Kahulugan ng term
Ito ay pinaniniwalaan na sa Russia sa kauna-unahang pagkakataon, sa paghahambing sa dayuhan na kasanayan, isang sistema ng pamamahala ng dokumento ang itinatag, ang layunin ng kung saan ay upang maitaguyod ang pamamaraan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala sa loob ng estado. Noong 1973, ang ganitong sistema ay tinawag na Unified State Customs Service, na nangangahulugang "isang pinag-isang estado. sistema ng pagsunod sa tala. " Sa kabuuan, ang USSR ay binuo ng 16 na pinag-isang sistema.
Ang standardisasyon ng mga dokumento ay ang resulta ng muling pagsasaayos ng daloy ng dokumento ng system na pinag-uusapan na nakakatugon sa ilang mga pamantayan. Ang pagbabawas ng mga sulat at pagbabawas ng pagiging kumplikado ng pag-compile nito, pati na rin ang pagnanais na maiwasan ang pagkopya ng data, ay itinuturing na kagyat na mga isyu na kailangang matugunan sa gawaing pamamahala. Ang isang epektibong resulta ay maaaring makamit sa pamamagitan ng pag-iisa at pag-standardize ng impormasyon sa nilalaman at form.
Ang standardisasyon ng mga dokumento ay ang pagbuo ng parehong pamantayang mga form para sa mga protocol na katulad sa layunin, na tumutulong sa mas mahusay na paggamit ng papel sa pagpi-print ng mga kilos at desisyon. Pinasisigla ng standardisasyon ang daloy ng trabaho sa accounting, pati na rin ang dokumentasyon sa pag-archive.
Katulad na terminolohiya
Ang isang katulad na kahulugan ay ang "pag-iisa", na kung saan ay ang proseso ng pagdadala ng isang bagay, kasama na ang mga dokumentong kilos, sa isang solong porma o karaniwang sistema, na humahantong sa isang pagbawas sa paunang hanay ng mga bagay na pinag-uusapan. Ang pag-iisa, pamantayan at standardisasyon ng mga dokumento ay humahantong sa pagbuo ng makatuwiran na pagkakapareho sa anumang larangan ng aktibidad, lalo na sa dokumentasyon. Ang pagbawas ng hindi makatarungang iba't ibang mga form ng data at ang pagtatatag ng isang solong istraktura ay nangyayari sa pamamagitan ng mga istruktura ng wika, detalye, impormasyon sa accounting at pag-iimbak nito. Ang sobrang kadena ng dokumento ay tinanggal sa paglipas ng panahon upang maiwasan ang hindi kinakailangang pagkopya ng mga elemento.
Ang pag-iisa ng mga dokumento ay nagpapahintulot sa iyo na magtatag ng isang imahe ng mga form ng mga dokumento na pangasiwaan na nagsasagawa ng mga pag-andar at gawain ng format ng pamamahala. Ang pamamaraang ito ay hahantong sa gawain na may isang malaking dami ng mga dokumento upang gawing normal ang mga ito sa sistema ng produksyon, pati na rin mapabilis ang pagpapalitan ng data ng negosyo.
Dagdagan ang kahusayan
Ang isang solong sistema ng clerical ay nagtataguyod ng pagproseso ng pagpapatakbo, binabawasan ang oras na ginugol sa pagtatrabaho sa mga dokumento na nakakaapekto sa buong kawani ng klerical: mula sa mga ordinaryong empleyado hanggang sa mga tagapamahala.
Ang mga bagay ng standardisasyon ng mga dokumento ay maaaring ang kanilang komposisyon at anyo. Ang pag-iisa ng komposisyon ng mga dokumento ay ang paglalaan at pagsasama ng kabuuan ng mga dokumento na kinakailangan upang malutas ang mga gawain sa pamamahala. Bilang resulta ng naturang mga aksyon, inaasahan na mabawasan ang komposisyon ng mga dokumento.Ang pag-iisa ng mga form ay ang pagpili at pagsasama ng mga tagapagpahiwatig ng impormasyon, kabilang ang mga detalye na nauugnay sa layunin ng mga dokumento, pati na rin ang kahulugan ng pangkalahatang mga kinakailangan para sa kanilang paglikha at pagpapatupad. Sa trabaho sa opisina, ang pag-iisa ay maaaring mangyari pareho bilang isang yugto ng standardisasyon at bilang isang independiyenteng proseso.
