Ang mga paglalakbay sa negosyo ay kinakatawan ng mga paglalakbay sa negosyo kung saan ang mga empleyado ng negosyo ay malulutas ang mahahalagang isyu para sa samahan. Ang mga biyahe ay maaaring nasa loob ng Russia o sa ibang mga bansa. Ang mga ito ay binabayaran ng employer, kung saan naghahanda ang empleyado ng isang ulat sa gastos sa isang paglalakbay sa negosyo. Kasama sa dokumentong ito ang impormasyon tungkol sa kung magkano ang ginugol sa paglalakbay. Batay sa ulat na ito, ang accountant ay dapat ilipat sa empleyado ang kinakailangang halaga ng pondo upang masakop ang mga gastos na natamo.
Konsepto ng dokumento
Para sa mga biyahe sa negosyo, ang advance na ulat noong 2017 ay naipon sa anyo ng AO-1. Noong 2018, ang anyo ng dokumentong ito ay nanatiling hindi nagbabago. Ang dokumento na ito ay naaprubahan ng mga awtoridad ng istatistika, ngunit ang bawat kumpanya ay may pagkakataon na gumawa ng anumang mga karagdagan sa ulat na ito.
Hindi ka lamang maaaring magdagdag ng mga bagong haligi, ngunit ibukod din ang ilang mga linya na itinuturing na kalabisan. Ang ulat ng gastos sa isang paglalakbay sa negosyo ay iniharap ng pangunahing dokumento sa accounting. Nagsisilbing kumpirmasyon na ang mga pondo na inisyu sa empleyado para sa paglalakbay ay ipinadala para sa isang layunin o sa iba pa.
Compilation Nuances
Ang pagsulat ng isang ulat sa gastos sa isang paglalakbay sa negosyo ay medyo simple. Ang prosesong ito ay isinasagawa ng isang may pananagutan o isang kinatawan na empleyado na tumanggap ng isang tiyak na halaga ng pera para sa biyahe mula sa pinuno ng kumpanya. Upang matiyak na ang mga pondong ito ay aktwal na ginamit sa paglalakbay ng negosyo, isang ulat ay pinagsama at ipinadala sa accountant ng kumpanya.
Ang ulat ay sinuri ng punong accountant, at pagkatapos ay inilipat sa direktor para sa lagda. Kung ang empleyado ay gumastos ng higit sa kung ano ang kanyang natanggap bago ang paglalakbay sa anyo ng isang advance, pagkatapos ay maaari siyang makatanggap ng kabayaran. Inisyu ito ng cash mula sa cash desk ng organisasyon. Para sa mga ito, ang isang mamamayan ay unang tumatanggap ng isang pagkakasunud-sunod ng paggasta sa cash, na nagpapahiwatig para sa kung anong layunin ang ginugol ng mga pondo.
Ano ang mga form na magagamit ko?
Kapag naghahanda ng ulat ng gastos, ang mga empleyado ng negosyo ay maaaring gumamit ng mga sumusunod na dokumento:
- Ang form na AO-1 na inaprubahan ng mga istatistika;
- isang form na espesyal na binuo ng isang partikular na kumpanya batay sa AO-1 form;
- elektronikong dokumento, kung gumagamit ang kumpanya ng pamamahala ng dokumento ng electronic.
Kung nagpasya ang kumpanya na bumuo ng sarili nitong form, pagkatapos ay mahalaga na magpasok ng ilang kinakailangang mga detalye sa loob nito. Kung wala sila, kung gayon maaaring magdulot ito ng ilang mga problema sa mga inspektor ng buwis.
Paano ito ginawa?
