Ang samahan ng mga tala ng tauhan sa negosyo ay hindi mahirap ngunit masakit na gawain. Malutas ito sa pamamagitan ng sunud-sunod na paglulunsad ng mga proseso ng mga tauhan, na kinokontrol ng naaangkop na batas.
Sa pangkalahatan, ang tamang pagpapanatili ng dokumentasyon ng mga tauhan ay hindi lamang nakakatipid sa kumpanya mula sa mga pagsusuri sa pamamagitan ng mga awtoridad sa regulasyon, ngunit pinapayagan din ang mga empleyado na maiwasan ang mga problema, halimbawa, sa pagkuha ng pensyon o posibilidad ng pag-apply para sa iba pang mga garantiyang panlipunan. Madalas itong nangyayari na dahil sa hindi tamang pagpapanatili ng talaan sa lugar ng trabaho, ang mga tao ay kailangang gumastos ng malaking oras, pananalapi at nerbiyos upang patunayan sa sinumang mga awtoridad ang kanilang karapatang makatanggap ng mga benepisyo, allowance at iba pang mga pagbabayad. Samakatuwid, dapat tandaan ng bawat tagapamahala na ang pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan at ang tamang samahan ng gawain sa opisina ay isa sa mga pangunahing gawain kung saan siya ay may pananagutan sa kanyang mga tauhan at estado.
Tatalakayin ng artikulong ito ang kawastuhan ng pagtatatag ng prosesong ito, pati na rin ang tungkol sa lahat ng mga nuances nito. Pagkatapos posible na makakuha ng isang sagot sa tanong kung paano ayusin ang mga rekord ng mga tauhan mula sa simula ng hakbang-hakbang at hindi magkakamali.
Mga Konsepto at Kahulugan
Bago mo maunawaan ang pag-setup ng prosesong ito, dapat mong tukuyin ang mga pangunahing konsepto. Kaya, ang mga talaan ng tauhan - ito ang proseso ng pag-aayos ng accounting ng mga empleyado, na nauugnay sa opisyal na pagrehistro ng pag-upa, paglipat mula sa isang posisyon patungo sa isa pa at ang pagpapakawala ng mga tauhan, pati na rin ang pag-accounting para sa mga relasyon sa paggawa ng negosyo at mga tauhan nito.
Ang pamamahala sa talaan ng HR ay isang aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at samahan ng trabaho sa mga dokumento ng HR.
Kaya, malinaw na ang pamamahala sa HR at mga tala ng tauhan ay dalawang magkakaugnay na mga kababalaghan na naglalayong ipatupad ang patakaran ng tauhan ng negosyo.
Mga layunin at layunin
Ang layunin ng mga tala ng tauhan ay upang maitaguyod ang isang mabisa, nagtatrabaho na sistema ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan at wastong pagrehistro ng mga relasyon sa paggawa sa pagitan ng employer (enterprise) at ng empleyado (mga tauhan) nang direkta.
Ngunit ang mga tungkulin na dinisenyo ng mga tala ng tauhan ay malulutas ay ang mga sumusunod - kinokontrol ang kaugnayan sa pagitan ng employer at ng mga empleyado ng negosyo at paglikha ng ligal na balangkas para sa relasyon sa paggawa.
Nakarating na maunawaan kung ano ang accounting ng mga mapagkukunan ng tao, maaari mong simulan upang isaalang-alang kung paano ayusin ang mga rekord ng mga tauhan mula sa simula ng hakbang.
Mga yugto ng samahan ng mga talaan ng tauhan
Kaya, bago mo simulan ang pag-aayos ng mga rekord ng mga tauhan nang paisa-isa, kailangan mo ng isang malinaw na plano ng pagkilos, nahahati sa mga yugto. Makakatulong ito na huwag makaligtaan ang mga mahahalagang puntos sa prosesong ito.
Kaya, ang samahan ng mga rekord ng tauhan sa pangkalahatan ay nagsasangkot sa pagpasa ng mga sumusunod na hakbang:
- Ang paglikha ng isang service service (departamento) kung sakaling plano ng kumpanya na gumamit ng isang malaking bilang ng mga empleyado, o magtalaga ng mga tungkulin sa accounting sa isang tiyak na espesyalista kung ang kumpanya ay nagplano na magkaroon ng isang maliit na bilang ng mga tauhan.