Ang kakanyahan ng standardisasyon
Ang Pederal na Batas "Sa Pamamahala ng Teknikal" Hindi. 184 tinukoy ang prinsipyo ng kahulugan: ang standardisasyon ng mga dokumento ay isang holistic na gawain na naglalayong magtaguyod ng mga patakaran para sa kanilang kusang paggamit, bilang isang resulta ng kung saan ang impormasyon ay dapat na mai-streamline sa mga lugar ng paggawa at sirkulasyon ng mga produkto, pati na rin ang pagtaas ng kompetisyon serbisyo.
Ang "Pamantayan" ay maaaring tawaging isang dokumento na nagpapahiwatig ng mga katangian ng mga produkto, mga panuntunan para sa pagpapatupad ng iba't ibang mga proseso sa paggawa, ang mga katangian ng transportasyon at imbakan, trabaho o serbisyo. Kasama sa pamantayan ang ilang mga kinakailangan para sa terminolohiya, label, simbolismo, packaging, label.
Ang mga normatibong dokumento sa standardisasyon ay naglalaman ng pinakamainam na mga patakaran at mga kinakailangan para sa disenyo, paghahanda, imbakan at accounting ng mga dokumento ng negosyo, na naaprubahan sa inireseta na paraan at inirerekumenda para sa paulit-ulit na paggamit sa trabaho sa opisina. Ang standardisasyon (sa mga simpleng salita) ay ang pagbuo at pag-apruba ng mga pantay na panuntunan na ipinakita sa mga dokumento upang mai-streamline ang mga ito.
Ang standardisasyon ay kasangkot sa pagtayo ng mga pangunahing kinakailangan para sa mga dokumento sa isang ligal na pamantayan. Salamat sa prosesong ito, ang pagbuo ng maraming mga dokumento ay nangyayari ayon sa isang patakaran, na kung saan ay mas madali para sa mga tatanggap. Ang standardisasyon ng mga dokumento ay bunga ng pag-iisa o pinakamataas na porma nito.
Karaniwang mga elemento ng proseso
Ang mga pagbabagong-anyo ay maaaring nauugnay sa ilang mga uri ng mga dokumento (Ang GOST ay ipinahiwatig ng isang bilang), mga istruktura at disenyo ng mga panuntunan, mga elemento ng isang pinag-isang sistema ng dokumentasyon (DCL). Ang nasabing sistema ay binubuo ng isang pinagsama ng mga magkakaugnay na anyo ng mga dokumento na nagbibigay ng isang impormasyong kaalamang sa ilang mga uri ng pang-ekonomiyang at pangasiwaan na aktibidad. Ang USD ay batay sa pantay na mga panuntunan at mga kinakailangan, ay may data na kinakailangan upang pamahalaan ang anumang larangan ng aktibidad.
Ang karaniwang sistema ng dokumentasyon ay isinaayos sa isang paraan upang masiyahan ang mga pangangailangan ng pagdokumento ng ilang mga aktibidad, at ang mga dokumento ng sistemang pamantayan ay ang resulta ng proseso ng pagdadala ng mga dokumento sa isang form at system, kapag ang pagkakapareho ay namamalagi, at isang hindi makatarungang hanay ng mga template ng dokumento, ang kanilang mga detalye at mga tagapagpahiwatig ay nabawasan. Sa proseso ng standardisasyon, mayroong isang paglipat sa pagiging makatwiran sa pagkakapareho sa daloy ng trabaho.
Antas ng Pag-apruba at Kaugnay na Mga kategorya
Ang standardisasyon ay isang form ng ligal na pag-apruba ng mga resulta ng pag-iisa, na isang kombinasyon ng estado. pamantayan at isang solong anyo ng mga dokumento na kasama.
Nahati ang USD sa:
- estado pamantayan;
- pamantayang mga form ng mga dokumento;
- mga patnubay para sa kanilang paggamit.
Ang mga detalye ng pinag-isang dokumento ay inilalapat alinsunod sa target na gawain at ang antas ng pag-apruba na inilatag. Mayroong isang dibisyon ng mga dokumento sa standardisasyon sa Russian Federation sa mga kategorya:
- Kagawaran (dibisyon sa pamamagitan ng mga sanga). Ginagamit ang mga ito upang idokumento ang mga proseso ng pamamahala na karaniwan sa lahat ng mga negosyo, anuman ang aktibidad at ligal na kaugalian. Ang pag-apruba ay naganap sa antas ng pederal.