Ang lahat ng mga empleyado ng kumpanya na nagpapatuloy sa mga paglalakbay sa negosyo ay dapat maunawaan kung paano punan ang ulat ng gastos sa isang paglalakbay sa negosyo. Sa tulong ng dokumentong ito ay makumpirma nila ang bisa at pagiging legal ng mga gastos na natamo. Kasama sa mga panuntunan sa disenyo ang:
- ang isang form ng ulat ay inilabas sa empleyado ng isang dalubhasa sa departamento ng accounting;
- Maaari mong punan ang dokumentasyon sa iyong sarili o sa tulong ng isang accountant;
- ang data ay ipinasok kaagad pagkatapos ng paglalakbay;
- ang ilang impormasyon ay umaangkop sa mga accountant ng kumpanya.
Dapat ilakip ng empleyado ang iba pang mga dokumento sa naturang ulat, na nagsisilbing kumpirmasyon ng ilang mga gastos. Ipinakita ang mga ito ng iba't ibang mga tseke, resibo o iba pang mga dokumento sa pagbabayad.
Ang isang halimbawang ulat ng gastos sa paglalakbay ay matatagpuan sa ibaba.
Anong impormasyon ang kasama?
Ang pagpuno ng dokumentong ito ay isinasagawa batay sa mga opisyal na dokumento na magagamit sa empleyado ng kumpanya, na dumating mula sa isang paglalakbay sa negosyo.Kung ang mga pagkalkula ay ginawa sa cash, pagkatapos ng iba't ibang mga dokumento sa pagbabayad ay naka-attach sa ulat. Kung ang mga gastos na hindi cash ay ginamit, kung gayon kinakailangan ang isang katas mula sa bangko.
Ang sumusunod na impormasyon ay kasama sa dokumentasyon:
- impormasyon tungkol sa naglalakbay na mamamayan;
- data sa accountant na pumupuno sa maraming mga talata ng ulat na ito;
- ang pangalan ng samahan na kung saan gumagana ang mamamayan;
- tauhan ng tauhan;
- layunin ng paunang bayad, na kinakatawan ng mga gastos sa sambahayan o libangan;
- impormasyon tungkol sa mga overrun ng gastos o balanse ng cash;
- naglilista ng mga dokumento na nagpapatunay sa mga gastos ng mamamayan habang nasa isang paglalakbay sa negosyo;
- Ang kabuuang halaga na ginugol ng isang empleyado ng kumpanya sa isang paglalakbay sa negosyo
- pirma ng mamamayan.
Matapos pag-aralan ang ulat na ito, inilalagay ng kanyang account ang kanyang pirma. Bilang karagdagan, ipinapahiwatig nila ang bilang at petsa ng ulat. Ang mga gastos na accounted ay ibinibigay, pati na rin ang mga bilang ng mga account sa accounting. Ang isang tama na iginuhit at napatunayan na dokumento ay ililipat sa director ng kumpanya para sa pag-aaral at pag-sign.
Ang isang halimbawa ng pagpuno ng ulat ng gastos sa isang paglalakbay sa negosyo ay nasa ibaba.
Anong mga dokumento ang nakalakip?
Ang isang empleyado ng kumpanya sa panahon ng isang paglalakbay sa negosyo ay dapat i-save ang lahat ng mga dokumento sa pagbabayad na kumpirmahin ang ilang mga gastos. Naitala ang mga ito sa ulat sa panahon ng pagkumpleto nito. Ang dokumentasyong ito ay maaaring iharap sa iba't ibang anyo. Samakatuwid, ang mga sumusunod na papel ay nakadikit sa ulat:
- Itinuturing ng mga tseke ng cashi ang pinaka-karaniwang dokumentasyon;
- mahigpit na mga form sa pag-uulat;
- warrants ng cash;
- resibo;
- waybills;
- iba pang mga dokumento sa pagbabayad.
Ang lahat ng mga papel na ito ay dapat na maingat na suriin at maiimbak sa ilalim ng mga pinakamainam na kondisyon. Kung nawala sila, hindi mapapatunayan ng empleyado na talagang ginugol niya ang mga pondong natanggap mula sa employer para sa mga kinakailangang layunin. Sa kasong ito, ang accounting ay maaaring tumanggi upang mabayaran ang mga gastos.