- Pagbuo ng pangunahing dokumentasyon ng regulasyon (sa larangan ng pamamahala ng tauhan ng isang negosyo).
- Organisasyon ng trabaho sa tanggapan (pagpapasiya kung sino at paano gagawa ng dokumentasyon, pag-unlad ng mga form ng order sa mga isyu ng tauhan, pagpapanatili ng pag-uulat ng mga journal, atbp.).
- Pag-aautomat ng mga talaan ng tauhan (kung kinakailangan).
- Pagkilala sa mga paraan upang makontrol ang kawastuhan ng accounting (regulasyon at pagtatalaga ng awtoridad sa mga opisyal na responsable para sa wastong accounting).
Ang bawat isa sa mga yugto na ito ay may ilang mga gawain at subtasks. Kinakailangan na isaalang-alang ang lahat ng mga ito.
Sino ang dapat magtago ng mga talaan?
Tulad ng nabanggit kanina, mayroong dalawang paraan upang matukoy kung sino ang makakasangkot sa pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan sa isang negosyo. Sa pangkalahatan, nakasalalay ito kung gaano karaming mga tao ang binalak na magtrabaho upang makamit ang kanilang mga layunin (bilang isang panuntunan, ang layunin ng isang negosyo ay upang ayusin ang mga komersyal na aktibidad para sa kita).
Para sa mga malalaking kumpanya, inirerekomenda ang paglikha ng isang serbisyo ng tauhan o isang buong tauhan ng kawani. Para sa maliliit na negosyo, ang pagtatalaga ng mga tungkulin ng tauhan sa isang accountant o sekretarya ay pinapayagan. Gayunpaman, mayroong isang ikatlong pagpipilian - ang paglipat ng mga talaan ng accounting sa pag-outsource sa mga dalubhasang organisasyon.
Kapag lumilikha ng isang serbisyo o departamento, kakailanganin mong lumikha ng ilang mga dokumento sa regulasyon, lalo na ang probisyon sa serbisyo (kagawaran) at mga paglalarawan sa trabaho ng mga empleyado. Sa kaso ng pagtatalaga ng mga tungkulin sa isang accountant o sekretarya, kinakailangan na irehistro ang mga tungkulin ng mga tauhan sa paglalarawan ng trabaho ng napiling empleyado. Kung mayroong tulad na pangangailangan, inirerekumenda na magpadala ka ng isang accountant o sekretarya sa mga kurso sa HR. Makakatulong ito na mapagbuti ang kakayahan ng mga empleyado na ipagkakatiwala sa mga tungkulin sa mga bagay na tauhan. Ngunit kung napagpasyahan na makipagtulungan sa mga third-party na organisasyon sa isyu ng paglilipat ng mga tungkulin sa accounting sa kanila, kinakailangan ang isang kontrata.
Pag-unlad ng mandatory na dokumentasyon ng tauhan
Mayroong isang bilang ng mga dokumento na sapilitang gumagabay sa mga nagpapanatili ng mga tala ng tauhan at pamamahala ng mga talaan. Una sa lahat, ang naturang dokumento ay ang listahan ng mga kawani. Ito ay isang dokumento na nagpapakita ng komposisyon, bilang ng mga kawani at suweldo ng mga empleyado, pati na rin ang mga pamagat ng trabaho. Sa talahanayan ng staffing, ang mga post ng mga empleyado ay nahahati sa mga yunit, na ginagawang posible upang gumawa ng isang pagsukat at husay na pagsusuri ng buong kumpanya.
Ang susunod na hakbang ay ang pag-unlad ng isang karaniwang form ng mga order ng tauhan, na magpapakita ng impormasyon tungkol sa pagpasok, paglipat sa ibang posisyon, pagpapadala sa leave at pagpapaalis ng mga empleyado ng negosyo.
Ang susunod na mandatory dokumento ay ang mga panloob na regulasyon sa paggawa. Ipinakita nila ang mga pangunahing punto na kumokontrol sa aktibidad ng paggawa ng lahat ng mga empleyado ng negosyo. Ayon sa dokumentong ito, kung ang isang empleyado ay lumabag sa mga patakaran na inilarawan sa dokumento, maaari siyang maparusahan sa pamamagitan ng pagdidisiplina sa kanya.
