamahala ng mga gawain), pati na rin ang resolusyon " Tungkol sa Federal Customs Service "na may petsang Agosto 21, 2004, kung saan naaprubahan ang Regulasyon sa FCS. Sa batayan ng dokumentong ito, ang Regulasyon sa GUK (pangunahing tauhan ng mga tauhan) ay nabuo at inilagay sa sirkulasyon. Alinsunod sa talata labinlimang ng Regulasyon, ang FCS GUK ay ipinagkatiwala sa pagpapanatili ng mga personal na file ng lahat ng mga empleyado ng serbisyo.
Bilang karagdagan, ang pamamaraan para sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay maaaring inireseta ng kumpanya ng pamamahala (sa madaling salita, sa pamamagitan ng isang mas mataas na samahan). Sa iba pang mga negosyo at organisasyon, ang pamamahala ay nabigyan ng karapatang gumawa ng mga desisyon tungkol sa pangangailangan na maisagawa ang proseso sa pagsusuri, at din (sa kaso ng isang desisyon sa positibong direksyon) - kung aling mga kategorya ng mga empleyado ay ipinapayong magsagawa ng pansariling gawain. Ang Regulasyon sa pag-uugali ng mga personal na file ng mga empleyado ay inireseta na ang nasuri na pamamaraan, bilang panuntunan, ay nalalapat sa mga sumusunod na kategorya ng mga mamamayan:
- Ang mga empleyado na nagtatrabaho sa mga nakatataas na posisyon (direktang pinuno ng istraktura, kanyang mga katulong (representante), pamamahala na may kaugnayan sa mga yunit ng istruktura, at iba pa).
- Ang mga empleyado ng kumpanya para kanino ang pananagutan sa ilalim ng kasalukuyang batas ng Russia ay itinatag (halimbawa, punong accountant, kanyang mga representante, kaswal, at iba pa).
Ang mga patakaran para sa pag-uugali ng mga personal na file ng mga empleyado, tulad ng naka-on ito, ay hindi nagpapahiwatig ng isang tiyak na obligasyon. Gayunpaman, maraming mga pribadong kumpanya ang nagbibigay para sa pagsasagawa ng pansariling gawain sa paggalang ng ganap na lahat ng mga empleyado nito.Hindi ito nakasalalay sa katayuan at ranggo, pati na rin sa mga gawain sa trabaho na isinagawa (sa pamamagitan ng paraan, na ang dahilan kung bakit ang mga teknikal na tauhan ay kasama dito). Bakit? Ang katotohanan ay ang pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado ay isang napaka-maginhawang mapagkukunan ng impormasyon. Bilang karagdagan, ang probisyon na ito ay nalalapat sa ganap na bawat empleyado. Ang solong folder ay naglalaman ng pinakamahalagang mga kopya ng mga order para sa empleyado, ang kanyang personal na dokumentasyon, pati na rin ang iba pang kinakailangang papel. Mahalagang tandaan na ito ay pagtuturo para sa pagsasagawa ng mga personal na file ng mga empleyado ng isang personal na kalikasan na nagsisilbing isang tool para sa pagsasama-sama ng impormasyon.
Paglikha ng isang personal na file
Ngayon, ang paglikha ng mga gawain ng isang personal na likas na katangian ay isinasagawa para sa isang organisadong pagpapangkat ng mga dokumentadong data tungkol sa isang empleyado na inilipat sa kanya ng employer kapag naglilipat o tumatanggap ng isang trabaho. Ang pagtuturo sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado ay nagmumungkahi na ang lahat ng mga kaugnay na operasyon, isang paraan o iba pa, ay itinalaga sa isang espesyal na awtorisadong espesyalista o sa isang katawan ng tauhan na indibidwal na responsable para sa pag-aayos ng tamang paggamot ng naturang dokumentasyon.
Ang paglikha ng mga kaso ng isang personal na kalikasan ay isinasagawa kaagad pagkatapos ng pagtanggap o paglipat ng isang empleyado sa isang posisyon o posisyon ng pamumuno, alinsunod sa kung saan ang pagtatatag ng pananagutan ay ibinibigay ng batas. Ang pamamaraan para sa pagpapanatili ng mga personal na file ng mga empleyado ay hindi ibukod ang isa pang posisyon kapag inireseta ito sa pamamagitan ng mga tagubilin sa pamamaraan para sa pagsasagawa ng ilang mga operasyon sa mga personal na file ng mga empleyado.
