Ang pamamahala ng dokumento ay isa sa mga mahahalagang lugar ng trabaho sa mga papel para sa gawaing pangasiwaan. Upang maaari silang pumunta sa pinakamaikling paraan at maabot ang panghuling patutunguhan sa lalong madaling panahon, ang daloy ng trabaho ay dapat na maayos na isinaayos alinsunod sa itinatag na mga alituntunin ng daloy ng trabaho.
Konsepto
Sa pamamagitan ng pamamahala ng dokumento ay nauunawaan ang proseso, bilang isang resulta kung saan mayroong isang compilation, koordinasyon, pagtanggap at paglipat, ang kanilang pagpapadala.
Sa kabilang banda, ito ay kumakatawan sa paggalaw at paggalaw ng mga seguridad mula sa sandaling maganap sila hanggang maipadala sila sa archive (o natanggap).
Ang lahat ng dokumentasyon ay maaaring kinakatawan sa tatlong kategorya:
- papasok ay nagmula sa panlabas na kapaligiran;
- papasok ang papasok sa panlabas na kapaligiran;
- panloob ay nilikha sa loob ng negosyo mismo at nananatili sa loob ng mga limitasyon nito.
Ang mga ipinakita na kategorya ay tumutukoy sa daloy ng dokumento sa mga kumpanya na may iba't ibang mga orientation (pahalang at patayo).
| Pahalang na pokus | Vertical orientation |
| Ang mga dokumento ay inilipat sa pagitan ng mga yunit ng parehong antas | Ang mga dokumento ay lumipat sa pagitan ng mga kagawaran sa iba't ibang antas |
Kabilang sa mga pangunahing anyo ng daloy ng trabaho, ang mga sumusunod ay posible.
| Sentralisado | Desentralisado | Hinahalo |
| Lahat ng dokumentasyon ay puro sa isang lugar. | Ang lahat ng dokumentasyon ay puro sa iba't ibang mga kagawaran. | Ang mga katangian ng nakaraang mga form ay halo-halong. |
Mga pangunahing prinsipyo
Mayroong 4 pangunahing mga prinsipyo ng daloy ng trabaho.
| Prinsipyo | Tampok |
| Kalinawan | Ang mga dokumento ay lumipat sa isang malinaw na ipinahiwatig na direksyon. |
| Pagpapatuloy | Patuloy ang daloy ng dokumento |
| Ritmo | Ang isang espesyal na regulasyon ng regulasyon ng daloy ng dokumento ay binuo |
| Paralelismo | Ang parehong proseso ay hindi dapat isagawa ng iba't ibang mga empleyado o kagawaran |
Ang paglabag sa hindi bababa sa isa sa mga prinsipyo ay humahantong sa pagkawasak ng buong sistema ng sirkulasyon ng mga dokumento.
Pangunahing patakaran
Isaalang-alang ang pangunahing panuntunan ng daloy ng trabaho.
Ang pamamahala nito ay isang mahirap na teknolohikal na proseso, na nailalarawan sa iba't ibang mga parameter na may kaugnayan sa buong gawain ng samahan. Ang pangunahing tampok ng daloy ng trabaho ay ang landas ng paggalaw, na sumasakop sa lahat ng mga sitwasyon sa landas ng paggalaw ng dokumento mula sa sandali ng paglikha nito (o mula sa pagtanggap) hanggang sa sandali ng aplikasyon. Napakahalagang oras na ginugol sa pagpasa ng mga papeles sa landas na ito. Samakatuwid ang pangunahing tuntunin sa pagpapanatili ng daloy ng trabaho ng samahan: ang kanilang aktwal na paglipat kasama ang pinakamaikling at pinaka direktang landas na may hindi bababa sa paggasta ng oras.
Iba pang mga panuntunan
Kapag nag-aayos ng trabaho, dapat mong sundin ang mga sumusunod na pangunahing patakaran para sa pag-aayos ng daloy ng trabaho:
- ang pinakamalaking pagbawas sa mga hindi kinakailangan at hindi makatwiran na mga kaso ng paglilipat ng dokumento (dahil sa pagbubukod ng mga teknolohikal na operasyon para sa pagproseso ng mga papel at pamamahala ng mga yunit na hindi bunga ng mga pangangailangan ng negosyo ng kumpanya mismo);
- pagbubukod o limitasyon ng pinakamalaking pagbabalik ng mga dokumento (sa panahon ng pagproseso - pagpapatupad at pagpapalabas, sa kanilang paghahanda - pagpapatunay at pag-apruba, atbp.);
- ang pinakadakilang pare-pareho ng pokus at pagproseso ng mga pangunahing kategorya ng mga dokumento, na ibinigay na ang bawat kilusan nito ay dapat na matukoy.