- Mga anyo ng mga dokumento ng mga kumpanya, organisasyon at negosyo. Tinukoy nang lokal.
- Lahat-Russian. Ang mga tagalikha ng naturang mga form ay ang Federal Archival Agency, ang Ministry of Finance of Russia, ang Federal State Service. istatistika, Central Bank ng Russian Federation.Ang mga form na ito ng mga dokumento ay ipinag-uutos para magamit sa lahat ng mga samahan, anuman ang anyo ng pagmamay-ari at subordination (halimbawa, mga talaan ng accounting para sa accounting at suweldo, na naaprubahan ng desisyon ng RF State Committee ng Pebrero 5, 2004).
- Mga form ng mga dokumento ng mga nasasakupang entidad ng Federation. Ang kanilang pag-apruba ay nangyayari sa rehiyonal, rehiyonal o lokal na antas. Ang ganitong mga form ay karaniwan sa loob ng may-katuturang paksa ng Russian Federation.
Ang mga detalye ng suporta sa impormasyon
Bilang karagdagan sa mga sistema ng pamamahala ng dokumento ng interdisiplinary, ang mga form ng dokumento ng pambansang sistema ng standardisasyon ay ginagamit, na sumasalamin sa mga katangian ng mga aktibidad ng mga tiyak na industriya. Ang mga nasabing tampok ay nahahati sa:
- Karagdagang mga kinakailangan ng data para sa paglutas ng mga function ng managerial ng isang pangkaraniwang plano (halimbawa, pag-alis / pagpasok ng edukasyon o tauhan ng kalusugan).
- Iba pang mga aktibidad para sa pagpapatakbo kung saan ang isang katulad na industriya at mga patakaran sa pamamahala nito ay naayos. Ang tiyak na dokumentasyon ay maaaring magsama ng:
- mga recipe;
- kasaysayan ng medikal;
- may sakit na iwanan;
- test sheet;
- mga gabay;
- imbentaryo ng mga kaso (archive);
- mga kard;
- maayos na gawain (paggalugad ng paggawa);
- mga pahayag ng pagganap;
- iskedyul (dokumentasyon sa pagsasanay).
Kahulugan ng dokumentasyon
Ang isyung ito ay tinugunan ng mga espesyal na awtorisadong kagawaran at organisasyon, halimbawa, ang estado ng Russia. ang aklatan ay nangangalaga sa pagtukoy ng komposisyon ng dokumentasyon na magagamit sa lahat ng mga aklatan ng bansa. Ang mga pormula na partikular sa industriya ay normatibo sa kalikasan kung nasa loob ng balangkas ng isang sistema ng kagawaran (tulad ng isang notarial o hudikatura), ang mga katulad na template ay ginagamit din sa mga tiyak na samahan na nakikibahagi sa mga katulad na aktibidad (halimbawa, medikal o seguro).
Ang paggamit ng mga dokumento ng standardisasyon sa mga negosyo ay ginagawang posible upang mabawasan ang mga gastos sa pag-iipon, pagproseso, pagmamanupaktura, pagproseso ng mga dokumento at ang kanilang paglipat. Kaya, ang daloy ng dokumento sa loob ng samahan ay pinabilis. Ang muling pagsasaayos ng nilalaman ng mga dokumento ay nagpapabuti sa kalidad ng mga gawain sa pamamahala. Ang komposisyon ng dokumento ay naayos sa Form Sheet (isang solong dokumento ng regulasyon na binubuo ng isang listahan ng mga dokumento na kinakailangan para sa pagpapatupad ng mga gawain ng aktibidad ng pamamahala ng firm na may legal na katayuan), at ang mga pagbabagong anyo ng dokumento ay naayos sa Dokumento ng Dokumento. Inayos ng sheet ng oras ang proseso ng dokumentasyon, lumilikha ng isang visual na pamamaraan para sa accounting para sa lahat ng mga uri ng mga aktibidad. Nabuo ang ulat ng card upang maitaguyod ang ilang mga patakaran para sa pag-aayos ng lugar at oras, pati na rin ang mga gumagawa ng desisyon.