Ayon sa mga rekomendasyong metolohikal ng Moscow City Archive, pati na rin ang VNIIDAD FAS ng Russian Federation, ang mga personal na file, isang paraan o iba pa, ay kasama ang dokumentasyon na ibinigay ng mga empleyado sa panahon ng trabaho, pati na rin nabuo sa proseso ng kanilang kasunod na propesyonal na aktibidad sa isang partikular na kumpanya o samahan. Kaya, kasama nito ang mga sumusunod na papel:
- Personal na sheet alinsunod sa mga tauhan o ang kaukulang profile.
- Pagdagdag sa application form o personal sheet.
- Autobiograpiya ng empleyado.
- Mga kopya ng dokumentasyon ng edukasyon.
- Ang pangalawang kopya ng kontrata sa pagtatrabaho.
- Kontrata patungkol sa pananagutan.
- Sulat ng rekomendasyon mula sa mga nakaraang lugar ng trabaho (mga katangian).
- Application para sa trabaho (paglipat sa naaangkop na posisyon).
- Ang mga kopya ng mga order o extract mula sa mga ito na naaayon sa pag-upa o paglipat sa ibang posisyon.
- Mga pagkuha mula sa dokumentasyon (o mga kopya ng mga papel) patungkol sa award o pagdidisiplinang aksyon ng empleyado.
- Mga kopya (extract) ng dokumentasyon ng sertipikasyon (mga sheet ng sertipikasyon, mga pagsusuri at iba pa).
Seguridad ng mga personal na file
Ang probisyon sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay nagmumungkahi na, upang ayusin ang kanilang ganap na kaligtasan at kadalian ng paghawak, inilalagay sila (ibig sabihin, natahi gamit ang isang thread at isang karayom para sa apat na mga puncture) sa isang hiwalay na folder sa proseso ng pagbubuo ng papel.
Mahalagang tandaan na bilang karagdagan sa dokumentasyon na nakalista sa itaas, ang ilang iba pang mga papel ay maaaring mailagay sa mga personal na file (halimbawa, mga dokumento tungkol sa empleyado na naipasa ang isang kumpetisyon na may kaugnayan sa pagpuno ng isang bakanteng posisyon; mga kopya ng mga papeles tungkol sa paggagawad ng empleyado, pagtatalaga ng mga titulong karangalan at iba pa). Bilang karagdagan, ang mga sertipikadong larawan ng sertipiko ng empleyado ay inilalagay sa mga personal na file, ngunit hindi sila sinampa.
Ang pagkakasunud-sunod ng pagsasagawa ng mga personal na file ng mga empleyado ay nagpapahiwatig din ng kanilang paunang pagpaparehistro. Sa ganitong paraan:
- Ang bawat personal na file ay itinalaga ng isang numero ng indibidwal na account.
- Ang mga nauugnay na posisyon ay pinupunan sa gulugod ng personal na file at sa harap na takip.
- Ang isang panloob na imbentaryo ay kinakailangang kasama sa isang personal na file.
Pagpapanatili ng mga libro sa trabaho at personal na mga file ng mga empleyado
Dapat pansinin na ang pagsasagawa ng negosyo ng isang personal na likas na katangian ay hindi titigil sa buong panahon ng trabaho ng bawat isa sa mga empleyado ng isang partikular na istraktura kapag ang mga patakaran ay hindi sumasalungat dito. Kaya, ang pag-uugali ng pansariling gawain sa anumang kaso ay nagbibigay para sa mga sumusunod na puntos:
- Ang pagpapanatiling mga talaan sa mga kinakailangang seksyon ng kaso.
- Ang lugar ng dokumentasyon na maiimbak bilang bahagi ng personal na file.
- Pag-agaw ng dokumentasyon, ang pangangailangan para sa kung saan ay lumipas.
- Pana-panahong tseke ng estado ng personal na file alinsunod sa paksa ng pagpapanatili ng mga papel na kasama dito.