Kung ang mga pondo ay ginugol sa mga organisasyon at mga tindahan kung saan hindi naibigay ang tseke ng kahera, kailangan mong humiling ng mga tseke ng kalakal.
Ano ang mga paghihirap?
Sa proseso ng pagpuno ng ulat ng gastos sa isang paglalakbay sa negosyo, maaaring lumitaw ang iba't ibang mga paghihirap. Kabilang dito ang:
- kung ang isang tao ay ipinadala sa ibang bansa, pagkatapos ay dapat niyang kumpirmahin ang mga gastos na may mga dokumento sa pagbabayad na natanggap mula sa mga dayuhan, ngunit kung wala siyang kaalaman sa isang wikang banyaga, kung gayon ay maaaring hindi siya magkakaroon ng iba't ibang mga resibo at tseke;
- madalas, kaagad pagkatapos ng gayong paglalakbay, ang isang mamamayan ay nagbabakasyon, kaya't hindi siya nagkaroon ng oras upang gumuhit ng isang ulat kaagad pagkatapos ng pagdating, ngunit maaari ka ring bumalangkas ng dokumentasyon kaagad pagkatapos ng isang panahon ng pahinga;
- lahat ng mga dokumento na natanggap mula sa mga dayuhan ay kailangang isalin sa Russian.
Ito ay nakasalalay sa kawastuhan ng pagpuno ng ulat at paghahanda ng iba pang mga dokumento kung ang mga gastos ay tama na ibabayad sa mamamayan.
Mga tampok kapag naglalakbay sa ibang bansa
Ang mga paglalakbay sa negosyo ay maaaring isagawa hindi lamang sa loob ng Russia, dahil madalas na kinakailangan upang bisitahin ang mga dayuhang kasosyo, kung gayon kinakailangan ang isang paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa. Paano mag-isyu ng ulat sa gastos sa kasong ito? Para sa mga ito, ang mga tampok ay isinasaalang-alang:
- bumalik mula sa isang paglalakbay, ang empleyado ay dapat maglabas ng isang ulat sa loob ng tatlong araw ng negosyo;
- kung ang pera ay inisyu sa dayuhang pera, kung gayon ito ay tiyak na ipinahiwatig sa dokumentasyon;
- ang impormasyon tungkol sa paggasta sa dayuhang pera ay dapat na ipasok nang walang paglipat sa rate ng palitan ng ruble;
- kung ang mga dokumento na nagkukumpirma ng ilang mga gastos ay iguguhit sa isang wikang banyaga, kakailanganin mong harapin ang kanilang pagsalin sa linya sa linya sa Russian;
- ang proseso ng pagsasalin ay maaaring isagawa ng isang direktang empleyado ng kumpanya o ng mga empleyado ng mga dalubhasang kumpanya;
- kung ang mga tiket para sa iba't ibang mga sasakyan ay nilikha sa isang wikang banyaga, kung gayon ang paglilipat ng mga detalye, kung saan tinutukoy ang buong pangalan, tiyak na kinakailangan.pasahero, lugar ng pagdating, flight, petsa ng pag-alis at pagdating, pati na rin ang presyo ng tiket;
- hindi kinakailangan upang isalin ang impormasyon na walang kabuluhan, halimbawa, kasama dito ang mga panuntunan sa paglipad o tampok ng transportasyon ng bagahe;
- hindi na kailangan para sa isang paglipat kung ang isang mamamayan ay may isang elektronikong tiket, dahil ang lahat ng impormasyon ay napuno batay sa mga kinakailangan ng Unified International Codifier;
- kinakailangan ang isang paglilipat para sa lahat ng iba pang mga sumusuportang papel, na kasama ang isang bill ng hotel o isang tseke para sa pag-upa ng kotse.