Gayundin ang isa pang dokumento ng mga rekord ng tauhan ay isang modelo ng kasunduan sa pagtatapos ng mga relasyon sa paggawa sa pagitan ng negosyo at ng empleyado. Ang mga kontrata sa pagtatrabaho ay maaaring pareho ng uri o nagtrabaho nang magkahiwalay sa bawat posisyon. Bilang karagdagan, ang kumpanya ay dapat na bumuo ng isang oras sheet, na magpapakita ng aktwal na oras kung saan ang empleyado ay makakatanggap ng sahod.
Dapat mo ring tandaan ang iskedyul ng bakasyon sa negosyo. Ang dokumentong ito ay binuo ng hindi lalampas sa dalawang linggo bago matapos ang taon. Ang iskedyul ng bakasyon ay nagpapakita ng isang plano sa kalendaryo para sa pagpapadala ng mga tao sa sapilitang pista opisyal. Kapag gumuhit ng ganoong plano, dapat alalahanin na ang mga tauhan ay dapat ipadala sa bakasyon sa isang paraan na ang sabay-sabay na kawalan ng ilang mga manggagawa ay hindi nangangailangan ng pahinga sa proseso ng paggawa ng negosyo.
Hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa pag-unlad ng mga regulasyon sa bayad.Sinasalamin ng dokumentong ito ang proseso ng payroll sa mga kawani ng samahan, at kinokontrol din ang pagkalkula ng mga karagdagang pagbabayad, halimbawa, mga allowance, insentibo o mga bonus. Ang pangwakas na yugto ay ang pagbuo ng mga regulasyon sa mga yunit ng negosyo at paglalarawan ng trabaho ng mga espesyalista at manggagawa. Bilang karagdagan, inirerekumenda na bumuo ng isang regulasyon sa personal na data. Kapag handa na ang mga dokumento sa regulasyon, maaari kang magsimulang mag-ayos ng mga gawaing papel.
Gawaing klerikal
Kasama sa papeles ang tamang pagpapanatili ng dokumentasyon na may kaugnayan sa pagtanggap, kilusan at pagpapalaya ng mga tauhan.
Ang mandatory ay ang pagsasagawa ng mga personal na file na itinatag para sa bawat empleyado ng negosyo. Kasama dito ang isang personal card record record, isang aplikasyon para sa pagpasok, isang kopya ng pasaporte, mga kopya ng mga dokumento na pang-edukasyon, isang sertipiko ng medikal na pagsusuri, isang kopya ng military ID (kung mayroon man) at iba pang mga dokumento na nabuo sa kurso ng trabaho ng empleyado. . At isa pa at napakahalagang gawain ay ang punan ang mga libro sa trabaho.
Bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, ang iba pang mga dokumento ay maaari ring mabuo na direktang nauugnay sa mga detalye ng negosyo, na tinitiyak ang tamang operasyon sa larangan ng mga talaan ng tauhan.
Anong mga magazine ang dapat sa pamamahala ng HR?
Una sa lahat, kailangan mong simulan ang mga sumusunod na magasin:
- pamilyar sa mga patakaran ng iskedyul ng panloob na paggawa;
- pagpaparehistro ng mga order ng tauhan;
- pagpaparehistro ng mga order para sa trabaho;
- pagpaparehistro ng mga order para sa mga regular na bakasyon;
- pagpaparehistro ng sick leave;
- pagrehistro ng mga kontrata sa pagtatrabaho;
- accounting para sa pangalawang manggagawa;
- pagsubaybay ng oras;
- accounting para sa paggalaw ng mga libro sa trabaho;
- accounting ng mga personal card;
- mga tseke ng accounting.
Bilang karagdagan sa mga journal mismo, bilang suplemento sa kanila, maaaring mabuo ang mga tagubilin upang punan ang mga ito. At din ang lahat ng dokumentasyon na nakarehistro sa mga journal na ito ay naka-imbak sa magkakahiwalay na mga folder ayon sa naaprubahan na nomenclature.
Pag-aautomat sa Accounting
Dahil naging malinaw mula sa nabanggit na impormasyon, ang mga rekord ng tauhan ay isang napakasakit na proseso na nangangailangan ng espesyal na pansin mula sa mga empleyado na responsable sa pagpapanatili ng isyung ito. Samakatuwid, ngayon maaari itong gawing pasimple sa pamamagitan ng automation.