Ang pagpapanatili ng isang personal na tala ng isang empleyado sa isang samahan ay ipinapalagay na ang mga entry ay ginawa sa dokumentasyon ng isang personal na talaan batay sa ilang mga dokumento o sa kanilang mga sertipikadong kopya. Mahalaga na idagdag na ang awtorisadong opisyal ay maaaring linawin ang mga kinakailangang nuances para sa pagpapatupad ng pamamaraan bago gumawa ng mga tukoy na entry sa isang personal na pag-uusap sa empleyado. Ganap na lahat ng mga talaan na nauugnay na may kaugnayan sa dokumentasyon kapag nagsasagawa ng mga personal na file ay ginawa sa pamamagitan ng kamay na may isang ballpoint o fountain pen sa asul, itim o lila. Ang regulasyon sa pag-uugali ng mga personal na file ng mga empleyado ay nagpapahiwatig ng pagbubukod sa mga pagwawasto sa dokumentasyon, pati na rin ang pagiging naaangkop ng mababasa na sulat-kamay. Pagkatapos, kapag ang isang tunay na pangangailangan ay lumitaw, ang mga rekord na ito ay napatunayan ng pirma ng isang awtorisadong opisyal mula sa serbisyo sa pamamahala ng mga tauhan. Bilang karagdagan, ang kumpanya ay naselyoh.
Karagdagang Impormasyon
Ang presumptive order, ang pagsasagawa ng personal na file ng empleyado ay nakakasiguro alinsunod sa sumusunod na panuntunan: kapag naipon ang dokumentasyon, dapat na maipamahagi ito sa personal na file alinsunod sa mga seksyon. Bilang karagdagan, sa loob ng mga seksyon ng papel ay nakaayos ayon sa pagkakasunud-sunod. Mahalagang tandaan na ang mga indibidwal na dokumento na isinampa sa isang personal na file, isang paraan o iba pa, ay napapailalim sa pag-numero. Ang impormasyon sa mga security na ito (isinasaalang-alang ang pag-numbering ng pahina ng account), sa loob ng mga hangganan kung saan matatagpuan ito sa isang personal na file, sa anumang kaso, ay sumasalamin sa panloob na imbentaryo.
Ang pamantayang tagubilin sa pagsasagawa ng mga personal na file ng mga empleyado ng Republika ng Belarus ay nagsasabi na ang mga empleyado ay nagsasagawa upang magbigay ng impormasyon sa serbisyo ng mga tauhan sa isang napapanahong paraan. Ang impormasyong ito, bilang panuntunan, ay nagbibigay kahulugan sa mga pagbabago sa indibidwal na data, na kasama sa komposisyon ng personal na file. Karaniwang nakasulat ito sa pagsulat bilang isang pahayag. Bilang karagdagan, ang dokumentasyon na nagpapatunay ng mga pagbabago ay nagsisilbing isang application. Maya-maya, kapag ang lahat ng mga entry ay nakapasok sa personal na file, ang babasahin, isang paraan o iba pa, ay ibabalik sa empleyado. Sa pamamagitan ng paraan, kung kinakailangan, ang mga kopya ng mga dokumentong ito ay unang ginawa at sertipikado, na kasunod na nakakabit sa personal na file.
Ang pag-iimbak at pag-accounting ng mga personal na file
Matapos ang pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay ganap na pinag-aralan, ipinapayong isaalang-alang ang isyu ng imbakan at accounting. Kaya, ang mga pamamaraan na ito ay isinaayos para sa isang hindi masasabi at mabilis na paghahanap para sa mga personal na bagay, na tinitiyak ang kanilang ganap na kaligtasan, pati na rin ang pagiging kumpidensyal ng impormasyon na nilalaman sa dokumentasyon mula sa hindi awtorisadong pag-access.
Mahalagang tandaan na ang mga personal na file ng mga empleyado ng isang kumpanya ay kasama sa nomenclature ng yunit ng tauhan alinsunod sa pangkalahatang pangalan na "Personal na mga file". Bilang karagdagan, ang kanilang mga tagal ng imbakan ay ipinahiwatig doon. Bilang isang patakaran, ang panahon ng pag-iimbak ng mga security ay umabot sa pitumpu't limang taon.