Mga kamangha-manghang tampok
Ang mga uri ng mga dokumento ng standardisasyon tungkol sa album ng mga form ng dokumento (isang koleksyon ng mga template para sa pinag-isang form na kinakailangan para sa pamamahala ng dokumentaryo sa isang institusyon) ay ipinakita:
- isang sanggunian na sanggunian (sa papel) na nakaimbak sa tanggapan ng tanggapan o tanggapan;
- magagamit ang electronic counterpart sa bawat lugar ng trabaho.
Ang mga natatanging tampok ng pagbuo ng mga dokumento na ito ay:
- pagkakapareho ng paglikha ng regulasyon ng nilalaman ng mga dokumento, pagbubukod ng dobleng impormasyon;
- karaniwang mga terminolohiya at mga kombensyon, na nagbibigay-daan sa iyo upang ihambing ang mga tagapagpahiwatig mula sa iba't ibang antas ng pamamahala at mga sistema na isinasaalang-alang;
- ang pagbuo ng pantay na modelo para sa pagtatayo ng mga tiyak na anyo ng mga dokumento.
Mga alituntunin at batayan ng standardisasyon ng dokumento
Inilarawan ng Komisyon ng CMEA ang isang composite standardization, kung saan mayroong isang makatwirang pagtatatag at aplikasyon ng isang sistema ng mga kaugnay na mga kinakailangan para sa parehong isang bagay at mga elemento nito upang magbigay ng isang pinakamainam na solusyon sa isang tiyak na problema. Ang pag-apruba ng mga dokumento ay batay sa mga kinakailangan ng estado.pamantayan at panuntunan ng CMEA, ISO at iba pang mga internasyonal na samahan na nagtatrabaho sa larangan ng pag-iisa at pag-standardize ng mga dokumento.
Ang isang matalim na pagbabago sa karaniwang nilalaman ng mga dokumento ay maaaring makakaapekto sa sikolohikal na pagsasaayos ng mga empleyado ng samahan. Samakatuwid, ang proseso ng pagbabagong-anyo ay dapat magpatuloy nang maayos, na nakakaapekto lamang sa mga kinakailangang mga pagbabago habang pinapanatili ang mga patakaran at pundasyon ng mga pambansang dokumento ng standardisasyon, pati na rin nang hindi nagiging sanhi ng pinsala sa ekonomiya. Una, ipinakilala ang kaunting mga pagbabago, at pagkatapos ay mga pagbabago sa radikal. Ang phased na conversion ng mga pamantayan ay nagbibigay-daan sa lahat ng mga kalahok sa proseso upang ganap na ma-standardize ang kanilang daloy ng trabaho.
Pagproseso ng impormasyon
Ang paghahanap ng mga karaniwang sa mga dokumento at paglikha ng isang solong karaniwang tinatanggap na template ay nagpapagaan ng manu-manong mga pamamaraan sa pagproseso ng data, ang trabaho ay nagiging mas mahusay, ang mga gastos sa plano sa pananalapi ay nabawasan, at ang oras na ginamit upang sanayin ang mga kawani ng pangasiwaan ay nabawasan, na nagreresulta sa hindi maikakaila na mga positibong dinamika. Mahalagang bigyang-pansin ang pagsunod sa mga pangkalahatang kinakailangan para sa mga dokumento ng pamamahala sa mga kondisyon ng paggana ng mga awtomatikong control system, kapag ang epekto ng pag-iisa at standardisasyon ng lahat ng mga dokumento nang matindi ang pagtaas.
Ang pag-archive, na nag-aaral ng teoretikal at praktikal na mga pundasyon ng agham ng archival, ay nakakaimpluwensya sa pagpapabuti ng mga form ng dokumento. Ang pag-automate ng mga proseso ng standardisasyon ay nagsimula sa pag-uuri ng scheme ng dokumento sa pambansang ekonomiya, at pagkatapos ay nagpatuloy sa pamamahala ng globo, kung saan nakamit nito ang mabisang porma nito. Ngayon ang prosesong ito ay nakakaapekto sa mga internasyonal at pambansang mga organisasyon, 10 mga dayuhang organisasyon ang nagtatrabaho upang gawing simple ang daloy ng trabaho ng mga pakikipag-ugnay sa dayuhan, kabilang ang Foreign Trade Commission, ECE Trade Development Committee, International Organization for Standardization, atbp.