Ang pagpapatupad ng mga alituntuning ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang maisama ang pangunahing mekanismo ng organisasyon ng kumpanya - dalubhasa, ang kakayahang sentral na isagawa ang mga homogenous na teknolohikal na operasyon.
Ang pagsunod sa pangkalahatang mga patakaran ng daloy ng trabaho ay nagbibigay-daan sa iyo upang makagawa ng mas mahusay na pagproseso ng mga papel ng aparatong pamamahala sa pamamagitan ng:
- ordinaryong daloy ng trabaho, ang pag-aalis ng mga siklo na operasyon na nauugnay sa paghahanda at pagproseso ng mga papel;
- ang daloy ng mga dokumento, tinitiyak ang kanilang pare-parehong kilusan at nagsusulong ng proporsyonal na karga sa trabaho.
Rule No. 1 - Sentralisadong Reception at Dispatch
Kabilang sa mga patakaran ng papeles at daloy ng trabaho, ang pinakamahalaga ay ang pangangailangan para sa sentralisasyon. Sa madaling salita, ang anumang papel ng samahan, parehong papasok (anuman ang paraan ng paghahatid) at papalabas (maliban sa mga natanggap o ipinadala ng fax at e-mail at konektado sa mga tiyak na tagapalabas), ay dapat na maiproseso sa isang responsableng serbisyo - ang sekretarya o administratibo yunit (opisina). Bilang isang resulta, maaari mong malutas ang maraming mga problema nang sabay-sabay:
- upang palabasin ang natitirang mga serbisyo at kagawaran ng samahan mula sa mga teknikal na aksyon (pagsuri sa mga papasok na dokumento, pagbubukas o pagbubuklod ng mga sobre, pagmamarka ng mail o mga fax)
- upang madagdagan ang pagiging produktibo ng paggamit ng kagamitan sa opisina sa opisina (copier, fax, pagmamarka at iba pang mga makina na ginagamit para sa pagproseso ng mga dokumento).
Sa isang sentralisadong porma ng trabaho sa opisina, ang pagpoproseso ng papel ay puro sa serbisyo ng tanggapan, at ang mga kagawaran ng istruktura ay ibinukod mula sa mga tungkulin sa opisina (pagrehistro at accounting, imbakan ng file, atbp.).
Ang isang desentralisadong anyo ng daloy ng trabaho ay nagpapahiwatig na sa mga yunit ng istruktura ng samahan ay may gawaing opisina sa kanila. Karaniwan ang form na ito ay nabibigyang katwiran kung sakaling ang fragmentation ng teritoryo ng samahan.
Sa halo-halong form, ang bahagi ng gawaing papel ay ginagawa ng paglilingkod sa clerical, at bahagi ng mga yunit. Kadalasan, sa halo-halong form, ang ilang mga dokumento ay nakarehistro, sinusubaybayan, pinagsama sa negosyo at nakaimbak ng serbisyo ng tanggapan. Ang mga ito ay higit sa lahat na mga security na nakuha ng pamamahala at magpatuloy mula dito. Ang mga dokumento sa mga isyu na nahuhulog sa loob ng kakayahan ng mga kagawaran ay naitala, kinokontrol, naisakatuparan at naka-imbak sa mga istruktura ng istruktura ng kumpanya.
Rule No. 2 - Ibukod ang Di-makatuwirang Pagbabalik
Ang daloy ng mga dokumento ay dapat na isinaayos sa paraang hindi na sila bumalik sa serbisyo (kagawaran) na naipasa na. Ang mga pagbubukod lamang ay ang mga sitwasyon na nabibigyang katwiran ng pangangailangan sa negosyo. Halimbawa, ang isang dokumento para sa lagda ng isang manager ay hindi maaaring hindi dumaan sa kanyang sekretarya nang dalawang beses, dahil partikular na siya ay isang tagapamagitan sa pagitan ng tagapamahala at ng mga pinuno.
Panuntunan ng Workflow No. 3 - paunang pag-aaral ng papasok
Sa kabuuang misa ng mga papasok na dokumento, kailangan mong piliin ang pinakamahalagang at mahalaga para sa samahan at pag-aralan muna ang mga ito. Kung ang impormasyong nakapaloob sa mga ito ay maaaring isaalang-alang ng isang representante o iba pang karampatang empleyado, mas mahusay na direktang magpadala ng isang dokumento sa kanya, sa pamamagitan ng paglipas ng manager. Upang matukoy ang paraan ng paglilipat, dapat nilang suriin ng isang karampatang manggagawa sa tanggapan na may kaalaman sa istruktura ng organisasyon, pag-andar ng mga yunit, at kakayahan ng mga tagapamahala at empleyado.