Ang utos sa pag-uugali ng mga personal na file ng mga empleyado ay inireseta na ang dokumentasyon ay nakaimbak sa departamento ng mga tauhan (karaniwang para sa mga layunin na ang mga lugar ay nakaayos doon) nang hiwalay mula sa iba pang mga papel. Dapat itong maidagdag na ang mga tauhan ng serbisyo ng mga tauhan ay nag-iimbak lamang ng mga personal na file ng mga may-katuturang empleyado. Ang mga kaso ng mga lay-off na manggagawa ay inilipat alinsunod sa pamamaraan na itinatag ng batas para sa pag-iimbak sa archive ng istraktura o sa archive ng teritoryo.
Dapat pansinin na ang mga kondisyon ng imbakan, isang paraan o iba pa, ay dapat matiyak ang ganap na kaligtasan ng direktang personal na mga file, pati na rin ang dokumentasyon (impormasyon) na inilagay sa kanila mula sa pagsisiwalat o pagnanakaw. Iyon ang dahilan kung bakit ngayon inirerekomenda upang matiyak ang pag-iimbak ng mga personal na file sa pamamagitan ng mga saf (cabinets), na inilalagay ang mga ito sa isang patayo na posisyon sa mga istante (kasama ang mga ugat).
Ano pa?
Sa pamamagitan ng paraan, sa loob ng gabinete o ligtas sa pintuan ay maaaring mailagay ang mga paglalarawan ng buod na may kaugnayan sa nakaimbak na mga personal na file. Mahalaga na ang pag-access sa impormasyon ay eksklusibong awtorisadong opisyal, pati na rin ang kanilang mga pinuno. Pagkatapos, kapag ang bilang ng mga personal na file ay lumampas sa pinapayagan, naitala ang mga ito sa isang dalubhasang pagpapatala o journal. Ang systematization ng mga kaso ay isinasagawa ng isa sa mga sumusunod na pamamaraan:
- Alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng mga numero.
- Alinsunod sa direktang pagkakasunud-sunod ng alpabetong.
- Alinsunod sa mga seksyon ayon sa mga pangalan ng mga yunit ng istruktura ayon sa talahanayan ng staffing, sa loob ng mga seksyon, sa pagkakasunud-sunod ng alpabetong direktang account o sa pagkakasunud-sunod ng mga numero.
Upang mabawasan ang kabuuang bilang ng mga yunit ng accounting, ang mga personal na file ay maaaring maiimbak bilang bahagi ng tinatawag na mga outfits - alpabetong pangkat para sa imbakan. Kaya, ganap na ang bawat personal na file na kasama sa pagkakasunud-sunod ay nauna sa isang sheet ng papel na may pangalan ng empleyado. Kinakailangan upang idagdag ang mga personal na gawain, na binubuo sa pagkakasunud-sunod, ay nakaayos din alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng alpabetong. Sa simula ng sangkap ay isang listahan ng buod ng mga personal na file na kasama dito.
Pag-isyu ng mga personal na file sa oras
Ang pagpapalabas ng pansariling pakikipag-ugnayan sa mga empleyado ng isang partikular na istraktura para sa pansamantalang paggamit upang ma-pamilyar nila ang kanilang mga sarili sa impormasyong ipinasok doon, ay karaniwang ginagawa lamang sa pahintulot ng departamento ng mga tauhan. Ang isang kakilala ng isang empleyado na may sariling personal na file sa pagtanggap ay karaniwang isinasagawa nang direkta sa pagkakaroon ng isang opisyal na opisyal na responsable sa paghawak ng dokumentasyon ng naturang plano.
Dapat pansinin na ang mga empleyado ay pamilyar sa mga personal na bagay kahit isang beses sa isang taon, pati na rin alinsunod sa kahilingan ng mga taong ito sa ibang mga kaso na itinatag ng batas ng Russia. Kapag ang pamilyar sa personal na gawain ng mga empleyado ng isang samahan, mahigpit na ipinagbabawal:
- Dalhin ang anumang mga pagwawasto sa nagawa na mga tala ng mga personal na file.
- Gumawa ng mga bagong entry sa iyong personal na mga file.
- Kuha mula sa mga personal na file ang dokumentasyon doon o maglagay ng mga bago sa kanila.
- Panatilihin ang mga personal na file na higit sa panahon na ibinigay ng mga awtorisadong tao.