Maraming mga programa na nagpapagaan sa gawain ng mga tauhan ng tauhan at binabawasan ang posibilidad na gumawa ng anumang pagkakamali. Bilang isang patakaran, ang isang kumpanya ay kailangang mag-install ng mga lisensyadong bersyon ng naturang software. Gayunpaman, nararapat na tandaan na ang pagbili ng naturang programa ay magbabayad para sa sarili sa isang maikling panahon at hindi papayagan ang mga malubhang pagkakamali sa trabaho. Sa pangkalahatan, ang mga naturang programa ay malulutas ang mga sumusunod na problema:
- pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan alinsunod sa batas ng paggawa;
- pag-iipon at pag-uulat sa isyu ng mga tauhan;
- paggawa ng napapanahong pag-apruba ng lahat ng mga proseso ng tauhan kasama ang departamento ng pagsingil o accounting.
Ang isa sa mga pinakatanyag at hinahangad na programa ngayon ay ang 1C kasama ang pagsasaayos ng "Human Resource Management".
Ano ang gagawin kung imposibleng malayang mag-ayos ng mga rekord ng mga tauhan nang paisa-isa?
Kung ang isang negosyo ay kailangang harapin ang gayong problema kapag hindi posible na nakapag-iisa na maitaguyod ang mga proseso ng mga tauhan, kung gayon hindi mahirap malutas ang nasabing sitwasyon. Para sa mga layuning ito, mayroong mga kumpanya na nakapagbibigay ng naturang serbisyo.
Ang mga espesyalista ng mga kumpanya ng pagkonsulta ay magsasagawa ng isang pag-audit at bubuo ng mga kinakailangang pakete ng mga dokumento. Sa pangkalahatan, ang mga naturang organisasyon ay tinawag upang malutas ang mga naturang problema:
- Piliin ang pinakamainam na sistema ng pamamahala ng mga tauhan sa negosyo.
- Bumuo ng mga panloob na dokumento ng regulasyon.
- Bumuo ng mga kinakailangang tagubilin at regulasyon.
Bilang karagdagan, ang mga espesyalista ay maaaring, kung kinakailangan, mamuno sa paglikha ng isang serbisyo sa pamamahala ng tauhan at isang departamento ng pamamahala ng dokumento. Sa pangkalahatan, ang paglahok ng mga espesyalista ng third-party ay tumutulong sa pamamahala upang maitaguyod ang trabaho sa direksyon na ito. Ito ay lubhang kapaki-pakinabang para sa enterprise nang buo, lalo na kapag nilikha ito.
Konklusyon
Pagbubuod sa artikulong ito, nararapat na tandaan na ang mga tauhan ng accounting at tauhan ng pamamahala ay magkakaugnay na mga proseso kung saan ang patakaran ng tauhan ng kumpanya ay ganap na nakasalalay sa kalidad ng samahan ng una.
Sa anumang kaso ay hindi dapat pansinin ng isang tao ang mga isyu ng tauhan, dahil hindi lamang ang mga aktibidad ng samahan ay nakasalalay sa kanila, ngunit mas madalas ang kapalaran ng mga empleyado. Ang isa ay dapat isipin kung paano nagagalit ang mga taong iyon na hindi makatatanggap ng kanilang karapat-dapat na pagretiro o anumang iba pang pagbabayad dahil sa hindi magandang kalidad na pagganap ng kanilang mga tungkulin ng isang tauhan ng tauhan.
Ang pagkakaroon ng isinasaalang-alang ang tanong kung paano ayusin ang mga rekord ng mga tauhan mula sa hakbang-hakbang, maaari nating simulan ang pagpapatupad ng isang programa upang maitaguyod ang prosesong ito sa negosyo. Ang pinakamahalagang bagay ay ang hindi pagpapabaya sa mga rekomendasyon ng Labor Code, ang mga desisyon ng Ministry of Labor, Goskomstat, Rosarkhiv at iba pang mga kagawaran ng gobyerno.
Matapos naayos ang lahat ng mga proseso ng tauhan sa loob, huwag kalimutan ang mga ito. Mahalagang tandaan na ang mga manggagawa na nakikibahagi sa mga talaan ng tauhan ay dapat ipadala, hindi bababa sa paminsan-minsan, sa mga kurso sa pamamahala ng HR, upang mapabuti ang kanilang mga kasanayan. At dapat ding magsagawa ng isang regular na pag-audit ng mga proseso ng accounting sa larangan ng mga tauhan. Makakatulong ito upang mapanatili ang gawain sa direksyon na ito.