Rule number 4 - ang pagrehistro ng mga dokumento ay nangyayari nang isang beses
Kung pinasok niya ang departamento ng pamamahala ng negosyo (sekretarya), nakarehistro, at pagkatapos mag-aral sa manager (o representante) ay nasa isa sa mga kagawaran, hindi niya kailangang muling magparehistro. Kung ang papel, na lumampas sa pamamahala, ay pumasok sa departamento, nakarehistro din ito nang isang beses sa departamento. Sa madaling salita, ang anumang dokumento ay maaaring magkaroon lamang ng isang numero ng pagpaparehistro na itinalaga dito alinman sa serbisyo ng accounting, o sa direktang yunit.
Rule No. 5 - ang resolusyon ng dokumento tumpak na nagpapahiwatig ng mga petsa, tagapalabas at responsableng tao
Sa kabila ng katotohanan na ang mga pagpapasya ay ginawa ng mga tagapamahala ng kumpanya, dapat panatilihin ng sekretarya ang prosesong ito at maaaring maimpluwensyahan ito sa ilang lawak.Sa madaling salita, dapat niyang tiyakin na ang teksto ng pagpapasya ay ipinakita nang wasto hangga't maaari, hindi kasama ang mga posibleng katanungan ng tagapalabas.
Rule No. 6. Ang paghihiwalay ng dokumento ay dumadaloy
Ang isang daloy ng dokumento ay isang koleksyon ng isang uri o patutunguhan na may parehong ruta. Karaniwan, tatlong mga stream ay nahahati: papasok, palabas, at panloob (hindi nilikha upang lampasan ang mga hangganan ng samahan). Ang bawat stream ng dokumento ay karaniwang may mga sublevel (pangalawang antas ng daloy). Halimbawa, ang "Papasok na Mga Dokumento" ay may kasamang tatlong uri: mga papeles mula sa kumpanya ng magulang, mula sa mga dibisyon at kinatawan ng tanggapan, pati na rin ang mga kasosyo sa kumpanya, apela ng mga tao, atbp.
Sa daloy ng mga palabas at panloob na dokumento, ang mga sublevel ay ipinamamahagi sa parehong paraan. Ang mga paghihigpit na papel (Trade Sekreto, Lihim, atbp.) Ay karaniwang matatagpuan nang hiwalay. Kinokontrol ng serbisyo ng seguridad ng organisasyon ang kanilang trabaho.
Mga proseso ng accounting
Isaalang-alang ang pangunahing mga patakaran ng daloy ng trabaho sa accounting.
Ang laki nito ay ipinahayag ng kabuuang bilang ng mga mahalagang papel na natanggap ng samahan at isinagawa ito sa isang tiyak na panahon. Ang laki ng daloy ng trabaho ay tumutukoy sa bilang ng mga wastong kopya ng mga panloob na dokumento na darating. Kapag kinakalkula ang laki ng daloy ng trabaho, ang mga kopya ng mga papel na ginawa gamit ang pagpapakilala ng iba't ibang mga teknikal na paraan ay isinasaalang-alang din.
Ang mga tagapagpahiwatig ng accounting ay ginawa sa anyo ng isang buod, data ng sanggunian sa laki ng mga dokumento. Ang kanilang form ay binuo ng samahan. Halimbawa, ang isang samahan ay maaaring magtakda ng anumang dalas para sa pagbilang ng mga dokumento: bawat buwan, isang beses sa isang linggo, isang beses sa isang taon, bawat quarter. Ang parehong pag-aaral sa husay at dami sa proseso ng trabaho ay maaaring magpatibay.
Ang mga tagapagpahiwatig na nakuha sa pagkalkula ng laki ng daloy ng trabaho ay ginagamit sa pagtukoy ng bilang ng mga empleyado at ang istraktura ng serbisyo sa pamamahala ng dokumento. At din upang pag-aralan ang karga ng ilang mga pagkontrata ng mga organisasyon at pagkakabahagi ng istruktura.
Kaya, sa balangkas ng artikulong ito, ang mga pangunahing patakaran para sa pag-aayos ng daloy ng trabaho na inilalapat ng mga kumpanya ay isinasaalang-alang.