Mahalagang Nuances
Kung ang mga kawastuhan ay matatagpuan sa mga talaan o kung ang lipas na dokumentasyon ay matatagpuan sa isang pansariling bagay, ang empleyado ay may karapatang mag-aplay sa serbisyo ng tauhan ng istraktura sa bagay na ito. Dapat itong maidagdag na ang mga papel ay dapat na idikit sa application, alinsunod sa kung saan ay angkop na gumawa ng ilang mga pagbabago sa mga naunang ginawa na tala, o mga kopya ng ilang mga yunit ng dokumentasyon upang makagawa ng isang kapalit.
Mahalagang malaman na ang pagpapalabas ng isang personal na bagay para sa pansamantalang paggamit ay isinasagawa nang tumpak para sa tagal ng panahon na kinakailangan upang maisagawa ang mga kinakailangang operasyon, ayon sa listahan ng mga taong may karapatan na makatanggap ng mga personal na file, na aprubahan ng pamamahala ng istraktura. Sa pamamagitan ng paraan, ang katotohanan ng paglabas ng isang kaso ng isang personal na kalikasan, isang paraan o iba pa, ay naitala sa isang control card (journal).
Mahalagang malaman na ang familiarization (trabaho) na may personal na mga file ay isinasagawa sa isang silid na espesyal na idinisenyo para sa mga layuning ito. Bilang karagdagan, ang oras ng pamilyarasyon (trabaho), isang paraan o iba pa, ay limitado sa araw ng pagtatrabaho.Kaya, sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, ang empleyado na responsable sa paghawak ng mga pansariling gawain ay dapat tiyakin na ang lahat ng mga personal na file na inisyu para sa pansamantalang paggamit ay ibabalik sa lugar ng imbakan. Kung kinakailangan, ang opisyal ay nagsasagawa ng mga angkop na hakbang upang bumalik o maghanap para sa dokumentasyon.
Ang paglipat ng mga personal na file o indibidwal na papel sa kanilang komposisyon para sa pansamantalang paggamit sa iba pang mga institusyon (mga organisasyon, mga negosyo) ay isinasagawa ng eksklusibo sa kaso ng pahintulot ng pamamahala ng istraktura batay sa isang maayos na hiniling na kahilingan.
Mahalagang malaman na ang isang kilos ay nabuo tungkol sa isyu ng isang personal na file, isang kopya kung saan, isang paraan o iba pa, ay ipinadala kasama ang personal na file o isang hiwalay na dokumento sa awtorisadong tao ng partido na humihiling. Ang pangalawang kopya ay naka-imbak sa mga gawain ng istraktura kaagad bago ang pagbabalik ng personal na file o isang hiwalay na dokumento sa orihinal na lugar ng imbakan.
Pag-alis ng mga papel mula sa isang personal na file
Mahalagang tandaan na ang pag-alis ng ilang mga yunit ng dokumentasyon mula sa isang personal na file ay isinasagawa eksklusibo pagkatapos ng pahintulot ng pamamahala, sa kondisyon na ang kaukulang talaan ay inilalagay sa "Tala" na haligi ng panloob na imbentaryo. Sa kaso ng pansamantalang pag-agaw ng papel sa lugar nito (ibig sabihin, sa pagitan ng mga sheet ng mga kalapit na papel), isang kapalit na kard (sa madaling salita, isang kapalit na sertipiko) ay ipinasok alinsunod sa mga patakaran, na nagpapahiwatig ng petsa at dahilan ng pag-agaw sa pirma ng taong naglabas ng dokumento, pati na rin ang lagda ng ang empleyado na tumanggap nito alinsunod sa mga patakaran ng pansamantalang paggamit na nauugnay sa istraktura.
Upang matiyak ang ganap na kontrol sa kaligtasan ng mga personal na file sa isang partikular na institusyon (organisasyon, negosyo) taun-taon (ibig sabihin, hindi lalampas sa unang quarter na sumusunod sa pag-uulat ng isa), ang kanilang katayuan at kakayahang magamit ay nasuri. Kailangan mong malaman na ang mga pagkukulang at kakulangan na natukoy sa proseso ng control ay naitala sa anumang kaso sa gawa, na kaagad pagkatapos ng pag-apruba ng chairman ng komisyon ay isinumite sa pamunuan ng organisasyon para sa pagsasaalang-alang at kasunod na pagpapasya tungkol sa nawala o hindi tumpak na dokumentasyon.