Kapag ang lahat ng mga kinakailangan sa itaas ay isinasaalang-alang, ang isang empleyado ng kumpanya ay makumpirma ang target na paggastos ng pera na natanggap mula sa employer. Kung ang mga empleyado ng mga dalubhasang kumpanya ay kasangkot sa paglipat, ang mga gastos sa naturang serbisyo ay kasama sa iba pang mga gastos ng kumpanya.
Maaari bang magbakasyon ang isang empleyado pagkatapos ng paglalakbay?
Kadalasan ang mga paglalakbay sa negosyo ay tumatagal ng matagal, kaya kaagad pagkatapos ng naturang paglalakbay, ang empleyado ay nangangailangan ng pahinga. Pinapayagan na agad na magbakasyon pagkatapos ng naturang paglalakbay. Para sa mga ito, hindi kinakailangan na dumating sa trabaho at ilipat agad ang isang paunang ulat sa isang paglalakbay sa negosyo.
Pinapayagan na gumuhit ng dokumentasyon kaagad pagkatapos umalis sa bakasyon, at hindi sa loob ng tatlong araw pagkatapos bumalik mula sa biyahe.
Mga deadline ng paghahatid
Ang dokumento ay para sa upa sa loob ng tatlong araw. Ang countdown ay nagsisimula sa mga sumusunod na puntos:
- bumalik mula sa isang paglalakbay sa negosyo;
- lumabas mula sa bakasyon;
- bumalik mula sa sakit sa iwanan.
Samakatuwid, ang countdown sa tatlong araw ay nagsisimula mula sa sandaling ang mamamayan ay bumalik sa trabaho upang ipagpatuloy ang kanyang karera. Kung ang mga deadline para sa paglipat ng ulat ng paunang ulat sa isang paglalakbay sa negosyo ay nilabag, pagkatapos ito ay humahantong sa ang katunayan na ang empleyado ay hindi tumatanggap ng pera mula sa kumpanya upang masakop ang mga gastos na nagawa sa kanya. Bilang karagdagan, ang sitwasyong ito ay maaaring maging batayan sa paghawak ng kumpanya na may pananagutan kung ang mga paglabag ay nakikilala ng mga inspektor ng buwis.
Anong mga kable ang ginagamit?
Upang aprubahan ang isang wastong napuno na form ng isang paunang ulat sa isang paglalakbay sa negosyo, kinakailangan na ipasok ang may-katuturang data sa mga talaan ng accounting. Upang gawin ito, ang accountant ay gumagamit ng mga pag-post upang ipakita ang mga transaksyon sa kita o gastos. Ang mga gastos ay nai-post sa account 71.
Kung ang isang mamamayan ay gumastos nang higit pa sa isang paglalakbay kaysa sa natanggap niya mula sa employer, maaari siyang umasa sa kabayaran para sa naturang mga gastos. Upang gawin ito, dapat niyang kumpirmahin ang mga ito sa mga opisyal na dokumento. Sa kasong ito lamang ang kinakailangang impormasyon ay ipinasok ng accountant sa accounting ng kumpanya.
Konklusyon
Ang mga paglalakbay sa negosyo ay maaaring hiniling ng anumang kumpanya sa iba't ibang mga kadahilanan. Maaari silang isagawa sa Russia o sa ibang mga bansa. Ang mga manggagawa sa mga paglalakbay sa negosyo ay maaaring asahan na makatanggap ng kabayaran para sa kanilang mga gastos. Upang gawin ito, dapat silang mag-save ng mga dokumento sa pagbabayad na nagpapatunay sa mga naganap na gastos.
Matapos ang isang paglalakbay sa negosyo, ang isang paunang ulat ay inihanda ng empleyado ng kumpanya. Naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga gastos sa paglalakbay. Ang iba pang mga dokumento na nakadikit dito ay pinag-aralan ng accountant at director ng kumpanya. Batay sa ulat na ito, ang kinakailangang data ay ipinasok sa accounting ng kumpanya.